Was sind Best Practices?
Best Practices sind bestimmte Vorgehensweisen, die du immer wieder anwendest, damit du immer das gleiche Ergebnis erzielst. Sie sind zeitsparend und effektiver, weil du sie bereits getestet hast und weißt, dass sie funktionieren. Wenn du Best Practices anwendest, stellst du sicher, dass die Dinge jedes Mal genau so gemacht werden, wie sie sein sollten. Du stellst auch sicher, dass jeder weiß, was diese Praktiken sind und wie etwas gemacht werden sollte, damit es keine Verwirrung gibt. Du kannst den Prozess beschleunigen und gleichzeitig sicherstellen, dass er gut gemacht wird.
Deine besten Praktiken
Was sind also die besten Praktiken, die du in die Praxis umsetzen solltest? Wir sprechen über 10 Best Practices, die auf deiner Liste stehen sollten, aber bedenke, dass du in deinem Unternehmen vielleicht noch ein paar weitere Best Practices einführen solltest. Diese sollten unabhängig von der Art deines Unternehmens funktionieren, aber je nach den Bedürfnissen deines Unternehmens solltest du vielleicht noch weitere bereichsspezifische Praktiken einführen, die sicherstellen, dass jeder im Team die Arbeit so erledigt, wie sie erledigt werden sollte und wann sie erledigt werden sollte.
Werfen wir einen Blick auf einige der verfügbaren Projektmanagement-Best-Practices, damit du die beste Lösung für dich und dein Team auswählen kannst:
1. Alles aufschreiben
Als allererstes musst du sicherstellen, dass du alles über das Projekt, an dem du arbeiten wirst, aufschreibst. Wenn du alle Details aufschreibst, z. B. den Umfang des Projekts, wer für welche Teile verantwortlich ist, was auf dem Weg dorthin zu tun ist und so weiter, bist du für den Erfolg gerüstet. Das bedeutet, dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist - von den Personen, die für die eigentlichen Aufgaben verantwortlich sind, bis hin zu denen, die das Endprodukt erhalten, wenn du fertig bist.
Ein Gantt-Diagramm hilft dir dabei, die verschiedenen Anforderungen, Abhängigkeiten und Fristen festzuhalten. Außerdem hast du die Möglichkeit, alles an jedes Projekt anzupassen.
2. Schätzungen von allen einholen
Wenn du einen Kostenvoranschlag und einen Zeitplan erstellst, solltest du das nie alleine tun. Auch als Projektmanager ist es wichtig, dass du dir von jedem im Team Anregungen holst, den du erreichen kannst. Sprich mit den verschiedenen Personen, die für die einzelnen Aspekte des Projekts verantwortlich sein werden, und vergewissere dich, dass jeder von ihnen weiß, was er zu tun hat. So können sie dir besser einschätzen, wie lange jedes Teil des Puzzles dauern wird und wie hoch die Material- und Arbeitskosten sein werden.
Je mehr du dein gesamtes Team einbeziehst, um sicherzustellen, dass sie wissen, was vor sich geht, desto genauer werden deine Angebote sein. Das sieht viel besser aus, wenn die Leute, mit denen du zusammenarbeitest, den Kunden wissen lassen, was los ist.
3. Zuständigkeiten genau festlegen
Wenn du jemandem sagst, was er zu tun hat, musst du so genau wie möglich sein. Du willst nicht riskieren, dass Projekte oder Projektschritte falsch ausgeführt werden, und das bedeutet, dass du jedem Teammitglied genau sagen musst, wofür es verantwortlich ist. Wenn du ihnen sagst, was sie zu tun haben, und die verschiedenen Aspekte klarstellst, kannst du sicherstellen, dass alles richtig gemacht wird. Das wird es ihnen auch leichter machen, dir genaue Zeitpläne zu geben.
Wenn du ihnen darüber hinaus die richtigen und möglichst detaillierten Anweisungen gibst, werden sie es gleich beim ersten Mal richtig machen. Der KI-Planungsassistent kann dabei helfen, einen Zeitplan für jeden Schritt aufzustellen und die einzelnen Aufgaben dem kompetentesten Teammitglied zuzuweisen, was die Fähigkeiten und die zeitliche Verfügbarkeit angeht. Das bedeutet, dass die Arbeit in deinem Team seltener wiederholt werden muss. Das bedeutet auch, dass der Kunde mit dem Endprodukt zufriedener sein wird.
4. Behalte den Fortschritt im Auge
Als Projektleiter/in bist du dafür verantwortlich, dass das Projekt rechtzeitig fertig wird. Auch wenn du sicherstellen willst, dass jedes Mitglied deines Teams für seinen Teil verantwortlich ist und sich jeder an die besten Standards hält, trägst du letztendlich die Verantwortung. Du musst sicherstellen, dass du jederzeit weißt, was passiert. Das bedeutet, dass du wissen musst, welche Fortschritte dein Team macht und in welchen Bereichen es zurückbleibt. Von dort aus kannst du sie ermutigen, ihr Tempo beizubehalten, zu beschleunigen oder was auch immer du brauchst.
Indem du dir jederzeit über die Fortschritte im Klaren bist, schaffst du für dich und dein Team bessere Voraussetzungen für den Erfolg. Denn du weißt, wenn etwas nicht so läuft, wie es sollte, und kannst sofort Maßnahmen ergreifen, anstatt später davon überrascht zu werden.
5. Vorsicht vor Scope Creep
Wenn es darum geht, ein Team zu leiten und ein Projekt durchzuführen, ist es leicht, Dinge zu finden, die nicht Teil der Aufgabenstellung sind und die man sinnvollerweise hinzufügen sollte. Vielleicht fügst du dem Projekt einen kleinen Teil hinzu, weil er sinnvoll ist. Oder der Kunde bittet dich, etwas hinzuzufügen, das keine große Sache zu sein scheint, und du tust es. All diese Dinge sind Teil der Ausweitung des Projektumfangs. Anstatt nur das zu tun, wofür du ursprünglich beauftragt wurdest, lässt du dich auf viel mehr ein, als du ursprünglich vereinbart hattest, und wirst nicht mehr bezahlt.
Das Wichtigste bei der Ausweitung des Aufgabenbereichs ist, dass du erkennst, was du tust. Erkenne, wie viele "Extras" du in das Projekt eingebracht hast und stelle sicher, dass du dafür angemessen entlohnt wirst. Oder stelle zumindest sicher, dass du dir über die Extras bewusst bist, die du ohne zusätzliche Vergütung machst.
6. Nach dem Projekt evaluieren
Wenn das Projekt abgeschlossen ist, musst du sicherstellen, dass du den gesamten Prozess auswertest. Beurteile, wie das Projekt ausgefallen ist, wie jeder Schritt funktioniert hat und so weiter. Achte darauf, dass du jeden einzelnen Schritt des Prozesses beachtest und weißt, wie er funktioniert oder nicht funktioniert hat. Du musst bewerten, ob du die Zeit und das Budget richtig eingeschätzt hast oder ob du einen oder beide Faktoren über- oder unterschritten hast.
Wenn du nach jedem Projekt eine Bewertung vornimmst, hast du eine bessere Chance zu erkennen, wo du Fehler gemacht hast und wo die Dinge gut gelaufen sind. Dann fällt es dir viel leichter, Änderungen vorzunehmen (über die wir gleich noch sprechen werden).
7. Alle auf dem Laufenden halten
Es ist immer wichtig, dass dein gesamtes Team über die Geschehnisse informiert ist. Du könntest feststellen, dass jemand im Team bei einem Treffen, bei dem ein wichtiges Konzept besprochen wurde, nicht anwesend war oder dass jemand versehentlich in einer Gruppen-E-Mail vergessen wurde. Oder vielleicht hat jemand etwas nicht mitbekommen oder nicht beachtet, was gerade passiert. Indem du alle auf dem Laufenden hältst und dafür sorgst, dass alle immer auf dem gleichen Stand sind, kannst du sicherstellen, dass das Projekt, an dem du arbeitest, richtig durchgeführt wird. Wenn du nicht aufpasst oder jemand nicht informiert ist, können auf dem Weg dorthin Fehler passieren.
Alle zu informieren bedeutet, sie über das ursprüngliche Projekt, jeden Projektschritt und darüber zu informieren, wie sie den Überblick behalten können, und vieles mehr. Es bedeutet, sie über Änderungen, Meilensteine, Fristen und alles andere zu informieren, was wichtig ist, damit sie ihren Teil des Projekts bewältigen und das gesamte Projekt pünktlich abgeschlossen werden kann.
8. Initiiere ein Risiko-Reaktionsteam
Mit einem Risikoreaktionsteam ist es viel einfacher für dich, den Überblick zu behalten. Wenn es jemals ein Problem gibt, hast du ein Team, das sofort einspringen und die Verantwortung übernehmen kann. Das sollten Leute sein, die für Notfälle geschult sind und die sofort eingreifen können, egal was los ist, um das Problem zu lösen. Ein Risikoreaktionsteam zu haben, kann etwas Aufwand bedeuten, denn seine Einrichtung erfordert Training und Zeit, aber wenn du es einmal hast, wirst du den Nutzen erkennen.
Du willst, dass dieses Team dir und dem Rest deines Teams während eines Projekts jederzeit zur Verfügung steht. Denke immer daran, dass du sie anrufen willst, wenn etwas erledigt werden muss oder wenn ein Fehler gemacht wurde, der behoben werden muss.
9. Alles zusammenhalten
Wenn du ein Projekt durchführst, musst du deine gesamte Ausrüstung an einem Ort aufbewahren. Wenn du also Papierkram und Unterlagen für ein bestimmtes Projekt hast, solltest du dafür sorgen, dass sie sich alle an einem Ort befinden. Wenn du Prototypen und Modelle für das Projekt oder Zeichnungen, Skizzen, Diagramme oder andere Dinge hast, solltest du sie so weit wie möglich an einem Ort aufbewahren. Es gibt verschiedene Teams, die auf diese Materialien zugreifen müssen, was bedeutet, dass einige von ihnen in verschiedenen Abteilungen oder Bereichen der Einrichtung aufbewahrt werden können. Das ist auch in Ordnung, solange alle wissen, wo die einzelnen Materialien zu finden sind.
Wenn du die Materialien so weit wie möglich zusammenhältst, ist es für dich und dein Team viel einfacher, den Überblick über dein Projekt zu behalten. Wenn du ständig nach verschiedenen Teilen des Projekts oder verschiedenen Unterlagen suchen musst, wirst du nur überfordert sein und die Dinge nicht so erledigen können, wie du es willst.
10. Aktualisiere den Prozess
Nachdem das Projekt abgeschlossen ist und du alle anderen Schritte, einschließlich der Bewertung deines aktuellen Prozesses, durchlaufen hast, ist es an der Zeit, sich mit den Änderungen zu befassen, die vorgenommen werden können und sollten. Überlege dir, was du derzeit tust und wie es funktioniert oder nicht funktioniert hat, als du diesen Prozess durchlaufen hast. Überlege, wo du Verbesserungen vornehmen kannst und welche Art von Verbesserungen du vornehmen solltest. Du willst sichergehen, dass du alle Schritte beherrschst.
Wenn du deinen Prozess veränderst und aktualisierst, solltest du effektiver und effizienter werden. Vielleicht fallen dir sogar ganz neue Best Practices ein, die du einführen möchtest. Das Wichtigste ist, dass du dir über deine Ziele und Pläne im Klaren bist.
Abschlusszeit
Wenn du diese Techniken und Pläne in die Tat umsetzt, kannst du damit beginnen, dein Unternehmen aufzubauen und zu verbessern. Du wirst in der Lage sein, deine Projekte umfassender und definitiv auf einem höheren Niveau durchzuführen. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Beteiligten von Anfang bis Ende auf der gleichen Seite stehen. Du musst dir keine Gedanken darüber machen, wer was zu tun hat oder wie ein Prozess abgeschlossen werden muss. Du kannst Best Practices in allen Bereichen deines Unternehmens einsetzen. Sie müssen sich nicht nur auf die Art und Weise beziehen, wie Projekte durchgeführt werden. Du kannst diese Praktiken für alles einführen, was du tust.
Eine bestimmte Art und Weise, wie du Anrufe entgegennimmst, Nachrichten aufnimmst, Kunden kontaktierst und vieles mehr, hilft jedem in deinem Team und in deinem Unternehmen zu verstehen, was gerade passiert. Das hilft allen, bei der Sache zu bleiben und ihre Aufgaben richtig zu erledigen. Und das ist der wichtigste Teil des Prozesses. Das ist der einzige Grund, warum es Best Practices gibt.
