Lerne, wie du effektive wöchentliche Besprechungen mit deinem Team durchführst

Was ist ein Wochenrückblick?

Ein Wochenrückblick ist ein spezieller Raum, in dem du dich auf die kommende Woche vorbereiten kannst. Er dauert oft etwa 30 Minuten und hilft dir, deinen Arbeitsablauf zu organisieren, deine Ziele zu verfolgen und sicherzustellen, dass du und dein Team auf dem richtigen Weg sind. 

Durch regelmäßige wöchentliche Besprechungen können du und dein Team wertvolle Zeit damit verbringen, den Zeitplan für die kommende Woche zu sortieren, zu überprüfen, was in der vorangegangenen Woche erreicht wurde, und die Aufgaben zu priorisieren, die in der kommenden Woche erledigt werden müssen. Wöchentliche Besprechungen können auch den Teammitgliedern helfen, ihre Zeit und Ressourcen besser einzuteilen, indem sie ihre eigene Leistung analysieren.

Vorteile einer wöchentlichen Überprüfung

Planen und Delegieren. Wöchentliche Besprechungen sind gut für deine Planungsfähigkeiten, können dir aber auch dabei helfen, deine verschiedenen Anforderungen zu organisieren und bestimmte Aufgaben an deine Teammitglieder zu delegieren. Einzelgespräche können dir helfen, bestimmte Fähigkeiten zu erkennen und zu analysieren, wie deine Teammitglieder die verschiedenen Aufgaben und Probleme angehen.

Verbesserte Kommunikation. Wenn du mehrere Projekte leitest und mehrere Personen beteiligt sind, ist eine effektive Kommunikation unerlässlich. Wenn du wöchentliche Besprechungen durchführst, kannst du sicherstellen, dass jeder genau weiß, was er zu tun hat, und es ist auch eine Gelegenheit, das Projekt mit deinen Teammitgliedern zu besprechen und Fortschritte, Leistungen und neue Ideen zu überprüfen. 

Ziele und Vorgaben. Die Projektziele lassen sich viel leichter überprüfen und besprechen, wenn du regelmäßig wöchentliche Besprechungen durchführst. Bei jeder Besprechung kannst du den Fortschritt überprüfen und sicherstellen, dass die Ziele auf dem richtigen Weg sind, was letztendlich deine Erfolgschancen erhöht. Das kommt auch deinem Team zugute, denn so kannst du neue Ziele besprechen und alle Probleme angehen, die den Fortschritt deines Projekts behindern könnten.

Wie man eine wöchentliche Überprüfung durchführt

Zunächst einmal ist es wichtig, dass du die wöchentlichen Besprechungen ohne Unterbrechung durchführst. Das zeigt deinem Team, dass du dich für diese Sitzungen einsetzt und sie wertschätzt. Versuche also, sie jede Woche am gleichen Tag und zur gleichen Zeit anzusetzen. 

Bei euren Besprechungen solltet ihr besprechen, wie viel ihr erreicht habt und planen, was ihr in der kommenden Woche erreichen wollt. Es ist auch eine gute Praxis, bestimmte, komplexe Aufgaben aufzuschlüsseln und Projektmeilensteine zu besprechen. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Schritte, die du bei der Planung der wöchentlichen Besprechungen mit deinem Team beachten solltest:

1. Zusammenfassung der letzten Woche. Beginne deine Wochenbesprechungen damit, die vergangene Woche deines Teammitglieds zu besprechen: Was hat funktioniert und was nicht. Nimm dir die Zeit, um zu besprechen, was man hätte verbessern können und was erreicht wurde. Dies kann auch eine Gelegenheit sein, über Dinge zu sprechen, die verbessert werden müssen, und deinen Teammitgliedern zu ihren Erfolgen zu gratulieren. 

2. Überprüfung der Ziele. Nimm dir die Zeit, um deinen Projektplan durchzugehen und die kurz- und langfristigen Ziele zu besprechen. Erkundige dich nach den Fortschritten bei den einzelnen Aufgaben und besprich die Fristen und Meilensteine und gehe unbedingt den Arbeitsplan für die kommende Woche durch.

3. Überprüfen der KPIs. Vor allem bei langwierigen Projekten ist es wichtig, die Entwicklung deiner Indikatoren zu verfolgen. Bei der wöchentlichen Besprechung deines Teams solltest du die wichtigsten KPIs durchgehen, um den Fortschritt und die Leistung deines Projekts zu messen. 

4. Wöchentliche Pläne. Diese Termine sind auch eine gute Gelegenheit, die Pläne deines Teams für die kommende Woche durchzugehen. Was sind die wichtigsten Aufgaben? Gibt es noch offene Fragen, die gelöst werden müssen? Nimm dir die Zeit, um die Meilensteine der kommenden Woche zu besprechen. 

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Bringe deine Wochenrückblicke auf ein ganz neues Level mit Instagantt

Ein Team zu leiten und zu führen ist keine leichte Aufgabe. Du hast es mit Fristen, Problemen, Besprechungen und hundert verschiedenen Anfragen auf einmal zu tun. Zum Glück kann eine wöchentliche Besprechung mit jedem Teammitglied eine gute Möglichkeit sein, den Überblick über die Fortschritte deines Teams zu behalten. Diese kurzen Besprechungen können dir helfen, über die anstehenden Aufgaben auf dem Laufenden zu bleiben und den richtigen Arbeitsablauf für die kommenden Wochen zu gewährleisten, bis das Projekt erfolgreich abgeschlossen ist. 

Aber wäre es nicht einfacher, wenn du wöchentliche Besprechungen abhalten und dich gleichzeitig über den Fortschritt deines Projekts informieren könntest? Genau hier kommt die Technologie ins Spiel. Projektmanagementsoftware wie Instagantt kann dir dabei helfen, den Überblick über alle team- und projektbezogenen Informationen an einem einzigen Ort zu behalten. Mit Instagantt kannst du deine wöchentlichen Besprechungen auf ein neues Niveau heben. Unsere Gantt-Diagramm-Software ermöglicht es dir, deine Projekte zu verwalten, Aufgaben und Fristen zu erstellen und die wöchentlich erledigte Arbeit deines Teams leicht nachzuvollziehen.

Wöchentliche Updates geben deinen Teammitgliedern die Möglichkeit, sich mit dir zu treffen und ihre Fortschritte zu überprüfen. Aber sie geben dir auch die Chance, dein Team zu motivieren und Feedback zu deiner eigenen Arbeit zu bekommen, wodurch du deine Projektmanagementfähigkeiten verbessern kannst. Mache das Beste aus diesen Terminen, indem du eine Software benutzt, mit der du ganz einfach erstellen und verwalten kannst Gantt-Diagrammeund mit Teammitgliedern zusammenarbeiten kannst - alles an einem einzigen Ort. 

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Beispiel für einen Wochenrückblick