Beim Projektmanagement dreht sich alles um Strategie. Bevor du mit der Durchführung eines Projekts beginnen kannst, musst du die Instrumente und Ressourcen festlegen , die du einsetzen wirst, um dein Projekt erfolgreich, pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen. Strategische Pläne helfen dabei, diese kritischen Faktoren zu ermitteln, und sie geben den verschiedenen Ebenen deiner Arbeit eine Struktur.
Strategische Pläne können als eine organisatorische Managementaktivität definiert werden, die darauf abzielt, Prioritäten, Ziele, Strategien und Taktiken festzulegen , indem Ressourcen aufgelistet und identifiziert werden. Strategische Pläne helfen sicherzustellen, dass die Teammitglieder auf gemeinsame Ziele hinarbeiten, indem sie die angestrebten Ziele und Ergebnisse ermitteln und festlegen.
Strategiepläne unterscheiden sich von Projektplänen vor allem dadurch, dass sie sich nicht darauf konzentrieren, was getan werden muss, und verschiedene Aufgaben und Schritte auflisten, die erledigt werden müssen, sondern darauf, wie es getan werden muss.
Aber warum ist die strategische Planung für Projektmanager so wichtig? Ganz einfach, weil ohne sie der Weg zum Erfolg viel komplizierter sein kann. Die strategische Planung konzentriert sich auf die Zukunft eines Unternehmens oder einer Branche, indem sie die betrieblichen Prioritäten und die Verfügbarkeit von Ressourcen gründlich untersucht, und sie hilft bei der Projektdurchführung, indem sie klare Ziele für die gewünschten Geschäftsergebnisse festlegt. Wenn die gewünschten Ergebnisse klar sind, ist es viel einfacher und effizienter, einen Plan zu entwickeln, wie sie erreicht werden können.
Vorteile der Arbeit mit strategischen Projektplänen
Projektmanager/innen sind sich der Tatsache bewusst, dass Pläne jederzeit und aufgrund einer Reihe verschiedener, unvorhergesehener Faktoren scheitern können. Die Arbeit mit gründlich ausgearbeiteten strategischen Plänen kann dabei helfen, sich auf ungünstige Situationen vorzubereiten und die damit verbundenen Risiken zu minimieren. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören außerdem:
Projekte werden effizienter abgeschlossen.
Die Ressourcen werden effektiver verwaltet.
Die Projektkommunikation wird verbessert und es wird sichergestellt, dass die Projektmanager/innen fundierte Entscheidungen treffen, die für den Projekterfolg von zentraler Bedeutung sind.
Die Chancen auf einen Projekterfolg werden dadurch erheblich verbessert.
Schritte zur Entwicklung eines Strategieplans
Bei der Entwicklung eines strategischen Plans gibt es mehrere wichtige Aspekte zu beachten. Lass uns den Fünf-Schritte-Ansatz kennenlernen:
Auftrag und Ziele. Der erste Schritt zur Entwicklung eines strategischen Plans besteht darin, die aktuelle Geschäftsstrategie deines Unternehmens genau zu verstehen. Um dies zu erreichen, solltest du die Dokumentation sowie die vergangenen und aktuellen Leistungen überprüfen. Dieser Prozess hilft dir, Wachstumschancen zu nutzen und deine strategische Position zu bewerten, indem du die Stärken und Schwächen deines Unternehmens identifizierst und potenzielle Bedrohungen und Risikofaktoren erkennst.
Analysiere die Ressourcen und Fähigkeiten. Dies ist ein entscheidender Schritt. Die Bewertung der vorhandenen Ressourcen ist äußerst wichtig, denn so lässt sich feststellen, ob du deinen Plan genau ausführen und die Ziele deines Projekts unterstützen kannst. Analysiere alle verfügbaren Ressourcen, einschließlich Mitarbeiter, Finanzen und Ausrüstung. Du solltest auch die aktuellen Fähigkeiten des Unternehmens untersuchen und alle organisatorischen Schwachstellen oder Risiken ermitteln.
Zukunftsprojektionen. Dies ist der Schritt, der Unternehmen dabei hilft, eine Vision zu formulieren. Du hast bereits Ressourcen ermittelt und Prioritäten gesetzt, aber jetzt ist es an der Zeit, die kurzfristigen Ziele festzulegen, um deine Ziele zu erreichen. Dazu legst du zunächst klare und spezifische Ziele fest und erstellst einen Fahrplan, mit dem du die Fortschritte der einzelnen Ziele verfolgen kannst. Denke daran, dass die Ziele realistisch und erreichbar sein müssen. Deine Vision muss sicherstellen, dass die Ziele tatsächlich für deine allgemeinen Unternehmensziele relevant sind, und jedes Ziel sollte ein Zeitziel für die Umsetzung enthalten.
Methode. Bis zu diesem Punkt hast du deine Ziele bestimmt und erfolgreich Ressourcen ermittelt. Jetzt ist es an der Zeit, dich auf die Methode zu konzentrieren, mit der du deine Ziele erreichen willst, was auch als Aktionsplan bezeichnet wird. Er hilft dir, die Vorgehensweise festzulegen, mit der du deine zuvor festgelegten kurzfristigen Ziele erreichen willst. In Aktionsplänen werden Aufgaben aufgelistet, die erledigt werden müssen, und es wird festgelegt, wer für die Erledigung dieser Aufgaben verantwortlich ist. Budget und Zeitplan sind ebenfalls wichtige Faktoren, die in diesem Schritt festgelegt werden müssen.
Überprüfen und verfeinern. Planung ist etwas, das sich ständig weiterentwickelt. Egal, wie vollständig dein strategischer Plan auch sein mag, es ist wichtig zu verstehen, dass Projekte nicht in Stein gemeißelt sind. Deshalb ist es sehr wichtig, regelmäßig formale Überprüfungen durchzuführen, um den Prozess so oft wie nötig zu verfeinern. Mit der richtigen Strategie kannst du sicherstellen, dass du weiter auf deine Vision und deine Ziele hinarbeitest.
Betrachte einen strategischen Plan als eine Reihe von Instrumenten und Ressourcen, die du für eine reibungslose Projektdurchführung einsetzen kannst. Dieses Dokument bietet dir, deinem Team und deinen Interessengruppen Transparenz, Struktur und Orientierung.
Strategische Pläne beinhalten eine Auflistung von Zielen, Vorgaben und Ressourcen, aber da sie Analysen und ständige Überprüfungen erfordern, ist es wichtig, dass sie leicht angepasst werden können. Hier kommt die Projektmanagementsoftwarewie zum BeispielInstaganttals äußerst hilfreich erweisen.
Vorlage für strategische Planung Beispiel
Mit Instagantt kannst du strategische Pläne und Aktionspläne in wenigen Minuten erstellen und verwalten. Außerdem kannst du Änderungen nachverfolgen und alle mit deinen Projekten verbundenen Aktivitäten bearbeiten. Dank des Gantt-Diagramms kannst du nicht nur Ziele und Aufgaben hinzufügen und den Teammitgliedern Zuständigkeiten zuweisen, sondern auch einen klaren Zeitplan für deine Arbeit erstellen.
