Wie man ein effektives Post-Mortem-Meeting durchführt

Was ist ein Post Mortem Meeting?

Bei einem Post-Mortem-Meeting werden nach Abschluss eines Projekts relevante Informationen von den Projektbeteiligten zusammengetragen und die verschiedenen Aspekte des Projekts bewertet. Dabei wird untersucht, was gut und was nicht so gut gelaufen ist. 

Bei der Durchführung eines Projekts kommt es häufig vor, dass einige Dinge nicht so laufen wie geplant. Und selbst wenn du es schaffst, dein Projekt pünktlich und unter dem Budget abzuschließen, besteht immer die Möglichkeit, dass einige Aspekte deines Projekts hätten verbessert werden können. Am besten bewertest du deine Arbeit, indem du eine Projektnachbesprechung durchführst, in der du alle Aspekte durchgehst und sicherstellst, dass die Dinge, die gut gelaufen sind, auch beim nächsten Mal weitergeführt werden und die Dinge, die nicht so gut gelaufen sind, beim nächsten Mal verbessert werden.

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Was sind die Vorteile eines Post-Mortem-Meetings?

Post-Mortems können für dein Team, deine Stakeholder und deine Kunden von großem Nutzen sein, denn sie helfen dir, alle Aspekte eines Projekts zu analysieren und zu verbessern, nachdem es abgeschlossen ist. Aus diesem Grund sollten sie nicht als Luxus behandelt werden. Auch wenn sie Zeit und Ressourcen kosten, sind Post-Mortem-Treffen ein wichtiger Teil des Projektlebenszyklus. Wenn du sie auslässt, kann das für dein Team und dein Unternehmen nachteilig sein.

Einige der häufigsten Vorteile von Post-Mortem-Treffen sind:

• Verbessere die Effizienz: Wenn du deine Arbeit Revue passieren lässt, kannst du davon profitieren, dass du das Projekt und die verschiedenen Aspekte, die du berücksichtigen musstest, einfach besprichst. Du kannst sicherstellen, dass du bei einem ähnlichen Projekt oder sogar bei einem anderen Projekt effizienter und effektiver arbeitest, indem du Verbesserungsmöglichkeiten aufdeckst. 

• Verbessere die Kommunikation im Team: Indem du miteinander sprichst und zuhörst, bringst du dein Team näher zusammen und sorgst dafür, dass alle wissen, was die anderen vorhaben.

• Verbessere die Moral deines Teams: Wenn du besprichst, wo du erfolgreich warst, feierst du die Leistung deines Teams. Dein Team wird sich besser fühlen, wenn es weiß, was es erreicht hat, und es wird sich freuen, wenn es wieder an die Arbeit geht und alles noch einmal macht.

• Lerne aus Fehlern: Wenn du dein Projekt Revue passieren lässt, kannst du herausfinden, was schief gelaufen ist und sicherstellen, dass es nicht noch einmal passiert. Indem ihr die Probleme besprecht, können du und dein Team kreativere und effektivere Wege finden, mit dem Schlechten umzugehen und wie diese Probleme in Zukunft vermieden werden können. Egal, ob du kleinere oder größere Probleme hattest, es ist wichtig, die Dinge, die schief gelaufen sind, zu bewerten und Verbesserungen und bessere Möglichkeiten für die Zukunft zu finden. 

• Abschluss: Ein Treffen nach dem Projektabschluss ist auch eine gemeinschaftliche Möglichkeit, ein Projekt offiziell zu beenden und allen Beteiligten eine letzte Chance zu geben, sich zu äußern. Das ist aber auch ein guter Zeitpunkt, um zu feiern: Wenn alles besprochen ist, nimm dir die Zeit, um das Erreichte zu genießen.

• Teile Informationen: Wenn du die Ergebnisse der Besprechung mit dem Rest deines Teams und dem Unternehmen teilst, können alle anderen verstehen, warum dein Projekt gut gelaufen ist (oder warum nicht). Transparenz gegenüber dem Rest des Unternehmens spielt auch eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der organisatorischen Kommunikation und trägt dazu bei, ein gutes Verhältnis aufzubauen und die Arbeitsmoral zu steigern.

Bestandteile eines Post-Mortem

Eine gute Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg, wenn es darum geht, ein effektives Post-Mortem-Meeting durchzuführen . Daher ist es eine gute Idee, sich die folgenden wichtigen Gesprächspunkte im Voraus zu merken, damit du immer eine Richtung und eine Agenda vor Augen hast. Gehe auf die folgenden Fragen ein:

• Was ist während des Projekts gut gelaufen, das wir in Zukunft wiederholen können?
• Was ist schief gelaufen und wie können wir das in Zukunft vermeiden?
• Was sollten wir beim nächsten Mal anders machen?

Denke auch daran, dass die Daten, die während des Post-Mortem-Treffens analysiert werden, Inputs aus verschiedenen Quellen enthalten, einschließlich des Feedbacks des Projektteams und einer Bewertung der Projektergebnisse. Die Analyseergebnisse sollten Folgendes enthalten:

• Eine vollständige Liste der zu behandelnden Themen 
• Entscheidende Probleme, die das Projekt behinderten
• Erfolge, die dem Projekt geholfen haben 
• Lektionen mit Handlungsbedarf
• Die Person, die für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen verantwortlich ist

Post-Mortem-Vorlage

Ein Post-Mortem-Treffen sollte sich leicht anfühlen, und du kannst deinen Plan nach und nach anpassen, aber hier ist ein guter Anfang.

• Wähle einen Tag, an dem das ganze Team anwesend ist und der Zeitplan klar ist. Das Ziel ist, dass jeder gesehen und gehört werden kann.
• Erlaube jedem Mitglied, auf hohem Niveau zu sagen, wie das Projekt gelaufen ist oder was in Zukunft verbessert werden könnte. 
• Präsentiere und diskutiere alle gesammelten Analysen. Zu den gesammelten Daten können Fristen, Budget, Impressionen usw. gehören.
• Setzt euch gemeinsam Ziele für das nächste Projekt. Nehmt die Lehren aus der Arbeit an diesem Projekt mit und besprecht, was ihr in Zukunft tun könnt, um neue Erkenntnisse anzuwenden und das nächste Projekt noch besser zu machen.
• Bearbeite das Treffen nach. Es ist wichtig, allen Beteiligten mitzuteilen, was gelernt und besprochen wurde.

Eine gut durchgeführte Projektnachbetrachtung kann jedem Team wirklich helfen. Und die gute Nachricht ist, dass das gar nicht so schwierig sein muss, wie du vielleicht denkst. Du musst nur sicherstellen, dass du die richtigen Leute zusammenbringst und dass du die Informationen, die du sammeln musst, gut organisieren kannst. Eine der besten Methoden zur Planung und Durchführung ist natürlich die Erstellung eines Gantt-Diagramm. 

DieSoftware für Gantt-Diagramme kann bei der Durchführung von Nachbesprechungen eine große Hilfe sein. Eine Online-Projektmanagement-Software wie z.B. Instagantt kann dir dabei helfen, deine Post-Mortem-Besprechungen zu planen, durchzuführen und zu speichern. Du kannst sowohl deine Erfolge als auch deine Verbesserungspunkte leicht kategorisieren. Vor allem aber kannst du mit deinem Team zusammenarbeiten und nachfassen, sodass es sich aktiv an dem Prozess beteiligen kann. Auf diese Weise stehen die Informationen allen zur Verfügung, jetzt und auch in Zukunft.

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Beispiel für ein Post-Mortem-Meeting