Wie man eine Bedarfsanalyse in einfachen Schritten durchführt
Was brauche ich, um ein Projekt abzuschließen? Dies ist eine grundlegende Frage, die sich Projektmanager/innen stellen müssen, bevor sie eine Strategie umsetzen können. Wenn du eine Bedarfsanalyse durchführst, kannst du herausfinden, welche Werkzeuge du zur Verfügung haben musst, welche Fähigkeiten erforderlich sind und welche Ressourcen du brauchst, um ein Projekt erfolgreich zu planen und durchzuführen.
Eine Bedarfsanalyse kann als systematischer Prozess definiert werden, den Projektmanager/innen nutzen, um Anforderungen zu bewerten, die für ein Projekt als nicht verhandelbar gelten. Das sind spezifische Anforderungen, die bestimmte Fähigkeiten, Kenntnisse, Software, Werkzeuge und mehr umfassen können.
Bedarfsanalysen können durchgeführt werden, um herauszufinden, wie weit die aktuellen Bedingungen des Projekts im Vergleich zu den für eine erfolgreiche Durchführung erforderlichen Bedingungen auseinanderliegen. Dann wird eine Lückenanalyse durchgeführt, um festzustellen, wie die Lücke zwischen dem aktuellen Stand und dem späteren Bedarf des Unternehmens geschlossen werden kann.
Bei der Durchführung von Bedarfsermittlungen gibt es drei Hauptphasen, die zu beachten sind:
Einleitung
Datenerhebung und -analyse
Endgültige Produktion
Warum ist eine Bedarfsanalyse wichtig?
Mit einer Bedarfsanalyse kannst du planen und sicherstellen, dass du alles hast, was du brauchst, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen - das ist das eigentliche Ziel. Indem du eine Bedarfsanalyse durchführst, bevor du und dein Team die ersten Aufgaben in Angriff nehmt, stellst du sicher, dass ihr über die notwendigen Ressourcen verfügt, um sie wie geplant zu erledigen.
Bedarfsanalysen helfen auch dabei, Lücken aufzudecken, die den Erfolg deines Projekts gefährden könnten. Indem du Lücken aufdeckst, kannst du sie proaktiv angehen und sicherstellen, dass du alles hast, was du für deine Arbeit brauchst. Und das Wichtigste: Wenn du diese Lücken identifizierst, hast du Zeit, gute Entscheidungen zu treffen und zu vermeiden, dass du Lösungen nur auf der Grundlage des schnellsten Ansatzes zur Lösung eines Problems vorantreibst.
Eine Bedarfsanalyse bedeutet aber auch, dass du einen viel realistischeren Zeitplan aufstellen kannst. Und warum? Weil du einen Zeitplan erstellst, der auf vorher analysierten Informationen basiert, was bedeutet, dass du in letzter Minute deutlich weniger Beschaffungen tätigen musst.
Was sind die vier Schritte einer Bedarfsanalyse?
Eine Bedarfsermittlung bietet viele Vorteile, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass es ein komplizierter oder einschüchternder Prozess ist. Werfen wir einen Blick auf die grundlegenden Schritte zur Durchführung einer Bedarfsanalyse.
Anforderungen: Alles zu verstehen, was mit deinem Projekt zu tun hat, ist entscheidend für den Gesamterfolg. Als Projektmanager musst du sicherstellen, dass du und dein Team den Kontext und die Ziele eines Projekts genau kennen. Wenn du die Einzelheiten verstehst, kannst du die mit dem Projekt verbundenen Bedürfnisse besser erkennen. Wenn du den Beteiligten die einzelnen Meilensteine und Leistungen erklärst, kann das helfen, einen größeren Zusammenhang herzustellen.
Ressourcen: Nachdem du festgestellt hast, was benötigt wird, kannst du dich den Ressourcen zuwenden. Das heißt, es ist an der Zeit, eine Liste zu erstellen und die vorhandenen Ressourcen mit dem abzugleichen, was für die Durchführung des Projekts benötigt wird. Meistens wirst du feststellen, dass du bereits über Ressourcen verfügst, die sich bei der Planung und Durchführung deines neuen Projekts als nützlich erweisen werden.
Lücken: Wenn du herausgefunden hast, welche Ressourcen du bereits hast, kannst du dich um die kümmern, die noch nicht erfüllt sind. Du kannst eine Liste erstellen und genau festlegen, was dir fehlt. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass du alle Lücken aufdeckst und behebst. Das kann von bestimmten Fähigkeiten bis hin zu der Software reichen, die du für eine Aufgabe brauchst.
Erstelle einen Plan, um die Lücken zu schließen: Es ist sinnlos, Probleme zu identifizieren, wenn du keinen Aktionsplan erstellst, um sie zu beheben. Wenn du die Lücken erfolgreich identifiziert hast, kannst du diese Informationen nutzen und die Probleme angehen, bevor du mit der Durchführung deines Projekts beginnst.
Beispiel für eine Bedarfsanalyse
Neue Projekte sind immer aufregend, und deshalb möchte dein Team am liebsten sofort loslegen, bevor es sich die Zeit nimmt, seine Aktionen zu analysieren und zu planen. Wenn du aber einen Schritt zurücktrittst und eine Bedarfsanalyse durchführst, kannst du sicherstellen, dass dein Projekt reibungslos und ohne Probleme abläuft.
Um eine erfolgreiche Bedarfsermittlung durchzuführen, brauchst du das richtige Tool, mit dem du Ziele, Ressourcen und Lücken im Blick behalten kannst, und Projektmanagementsoftwarewie z. B. Instagantt, kann dir dabei helfen.
Mit Instagantt kannst du deine Bedarfsanalysen erstellen, verwalten und nachverfolgen. Außerdem kannst du mit Hilfe von Gantt-Diagrammendeine Aufgaben planen und die Phasen der Datensammlung und -analyse einleiten. Dann kannst du schnell einen Zeitplan erstellen und deinen Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, damit sie sich darauf konzentrieren können, sie rechtzeitig zu erledigen und sicherzustellen, dass dein Projekt wie geplant durchgeführt wird.
