Wie du klare und effektive Notizen zu einem Meeting machst

Was sind Besprechungsnotizen?

Meetings sind eine notwendige Aktivität, egal welche Art von Unternehmen du betreibst. Sie bringen die richtigen Leute in einem Raum zusammen und sind die perfekte Gelegenheit, um Fragen zu stellen und Zweifel auszuräumen. Wenn du eine Besprechung verlassen hast und dich fragst, was einige der Konzepte bedeuten, oder dich hinsichtlich des Plans verwirrt fühlst, hast du wahrscheinlich wenig bis gar keine Notizen gemacht. 

Besprechungsnotizen sind einfach schnelle Verweise auf Ideen, Ziele, Entscheidungen, Fristen und Daten. Sie können als schriftliche Aufzeichnung aller wichtigen Ereignisse während einer Besprechung definiert werden und dienen dazu, die wichtigsten Punkte sowie die während der Besprechung getroffenen Entscheidungen festzuhalten, damit du und dein Team die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgreifen und nutzen können.

Sind Sitzungsnotizen das Gleiche wie Sitzungsprotokolle?

Sitzungsnotizen sind nicht dasselbe wie Sitzungsprotokolle. Auch wenn beide dasselbe Ziel haben (das Aufschreiben von Informationen, die während eines Meetings entstanden sind), sind Protokolle formeller und enthalten oft andere und strukturiertere Details, wie zum Beispiel:

• Volles Datum 
• Eine Liste aller Teilnehmer der Versammlung sowie eine Liste der Abwesenden
• Wann die Versammlung begann und wann sie vertagt wurde
• Die wichtigsten Themen des Treffens und wer die Redner waren
• Während des Treffens ergriffene Maßnahmen und/oder getroffene Entscheidungen

Wie bereits erwähnt, werden in Protokollen auch die wichtigsten Themen behandelt, aber sie haben ein strukturierteres Format, weil sie als rechtliche Dokumentation dessen dienen, was während einer Sitzung behandelt wurde, während Sitzungsnotizen viel informeller und weniger strukturiert sind. 

Tipps zum Schreiben von Besprechungsnotizen

Auch wenn Besprechungsnotizen dynamischer sind und den kreativen Prozess in Gang bringen, müssen sie strukturiert sein, um Informationen effektiv festzuhalten. Andernfalls werden sie unübersichtlich, verwirrend und bieten dem zukünftigen Leser wenig bis gar keinen Kontext.

Bevor du dich auf das Treffen einlässt, gibt es ein paar Dinge, die immer gut zu wissen sind:

• Wer wird die Notizen lesen? Überlege dir, wer die Notizen letztendlich lesen wird. Kollegen oder Interessenvertreter? Das sind zwei unterschiedliche Zielgruppen, die nach dem Treffen zwei verschiedene Mitteilungen erwarten können.
• Was steht auf der Tagesordnung? Wenn du genau weißt, was auf der Tagesordnung steht, kannst du Ablenkungen vermeiden (und du kannst auch Fragen vorbereiten).
• Erwartungen vorhersagen. Um die Erwartungen vorhersagen zu können, musst du die Tagesordnung kennen. Welche Erkenntnisse wird dein Team wahrscheinlich von deinen Notizen erwarten? Was sind die wichtigsten Informationen, die während des Treffens behandelt werden?

Werfen wir also einen Blick auf die wichtigsten Informationen, die du aufschreiben musst, wenn du Notizen zu einem Meeting machst:

• Die wichtigsten Punkte der Tagesordnung: Es ist wichtig, die wichtigsten Informationen festzuhalten, also schreibe eine Zusammenfassung jedes Tagesordnungspunktes und der besprochenen Ergebnisse auf. Änderungen, Pläne und Entscheidungen sind wichtige Eckpunkte, die immer als Notizen festgehalten werden sollten.

• Aktionspunkte: Aktionspunkte beziehen sich auf die Liste der Punkte, die in der Besprechung vorgeschlagen werden, und müssen daher sehr detailliert sein. Schreibe also jede Aufgabe auf, wem sie zugewiesen wurde und wann sie fällig ist.

• Ideen und Fragen: Alle Ideen, Fragen oder Folgemaßnahmen, die während des Treffens besprochen wurden, sollten ebenfalls aufgenommen und erläutert werden. Achte darauf, dass du auch diese aufschreibst.
  
  

Ein gut geplantes Treffen umfasst in der Regel auch einige wichtige Punkte, die du in deinen Notizen festhalten solltest. Behalte sie im Auge:

1. Vision, Ziele und Zielsetzungen.
2. Kritische Erfolgsfaktoren.
3. Wichtige Leistungsindikatoren.
4. Die wichtigsten Themen. 

Besprechungsnotizen machen wie ein Profi mit Instagantt

Das Anfertigen von Notizen ist eine wahre Kunstform, für die es keine Regeln gibt. Manche Leute machen ihre Notizen am liebsten auf dem Laptop, andere greifen lieber zu Stift und Papier. Es ist nicht wichtig, wie du es machst, aber es ist wichtig, dass du dir während einer Besprechung Notizen machst oder jemanden bittest, es zu tun, vor allem, wenn es um komplexe oder große Projekte geht. Und warum? Weil Meetings in der Regel der Ort sind, an dem Diskussionen oder wichtige Entscheidungen getroffen werden, und sich nur auf das Gedächtnis zu verlassen, ist definitiv nicht genug. 

Aber was passiert, wenn du dir die Zeit nimmst, besonders gute Notizen zu machen und sie trotzdem verloren gehen oder verlegt werden? Das ist ein häufiges Szenario, denn du und dein Team arbeiten vielleicht an mehreren Projekten gleichzeitig, und da kann es schon mal passieren, dass etwas durcheinander kommt. Zum Glück! Projektmanagementsoftware wie z. B. Instagantt dabei helfen, den Überblick über alle projektbezogenen Informationen an einem einzigen Ort zu behalten. 

Instagantt hilft dir, deinen Zeitplan, deine Aufgaben und deinen Fortschritt zu verwalten. Es hilft dir aber auch, den Überblick über deine eigenen Besprechungsnotizen zu behalten, indem du entweder Informationen zu deinen Aufgaben hinzufügst und deine Notizen zu bestimmten wichtigen Punkten oder Themen festhältst, indem du die Informationen als Word-Dokumente oder PDF-Dateien anhängst, oder indem du einfach Gantt-Diagramme mit den wichtigsten Aktionspunkten und Mitschriften aus deinen wichtigsten Besprechungen erstellst. Außerdem kannst du diese Aktionspunkte den Verantwortlichen zuweisen, damit du den Fortschritt dieser Aufgaben im Auge behalten kannst. Auf diese Weise gehen deine Besprechungsnotizen nie wieder verloren und du kannst diese Informationen mit Teammitgliedern und Aktionären gleichermaßen teilen, was die Dynamik und den Erfolgsfaktor jeder Besprechung in Zukunft verändert.

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Beispiel für einen Projektplan und Besprechungsnotizen

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