Wenn du ein Projekt beendest und es mit deinem Team besprichst, kommt normalerweise der Satz "Das hätten wir viel besser machen können" auf. Aber das ist nicht unbedingt etwas Schlechtes. Es bedeutet, dass es Raum für Verbesserungen gibt, und hier wird die Einführung und Nutzung einer Lessons Learned-Vorlage für deine zukünftigen Projekte von großem Nutzen sein.
Lessons Learned beziehen sich auf eine Reihe von Aktivitäten oder Maßnahmen, die durchgeführt wurden, um eine bestimmte Anzahl von Produkten, Ergebnissen oder Dienstleistungen zu erreichen. Im Projektmanagement wird dieser Prozess in Form eines Gesprächs oder einer Sitzung durchgeführt, die in der Regel nach Abschluss eines Projekts stattfindet und in der die Beteiligten das Projekt rückblickend betrachten. An dieser Sitzung nehmen in der Regel der Projektleiter, die beteiligten Teammitglieder und wichtige Vertreter des Kunden und des Auftragnehmers teil.
Lessons Learned sind für Projektmanager/innen äußerst wichtig, denn sie ermöglichen es den Teams, Erkenntnisse aus der Durchführung eines Projekts zu gewinnen- sowohl die guten als auch die schlechten. Die Idee hinter diesem Prozess ist es, zu lernen, was die positiven Aspekte waren, um sie in zukünftigen Projekten zu wiederholen und Anpassungen vorzunehmen, damit die Fehler, die während des Projektlebenszyklus gemacht wurden, nicht wiederholt werden. Diese Aspekte können sich auf Methoden, Teams, Prozesse oder Systeme beziehen.
Das Gute und das Schlechte erkennen
Langfristig können Lessons Learned die Projektdurchführung in Unternehmen erheblich verbessern, denn sie helfen dabei, die notwendigen Informationen zu erfassen, zu dokumentieren und zu aktualisieren, um Projekte auf Kurs zu halten. Außerdem ermöglichen sie den Teams, darüber nachzudenken, was gut funktioniert und wie es verbessert werden kann.
Wenn du ein Lessons Learned Meeting durchführst, musst du sowohl die guten (Erfolge) als auch die schlechten (Probleme) berücksichtigen. Ein Erfolg ist natürlich etwas, das zu einem positiven Ergebnis geführt hat und das du in deinen zukünftigen Projekten wiederholen möchtest. Ein Problem hingegen ist etwas, das sich negativ auf einen Aspekt deiner Arbeit ausgewirkt hat.
Die vier Schritte
Der Lessons-Learned-Prozess umfasst 4 Schritte, die dir helfen, die Informationen zu erfassen und sie auf deinem Weg zu nutzen. Diese Schritte sind:
Identifizieren. Dieser Schritt soll dir helfen, die Empfehlungen zu identifizieren, die du lernen kannst. Behandle sie als wertvollen Wissensschatz für deine zukünftigen Projekte.
Dokumentieren. Du wirst detaillierte Informationen dokumentieren wollen. Mach dir Notizen und schreibe die Erkenntnisse aus den Treffen und Diskussionen auf und erstelle einen Bericht, den die Teilnehmer später lesen können. Diese Informationen werden dir bei zukünftigen Projekten sehr nützlich sein.
Analysieren. Sobald die Informationen gesammelt und verteilt wurden, kannst du sie analysieren und verinnerlichen, damit sie bei zukünftigen Gelegenheiten erfolgreich angewendet werden können.
Speichern. Die Speicherung von Erfahrungen ist wichtig und sollte für die Teammitglieder verfügbar sein. Sie können für Schulungen und Planungstreffen genutzt werden.
Wie dokumentiere ich gelernte Lektionen?
Der wichtigste Aspekt ist, dass du die wertvollsten Erkenntnisse, die du gewonnen hast, dokumentieren solltest, damit du die Pannen, die während des gesamten Prozesses passiert sind, nicht wiederholst.
Siege und Probleme. Klassifiziere deine Lektionen in Erfolge (die guten) und Probleme (die schlechten).
Beschreibung. Schreibe eine detaillierte Beschreibung der Lektionen. Sei sehr spezifisch; wenn es ein Erfolg war, erkläre, warum er erfolgreich war. Wenn es ein Problem war, beschreibe, warum es gescheitert ist und wie es dazu kam.
Auswirkungen. Bei der Verwaltung von Projekten stellt jede Aktion eine mögliche Auswirkung dar. Egal, ob es sich um eine positive oder negative Auswirkung handelt, beschreibe das Ergebnis und erkläre die Konsequenzen, die es mit sich bringt.
Zukünftige Arbeit. Beschreibe, wie die Arbeit, die du abgeschlossen hast, zukünftige Projekte verändern oder beeinflussen kann. Wird dein Unternehmen davon profitieren? Werden zukünftige Teammitglieder oder Projekte davon profitieren?
Kommende Schritte. Beschreibe die konkreten Maßnahmen, die du ergreifen wirst, um deine Erfolge und Probleme anzugehen. Vor allem deine Probleme. Das wird dir helfen, die notwendigen Vorkehrungen zu treffen, um negative Szenarien nicht zu wiederholen und deine Arbeit zu verbessern.
Vorlage für Lessons Learned
Wenn du in der Lage bist, herauszufinden, was funktioniert hat und was nicht, wirst du bei deiner Arbeit besser sein. Wenn du bessere Ergebnisse erzielen willst, solltest du am Ende eines jeden Projekts darüber nachdenken, was du gelernt hast. Wenn du dir die Zeit nimmst, deine Lektionen aufzuschreiben und durchzuführen, wirst du einen produktiven Ansatz wählen, der sich positiv auf deine zukünftigen Projekte auswirken wird.
Gantt-Diagramme können bei der Durchführung von Lessons Learned eine große Hilfe sein. Eine Online-Projektmanagement-Software wieInstaganttkann dir helfen, Lessons Learned für jedes deiner Projekte zu schreiben, durchzuführen und zu speichern. Du kannst deine Erfolge und Probleme leicht kategorisieren und ihre Ergebnisse und Auswirkungen beschreiben. Vor allem aber kannst du mit deinem Team zusammenarbeiten und es aktiv in den Prozess einbinden. Auf diese Weise stehen die Informationen allen zur Verfügung, jetzt und auch in Zukunft.
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