Das Schreiben einer überzeugenden Zusammenfassung kann über Leben und Tod deines Projektantrags entscheiden. Warum? Weil es das erste Dokument ist, das die Beteiligten lesen, bevor sie deine Pläne genehmigen. Daher muss die Zusammenfassung einen Überblick geben , der deine Vision für dein Projekt effektiv zusammenfasst.
Eine Zusammenfassung kann als ein kurzer Bericht definiert werden, der die wichtigsten Punkte eines Projektplans hervorhebt . Sie sollte so detailliert sein, dass sich die Leser/innen schnell und effektiv mit der Vision und den Zielen deines Projekts vertraut machen können, indem sie die wichtigsten Punkte zusammenfasst. ¡
Zusammenfassungen sind ein wichtiges Kommunikationsinstrument für deine Projekte, denn sie können durch die Bereitstellung der richtigen Informationen für ihre Zielleser dafür sorgen , dass Projekte genehmigt und auf den Weg gebracht werden.
Der Zweck einer Zusammenfassung ist es, die Aufmerksamkeit von Kunden und Stakeholdern zu wecken, denn wenn du ein Projekt vorstellst, hast du vielleicht nur eine einzige Chance, sie zu überzeugen, warum dein Projekt grünes Licht bekommen sollte.
Was du beim Schreiben einer Zusammenfassung beachten solltest
Die Zusammenfassung sollte wie ein Fahrplan für den Aktionsplan deines Projekts sein. Sie sollte die richtige Menge an Informationen enthalten und trotzdem prägnant und ansprechend sein.
Sieh es als die erste Interaktion, die deine Ideen mit den Entscheidungsträgern haben werden, und deshalb sollten die Informationen, die du anbietest, so aussagekräftig und interessant sein, dass sie deren Zeit und Geld wert sind.
Aber du hast bereits recherchiert und deine Bemühungen und Ergebnisse dokumentiert. Du bist dir sicher, dass dein Projekt eine tiefgreifende und besondere Wirkung hat. Was sollte also bei der Zusammenfassung deines Plans berücksichtigt werden?
Eine starke Einleitung, die sicherstellt, dass sich dein Publikum mit dir verbunden fühlt und die erklärt, wie sich dieses spezielle Projekt auf die Organisation als Ganzes auswirkt.
Ein Inhaltsverzeichnis in Form einer Aufzählungsliste.
Die Rollen sind klar und die Stärken können leicht erkannt werden.
Der Grund, der dich hierher gebracht hat. Erkläre das Bedürfnis und seine Bedeutung.
Eine Lösung für das Problem und warum du sie gewählt hast.
Eine aussagekräftige Schlussfolgerung, die die Bedeutung des Projekts zusammenfasst und noch einmal erklärt, warum es genehmigt werden sollte.
Was sollte eine Zusammenfassung enthalten?
Es gibt einige wichtige Abschnitte, die in deiner Zusammenfassung enthalten sein müssen. Befolge die folgenden Schritte, um eine prägnante, gut geschriebene und ansprechende Zusammenfassung zu erstellen.
Autorschaft. In diesem Abschnitt kannst du Informationen über dein Unternehmen, den Namen des vorgeschlagenen Projekts, die Person, die die Zusammenfassung verfasst hat, und die Kontaktinformationen dieser Person angeben.
Vision Statement. Dieser Abschnitt ist entscheidend für deine Arbeit, denn hier musst du die Aufmerksamkeit deiner Leserinnen und Leser wecken, damit sie auf der nächsten Seite weiterlesen, auf der sie detailliertere Informationen zu deinem Vorschlag finden. Erläutere deine Vision und deine Ziele für dieses Projekt.
Einleitung. Erkläre, wie sich dein Projekt auf dein Unternehmen auswirkt. Gib ihnen einen Grund, in dein Projekt zu investieren. Sei konkret und erkläre, warum es sich um eine Investition handelt, die sich auszahlen wird.
Die Rolle des Unternehmens. Nenne die besonderen Fähigkeiten, die dein Unternehmen hat, um dieses Projekt zu übernehmen. Erkläre, warum es für alle Beteiligten von Vorteil wäre.
Problem und Lösung. Welches Problem oder welche Frage löst du? Erkläre, wie du das Problem löst und wie das Unternehmen davon profitieren wird.
Dokumentation. In diesem Abschnitt musst du nachweisen, wie du das Problem angehen willst. Füge Belege und deine Nachforschungen bei, aber fasse dich kurz. Zeige Fleiß.
Ressourcen. Liste alle Ressourcen auf, die du für dieses Projekt brauchst. Dazu gehören Software, Hardware, Ausrüstung und Teammitglieder.
Kapitalrendite (Return on Investment). In diesem Abschnitt musst du angeben, wie das Unternehmen von der Fertigstellung deines Projekts profitieren wird. Erkläre, warum es die Zeit, den Aufwand und die finanzielle Investition wert ist.
Strategie und Marketing. Erfordert dein Projekt eine Verkaufs- oder Marketingstrategie? Wenn ja, gib diese Informationen hier an.
Budget. In diesem Abschnitt kannst du aufschlüsseln, wie viel Geld du für dein Projekt brauchst. Sei gründlich.
Zeitplan. Gib an, wie viel Zeit du für die Durchführung deines Projekts brauchst. Füge Meilensteine hinzu.
Fazit. Bis zu diesem Punkt hast du die wichtigsten Informationen aufgelistet. In diesem letzten Abschnitt fasst du zusammen, wie wichtig dein Projekt ist und warum du der/die Richtige für den Job bist.
So verwendest du die Vorlage für die Zusammenfassung von Instagram
Zusammenfassungen helfen dabei, die wichtigsten Aspekte eines Projektplans zu vermitteln und zu zeigen, warum sie genehmigt und vorangetrieben werden sollten.
Projektmanagement-Software, wie z. B. Instaganttkann für die Erstellung und Gliederung von Zusammenfassungen verwendet werden, vor allem weil sie Platz für die Auflistung von Aufgaben, Zeitplänen und Meilensteinen bietet und relevante Informationen, die während der Recherche gefunden wurden, anhängen kann.
Vorlage für eine Zusammenfassung
Mit Instagantt kannst du Projekte in wenigen Minuten erstellen und verwalten. Das Wichtigste dabei ist, dass du den Überblick über alle Aktivitäten und den Gesamtfortschritt deines Plans behältst. Dank des Gantt-Diagramms kannst du nicht nur Aufgaben hinzufügen und Verantwortlichkeiten zuweisen, sondern auch einen klaren Zeitplan für deine Arbeit erstellen.
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