Stoppe das Scheitern von Projekten mit einem Notfallplan
Projektmanager/innen sind sich bewusst, wie leicht ein einziges ungeplantes Ereignis ein Projekt komplett zum Scheitern bringen kann. Notfallpläne dienen dazu, das Unerwartete zu umreißen und sich auf den schlimmsten Fall vorzubereiten, indem sie die Maßnahmen beschreiben, die die Teammitglieder oder das Unternehmen als Reaktion auf ein negatives Ereignis ergreifen müssen.
Plan B, Back-up-Plan, Sicherheitsnetz oder Notfallplan. Alle diese Begriffe bezeichnen dasselbe: einen Plan, der ausgeführt werden muss, falls der ursprünglich ausgearbeitete Plan fehlschlägt.
Bei der Notfallplanung geht es darum, das Unerwartete zu erwarten und sich auf die schlimmsten Szenarien vorzubereiten, bevor sie deinem Projekt oder deinem Unternehmen schaden. Der Einsatz von Notfallplänen gilt für jedes Unternehmen. Sie werden erstellt, um Organisationen dabei zu helfen, auf verschiedene Situationen zu reagieren.
Obwohl sie meist zur Vorbereitung auf negative Szenarien verwendet werden, sind Notfallpläne im Projektmanagement nicht immer mit negativen Ereignissen verbunden. Im Gegensatz zu einem Schadensbegrenzungsplan oder einer Krisenmanagementstrategie konzentriert sich ein Notfallplan darauf, auf störende Ereignisse zu reagieren (z. B. was passiert, wenn ein Unternehmen höhere Umsätze erzielt, als es erwartet hat). Notfallpläne können erstellt werden, um strategische Chancen zu nutzen, und sind daher eine wirksame proaktive Strategie , die dir helfen kann, mit jeder Art von Störung um zugehen , ob positiv oder negativ.
Vorteile eines Notfallplans
Wenn du ein Projekt leitest, musst du unnötige Risiken vermeiden, denn ein einziges Ereignis kann deine Pläne komplett zum Scheitern bringen. Mit der Notfallplanung soll sichergestellt werden, dass dein Unternehmen oder dein Projekt trotz Änderungen, Fehlern und unerwarteten Ereignissen reibungslos weiterlaufen kann.
Eine Notfallplanung kann dir helfen, schnell auf negative Ereignisse zu reagieren. Wenn du dich im Voraus vorbereitest, können du und dein Team sich auf das konzentrieren, was ihr tun müsst, anstatt Zeit mit der Suche nach einer Lösung zu verschwenden, während ihr mit einer Krise konfrontiert seid.
Mit einem Notfallplan kannst du das Risiko und den Schaden in einem negativen Szenario erheblich minimieren.
Wie man einen Notfallplan erstellt
Hier sind die wichtigsten Schritte, die du für eine effektive Notfallplanung befolgen musst.
Schritt 1: Erarbeite die Risiken und Chancen. An diesem Punkt solltest du eine Liste der Dinge erstellen, die Probleme verursachen oder die Richtung deines Plans gefährden könnten. Identifiziere mit Hilfe deines Teams (und sogar anderer Teamleiter/innen oder Interessenvertreter/innen) die wichtigsten Ereignisse, die den Verlauf deines Projekts oder deines Geschäftsplans beeinträchtigen könnten. Du kannst dasselbe mit den Chancen tun, um einen Notfallplan für "positive Szenarien" zu erstellen.
Schritt 2: Priorisiere die Risiken nach ihren Auswirkungen. Jetzt, wo du eine Liste möglicher Risiken und Probleme erstellt hast, musst du sie nach der Bedrohung, die sie darstellen, priorisieren. Es gibt zwar verschiedene Szenarien, aber nicht alle stellen den gleichen Grad an Schaden dar. Es ist hilfreich, die Risiken nach ihren Auswirkungen oder sogar nach der Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens zu kategorisieren und zu bewerten.
Schritt 3: Erstelle Notfallpläne. An diesem Punkt musst du verschiedene Schritte erstellen und festlegen, die die Maßnahmen beschreiben, die du und dein Team auf der Grundlage der im vorherigen Schritt ermittelten Risiken durchführen müssen. Es ist wichtig, dass du konkret bist und die Schritte aufzeigst, die unternommen werden müssen, um deinen Plan oder dein Unternehmen nach dem Ereignis wiederherzustellen.
Schritt 4: Teile deine Pläne mit. Nachdem du deine Pläne durchgesprochen hast, ist es wichtig, sie mit allen Beteiligten zu teilen. Teile sie den Teammitgliedern und Interessenvertretern mit und stelle sicher, dass jeder sie versteht. Auf diese Weise kann jeder so schnell wie möglich handeln, falls dein Unternehmen ihn umsetzen muss.
Schritt 5. Überprüfe den Plan. Notfallpläne können sich ändern. Überprüfe deinen Plan in regelmäßigen Abständen, um sicherzustellen, dass du keine Bedrohungen, Risiken oder Szenarien übersehen hast.
Bring deinen Notfallplan mit Instagram auf die nächste Stufe
Neue Projekte sind immer aufregend, daher ist es nur logisch, dass dein Team sofort loslegen möchte, bevor es sich die Zeit nimmt, zu analysieren, was passiert, wenn etwas Unerwartetes passiert. Aber wenn du dir die Zeit nimmst, über mögliche Risiken nachzudenken und Notfallpläne zu erstellen, kannst du sicherstellen, dass dein Projekt reibungslos und ohne Probleme abläuft.
Notfallpläne erfordern ein gewisses Maß an Ordnung. Du musst Informationen abbilden und kategorisieren, aber da sie auch analysiert und ständig überprüft werden müssen, ist es wichtig, dass sie leicht angepasst und weitergegeben werden können. Hier kommt die Projektmanagementsoftwarewie zum BeispielInstaganttals äußerst hilfreich erweisen.
Mit Gantt-Diagrammen kannst du in wenigen Minuten Notfallpläne erstellen und weitergeben. Außerdem behältst du den Überblick über Risiken, Szenarien und Chancen und kannst deine Informationen so oft wie nötig wieder aufrufen und bearbeiten.
