Das Projektumfangsdokument
Fangen wir von vorne an. Was ist ein Projektumfangsdokument? Nun, es ist ein Dokument, das alle Informationen enthält, die jemand über das Projekt, an dem du arbeitest, wissen muss. Wenn wir von einem Dokument sprechen, meinen wir nicht, dass es kurz oder nur eine Seite lang ist. Vielmehr könnte es ein ziemlich langes Paket von Papieren sein, weil es alles erklären muss. Du solltest es so weit wie möglich zusammenfassen, damit niemand mit einem 20-seitigen Paket herumläuft (das hängt natürlich davon ab, woran du arbeitest), aber es sollte trotzdem detailliert sein.
Jemand sollte dieses Dokument lesen und verstehen können, was dein Endziel ist, wie du es erreichen willst, was die zu erbringenden Leistungen sind und welche wichtigen Meilensteine du auf dem Weg dorthin erreichen willst. Es ist ein umfassendes Dokument, in das zumindest deine Teammitglieder, deine Vorgesetzten und dein Kunde einen Blick werfen können sollten, um sicherzugehen, dass alles richtig und nach den Plänen gemacht wird, die du zu Beginn festgelegt hast. Kurz gesagt, dein Projektumfangsdokument sollte Folgendes enthalten:
- Projektziele
- Annahmen
- Zwänge
- Wichtige Ergebnisse
- Anforderungen
- Wichtige Meilensteine
Das sind die Dinge, auf die du dich konzentrieren willst und die alles andere überflüssig machen. Alles andere ist unwichtig, wenn es dich nicht den Zielen näher bringt, die in diesem Dokument beschrieben sind. Wie willst du also dieses Dokument erstellen?
Warum du ein Projektumfangsdokument brauchst
Vielleicht fragst du dich, warum du diese Art von Dokument überhaupt für dein Projekt brauchst. Wenn du bisher gut genug ohne sie ausgekommen bist, denkst du vielleicht, dass es Zeit- und Energieverschwendung ist. Die Wahrheit ist, dass ein Projektumfangsdokument oder ein Arbeitsumfangsdokument einen großen Unterschied für deinen Gesamterfolg machen kann. Schauen wir uns einige der wichtigsten Faktoren an, wenn es um die Erstellung eines solchen Dokuments geht und was du brauchst, um damit erfolgreich zu sein. So kannst du gleich loslegen.
Das Wichtigste ist, dass du und dein Kunde genau verstehen, was ihr macht und was alles erledigt werden muss, damit das Projekt ein Erfolg wird. In diesem Dokument legst du jeden Schritt des Prozesses fest und stellst sicher, dass ihr beide wisst, was der andere von euch erwartet. So wird es für euch beide einfacher, das Projekt ordnungsgemäß abzuschließen und damit zufrieden zu sein. Niemand muss überrumpelt werden, und niemand wird vom Ergebnis enttäuscht sein, weil alles von Anfang an feststeht und erklärt wird.
Als Nächstes müsst ihr einen Plan für alle Aufgaben und Leistungen erstellen, die ihr erbringen müsst. Das ist wichtig, damit du oder dein/e Vorgesetzte/r die einzelnen Aufgaben zuordnen kann. Du kannst sehen, worauf du dich mit dem Kunden geeinigt hast, und so erkennen, welche Mitarbeiter/innen in deinem Team für die einzelnen Aufgaben am besten geeignet sind. Schon bald hast du eine viel bessere Chance, die Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Außerdem kannst du einen zusammenhängenden Zeitplan für die Aufgaben und einen Zeitrahmen für die Fertigstellung erstellen.
Wenn du genau weißt, was zu tun ist, kannst du ein Budget für die Kosten dieser Projekte erstellen. Außerdem kannst du einen besseren Zeitplan erstellen. Indem du die verschiedenen Aufgaben und Teilaufgaben, die zum Erreichen des Ziels nötig sind, genau auflistest, kannst du für jeden Schritt sehen, ob er ein paar Stunden, ein paar Tage oder ein paar Wochen dauert. Dann kannst du alle Teile zusammenzählen. Du kennst auch alle Materialien und Stunden, die benötigt werden, und kannst so die Kosten berechnen und das Budget des Kunden berücksichtigen, um die Aufgaben zu erledigen.
Als Nächstes wirst du sehen, wie du die Leute auf die eigentlichen Ziele des Projekts aufmerksam machen kannst. In diesem Dokument legst du alle Details zum Projektumfang fest und stellst sicher, dass jeder diese Ziele versteht. Auf diese Weise kann sich jeder über die Ziele klar werden und darüber, was er tun soll, wenn er an seinen eigenen Aufgaben arbeitet. Auf diese Weise kommt niemand mit dem Problem durcheinander.
Schließlich kannst du sicherstellen, dass das Projekt innerhalb der ursprünglichen Zeitspanne bleibt, die es haben sollte. Du brauchst dir keine Sorgen zu machen, dass sich jemand mit einem anderen Aspekt beschäftigt, der nicht im Projekt enthalten ist, denn du kannst schnell und einfach auf dieses Dokument zurückgreifen, um die benötigten Informationen zu erhalten. Alles, was für das Projekt getan wird, kann mit diesem Dokument verknüpft werden, ohne dass jemand zu viele Fragen stellen oder Arbeiten ausführen muss, für die dein Unternehmen nicht bezahlt wird, was zu Zeitverlusten führen kann.
Erstellen eines Projektumfangsdokuments
Okay, du musst dich also anstrengen und dir Gedanken über diesen Prozess machen. Du musst dich mit dem Projekt, das du fertigstellen willst, auseinandersetzen und eine ausführliche Beschreibung aller Aspekte erstellen. Denke daran, dass diese erste Phase nicht so zusammenhängend sein wird. Im ersten Schritt solltest du einfach alles aufschreiben. Mach dir Notizen zu den einzelnen Fragen oder Abschnitten, die wir unten aufgeführt haben, und beginne damit. Du kannst die Dinge später verfeinern.
Wenn du alles aufgeschrieben hast, ist es an der Zeit, das Dokument etwas professioneller zu gestalten. Denke daran, dass du dieses Dokument deinem Vorgesetzten, deinem Team und dem Kunden zeigen wirst. Du willst sichergehen, dass alle es verstehen und erkennen können, wo etwas geändert, angepasst, verbessert oder klargestellt werden muss. Je besser du den Arbeitsumfang in diesem Dokument festlegst, desto besser werden alle bei der Ausführung des endgültigen Projekts zurechtkommen.
Was du wissen musst
Was sind die Dinge, die du in dieses Dokument aufnehmen solltest? Es gibt verschiedene Teile, die du zusammenstellen und sicherstellen solltest, dass du sie richtig aufschreibst, damit du das Beste aus deiner Erklärung herausholen kannst.
Allgemeine Projektziele
Du hast bei jedem Projekt ein Ziel vor Augen, also stelle sicher, dass du damit beginnst. Wahrscheinlich hat dir dein Kunde gesagt, dass du ihm etwas geben sollst, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Du musst also genau formulieren, was diese Ziele sind. Außerdem musst du erklären, woher die Mittel kommen sollen und wer das Ziel selbst unterstützen wird. Das sind alles Dinge, die jemand (jeder) im Auge behalten muss, wenn er an dem Projekt arbeitet.
Achte darauf, dass du die ursprünglich festgelegten Ziele im Auge behältst und dass alles, was du tust, zu diesen Zielen passt. Wenn der Kunde etwas hinzufügen möchte oder ein Mitglied deines Teams etwas hinzufügen möchte, solltest du zu den Zielen zurückgehen und sehen, ob es dort aufgeführt ist oder ob es hilft, das Ziel zu erreichen. Wenn nicht, dann ist es etwas, das du auf ein anderes Mal verschieben kannst. Konzentriere dich auf die konkreten Aufgaben, die dich zu deinem Ziel führen werden.
Beschreibung des Projekts
Als Nächstes musst du genau erklären, was du dem Kunden liefern wirst, wenn das Projekt vollständig abgeschlossen ist. Was sind die letzten Teile des Puzzles? Vielleicht lieferst du 2000 Planer in einem physischen Format, die für den Verkauf gestaltet und verpackt sind. Vielleicht lieferst du ein 6-seitiges Skript für einen kurzen Werbespot, der auf der Website des Unternehmens ausgestrahlt wird. Vielleicht erstellst du eine in C++ programmierte Version der Kundenwebsite mit Video- und Audioclips.
Achte darauf, dass du jede Leistung, die du im Laufe des Projekts erbringen musst, genau angibst (z. B. ein Mock-up der Website in Woche drei und eine endgültige Leistung in Woche sechs). In diesem Abschnitt solltest du in kurzen und leicht verständlichen Worten alle Dinge erklären, die du dem Kunden übermitteln wirst. Wenn du dir die Arbeitsergebnisse ansiehst, solltest du schnell erkennen können, was sie bedeuten und wie du sie dem Kunden übermitteln wirst. Achte also darauf, dass du das Format, die Länge, die Farben oder Stile oder alles andere, was du vom Kunden bekommen hast, angibst. Auf diese Weise wird die Arbeit akzeptiert.
Kriterien für die Akzeptanz
Was musst du dem Kunden bieten, damit er das Projekt annimmt? Was möchte er erhalten? Bevor du mit dem Projekt beginnst, solltest du ein Dokument erstellen, in dem du genau festhältst, was dein Kunde braucht. Soll der Text eine bestimmte Schriftart haben? Braucht er Code in einem bestimmten Format? Braucht er ein Dokument mit einer bestimmten Länge? Achte darauf, dass du alle Details über die Wünsche deines Kunden erfährst und sie in deinen Arbeitsplan aufnimmst.
Indem du all diese Details angibst, kannst du sicherstellen, dass jeder Arbeitsschritt richtig ausgeführt wird. Wenn die endgültige Leistung (oder irgendwelche Leistungen auf dem Weg dorthin) nicht den spezifischen Kriterien entspricht, bedeutet das, dass sie nicht akzeptiert wird. Wenn du von Anfang an alles genau weißt, kannst du dein Produkt verbessern und sicherstellen, dass es genau den Wünschen des Kunden entspricht. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass es gleich beim ersten Mal angenommen wird.
Grenzen gesetzt
Hier musst du dem Kunden mitteilen, was du nicht machen kannst. Denke an den Zeitplan, den der Kunde (und du) festgelegt haben, an das verfügbare Budget und an das vom Kunden gewünschte Endergebnis. Was kannst du tun und was kannst du nicht tun? Erkläre dem Kunden diese Dinge, damit er weiß, was er erwarten kann und was du ihm im Rahmen des ursprünglichen Umfangs nicht versprechen kannst.
Wenn der Kunde bestimmte Anforderungen gestellt hat, die deine Möglichkeiten einschränken, solltest du das unbedingt angeben. Wenn der Kunde etwas in einer bestimmten Sprache kodiert haben möchte und du weißt, dass die Kodierung mehr Zeit in Anspruch nimmt, musst du ihm mitteilen, was du im Rahmen des Zeitplans und des verfügbaren Budgets leisten kannst. Du musst dafür sorgen, dass dein Kunde so früh wie möglich über all diese Dinge informiert wird, damit es keine Missverständnisse gibt und sich später niemand darüber ärgert.
Annahmen und Ausschlüsse
Achte darauf, dass du alle Annahmen, die du in Bezug auf das Projektergebnis machst, schriftlich festhältst. Wenn dein Kunde dir sagt, dass er eine Diashow möchte, aber kein Programm oder eine Gantt-Diagramm-Software angibt, die er verwenden möchte, gib an, dass du davon ausgehst, dass du PowerPoint (oder das von dir bevorzugte Diashow-Format) verwenden wirst. Wenn der Kunde kein Textformat oder keine Textgröße angibt, sagst du, dass du von Times New Roman und einer Schriftgröße von 12 Punkt ausgehst. Wenn du deine Annahmen gleich zu Beginn angibst, ist später niemand verwirrt oder unzufrieden (und der Kunde kann dich sofort informieren, wenn diese Annahmen falsch sind).
Als Nächstes solltest du auch alles angeben, was nicht geliefert oder bereitgestellt wird. Wenn der Kunde für einen in C++ geschriebenen Inhalt bezahlt, musst du angeben, dass er nur in dieser Sprache geschrieben wird. Wenn der Kunde ein physisches Produkt wünscht, gib an, dass du kein digitales Format für ihn erstellen wirst. Alles, was nicht zur Verfügung gestellt wird, aber mit der endgültigen Leistung in Verbindung gebracht werden könnte, sollte hier angegeben werden, damit es bei Bedarf mit dem Kunden besprochen werden kann.
Kosten & Budget
Besprich die einzelnen Meilensteine für das Projekt und wie viel jeder einzelne davon kosten wird. So wird deutlich, was du für den Kunden tust und wofür sein Budget ausgegeben wird. Du solltest so detailliert wie möglich angeben, wo die Kosten auf die Löhne der Mitarbeiter/innen entfallen und wo sie für bestimmte Arbeiten in Rechnung gestellt werden. Vergewissere dich, dass du alle Kosten der Aufgabe zuordnest, für die sie bezahlt werden, damit der Kunde weiß, was er für sein Geld bekommt.
Endgültige Vereinbarung
Achte darauf, dass alle notwendigen Personen das von dir erstellte Dokument unterschreiben. Das bedeutet, dass du, dein Vorgesetzter (mindestens eine Ebene über dir) und der Kunde das Dokument unterschreiben sollten. Du solltest sicherstellen, dass mindestens zwei Personen aus dem Unternehmen des Kunden das Dokument unterschreiben, es sei denn, du arbeitest mit einem Einzelunternehmer, denn so hast du die Gewissheit, dass die Vereinbarung von der gesamten Firma getragen wird. So hast du etwas in der Hand, das du vorbringen kannst, wenn es später einmal ein Problem gibt. Du kannst dem Kunden zeigen, dass er dieses Dokument unterschrieben hat, in dem alle Informationen über das Projekt festgehalten sind.
Behalte es im Kopf
Lege das Dokument mit dem Arbeitsumfang so ab, dass jeder im Team es einsehen kann. So können sie sehen, was du versprochen hast und was nicht. Wenn sie also davon ausgehen, dass eine Aufgabe zu ihrer Aufgabe gehört, können sie nachsehen, ob sie in den Leistungen oder Annahmen enthalten ist oder ob sie unter den Ausnahmen steht. Auf jeden Fall sollte niemand Arbeiten ausführen, für die er nicht bezahlt wird oder die der Kunde nicht verlangt hat.
Aufgliederung des Arbeitsumfangs
Wenn es darum geht, die Aufgaben für dein Team zu formulieren, solltest du das Dokument für den Arbeitsumfang weiter aufschlüsseln. Auch wenn du deinem Kunden die Aufgaben erklärst, solltest du sie deinem Team noch genauer erklären, damit sie wissen, was sie tun, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein müssen. Beginne also damit, dieses Dokument so zu platzieren, dass jeder, der es braucht, darauf zugreifen kann (z. B. in deinem Gantt-Diagramm) und beginne dann damit, es aufzuschlüsseln.
Erstelle einzelne Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit jede Person weiß, was auf dem Weg dorthin passieren muss. Du kannst auch angeben, wie lange die Aufgaben dauern (oder dauern sollten) und sogar das Budget dafür, falls nötig. Denke daran, dass es wichtig ist, Erwartungen zu formulieren und jede Aufgabe einer Person oder einem Team zuzuweisen, damit sie erledigt werden kann. Du möchtest sicherstellen, dass jeder weiß, was er zu tun hat, und dass er sich mit anderen über die Aufgaben, an denen er arbeitet, austauschen kann.
Lade dein Team ein, Kommentare, Fragen oder Bedenken in das Dokument zu schreiben, damit alle sie sehen können. Das kann auch direkt in dem Gantt-Diagramm geschehen, das du für das Projektumfangsdokument erstellst. Auf diese Weise kann jeder sehen, was die anderen sagen. Sie können auch sicherstellen, dass Fragen und Bedenken schnell beantwortet werden und dass alle Beteiligten wissen, wenn der Arbeitsumfang oder die endgültigen Ergebnisse, die du deinem Kunden liefern wirst, geändert werden. Fördern Sie die ständige Kommunikation mit anderen Teammitgliedern.
Was du lieferst
Letztendlich wird dein Umfangsdokument eine ganze Menge Zeit und Mühe kosten. Du wirst viel Arbeit hineinstecken müssen und du musst dir auch die Zeit nehmen, es mit dem Kunden und deinem Vorgesetzten durchzugehen. Plane mindestens ein Treffen ein, um das Dokument durchzugehen, nachdem du es an deinen Vorgesetzten und den Kunden weitergegeben hast. Schicke es per Post oder E-Mail und gib ihnen eine Woche Zeit, um das Dokument alleine durchzugehen. Vereinbare einen Termin, wenn du das Dokument versendest, damit sie wissen, bis wann sie es ausgewertet haben müssen.
Wenn der Termin feststeht, setzt du dich mit beiden Parteien zusammen (oder mit einer nach der anderen, wenn du möchtest) und gehst das Dokument durch. So kannst du sicherstellen, dass jeder versteht, was versprochen wird und was nicht. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass du alle notwendigen Änderungen vornehmen kannst, bevor du mit der Umsetzung des Plans beginnst. Du musst sicher sein, dass alle mit dem Plan einverstanden sind und ihn abzeichnen, bevor die Arbeit beginnt. Wenn du all das tust, bist du besser auf das endgültige Ergebnis vorbereitet.
