Definition des Projektvorschlags
Ein Projektvorschlag kann als schriftliches Dokument definiert werden, das die Kernaussage deines Projekts umreißt. Er enthält den Hintergrund, die Ziele und den Umfang des Projekts und zeigt auf, was du mit dem Projekt erreichen willst und wie du es erreichen willst.
Die Erstellung eines Projektvorschlags gibt den Menschen einen Überblick über deine Vision und sollte erklären können, warum sie wichtig ist und welche Maßnahmen du ergreifen wirst, um sie zu verwirklichen. Projektvorschläge können viele Funktionen haben. In der Regel werden sie verwendet, um die Zustimmung der Stakeholder zu erhalten, aber in vielen anderen Fällen können sie auch dazu dienen, ein neues internes Projekt zu präsentieren).
Das Ziel eines Projektvorschlags ist es, die Aufmerksamkeit der Stakeholder und Projektsponsoren zu gewinnen. Warum? Weil Projekte finanzielle Unterstützung benötigen, und um diese zu erhalten, musst du natürlich detailliert nachweisen, wie dein Projekt den Menschen nützen kann. Es sollte ein bestimmtes Problem angehen, ein bestehendes Problem lösen oder eine einmalige Gelegenheit nutzen.
Außerdem kommt das Schreiben eines Vorschlags dem Projekt selbst zugute, denn er sorgt für Struktur, Koordination und eine Vision. Er hilft dabei, die Ressourcen, Aufgaben, Ausrüstung und das Budget festzulegen, die für die Durchführung des Projekts notwendig sind, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und das Projekt zum Erfolg zu führen.
Was du beim Schreiben eines Projektvorschlags beachten solltest
Beim Schreiben eines Vorschlags gibt es mehrere wichtige Aspekte zu beachten. Um einen effektiven Projektvorschlag zu schreiben, musst du dir strategische Fragen stellen, z. B:
- Kernproblem: Was ist das Kernproblem, das du vorstellst und zu lösen versuchst?
- Ressourcen: Welche Ressourcen werden zur Verfügung stehen? Und welche sind bereits verfügbar?
- Zeitplan: Mit welchem Zeitrahmen oder Zeitplan wirst du arbeiten?
- Budget: Wie hoch ist dein spezifisches Budget? Hat es Auswirkungen auf laufende Projekte oder Initiativen?
- Strategische Ziele: Steht dein Projekt im Einklang mit den Zielen des Stakeholders und anderer Beteiligter?
- Zuständigkeiten: Wer wird für das Projekt verantwortlich sein?
- Nutzen: Wie wird der Stakeholder vom Abschluss des Projekts profitieren? Wie werden deine Kunden davon profitieren?
- Projektergebnisse: Welche Ergebnisse sind bei Projektabschluss zu erwarten?
Wie man einen Projektvorschlag schreibt
Betrachte einen Projektmanagementvorschlag als ein Mittel, um andere davon zu überzeugen, dass dein Projekt einen soliden Hintergrund und einen guten Grund für seine Existenz hat. Um das zu erreichen, musst du einen Vorschlag ausarbeiten, der die Bedürfnisse deiner Stakeholder erfüllt. Dieses Dokument muss in der Lage sein, deine Ideen den Personen zu vermitteln, die sie genehmigen müssen. Um einen effektiven Projektvorschlag zu schreiben, musst du verschiedene Elemente und Abschnitte beachten.
- Kurzfassung. In der Zusammenfassung erklärst du das Projekt und fängst die Aufmerksamkeit deines Publikums ein. Sie sollte kurz, prägnant und motivierend sein. Beschreibe, was du erreichen willst und warum die Idee für sie wichtig ist.
- Hintergrund. In diesem Abschnitt geht es um Präzedenzfälle und darum, wie dein Projekt von früheren ähnlichen Projekten profitieren kann. Es ist vor allem eine kurze Geschichte darüber, was du über erfolgreiche Projekte gelernt hast und wie die Informationen für dein nächstes Projekt nützlich sein könnten.
- Anforderungen. In diesem Abschnitt solltest du beschreiben, was du für die Durchführung deines Projekts brauchst: Materialien, Ressourcen, Budget und Fähigkeiten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.
- Zeige eine Lösung auf. In diesem Abschnitt geht es darum, wie dein Vorschlag ein bestimmtes Problem lösen wird. Beschreibe, was du erreichen willst, und überzeuge den Leser davon, dass du das einzigartige Problem und die Situation, die du lösen willst, erkennen kannst. Fähigkeiten, Verfahren und Projektmanagementtechniken sollten aufgelistet werden, um zu zeigen, wie die Arbeit effektiv durchgeführt werden soll.
- Zeitplan und Budget. Erstelle eine Schätzung für den Zeitplan deines Projekts. Füge Meilensteine und Phasen der Fertigstellung hinzu. Dieser Abschnitt sollte auch eine grobe Schätzung der Gesamtkosten für das Projekt enthalten.
- Entscheidungsträger. Dieser Abschnitt sollte den Leser darüber informieren, wer die Entscheidungsträger im Projektteam sind und wer für die Leitung des Projekts verantwortlich ist. Außerdem sollte hier geklärt werden, welche externen Interessengruppen das Projekt absegnen müssen. Im Grunde genommen geht es in diesem Abschnitt darum, wer das Projekt während seines gesamten Lebenszyklus genehmigen wird.
- Anhang. Dieser letzte Abschnitt enthält alle zusätzlichen Informationen und Unterlagen, die deinem Projekt zugrunde liegen. Hier kannst du interessante Fakten oder Statistiken einfügen, die deine Leserinnen und Leser vielleicht noch genauer kennenlernen möchten.
So verwendest du die Projektvorlage von Instagantt
Projektvorschläge liefern den Hintergrund, die Ziele, die Vision und den Umfang und helfen zu zeigen und zu kommunizieren, was du mit der Durchführung des Projekts erreichen willst. Indem du die Informationen ordnest und die Bedeutung des Plans beschreibst, wird es für die Teams einfacher, den Anweisungen zu folgen und sich auf das Erreichen der Ziele zu konzentrieren.
Projektmanagement-Software, wie z.B. Instagantt(Gantt Chart Maker), kann zur Erstellung und Gliederung von Projektvorschlägen verwendet werden, vor allem weil sie Platz für die Auflistung von Aufgaben, Zeitplänen und das Anhängen und Dokumentieren von Informationen bietet. Außerdem verbessern sie die Teamarbeit, indem sie eine Online-Zusammenarbeit ermöglichen.
Mit Instagantt, einer der besten Gantt-Chart-Online-Software, kannst du Projekte in wenigen Minuten erstellen und verwalten. Das Wichtigste dabei ist, dass du den Überblick über die verschiedenen Aktivitäten und den Gesamtfortschritt deines Plans behältst. Dank des Gantt-Diagramms kannst du nicht nur Aufgaben hinzufügen und Verantwortlichkeiten zuweisen, sondern auch einen klaren Zeitplan für deine Arbeit erstellen.
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