Was ist Workload Management für effektives Teammanagement?

Wenn einige Teammitglieder unter einer zu hohen Arbeitsbelastung leiden, werden sie nicht so produktiv sein, wie sie es eigentlich sind, und einige Mitarbeiter suchen immer wieder nach einer Gelegenheit, ihre innovativen Ideen einzubringen, finden aber keine.

Ein Projektmanager muss also wissen, was Workload Management ist und warum es notwendig ist.

Was ist Workload Management?

Workload Management ist nichts anderes als die faire Verteilung der Arbeit auf die Teammitglieder mit der richtigen Zeiteinteilung. Bevor du ein Projekt in Angriff nimmst, musst du wissen, ob dein Team die Kapazität hat, das Projekt abzuschließen oder nicht. Jeder Projektmanager muss wissen, was Workload Management ist und wie er die Arbeitslast unter den Teammitgliedern verteilen kann, um sie produktiver und innovativer zu machen.

Wenn ein Arbeitnehmer, der sein Bestes gibt, zu viel Arbeit hat, kann er manchmal nicht seine beste Leistung bringen. Eine höhere Arbeitsbelastung beeinträchtigt nicht nur die Arbeitsfähigkeit, sondern auch die Gesundheit der betreffenden Person.

Das Workload-Management umfasst die folgenden Dinge, die ein Projektmanager verwalten muss.

Kategorisierung und Organisation als Schlüssel zum Erfolg betrachten

Um eine Arbeit abzuschließen, musst du nach der richtigen Strategie suchen, z. B. die Arbeit in kleine Teile aufteilen und sie nach ihrer Wichtigkeit ordnen. Wenn ein Projektmanager die Arbeit in kleine Stücke aufteilt, muss er sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisieren. Es wäre einfach, zuerst die erste Aufgabe zu erledigen und dann die nächste.

Das Team proaktiv leiten.

Zweitens ist es wichtig, gute Beziehungen zu den Teammitgliedern aufzubauen, um ihnen das Gefühl zu geben, dass du sie am Arbeitsplatz anleitest und unterstützt, anstatt ihnen Vorschriften zu machen. Als Projektleiter/in bist du dafür verantwortlich, dein Team zu ermutigen, seine Energie zu steigern.

Planen der Aufgaben mit einer Frist

Die Berücksichtigung des Zeitplans ist ein wichtiger Punkt bei der Verwaltung der Arbeitsbelastung. Wenn du für jeden Mitarbeiter Fristen festlegst, sind sie verantwortungsvoller und produktiver.

Den Fortschritt verfolgen

Indem du den Fortschritt eines Projekts verfolgst, kannst du feststellen, ob jedes Teammitglied auf dem richtigen Weg ist oder nicht. Wenn nicht, finde den Grund dafür heraus. Du kannst das Arbeitspensum und den Abgabetermin besprechen. Normalerweise ist es ein Hindernis, Fristen zu überschreiten.

Effektiver Einsatz von Ressourcen

Zweifellos hast du Mitarbeiter für die Arbeit eingestellt, aber im Zeitalter der Technologie sind Maschinen für ihre Unterstützung da. Stelle also sicher, dass du deinem Mitarbeiter alle Ressourcen zur Verfügung stellst, die er zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt.

Wie kann ein Projektmanager proaktiv sein Arbeitspensum managen?

Ein Projektmanager muss proaktiv arbeiten, indem er Zeit, Team und Aufgaben managt, um sein Unternehmen produktiver zu machen. Das Management der Arbeitsbelastung ist möglich, wenn Manager/innen einige Tipps und Tricks befolgen.

- Identifizierung der genauen Arbeitsbelastung

Wenn du weißt, was Workload Management ist, kannst du die Arbeitsbelastung des Projekts besser bestimmen. Du kannst die Arbeitsbelastung des Projekts auf die Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen aufteilen. Die Ingenieure entwickeln einen Bauplan, die Arbeiter bauen das Gebäude, der Finanzmanager kümmert sich um die Ausgaben und die Transportabteilung importiert und exportiert die Ressourcen.

- Aufspüren der Teammitglieder mit mehr und weniger Arbeit

Wenn du nicht planst und Strategien zur Bewältigung der Arbeitsbelastung entwickelst, bist du dir über die Verteilung der Arbeitsbelastung nicht sicher. Das führt dazu, dass du einige Mitarbeiter/innen überlastest und andere mit einem zu geringen Arbeitspensum zurücklässt. Du musst herausfinden, welche Teammitglieder mehr Arbeit haben und versuchen, diese auszugleichen, damit sie ihre außergewöhnlichen Leistungen zeigen können.

- Workload-Ansicht und -Management mit Instagantt

Mit Hilfe der Instagram-Arbeitslastansicht können Projektmanager die Aufgaben gleichmäßig auf die Teammitglieder verteilen, damit niemand zu viel oder zu wenig leistet. Das hilft dir, Aufgaben effizienter zu verwalten, und du wirst eine höhere Produktivität erreichen. Mit der Ansichtsoption für alle Projekte auf Instagantt kannst du dir ganz einfach einen Überblick über den Fortschritt verschaffen und herausfinden, wie du Projekte in Zukunft besser verwalten kannst.

- Das Arbeitspensum in kleine Aufgaben aufteilen

Um die tatsächliche Arbeitsbelastung zu erkennen, musst du die Arbeit in die entsprechenden Abteilungen aufteilen und sie dann den entsprechenden Teammitgliedern zuweisen.

- Organisation der Aufgaben und des Teams

Es ist notwendig, dein Team zu organisieren, und das ist möglich, wenn die Aufgaben organisiert sind. Wenn du eine Liste mit Aufgaben und Teammitgliedern vor jeder spezifischen Aufgabe hast, kannst du die Häufigkeit herausfinden und die Arbeitsbelastung ausgleichen, wenn es ein Problem gibt.

- Kategorisierung von Aufgaben und Finden der großen Felsen

Wenn du ein Response-Team bei der Arbeit an einem Projekt leitest, musst du die Wichtigkeit jeder Aufgabe kennen und sie mit deinem Team besprechen. Also kategorisiere die Aufgaben in 4 Quadranten:

- Dringend, wichtig

- Dringend, nicht wichtig

- Wichtig, nicht dringend

- Nicht wichtig, nicht dringend

Wenn dein Team lernt, seine täglichen Aufgaben in diese vier Quadranten zu kategorisieren, wird es nicht überfordert und kann seine Aufgabe leicht erledigen, indem es die Frist einhält.

- Planung durch Nachdenken über die Konsequenzen

Das Management der Arbeitsbelastung ist knifflig, und du musst es taktvoll handhaben. Wenn du das Ende im Hinterkopf hast, bevor du die Aufgaben an deine Teammitglieder verteilst, kannst du die Erfolgschancen erhöhen.

- Entwicklung von Strategien zur Stressbewältigung

Wenn es mehr Arbeit am Arbeitsplatz gibt, gibt es auch mehr Stress. Es ist unmöglich, mit der gleichen Strategie weiterzuarbeiten und Energie zu verbrauchen. Stressmanagement ist also notwendig, um das Arbeitsumfeld gesund zu halten.

- Dein Team motiviert und frisch halten

Lass die Moral deines Teams nicht durch eine ungleiche Verteilung der Arbeitslast sinken. Wenn die Arbeitsbelastung eines Teammitglieds seine Kapazität übersteigt, verteile sie auf andere, die eine geringere Arbeitsbelastung haben.

- Berücksichtige die Bedürfnisse der Mitarbeiter, wenn sie bei der Arbeit sind

Wenn deine Mitarbeiter/innen eine Software oder eine Maschine benötigen, um ihre Aufgaben leichter zu erledigen, solltest du sie ihnen zur Verfügung stellen. Das wird ihnen helfen, ihre Arbeit zu bewältigen.

- Gesundheitsmanagement für Arbeitnehmer

Eine weitere Möglichkeit, das Arbeitspensum zu bewältigen, ist die Gewährung von bezahltem Urlaub, Ausflügen, Mittag- oder Abendessen, damit sie den Stress, den sie den ganzen Monat oder die ganze Woche über hatten, abbauen können.

Warum brauchen Projektmanager/innen ein Workload-Management?

Denkst du immer noch darüber nach, warum ein Projektmanager wissen sollte, was Workload Management ist und wie es nützlich ist? Hier sind ein paar ermutigende Punkte für dich.

Ein gesundes Umfeld am Arbeitsplatz zu schaffen.

Wenn ein Projektmanager das Arbeitspensum richtig verwaltet, haben die Beschäftigten ein gesundes Umfeld am Arbeitsplatz, weil es keine Konflikte über Bevorzugung oder Erleichterung für einige Mitglieder gibt.

Die Arbeitsbelastung jedes Mitarbeiters auszugleichen.

Jeder Mitarbeiter hätte das gleiche Arbeitspensum, so dass er zufriedener und ruhiger ist. 

Um Bluffs zu vermeiden

Wenn die Arbeitsbelastung unter den Teammitgliedern ausgeglichen ist und niemand zu erschöpft ist, gibt es keine Bluffs.

Um innovative Ideen zu bekommen.

Frische Köpfe bringen kreative und innovative Ideen, und das ist möglich, wenn ein Projektmanager das Arbeitspensum richtig verwaltet. Ein erschöpfter Geist kann nicht kreativ denken, sondern findet Wege, um einen Haufen Arbeit loszuwerden.

Um die Energie der Mitarbeiter zu erhalten.

Ein ausgewogenes Arbeitspensum verhindert, dass ein Arbeitnehmer seine Energie bei der Bewältigung von Aufgaben verliert, die nicht unter seiner Kontrolle stehen, die er aber erledigen muss. Das hilft dem Arbeitnehmer, frisch zu bleiben und seine Energie bis zum Ende des Tages aufrechtzuerhalten.

Den Umsatz des Unternehmens zu verbessern.

Wenn die Beschäftigten gesund und innovativ sind, wird das Unternehmen mit Sicherheit seinen Jahresumsatz steigern, indem es viele erfolgreiche Projekte in Angriff nimmt.

Was bei der Planung des Workload-Managements zu beachten ist

Führungsqualitäten sind für jeden Manager wichtig, da er ein Team leitet und ein Vorbild für seine Mitarbeiter ist. Bevor er also eine Initiative ergreift, muss er sich Gedanken über das Ziel machen. Wenn ein Projektmanager weiß, was Workload Management ist und diese Strategie anwenden will, muss er einige wichtige Dinge beachten.

Die Bedürfnisse des Unternehmens

Der Schwerpunkt muss auf den Bedürfnissen des Unternehmens liegen. Ein Projektmanager sollte die Erwartungen des Unternehmens an dieses Projekt verstehen. Er muss das Motto und das Ziel des Unternehmens kennen, wenn er das Projekt startet. Deshalb sollte er die Strategien entsprechend entwickeln.

Bedürfnisse der Arbeitnehmer

Zweitens: Das Wichtigste ist, dass sich die Mitarbeiter bei der Arbeit wohlfühlen und frisch sind. Der Projektmanager sollte also die Bedürfnisse der Beschäftigten verstehen, damit sie sich am Arbeitsplatz wohlfühlen. Auf diese Weise tut er ihnen einen Gefallen und bindet sie an das Unternehmen.

Rate der Produktivität

Ein Unternehmen erwartet, dass es besser abschneidet als beim letzten Mal, also entwickelt es neue Strategien, um produktiver zu werden. Ein Projektmanager ist dafür verantwortlich, die Produktivitätsrate bei unterschiedlichen Arbeitsbelastungen zu berechnen.

Koordinierung mit dem Team

Als Projektmanager/in musst du dein Arbeitspensum managen. Du solltest auf die Koordination mit deinem Team achten. Wenn es irgendwo hapert, musst du diese Lücke schließen, damit du das Problem am Arbeitsplatz in Bezug auf die Arbeitsbelastung erkennen kannst.

Die Lücken zwischen zu viel und zu wenig aufspüren

Du solltest die Kluft zwischen den Beschäftigten mit zu hohem und zu niedrigem Arbeitspensum nicht vernachlässigen. Das kann zu ernsthaften Konflikten führen und den Anstand am Arbeitsplatz ruinieren.

Fazit

Um den Arbeitsplatz zu einem produktiven Ort zu machen, musst du wissen, was Workload Management ist und wie es für den Erfolg eines Projekts nützlich ist.