Bei der Arbeit an einem Projekt stoßen wir oft auf Probleme und versuchen, sie mit verschiedenen Methoden zu lösen, aber es gelingt uns nicht. Manchmal suchen wir direkt nach der Lösung und nennen sie "Smart Work". Smart Work ist nicht für alle Probleme geeignet, sondern wir müssen erst einige detaillierte Beobachtungen machen und dann nach einer Lösung suchen. Zu diesem Zweck muss der Projektmanager die 5 Warum-Tools kennen und sie durchgehen, um die Ursache des Problems zu finden.
Wenn du lernst, was das 5-Whys-Tool ist, erfährst du, welche Vorteile es hat und wie du das Problem finden kannst. Wenn du weißt, was die Ursache des Problems ist, kannst du effizient nach Lösungen suchen. Der Versuch, ein Problem zu lösen, ohne die Ursache zu kennen, ist so, als würdest du etwas in einem tiefen Meer der Dunkelheit anvisieren, in dem nichts zu sehen ist. Bevor du dich also auf die Suche nach einer Lösung machst, solltest du nach der Ursache des Problems suchen, die dich daran hindert, dein Ziel zu erreichen.
Was sind die 5 Whys?
Was ist das 5-Whys-Tool? Es ist wie ein Leuchtturm, der dir hilft, den Weg zu finden, indem er die Hürden und andere Ablenkungen auf deinem Weg kennt. Wenn du an einem Projekt arbeitest, hast du mit verschiedenen Aufgaben zu tun, die zu dir oder deinen Teammitgliedern gehören können.
Mit den 5 Warum kannst du dein Team zusammenstellen, es anleiten, nach dem Prozess suchen, um das Problem zu verfolgen, und dann die Strategien festlegen, um die Lösungen herauszufinden. Wenn du das Gefühl hast, dass du mit einem anderen Problem konfrontiert bist und schon länger nach Lösungen suchst, dann solltest du dich nach einer anderen Methode umsehen, um zu lernen, was das 5-Warums-Tool ist und wie es dir bei der Lösung von Problemen helfen kann.
Es ist nicht leicht, mit Problemen umzugehen, aber wenn du lernst, was das 5 Warum-Tool ist, und anfängst, es anzuwenden, wirst du den Weg finden, weil du die Ursachen kennst. Bei der 5-Warum-Methode geht es darum, die Frage zu stellen, warum das Problem auftritt, was bedeutet, dass du versuchst, die Ursachen aufzuspüren, die es nicht zulassen, dass das Problem verschwindet.
Wann musst du das 5-Whys-Tool anwenden?
Denkst du darüber nach, wann du lernen solltest, was das 5-Whys-Tool ist und wie du es einsetzen kannst, um die besten Ergebnisse zu erzielen? Du solltest eine Vorstellung davon haben, wann du das 5-Whys-Tool anwenden musst, um den Ursachen von Problemen auf die Spur zu kommen, die dich auf deinem Weg zum Erfolg behindern. Wenn du denkst, dass du die folgenden Situationen erlebst, solltest du wissen, was das 5-Whys-Tool ist.
Wenn du mit komplexen Problemen konfrontiert bist
Wenn du mit einem komplexen Problem konfrontiert bist, das es dir nicht erlaubt, nach der nächsten Bearbeitung deines Projekts zu suchen, und du auch nach vielen Mühen nicht aus ihnen herauskommst, solltest du nach den 5 Whys suchen. Manchmal versuchst du, das Problem zu beseitigen, aber du bist nicht in der Lage dazu und findest das Problem zu komplex. Bei solchen komplexen Problemen helfen dir die 5 Whys, alle Ursachen für das Problem zu finden.
Wenn dein Team auf der Suche nach etwas Motivation ist
Normalerweise ziehen wir unsere Teams bei der Arbeit an einem Projekt hinzu, vor allem, wenn es sich um ein kommerzielles Großprojekt handelt. Es braucht ein großes Team, aber du kannst nicht glauben, dass du das Projekt allein durch die Einstellung des Teams abschließen kannst. Nein, denn nicht alle Teammitglieder sind in der Lage, Probleme während der Arbeit zu erkennen, aber es ist notwendig, nach der Art des Problems zu suchen und es rechtzeitig zu lösen. Wenn du also dein Team motivieren willst, damit es selbstständig arbeiten kann, solltest du es über das 5-Whys-Tool informieren und es darauf vorbereiten, mit dem Problem umzugehen.
Die Ursachen für einfache Probleme herausfinden.
Oft finden wir die Lösung nicht, weil wir ein wenig nachlässig sind oder nicht clever genug arbeiten. Wir müssen klugerweise in die Probleme hineinschauen, anstatt direkt nach Lösungen zu suchen. Wie kannst du nach diesen Ursachen suchen?
Ja, du kannst auch die Ursachen einfacher Probleme aufspüren, indem du ein Brainstorming durchführst und dir und deinem Team einige Fragen stellst. Die Fragen müssen zu einer Familie gehören wie Warum hast du dein Ziel nicht erreicht? Warum konnte ich nicht pünktlich fertig werden? Warum ist dein Produkt nicht auf dem neuesten Stand? Nach diesem Brainstorming wirst du sicher die Ursachen für viele einfache Probleme finden.
Zur Bestimmung der Prozesse, die nicht geeignet sind
Wenn du nach den richtigen Prozessen suchst, um an dein Ziel zu kommen, kannst du das 5-Whys-Tool verwenden. Dieses Tool hilft dir, die Teile des Prozesses zu bestimmen, die nicht angemessen sind und dich von deinem eigentlichen Weg ablenken. Die 5 Gründe helfen dir, den irreführenden Punkt zu finden und dein endgültiges Ziel zu erreichen.
Schritte zum Ausfüllen der 5 Whys
Wenn du wissen willst, was das 5-Warum-Tool ist und wie man es einsetzt, brauchst du auch die Leitschritte, um die 5 Whys auszufüllen. Die folgenden Schritte helfen dir, deine Position in jedem Projekt zu klären.
Bilde dein Team
Zuallererst brauchst du ein Team, das dich bei der Erledigung verschiedener Aufgaben unterstützt. Wenn wir uns mit Führungsgewohnheiten beschäftigen, werden wir erfahren, wie wichtig Synergieeffekte und die Arbeit im Team sind. Dieses Phänomen besagt, dass 1+1=3 ist, was bedeutet, dass zwei Köpfe, die zusammen an einem Problem arbeiten, mehr als zwei Lösungen finden.
Wenn du ein Team zusammenstellst, solltest du nach den Kompetenzen der Teammitglieder suchen, damit du ihnen die entsprechenden Aufgaben zuweisen kannst. Ordne die Teammitglieder in Kategorien ein und ernenne einen von ihnen zum Meister oder Leiter. Der Teamleiter behält den Überblick über die Aufgaben des Teams. Der Teamleiter sorgt dafür, dass sich die Teammitglieder auf ihre Aufgabe konzentrieren und hilft ihnen, alle benötigten Ressourcen bereitzustellen, die sie benötigen.
Problem definieren
Wenn du ein Expertenteam ausgewählt hast, musst du das Problem durchgehen, indem du Beobachtungen und Analyseberichte erstellst. Wann immer du an großen Projekten arbeitest, arbeitest du mit einem oder mehreren Teams zusammen. Es gibt mehr als genug Gelegenheiten, bei der Teamarbeit Probleme zu haben, z.B. wegen mangelnder Kommunikation und vielen anderen Gründen.
Angenommen, zwei Teams, Team A und Team B, arbeiten mit dir an einem Projekt, und Team A zeigt nicht die erwarteten Ergebnisse.
Das ist alarmierend für den Projektabschluss und muss rechtzeitig behoben werden, bevor dein Projekt zusammenbricht. Um die Dinge rechtzeitig in Ordnung zu bringen, musst du nach dem Problem suchen, wegen dem Team A im Rückstand ist und nicht reibungslos vorankommt. Der zweitwichtigste Schritt ist also, das Problem zu definieren, das das Team daran hindert, sein Ziel zu erreichen.
Suche jetzt nach den 5 Gründen für das Problem.
Wenn du das Problem definiert hast, das dein Team ablenkt und es im Hintergrund hält, musst du jetzt nach den 5 Whys suchen. Die 5 Whys helfen dir, die Ursachen für das Problem zu finden. Was du tun musst, ist, mindestens 5 Warum-Fragen zu entwerfen, die die grundlegende und leicht verständliche Frage darstellen müssen. Beginne mit dem ersten Warum, indem du die Frage stellst, warum es passiert ist, und gehe dann zu den nächsten Whys über.
Erfahre, wann du aufhören musst.
Manchmal, wenn wir anfangen, nach dem Warum zu fragen, sollten wir wissen, was das bessere Ende des Warum ist. In diesem Schritt musst du dir also der Warum-Fragen bewusster werden. Das Schreiben von Warum-Fragen ist eine schwierige und wichtige Aufgabe, die die Ursachen des Problems aufdeckt. Wenn du das Gefühl hast, dass du das Warum erreicht hast, das die Ursache des Problems offenbart, solltest du dort aufhören. In manchen Fällen, wenn du denkst, dass du die Ursachen nicht erreicht hast, kannst du so lange weitermachen, bis du die genaue Ursache nicht mehr erforscht hast.
Ergreife Maßnahmen, um das Warum zu lösen.
Jetzt kennst du die Grundursachen des Problems, nachdem du den Haltepunkt ermittelt hast. Du musst die Ursachen ordnen und sie nach ihrer Wichtigkeit kategorisieren. Nach der Kategorisierung musst du jede Ursache des Problems nacheinander angehen, indem du für jede eine spezielle Strategie festlegst.
Weiter beobachten
Während du alle "Whys" durchgehst und die Ursachen des Problems ansprichst, solltest du jeden Schritt deines Teammitglieds im Auge behalten und weiter abschließen.
Wie sind die 5 Whys von Vorteil?
Die 5 Whys helfen den Projektmanagern in vielerlei Hinsicht:
- Wir helfen dir dabei, die Ursachen des Problems zu finden.
- helfen dir, Zeitverschwendung durch schnelle und falsche Entscheidungen zu vermeiden
- Jeder kann es aufgrund seiner Einfachheit und Leichtigkeit nutzen
Welche Einschränkungen können wir bei der Anwendung der 5 Whys beobachten?
Zweifelsohne ist 5 Whys ein großartiges Werkzeug, um die Ursachen eines Problems aufzuspüren, aber es bringt auch einige Einschränkungen mit sich.
- Es ist einfach, aber nicht für jeden fließend. Die Person muss wissen, was das 5-Whys-Tool ist und wie man es effektiv einsetzt.
- Wenn du nicht genügend Wissen über die Projektschritte hast, kannst du die Ursachen von Problemen nicht aufdecken.
Fazit
Du musst beim Lernen über das 5-Whys-Tool alle Aspekte durchgehen, um seine eigentliche Essenz zu verstehen und die Vorteile dieses Tools voll auszuschöpfen.
