Was ist Ressourcenplanung und wie wichtig ist sie für Projektmanager/innen?

Bevor er mit dem Projekt beginnt, sollte der Projektmanager einen Plan aufstellen, in dem er aufzeigt, wo er das Projekt beginnen wird, wie viele Teammitglieder er benötigt und wie viele er sich leisten kann. Der Projektmanager muss sich auch Gedanken darüber machen, wie hoch das Budget der Beteiligten ist, welche Ressourcen er benötigt, einschließlich der Gehälter der Mitarbeiter, der Transportmittel und des Materials, das für das Projekt benötigt wird. Mit einfachen Worten: Es ist wichtig zu verstehen, was Ressourcenplanung bedeutet. 

Ressourcenplanung: Ein Einblick in das, was es ist

Wenn du erfährst, was Ressourcenplanung und Ressourcenzuweisung sind, wirst du erfahren, wie du die verschiedenen Ressourcen, die du für das Projekt brauchst, ermitteln, einschätzen und zuweisen kannst. Die Ressourcenplanung ist keine einfache Aufgabe, aber sie erfordert Zeit, eine gesunde Denkweise und Führungsqualitäten, damit du alles besser bewältigen kannst, indem du dein Team proaktiv leitest.

Mit dieser Aufgabe plant ein Projektmanager nicht nur die Ressourcen, sondern entscheidet auch, wie er die festgelegten Ressourcen effektiv einsetzt.

Bei der Ressourcenplanung verwenden die Projektmanager/innen eine Software, um das Team nach den Fähigkeiten und Ressourcen, die sie einsetzen werden, einzuteilen. Auch der Zeitplan ist eine große Hürde, wenn er nicht vor Beginn des Projekts festgelegt wird. Auf diese Weise kann er jedem Teammitglied die Arbeit entsprechend seiner Fähigkeiten zuweisen.

Welche Elemente sind Teil der Ressourcenplanung?

Um zu verstehen, was Ressourcenmanagement ist, muss ein neuer Projektmanager die wichtigen Komponenten der Ressourcenplanung kennen. Die wichtigsten Elemente, ohne die eine Fertigstellung des Projekts unmöglich ist, sind ein qualifiziertes und reaktionsschnelles Team, eine Zeiterfassung, genaue Daten über die Ressourcen, genaue Vorhersagen, die Einteilung des Teams nach seinen Fähigkeiten und die Budgetverwaltung.

Hier werden wir lernen, wie wir all diese Komponenten effektiver angehen können, um den Projekteffekt erfolgreich zu machen.

Teambildung für ein Projekt

Ohne ein Team kann eine einzelne Person das Projekt nicht bewältigen und pünktlich abliefern. Es ist nicht möglich, dass ein Projektmanager ein zu breites Spektrum an Fähigkeiten hat. Die Fähigkeiten sind begrenzt, und auch die Arbeitskapazität einer Person ist begrenzt. Deshalb muss ein Projektmanager ein Team für sein Projekt zusammenstellen.

Er muss eine Mindmap über die Aufgaben erstellen, die er den verschiedenen Teammitgliedern zuweist, und die für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Fähigkeiten festlegen. Der Projektmanager sichtet die Mitarbeiter der Organisation und stellt neue ein, wenn er es für nötig hält. Die Teambildung ist also eine notwendige, zeitaufwändige und teure Komponente der Ressourcenplanung.

Aufzeichnung der Zeit

Die Zeit ist ebenfalls ein wichtiges Element der Ressourcenplanung, da sie es dir ermöglicht, die erwartete Zeit für bestimmte Aufgaben, ihre Fristen und auch die Lieferung festzulegen. Auf diese Weise kann der Projektmanager die Arbeit seines Teams und den Fortschritt des Projekts leicht nachverfolgen, indem er sie mit dem erwarteten Umfang abgleicht, den er zu Beginn festgelegt hat. Die Zeiterfassung hilft dabei, von Zeit zu Zeit Besprechungen mit dem Team und den Stakeholdern zu organisieren. Der Projektmanager kann den Zeitplan früher in Angriff nehmen, wenn er ein paar zusätzliche Stunden oder Minuten findet, damit er das Projekt nicht zu spät abliefern muss.

Richtige Daten

Daten aus früheren Projekten helfen dem Projektmanager auch dabei, die bessere Nutzung von Ressourcen und Zeit vorherzusagen. Da Daten ein wichtiger Bestandteil der Ressourcenplanung sind, müssen sie richtig und verständlich sein.

Richtige Antizipation

Bei der Ressourcenplanung kannst du nicht genau sagen, wie viel Material du verbrauchen wirst, wie viel Zeit du brauchen wirst und welche Teammitglieder dich unterstützen werden. Du kannst die genauen Zahlen nicht sagen, aber du kannst das Nächstliegende vorhersagen.

Vergewissere dich also, dass du den Arbeitsaufwand, die Zeit und die Arbeitskraft für die Fertigstellung eines Projekts kennst. Erstelle eine geschätzte Liste mit all diesen wichtigen Dingen und plane entsprechend. Wenn du richtig vorausplanst, wirst du viel Zeit haben, um die Hürden, die auf dein Projekt zukommen, zu überwinden.

Gruppen von Arbeitnehmern nach ihren Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit zusammenstellen.

Organisation ist der beste Schlüssel, um dein Team und deine Aufgaben leicht zu bewältigen. Als Projektmanager/in solltest du das Profil jedes Teammitglieds kennen, damit du dessen Fähigkeiten bestimmen kannst. Wenn du die Fähigkeiten aller Teammitglieder kennst, kannst du die Aufgaben besser nach ihren Spezialgebieten verteilen. Y

Du solltest auch über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter Bescheid wissen, denn einige von ihnen sind für zusätzliche Stunden verfügbar, während andere nur für bestimmte Stunden verfügbar sind.

Haushaltsführung

Der letzte, aber nicht weniger wichtige Teil der Ressourcenplanung ist das Budget, ohne das ein Unternehmen sein Projekt gar nicht starten kann. Bei der Festlegung des Budgets kann sich der Projektmanager an dem vorherigen Projekt orientieren. 

Schritte bei der Ressourcenplanung, die du kennen solltest

Um zu verstehen, was Ressourcenplanung bedeutet, musst du ihre wichtigsten Schritte kennen. Jeder Schritt ist von großer Bedeutung, und du musst ihn sorgfältig planen, damit die Ausführung reibungslos verläuft. Die Ressourcenplanung umfasst die folgenden wichtigen Schritte.

- Erstelle eine To-Do-Liste, um ein klares Ziel vor Augen zu haben.

Glaubst du, du kannst ein Projekt abschließen, wenn du nicht weißt, was du heute, morgen, die ganze Woche oder einen Monat lang tun sollst? Das ist unmöglich. Der Titel des Projekts reicht nicht aus, um es abzuschließen. Jedes einfach aussehende Projekt hat viele komplexe Teile.

 Du musst diese Aufgaben identifizieren und ihre Listen erstellen. Wenn du die Aufgaben kennst, weißt du auch sehr gut, wem du diese Aufgaben zuweisen wirst und kannst eine geeignete Strategie entwickeln.

- Teammitglieder durch eine Einführungsveranstaltung in den Ablauf einbeziehen

Es ist wichtig, dass du dich mit deinem Team abstimmst, indem du zu Beginn ein Treffen abhältst, bei dem du ihnen nicht nur ihre Aufgaben zuteilst, sondern auch mehr über sie erfährst. Bei dieser Besprechung teilst du alle wichtigen Punkte über das Projekt und den Termin mit.

Dieses Treffen ist notwendig, damit dein Team die richtige Arbeitsweise versteht, indem es dem richtigen Weg folgt, den du mit ihm teilen wirst.

- Nimm die Ressourcen je nach Art und Bedarf des Projekts

Wenn du lernst, was Ressourcenplanung ist, musst du die Tricks kennen, um die Ressourcen und den Bedarf des Projekts zu vergleichen. Wenn du die falsche Ressource auswählst oder keinen Plan für die Projektressourcen erstellt hast, wirst du auf viele Hürden stoßen.

Bei der ersten Besprechung mit deinem Team solltest du sie also fragen, welche Materialien oder Ressourcen sie benötigen, um die Aufgaben zu erledigen, die du ihnen zuweist. Durch eine Diskussion kannst du die richtigen Ressourcen auswählen. Sonst werden deine Zeit und dein Geld verschwendet.

- Lege das Budget für das Projekt fest

Um ein Team einzustellen, Ressourcen zu kaufen und zu liefern, brauchst du Geld. Der Finanzmanager kann dir dabei helfen, das Budget für dein Projekt entsprechend der Finanzlage und -politik des Unternehmens festzulegen. Deshalb solltest du das Budget bereits in der Anfangsphase des Projekts festlegen.

- Monatliche Planung für verschiedene Ressourcen und Teams

Führungspersönlichkeiten zeigen ihrem Team den richtigen Weg und helfen ihnen, ihn zu verfolgen, um zu wissen, ob sie in die richtige Richtung gehen oder nicht. Sorge also dafür, dass du eine Führungsrolle übernimmst und deinem Team hilfst, einen Plan für den Monat zu entwickeln. Die Entwicklung eines Gantt-Diagramms wäre ein Pluspunkt, denn es hilft uns, die Häufigkeit der kleinen Aufgaben festzulegen, die wir in einer Woche erledigen, um ein Ziel zu erreichen. Jedes Teammitglied hat ein anderes Ziel, je nach Art der Aufgabe, die ihm vom Projektleiter zugewiesen wurde.

- Zeitmanagement und Zeiterfassung

Du kannst deine Woche in Tage und dann in Stunden unterteilen, also wie viel Zeit du an einem Tag in der Schule verbringst.

- Beobachtung vor Ort

- Treffen-Arrangements

- Projektbriefing

- Analyse etc.

Gantt Chart Software für die Zeiterfassung hilft dir zu sehen, ob du die Aufgaben, die du für Montag, Dienstag und Mittwoch festgelegt hast, erledigt hast.

- Überprüfe und aktualisiere den Ressourcenplan entsprechend dem Bedarf eines Projekts

Zur Ressourcenplanung gehört auch die Entwicklung von Strategien, um den Überblick über die verbrauchten Ressourcen und den verbleibenden Teil zu behalten. Wenn du das Gleichgewicht im Auge behältst, kannst du besser erkennen, ob du mehr hinzufügen oder aus deinem Plan streichen musst.

- Ergebnisanalyse des Projekts

Du weißt also, was Ressourcenplanung ist, aber sie endet nicht mit der Planung. Sie führt weiter zu ihrer Ergebnisanalyse. Sie helfen dir, einen Abschlussbericht zu erstellen, in dem du deine Erfolgsquote misst und die wichtigsten Lücken findest, die du und dein Team hinterlassen haben und die mit mehr Kompetenz gefüllt werden müssen.

- Stakeholder auf dem Laufenden halten

Von der Planung bis zur Durchführung solltest du die Beteiligten ständig auf dem Laufenden halten, damit sie wissen, was du tust und wie viel du investieren musst. Sie können die Schritte oder Elemente, die sie für notwendig erachten, hinzufügen oder weglassen. Auf diese Weise können sie dir nicht die Schuld geben, wenn eine unangenehme Situation auftritt. 

Gründe, warum wir die Ressourcenplanung nutzen müssen.

Ressourcenplanung ist so notwendig wie der Sauerstoff zum Atmen, sonst sind alle Bemühungen und Gelder umsonst. Wir müssen verstehen, was Ressourcenplanung ist und warum wir sie brauchen.

- Ein Projektmanager kann die Ressourcen besser verwalten

- Er wird die Frist einhalten und pünktlich sein

- Er überschreitet die Budgetgrenze nicht

- Er kann den Zeitplan entwerfen und einhalten

- Er kann mit Kapazitätsunterschieden umgehen

Schlussbemerkungen:

Wenn du wissen willst, was Ressourcenplanung ist, musst du wissen, was ihr Hauptbestandteil ist und wie ein Projektmanager sie planen und durchführen kann. und warum wir sie brauchen.