Was "out of scope" bedeutet und wie es sich auf dein Geschäft auswirkt

Wenn du etwas tust, das nichts mit deinem Inhalt, Produkt oder Geschäft zu tun hat, überschreitest du den Rahmen und ruinierst das Wesentliche. Der Käufer, Leser oder Kunde wird es nicht interessant finden und deine Dienstleistungen und Inhalte links liegen lassen und nach etwas Besserem suchen.

Nachteile einer Überschreitung des Geltungsbereichs in einem Unternehmen/Projekt

Im Folgenden findest du die Nachteile von "out of scope", die dir helfen zu verstehen, was "out of scope" bedeutet:

- Du verlierst das Interesse des Kunden

Wenn du ständig um den heißen Brei herumredest und nicht einmal über das Hauptziel deines Produkts sprichst, verlierst du mit Sicherheit das Interesse des Kunden oder des Lesers. Wenn du an einem Projekt in einem beliebigen Bereich arbeitest, musst du über die wichtigsten Details sprechen. Es wird deinen Projektfortschritt beeinträchtigen, wenn du versuchst, über beliebige Dinge zu sprechen oder beliebige Aufgaben zu erledigen. Du wirst deinen Kunden verlieren und er wird sich nach einer besseren Alternative umsehen.

Der größte Nachteil bei der Einhaltung von Regeln, die außerhalb des Projektumfangs liegen, ist, dass du das Interesse deines Kunden verlierst. Das wird sich negativ auf dein Projekt auswirken.

- Verzögerung des Projektabschlusses

Dieser Nachteil hängt in gewisser Weise mit dem ersten zusammen, denn wenn du nicht versuchst, deine Fristen einzuhalten und einfach an einem anderen Thema arbeitest, wird sich die Fertigstellung deines Projekts verzögern. Wenn du dein Projekt nicht rechtzeitig fertigstellst, führt das zu vielen anderen Problemen.

- Steigende Projektkosten

Wenn du schon lange an demselben Projekt arbeitest, wird das die Projektkosten mit Sicherheit erhöhen. Es kann sein, dass du Leute bezahlst, um das Projekt fertigzustellen, das noch nicht abgeschlossen ist. Du wirst sie weiter bezahlen müssen. Du wirst die Projektkosten tragen müssen, weil alle nur ihre Zeit verschwenden und über das Ziel hinausschießen.

Wenn du also wissen willst, was "out of scope" bedeutet, solltest du wissen, dass du den doppelten oder dreifachen Betrag für die Fertigstellung des Projekts zahlen musst, weil sich niemand darauf konzentriert hat.

- Du verlierst deine Geldgeber

Wenn jemand dein Projekt bisher finanziert hat und es noch nicht rechtzeitig fertig geworden ist, weil du oder dein Team sich mehr konzentrieren mussten, dann kann es sein, dass die Geldgeber die Finanzierung deines Projekts einstellen.

Wenn die Geldgeber dich nicht im Rahmen deines Projekts sehen und das Gefühl haben, dass du ihr Geld verschwendest, müssen sie dein Projekt möglicherweise einstellen. Das wäre also der Nachteil, wenn du den Rahmen deines Projekts sprengst und jemand es für dich finanziert.

Wie vermeidet man Fehler, die den Rahmen sprengen?

Willst du dein Projekt nicht pünktlich abschließen? Wenn ja, solltest du den Unterschied zwischen "in-scope" und "out-of-scope" kennen. Im Folgenden findest du ein paar Tipps, die dir helfen, Fehler zu vermeiden, die außerhalb des Umfangs liegen:

Kenne die Anforderungen deines Kunden

Was will dein Kunde? Bevor du mit der Arbeit an einem Projekt beginnst, musst du die Anforderungen deiner Kunden kennenlernen. Ohne die Bedürfnisse zu kennen, wirst du nicht in der Lage sein, den Kunden zufrieden zu stellen. Du wirst weiter an etwas arbeiten, das für das Projekt vielleicht gar nicht benötigt wird und so den Rahmen sprengen.

Bevor du mit dem Projekt beginnst, solltest du also zuerst etwas über deinen Kunden erfahren. Was will dein Kunde, und wie willst du ihn zufriedenstellen? Wenn du die Anforderungen kennst, wirst du niemals den Rahmen sprengen. Du wirst genau das liefern, wonach der Kunde gesucht hat. Der wichtigste Tipp ist also, deinen Kunden besser zu verstehen und im Rahmen zu bleiben, indem du die Anforderungen deines Kunden erfüllst.

Setze deine Ziele und Grenzen

Zuerst musst du deine Ziele kennen, also was du mit deinem Projekt erreichen willst, und die Grenzen, wie z. B. den Abgabetermin und die Art und Weise, wie du dein Projekt abschließen willst, indem du es in einzelne Abschnitte unterteilst. Ziele und Grenzen zu haben, wird dich auch davor bewahren, den Rahmen zu sprengen. Es ist ratsam, einen Zeitplan aufzustellen und festzulegen, wie du ihn einhalten willst. Wenn du dir Ziele setzt, wirst du mit Sicherheit innerhalb des Rahmens bleiben. Versuche also, diesen Fehler zu vermeiden.

Definiere, was außerhalb des Geltungsbereichs liegt

Du musst definieren, was "out of scope" für dein Projekt bedeutet. Wenn du die Grenzen kennst, hilft es dir, sie nicht zu überschreiten. Wenn du keine Grenzen kennst, wirst du auf jeden Fall den Umfang überschreiten, und das wird deinem Projekt nicht gut tun. Ein weiterer Tipp, den du befolgen solltest, wenn du bei der Arbeit an einem Projekt nicht aus dem Rahmen fallen willst, ist daher, die Grenzen festzulegen, bevor du mit der Arbeit beginnst und deinen Mitarbeitern Aufgaben zuteilst.

Deine Mitarbeiter sollten über Out-of-Scope wissen

Wissen deine Mitarbeiter/innen über den Umfang deines Projekts Bescheid? Wie wir bereits gesagt haben, musst du den In-Scope und den Out-of-Scope festlegen, bevor du mit der Arbeit an deinem Projekt beginnst. Jede einzelne Person, die mit dir zusammenarbeitet, sollte darüber Bescheid wissen. Du musst den Umfang deiner Mitarbeiter/innen kennen, um zu vermeiden, dass du einen Fehler machst, durch den dein Projekt außerhalb des Umfangs liegt.

Bevor ihr mit der Arbeit an dem Projekt beginnt, besprecht ihr die Details, wie ihr und eure Teams an dem Projekt arbeiten und es abschließen müsst.

Lass jeden seine Aufgaben und Grenzen kennen.

Lass deine Mitarbeiter/innen nie in Verwirrung geraten, während sie an dem Projekt arbeiten. Wenn du einer Person eine Aufgabe zuweist, lass sie diese zu Ende bringen und lass sie wissen, wenn du möchtest, dass sie etwas anderes macht. Es ist wichtig, dass du deinen Teammitgliedern vorher ihre Grenzen aufzeigst. Wenn jeder versucht, alles selbstständig zu machen, wird er mit Sicherheit seine Grenzen überschreiten.

Nichts wird rechtzeitig fertig, und die Dinge werden nur noch kritischer. Du wirst deine Zeit damit verschwenden müssen, das Projekt von Grund auf neu zu beginnen und zu versuchen zu verstehen, was du falsch gemacht hast. Deshalb ist es wichtig, dass du jedem einzelnen Mitarbeiter mitteilst, wo die Grenzen der Aufgabe liegen, die du ihm zuweist. Es wäre klug, diese Angelegenheit im Voraus zu besprechen und sie dann später zu diskutieren, was die Sache für dich und alle, die an dem Projekt arbeiten, ein wenig schwierig macht.

Aufgaben an die richtige Person/das richtige Team zuweisen

Wenn du ein Team leitest, solltest du wissen, welche Art von Aufgabe du einer bestimmten Person oder einem Team zuweisen musst. Wenn du einer bestimmten Person Aufgaben zuteilst, die nichts mit ihrem Arbeitsbereich zu tun haben, dann wird das Projekt durcheinander gebracht. Deshalb musst du die Aufgabe der richtigen Person zuweisen, wenn du willst, dass alles rechtzeitig fertig wird.

Und wenn du bei der Arbeit am Projekt den Überblick behalten willst. Du kannst Personen aus deinem Team auswählen und ihnen dann eine Aufgabe zuweisen, von der du denkst, dass sie ihren Fähigkeiten entspricht. Versuche niemals, eine Aufgabe der falschen Person zuzuweisen. Das macht die Situation für dich nur noch schwieriger. Du gerätst aus dem Rahmen und musst das Projekt vielleicht wieder von vorne beginnen.

Den Projektfortschritt ständig bewerten

Wenn du an einem Projekt arbeitest und innerhalb des Rahmens bleiben und es pünktlich abschließen möchtest, ist es notwendig, den Projektfortschritt ständig zu überprüfen. Überprüfe den Fortschritt jedes einzelnen Mitarbeiters, damit du weißt, wenn einer den Rahmen sprengt.

Wenn du das Problem zum richtigen Zeitpunkt entdeckst, kannst du es sofort beheben. Wenn du dich nicht darauf konzentrierst, den Projektfortschritt bei jedem Schritt zu überprüfen, könnten du und dein Team den Rahmen sprengen. Das bringt die Dinge mit Sicherheit durcheinander. Ein weiterer Tipp, den du befolgen solltest, ist, immer wieder Bewertungen durchzuführen.

Hol dir deinen Kunden für die Zusammenarbeit ins Boot

Willst du, dass der Kunde bei dir an Bord bleibt? Wenn du vermeiden willst, dass du den Rahmen sprengst, und wenn du willst, dass dein Kunde bei dir an Bord bleibt, dann solltest du mit ihm in Kontakt bleiben. Hol dir Bewertungen von deinen Kunden und bitte sie um Zusammenarbeit. Auf diese Weise wird dein Kunde mit dir in Verbindung bleiben.

So erfährst du, was die aktuellen Anforderungen sind, damit du nie den Rahmen sprengst. Wenn du deine Kunden nicht bittest, mit dir zusammenzuarbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du am Ende einen Fehler machst und den Rahmen sprengst, den der Kunde nicht zu schätzen weiß.

Schlussbemerkungen:

Wir haben das Thema Umfang besprochen, und jetzt hast du vielleicht eine Vorstellung davon, was "out of scope" bedeutet. Wenn du nicht willst, dass dein Projekt oder dein Unternehmen stillgelegt wird, weil du nicht richtig aufgepasst hast, dann solltest du die oben genannten Tipps befolgen. Diese Tipps werden dir sicher helfen, Fehler zu vermeiden, die außerhalb des Umfangs liegen.