Was ist eine Kosten-Nutzen-Analyse?
Kurz gesagt, eine Kosten-Nutzen-Analyse ist eine Methode, um die Kosten für den Projektvorschlag, den du betrachtest, im Vergleich zu den Vorteilen zu bestimmen. Das klingt einfach, kann aber ziemlich zeitaufwändig sein. Du musst nur sicherstellen, dass du weißt, worauf du dich einlässt und wie sich das Ganze auf lange Sicht auswirkt. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass du eine kluge Entscheidung für die Gegenwart und die Zukunft deines Unternehmens triffst.
Du musst eine Liste aller Kosten erstellen, die mit dem Projekt verbunden sind, und dann alle Vorteile, die sich ergeben würden, wenn du es durchführst (die Bezahlung ist ein Vorteil). Dann kannst du vier Dinge bestimmen:
- Kapitalrendite
- Interner Zinsfuß
- Kapitalwert
- Amortisationszeit
Wenn du alle Schritte durchgegangen bist und alle Berechnungen gemacht hast, wirst du eine gute Vorstellung davon haben, was du tun solltest und ob du das Projekt annehmen oder ablehnen solltest.
Warum eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen?
Als Projektmanager/in, der/die sich auf ein Projekt vorbereitet, solltest du eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen. Schließlich willst du wissen, worauf du dich einlässt und ob du eine vernünftige Entscheidung triffst oder nicht. Du musst alle Informationen und Daten prüfen, um sicherzugehen, dass du genau das bekommst und dir keine Sorgen über mögliche Risiken machen musst. Zumindest musst du dir nicht so viele Gedanken darüber machen.
Bei einer Kosten-Nutzen-Analyse wertest du alle Daten aus, die du über ein bestimmtes Projekt, eine Aufgabe oder Verantwortung bekommen kannst. So kannst du herausfinden, ob die Aufgabe die Zeit und das Geld wert ist, die du für ihre Durchführung brauchst. Vergleiche, wie viel Zeit, Mühe, Arbeit usw. du für die Ausführung der Aufgabe aufwenden musst. Berechne dann, wie viel Geld du nach der Umsetzung verdienen oder sparen wirst. Werden sich die Kosten ausgleichen oder bekommst du eine Art Bonus, wenn du die Aufgabe erledigst?
Wenn das der Fall ist, stehen die Chancen gut, dass du von der Aufgabe oder dem Projekt profitierst. Dein Unternehmen wird mindestens genauso gut dastehen wie vorher und vielleicht sogar einen kleinen (oder großen) Vorsprung haben. Aber das hättest du nicht gewusst, wenn du nicht zuerst die Kosten-Nutzen-Analyse gemacht hättest. Du musst wissen, wie hoch der potenzielle Nutzen dieser Art von Arbeit ist. Aber wie willst du diese Analyse eigentlich durchführen? Und wie kannst du sicherstellen, dass du wirklich alle Informationen hast, die du brauchst, um sie richtig durchzuführen?
Die Schritte einer Kosten-Nutzen-Analyse
Bist du bereit, eine Kosten-Nutzen-Analyse für ein Projekt durchzuführen, das in deinem Unternehmen ansteht? Überlegst du, ein Projekt in Angriff zu nehmen, bist dir aber nicht sicher, ob es wirklich eine gute Idee ist? Dann ist es an der Zeit, diese 10 Schritte durchzugehen, um herauszufinden, was du wissen musst, und um sicherzustellen, dass die Entscheidung, die du triffst, dich und dein Unternehmen in die richtige Richtung bringt, nämlich Geld zu verdienen und nicht zu verlieren.
1. Kenne die Ziele und Aufgaben.
Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass du genau weißt, was du mit dem Projekt bezwecken willst. Bist du genau darüber informiert, was das Projekt beinhalten wird? Das bedeutet, dass du alle Einzelheiten darüber wissen musst, was dein Chef, dein Kunde oder sonst jemand von dir erwartet, damit du das Projekt genau kalkulieren und entscheiden kannst, ob es die Investition wert ist, die du tätigen wirst. Wenn du nicht alles weißt, könntest du dich bei deiner Analyse verrechnen, was zu einer falschen Entscheidung für ein Projekt führen könnte.
2. Kenne die Alternativen.
Was könntest du tun, wenn du dieses Projekt nicht machen würdest? Gibt es einen anderen Weg, den gleichen Prozess durchzuführen oder das gleiche Ergebnis zu erzielen? Wie sähe das aus? Wenn du dieses Projekt bei diesem Kunden nicht annehmen würdest, könntest du dann ein anderes Projekt bei einem anderen Kunden annehmen? Wie würde das aussehen? Vergewissere dich, dass du genau verstehst, was du aufgibst oder wogegen du dich entscheidest, wenn du dich für dieses Projekt statt für etwas anderes oder eine andere Methode entscheidest.
3. Kenne die Interessengruppen.
Du musst wissen, wer tatsächlich ein Interesse oder eine Rolle in diesem Projekt hat. Du willst keine Entscheidung treffen, die auf falschen Informationen beruht. Für wen machst du dieses Projekt? Für wen muss es durchgeführt werden? Warum ist es für sie wichtig? Vergewissere dich, dass du alle kennst, die an dem Ergebnis beteiligt sind oder von dem Ergebnis betroffen sein könnten. Dann fühlst du dich gleich viel besser und verstehst das Projekt im Allgemeinen besser. Stelle sicher, dass du eine Liste mit all diesen Personen erstellst und mit allen absprichst, um sicherzustellen, dass sie vollständig ist.
4. Wisse, wie du misst.
Wie willst du die einzelnen Teile des Prozesses messen? Wie willst du Dinge wie die Material- oder Arbeitskosten überwachen? Du musst genau wissen, wie du deine Projektberichte kontrollierst und pflegst, und du musst unbedingt sicherstellen, dass du sie richtig ausweist. Wenn du die Dinge am Anfang einrichtest, kannst du alles messen, wie du willst, aber es muss von Anfang an klar sein und verstanden werden, damit es keine Missverständnisse über die Ergebnisse gibt.
5. Kenne das Ergebnis.
Sieh dir die Kosten an, die mit dem Projekt verbunden sind, und vergewissere dich, dass du alles einkalkuliert hast. Du musst sicherstellen, dass auch die kleinsten Dinge zu den Gesamtkosten hinzugerechnet werden. Dann solltest du dir alle Vorteile ansehen, die mit dem Projekt verbunden sind. Auch hier spielt es keine Rolle, wie klein diese Vorteile sind. Du musst sie alle berücksichtigen, damit du dir ein genaues Bild davon machen kannst, worauf du dich einlässt.
6. Kenne die gemeinsame Währung.
Als Nächstes musst du die Kosten und den Nutzen so darstellen, dass es Sinn macht, sie miteinander zu vergleichen. Das bedeutet, dass du sie in ein Format bringen musst, das es einfach macht, Ähnlichkeiten aufzuzeigen. Bestehen die Kosten aus 10 Stunden deiner Zeit? Dann musst du das wahrscheinlich in einen Geldwert umrechnen, damit du sehen kannst, wie es sich mit dem Geldwert verhält, den du im Gegenzug bekommst. Wenn du 10 Stunden Zeit mit 10.000 $ vergleichst, ist es schwer, eine genaue Darstellung zu finden.
7. Kenne deinen Diskontsatz.
Du musst einen Blick auf den Abzinsungssatz für das Projekt werfen, der ein Prozentsatz des Saldos ist, den du bei deinen Berechnungen hast. Wenn du den Abzinsungssatz nicht kennst, könntest du einige deiner Zahlen ungenau darstellen und das könnte das Ergebnis deiner Kosten-Nutzen-Analyse beeinflussen. Das wird dein Interesse sein, also willst du wissen, wie hoch er ist, wenn du alles andere abwägst.
8. Kenne den Nettogegenwartswert der Projektoptionen.
Wenn du diese Zahl berechnest, ziehst du deine aktuellen Mittelabflüsse von den aktuellen Mittelzuflüssen über einen bestimmten Zeitraum ab. Der Nettobarwert ist die Zahl, die übrig bleibt. So kannst du feststellen, ob du eine gute Entscheidung in Bezug auf deine Finanzen triffst oder nicht. Du kannst sehen, was hereinkommt und was herausgeht, und dann herausfinden, was dir im Allgemeinen übrig bleibt, und das über einen bestimmten Zeitraum vergleichen. Das hilft dir, eine Grundlage zu schaffen.
9. Kenne deine Sensitivitätsanalyse.
Wie sicher oder unsicher ist der Output, den du aus diesem Projekt oder diesem Prozess erhalten wirst? Mit dieser Zahl kannst du die Ungewissheit des Ergebnisses im Verhältnis zur Ungewissheit des Inputs betrachten. Sie hilft dir, besser zu verstehen, ob dir ein bestimmtes Ergebnis oder ein bestimmter Nutzen garantiert wird, wenn du das Projekt oder die Aufgabe durchführst, oder ob die Ergebnisse, die du am Ende erhältst, immer noch ein gewisses Maß an Unsicherheit aufweisen. Das kann sich darauf auswirken, ob etwas das Risiko wert ist oder ob du es lieber sein lassen solltest.
10. Kenne deine Entscheidung.
Wenn du dir all diese Dinge angeschaut hast, musst du eine Entscheidung treffen, was du tun willst. Schließlich willst du sichergehen, dass du die richtige Entscheidung triffst, und dafür brauchst du ein bisschen Recherche und Zeit. Schau dir alles an. Mach alle deine Berechnungen. Dann triff die Entscheidung, die für dich und dein Unternehmen richtig ist. Sie mag für andere keinen Sinn ergeben. Aber wenn es für dich Sinn macht, dann wird es die richtige Entscheidung sein. Egal, wie du dich entscheidest.
Noch weiter auswerten
Wenn du weiter auswertest, solltest du auch die Auswirkungen auf Nutzer/innen, Nichtnutzer/innen, Projektbeteiligte und so weiter berücksichtigen. Sieh dir die möglichen sozialen, emotionalen, finanziellen und anderen Vorteile an. Sieh dir den Zeitaufwand an und überlege, wie du dich in Zukunft davon erholen wirst. Wenn das Projekt keinen unmittelbaren Nutzen bringt, musst du dir auch Gedanken darüber machen, wie lange es dauern wird, bis du den Nutzen aus dem Projekt ziehen kannst.
Funktioniert es?
Insgesamt bietet die Kosten-Nutzen-Analyse viele Vorteile. Wenn du sie richtig durchführst, bekommst du eine sehr genaue Darstellung aller Aspekte deines Projekts. Achte nur darauf, dass du dich an den Prozess hältst und wirklich alle Informationen einträgst, die du brauchst. Wenn du keine ungenauen Zahlen angibst oder nicht alle Zahlen einträgst, könntest du Schwierigkeiten haben, die richtige Entscheidung zu treffen und ein genaues Verständnis zu bekommen. Das kann zu Fehlentscheidungen führen.
Wenn du eine Kosten-Nutzen-Analyse machen willst, dann achte darauf, dass du sie richtig machst. Und achte darauf, dass du dafür Gantt-Diagramme verwendest, wie sie z. B. bei Instagram erhältlich sind. Damit kannst du die verschiedenen Teile deiner Projekte auf eine Weise aufzeichnen, die viel leichter zu verstehen ist und dir und deinem gesamten Team hilft, den Überblick zu behalten.
