Was ist ein Statement of Work?
Das Statement of Work ist ein einziges Dokument, das dir hilft, alles zu definieren, woran du arbeitest. Anstatt ein Dutzend verschiedener Formulare und Papiere durchzugehen, um Informationen wie Aufgaben, Zeitplan und Ergebnisse zu finden, ist dies ein einziges Dokument, das alles an einem Ort zusammenfasst. Das macht es für dich und dein ganzes Team viel einfacher, bei Bedarf nachzuschauen, was los ist, oder sich zu informieren, wenn du das Gefühl hast, dich verlaufen zu haben.
Das ist eigentlich der erste Punkt, an dem du arbeiten musst, bevor du eine der anderen Tabellen oder Nachverfolgungssysteme erstellst. Du brauchst ein Statement of Work, um zu verstehen, was du für deinen Kunden bereitstellst und was er in Bezug auf Fristen und die von ihm erwartete Arbeit zustimmt. Wenn ihr alle eine Vorstellung davon habt, was auf euch zukommt, wird es für alle Beteiligten viel einfacher, weil ihr immer etwas habt, auf das ihr zurückgreifen könnt, wenn ihr es braucht.
Was steht in deinem Statement of Work?
Einleitung :
Hierstellst du das Projekt und die Personen vor, die daran arbeiten, damit du mit einem Blick auf deine Unterlagen immer einen schnellen Überblick über alles hast.
Zweck
Warummachst du dieses Projekt? Du musst wissen, was das übergeordnete Ziel des Projekts ist, damit du weißt, was du tun wirst, um es zu erreichen. Ohne ein Ziel ist es schwierig, die nächsten Schritte oder die Art und Weise, wie dein Team daran arbeiten kann, zu bestimmen.
Umfang
WelcheAufgaben müssen im Rahmen des Projekts erledigt werden? Hier musst du sie nicht einzeln aufzählen, aber du musst wissen, wie umfangreich das Projekt sein soll (oder nicht). Du willst nicht über das hinausgehen, was tatsächlich benötigt wird.
Wo
Wowird das Projekt stattfinden? Wirst du es vor Ort beim Kunden durchführen? Wirst du aus der Ferne arbeiten? Wird das Projekt in deinem Betrieb durchgeführt und dann an den Kunden übergeben? Erkläre, wo die Arbeit ausgeführt wird.
Aufgaben
Hierschlüsselst du die verschiedenen Aufgaben auf, die du für den Kunden erledigen wirst. Es kann sein, dass du eine ganze Reihe von Aufgaben aufschlüsseln musst oder nur ein paar. Vielleicht brauchst du Unteraufgaben oder sogar Teilaufgaben. All das ist in Ordnung.
Meilensteine
Wassind die Meilensteine, die du erreichen musst, um sicherzustellen, dass du mit dem Projekt auf Kurs bist? Wo würdest du gerne einige der größeren Aufgaben oder Punkte im Projekt erreichen und sie in einem Kalender markieren?
Liefergegenstände
Wasmusst du dem Kunden im Laufe des Projekts oder sogar nach Abschluss des Projekts vorlegen? Das sind die zu erbringenden Leistungen, und du musst zu jeder Zeit wissen, was du erwartest und was der Kunde von dir erwartet.
Zeitplan
Erstelle einen Zeitplan mit den Ereignissen und all den Dingen, die du tun musst, um sicherzustellen, dass du auf dem richtigen Weg bist. Wann erledigst du die verschiedenen Aufgaben, wann sind die Ergebnisse fällig, wann müssen die Meilensteine erreicht werden? All das sollte aufgeschrieben werden.
Standards
Welche Standards müssen eingehalten werden, damit das Projekt als abgeschlossen gilt oder damit bestimmte Leistungen als fertiggestellt gelten? Welche Tests müssen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alles diesen Standards oder den gesetzlichen Anforderungen entspricht?
Erfolg
Was macht den Erfolg aus? Was müsste getan werden, damit das gesamte Team und der Kunde das Gefühl haben, dass dieses Projekt erfolgreich war und ihr mit einem anderen Projekt weitermachen oder das Projekt als Ganzes abschließen könnt?
Anforderungen
Was brauchst du an Ausrüstung oder anderen Dingen, um dieses Projekt zu realisieren? Was brauchst du, um sicherzustellen, dass alles richtig gemacht wird und den Anforderungen entspricht? Du musst sicherstellen, dass du die gesamte Ausrüstung hast.
Zahlungen
Wie viel wirst du für das Projekt bezahlt? Wann wirst du bezahlt? Wenn die Zahlungen in Meilensteinen erfolgen, wann werden diese verschickt? Wie werden die Zahlungen geleistet? Was muss getan werden, damit die Zahlung erfolgen kann?
Sonstiges
Hier fügst du alle zusätzlichen Informationen über das Projekt ein, die nicht in die anderen Kategorien passen, die wir bereits erwähnt haben. Füge in diesem Abschnitt alles hinzu, was du oder dein Kunde wissen müssen.
Schließen
Hier wirst du abschließen. Genau wie bei einem Aufsatz solltest du kurz zusammenfassen, was du besprochen hast, wie du deinem Kunden Informationen oder Ergebnisse liefern wirst und wann das Projekt abgeschlossen sein wird. So ist es für alle einfacher, den Überblick zu behalten.
Warum brauchst du es?
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum diese Art von Informationen wichtig ist und warum es noch wichtiger ist, sie alle an einem Ort zu haben. Mit einem Statement of Work hast du alles, was du brauchst, an einem Ort zusammengefasst. Wahrscheinlich musst du einige (wenn nicht sogar alle) dieser Informationen auch an anderen Stellen aufbewahren, aber du hast eine Stelle, an der du immer nachschauen kannst, ob die Dinge so laufen, wie sie sollen.
Deine Arbeitsbeschreibung sollte von allen, die auf höchster Ebene an dem Projekt beteiligt sind, besprochen und genehmigt werden. Das bedeutet, dass der Projektmanager, der Kunde und sogar deine Vorgesetzten oder Chefs an dieser Erklärung beteiligt sein sollten. Ihr solltet sie gemeinsam durchgehen, um sicherzustellen, dass sie genau wiedergibt, was getan werden muss und wie es getan werden muss. Wenn das der Fall ist, dann ist das großartig und du wirst keine Probleme haben, mit dem Rest deiner Arbeit fortzufahren. Wenn nicht, weißt du, dass es an der Zeit ist, wieder an das Zeichenbrett zu gehen, um das zu bekommen, was du brauchst.
Sobald alle Beteiligten dem Dokument zugestimmt haben und alle Informationen darin festgehalten sind, kannst du es jederzeit wieder aufrufen. Wenn der Kunde etwas in Frage stellt oder dein Team sich nicht sicher ist, was es tun soll, kannst du jederzeit auf das Statement of Work zurückgreifen. Du kannst auf die einzelnen Abschnitte und alle Informationen verweisen, die in diesem Dokument enthalten sind, und sehen, wo die Antworten liegen und was tatsächlich getan werden sollte.
Wenn du der Projektmanager bist, wird es dir auch viel leichter fallen, alle Einzelheiten und Informationen, die du für das Projekt brauchst, festzulegen, wenn du mit einer Arbeitsbeschreibung beginnst. Damit kannst du die verschiedenen Aufgaben und Teilaufgaben, die im Rahmen des Projekts erledigt werden müssen, in ein Format bringen, das für alle Beteiligten leichter zu überblicken ist. Das Statement of Work ist zwar gut geeignet, um die Grundlagen festzuhalten, aber du brauchst eine Methode, die einfacher zu handhaben ist als ein einzelnes Dokument.
Schreiben deiner Arbeitserklärung
Das Verfassen dieses Dokuments muss nicht schwierig sein, aber es kann zeitaufwändig sein. Schließlich wirst du ein einziges Dokument verfassen, das alle Informationen über dein Projekt enthält. Es wird lang, detailliert und ziemlich umfangreich sein. Ganz zu schweigen davon, dass du viel recherchieren und mit verschiedenen Leuten zusammenarbeiten musst, um es richtig zu machen. Und hoffentlich kannst du es beim ersten Mal richtig machen, um den Prozess zu beschleunigen.
Wenn du mit dem Schreiben beginnst, solltest du so konkret wie möglich sein. Du willst alle Informationen, die du hast (und Antworten auf alle Informationen, die du nicht hast), sofort darlegen. So wird dein Papierkram für alle Beteiligten viel vollständiger und effizienter. Ganz zu schweigen davon, dass niemand später verwirrt ist und niemand zurückkommen und sagen kann, dass etwas nicht in der Projektbeschreibung stand. Es wird alles da sein.
Du musst dieses Dokument aber nicht in einer Reihe von Aufsätzen oder Absätzen verfassen. Du kannst es auch mit vielen Informationen in Tabellen, Grafiken, Diagrammen, Bildern und mehr verfassen. Das ist sogar eine gute Idee, denn so werden die Informationen aufgelockert und sind leichter zu lesen. Sie machen es dir auch viel leichter, auf einige Informationen zurückzugreifen. Wenn du die Tabelle findest, die du brauchst, ist es einfacher, gleich mit dem zu beginnen, was zu tun ist.
Schließlich solltest du dir deine Arbeitsbeschreibung immer abzeichnen lassen. Wenn du alles so aufschreibst, wie du denkst, dass es gemacht werden soll, oder wie du glaubst, dass der Kunde es will, es aber nie absegnen lässt, wirst du nie wissen, ob du richtig liegst. Zumindest nicht, bis du die Arbeit abgibst oder das Projekt fertig ist und der Kunde nicht zufrieden ist. Das ist weder für dich noch für deinen Kunden auf lange Sicht hilfreich. Also zeige ihm deine Arbeitsbeschreibung, wenn sie fertig ist, und stellt gemeinsam sicher, dass sie genau das ist, was er erwartet hat oder was er braucht.
Einpacken
Wenn du an einem Projekt für einen Kunden arbeitest, willst du sichergehen, dass es richtig gemacht wird. Du willst sicherstellen, dass ihr auf dem richtigen Weg seid, dass ihr auf derselben Seite steht und vieles mehr. All das kannst du erreichen, indem du deine Leistungsbeschreibung so früh wie möglich ausarbeitest. Anhand dieses Arbeitsplans kannst du dann ein System erstellen, mit dem du deine Aufgaben und deinen Fortschritt mit jedem Teammitglied in einem Gantt-Diagramm verfolgen kannst. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass alles so erledigt wird, wie ihr es vereinbart habt.
Wenn du bereit bist, ein Gantt-Diagramm zu erstellen, solltest du dir Instagram ansehen, um dir dabei zu helfen. Das Verfahren ist einfach und du kannst im Handumdrehen ein Layout für alles erstellen, was erledigt werden muss.
