Was ist eine Kostenüberschreitung? Wie kann man sie verhindern?

Als Projektmanager musst du also wissen, was eine Kostenüberschreitung ist. Wie kann man sie verhindern? Es wird dir helfen, die Gründe oder Faktoren zu vermeiden, die zum Scheitern des Budgetmanagements oder zur Kostenüberschreitung führen. Du musst alle Projektpläne mit den Beteiligten besprechen und eine Schätzung der Material- und Arbeitskosten unter Berücksichtigung der Markttrends erstellen.

Ein Einblick in das, was eine Kostenüberschreitung ist?

Eine Projektkostenüberschreitung ist etwas, das unerwartet mit dem Projekt passiert und die Gesamtkosten oder das Budget des Projekts erhöht. Die Projektkosten steigen so unerwartet an, dass die Projektmanager eine gewisse Veränderung feststellen. Das ist alarmierend und erfordert sofortige Aufmerksamkeit, da es zu Problemen mit dem Budget, den Beteiligten oder den Arbeitskräften führen kann.

Eine Kostenüberschreitung kann sich negativ auf die Geschwindigkeit der Fertigstellung deines Projekts auswirken oder es aufzehren. Eine solche Art von Projektkatastrophe herrscht in der Baubranche vor, wo die Material- und Arbeitskosten mit der Zeit schwanken können. Wenn du mental nicht vorbereitet bist und keine richtige Kostenschätzung für das Projekt hast, kann dein Projekt von einer Kostenüberschreitung bedroht sein. Dadurch wird das Tempo deines Projekts gebremst.

Ursachen für Kostenüberschreitungen, die du kennen musst

Wenn du alles darüber wissen willst, was eine Kostenüberschreitung ist? Wie du sie verhindern kannst, solltest du zuerst wissen, was die Ursachen für die Kostenüberschreitung sind. Wenn du die Ursache kennst, kannst du den Weg zu einer Lösung finden. Im Folgenden findest du einige Ursachen für Kostenüberschreitungen, die dir helfen, eine Lösung zu finden.

- Versagen des Risikomanagements

Wenn ein Projektmanager ein Projekt plant, muss er vorausschauend handeln und jeden Aspekt des Projekts im Blick haben. Wenn du ein Projekt beginnst, musst du eine Vorstellung von den zu erwartenden Risiken je nach Art des Projekts haben. Wenn du es versäumst, die Risiken zu erkennen und sie während des laufenden Projekts zu bewältigen, musst du mit Kostenüberschreitungen rechnen.

- Führung bei Stack

Wenn du an einem Projekt arbeitest, brauchst du eine starke Führung, damit alles in Zusammenarbeit abläuft. Aber wenn deinem Projekt ein Projektleiter fehlt, ist dein Projekt leider ein finanzielles Fiasko. Ohne einen Projektleiter ist es unmöglich, die Arbeitskräfte auf der Baustelle zu halten und sie zu motivieren. Das Fehlen einer Führungskraft ist also auch ein Grund für Kostenüberschreitungen.

- Nicht genügend Investitionen

Manchmal fangen wir mit der Arbeit an, ohne an unser Budget zu denken und es mit den Anforderungen eines Projekts abzugleichen. Du weißt, dass du nicht genug Geld hast, aber du fängst das Projekt an, ohne an die Begrenzung des Projektmaterials oder andere Dinge zu denken. Das wird die Geschwindigkeit deines Projekts ruinieren.

- Kommunikationslücke

Wenn wir untersuchen, was eine Kostenüberschreitung ist? Wie kann man sie verhindern? Ein wichtiger Grund ist die Kommunikationslücke. Wenn ein Projektmanager nicht gut mit den Stakeholdern und seinem Team kommuniziert, wird es mit Sicherheit zu Kostenüberschreitungen kommen.

- Keinen Notfallplan haben

Bei der Planung eines Projekts sollte ein Projektmanager einen Notfallplan für das Budgetmanagement erstellen. Du musst neben dem Budget noch einen weiteren Plan haben, auf den du zurückgreifen kannst, wenn du das Gefühl hast, dass der Preis aus dem Gleichgewicht geraten ist. Du wirst feststellen, dass die Kosten überschritten werden, wenn du keinen Ersatzplan hast.

Vier Hauptarten der Kostenüberschreitung, um eine Vorstellung zu bekommen

Während du gründlich lernst, was eine Kostenüberschreitung ist? Wie du sie verhindern kannst, erfährst du auch, welche Arten von Kostenüberschreitungen es gibt. Die Projektmanager/innen müssen diese vier Arten von Kostenüberschreitungen erkennen und sich rechtzeitig mit ihnen befassen.

1. Kostenvoranschläge

2. Umfangsverschlechterung

3. Risiko

4. Kosteneskalation

Tipps zur Vermeidung von Kostenüberschreitungen

Die folgenden Tipps helfen dir sehr dabei, Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

- Richtige Planung des Projekts

Wann immer du ein Projekt beginnst, solltest du dir einen Plan zurechtlegen. Die Planung hilft dir sehr dabei, zu entscheiden, was du während des Projekts tun wirst. Sie hilft dir auch dabei, den Zeitpunkt der Projektfertigstellung zu bestimmen und die Risiken des Projekts abzuschätzen. Wenn du dein Projekt richtig planst, kannst du Kostenüberschreitungen vermeiden. Wenn du das Projekt richtig planst, musst du die Risiken kennen, um eine Lösung zu finden.

- Projektplanungssoftware verwenden

Manchmal scheint die Projektplanung ziemlich schwierig zu sein, und du vergisst vielleicht die Dinge, an die du dich erinnern musst. Du solltest eine kompetente Projektplanungssoftware verwenden, um alle Kategorien zu betrachten, die du für die Projektabwicklung brauchst.

 Du findest verschiedene Vorlagen, um Projektaufgaben, Budgets und Risiken zu organisieren. Wenn du gute Projektsoftware-Vorlagen verwendest, ist das Risiko geringer, dass du das Budget nicht einhalten kannst.

- Bleib in Kontakt mit den Interessengruppen.

Wenn wir ein Projekt starten, haben wir mit verschiedenen Leuten gleichzeitig zu tun. Das Wichtigste, was du beachten musst, ist, dass du mit den Beteiligten in Kontakt stehst, damit du die Kosten für Projektmaterialien und Arbeit teilen kannst.

Nicht nur mit dem Stakeholder, sondern auch mit deinem Team musst du kommunizieren, damit die Arbeit pünktlich fertig wird und nicht zu spät, was zu Kostenüberschreitungen führen kann.

- Behalte den Projektfortschritt im Auge.

Es ist wichtig, auf den Fortschritt eines Projekts zu achten. Andernfalls kannst du nicht entscheiden, wie viel des Projekts bereits abgeschlossen ist und wie viel noch übrig ist. Indem du die Fortschrittsrate des Projekts schätzt, kannst du abschätzen, wie viel Arbeit noch übrig ist und wie viel Kosten für die Fertigstellung erforderlich sind.

Auf diese Weise schätzt du die zu erwartenden Kosten und erfährst so, ob die Fortschrittsrate und die Kosten übereinstimmen oder ob du sie anpassen musst. Indem du den Projektfortschritt im Auge behältst, kannst du Kostenüberschreitungen verhindern, da du rechtzeitig weißt, wie es um die Kosten und den Fortschritt des Projekts steht.

- Lege die Kostenschätzung immer nach den aktuellen Markttrends fest

Während der Planung legen die Projektmanager das Budget und die Ausgaben entsprechend fest. Berücksichtige bei der Festlegung des Budgets die aktuellen Marktpreise für Material und Arbeit und bespreche sie mit den Beteiligten vor Ort.

- Ignoriere nicht die Menge an Arbeit, die während des Projekts zu erledigen ist

Bei der Planung des Projekts solltest du berücksichtigen, wie viel Arbeit du während des Projekts erledigen musst. Auf diese Weise kannst du entscheiden, wie viele Arbeitskräfte du einstellen musst und wie viel Arbeit dein Team in einer Woche erledigen wird. Andernfalls können die Arbeitszeiten und die Anzahl der Arbeitskräfte miteinander kollidieren. 

- Behalte das Projekt nicht im Rohzustand, sondern unterteile es in einzelne Abschnitte

Das Beste, um zu wissen, was eine Kostenüberschreitung ist. Wie du sie verhindern kannst? Schau dir dein Projekt genau an und unterteile es in kleine Abschnitte. Das hilft dir zu entscheiden, wie viele Projektteile du hast und welche Abteilungen daran beteiligt sein könnten.

- Wähle ein professionelles Team für dein Projekt

Es muss verschiedene Teammitglieder mit unterschiedlichen Fähigkeiten für verschiedene Projektaufgaben geben. Wähle also bei der Zusammenstellung deines Teams die kompetenten Leute aus und nicht diejenigen, die du umsonst bezahlst. Das hilft dir auch dabei, die Kosten zu optimieren und Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

- Führe und leite dein Team weiter.

Du musst auch Teil deines Teams sein, damit du eine Vorstellung davon bekommst, was vor sich geht und welche Herausforderungen dein Team bei den Projektaufgaben zu bewältigen hat. Wenn du als Führungskraft mit deinem Team zusammenarbeitest, wird dein Team selbst motiviert sein und die besten Ergebnisse erzielen. Es ist also unwahrscheinlich, dass du mehr in das Teammanagement investieren musst, da dein Team alles rechtzeitig erledigen wird.

- Analysiere weiterhin die Projektkosten.

Du musst nicht nur die Aufgaben des Projekts, sondern auch die Projektkosten schätzen. Du kannst sie in Wochen, Monate oder Fortnite unterteilen, um die Arbeit mit den Kosten des Projekts zu vergleichen. So kannst du die Kosten des Projekts analysieren und prüfen, ob du dich im Rahmen des Budgets bewegst oder ob es etwas Merkwürdiges gibt.

Wege, um dein Projekt wieder auf Kurs zu bringen

Wenn du lernst, was eine Kostenüberschreitung ist? Wie du sie verhindern kannst, solltest du auch lernen, wie du damit umgehst, wenn eine Kostenüberschreitung eintritt. Wenn du diese Tipps befolgst, kannst du die Kostenüberschreitung eines Projekts wieder in den Griff bekommen.

- Untersuche die Grundursache

- Überprüfe die Projektstrategie

- Halte dein Team auf einer Seite

- Analysiere die Projektfehler und das Verhältnis ihrer Auswirkungen

Schlussbemerkungen:

Muss ein Projektmanager alles darüber lernen, was eine Kostenüberschreitung ist? Wie man sie verhindert? Um das Projekt auf Kurs zu halten und Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Das kann er tun, indem er das Projekt mithilfe einer Projektplanungssoftware richtig plant und den Fortschritt und die Kosten des Projekts im Auge behält.