Getting Things Done: Die Kunst der stressfreien Produktivität von David Allen

David Allens Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity hat die Vorstellungen der Bevölkerung über Produktivität und Projektmanagement verändert. Das Buch stellt ein effektives Rahmenwerk vor, das darauf abzielt, das Bewusstsein von Menschen und Teams für ihre Arbeit, ihren achtsamen Umgang damit und ihr Engagement für Aufgaben zu steigern.

Die Einführung von GTD-Methoden bei der Arbeit oder im täglichen Leben ist eine hervorragende Möglichkeit, die Organisation zu verbessern, Stress abzubauen und sich zu entspannen. Ob Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen oder die Kontrolle der täglichen Aufgaben, wir werden effektive Werkzeuge und Strategien für Getting Things Done erfassen.

Der Getting Things Done Workflow

Der Arbeitsablauf besteht aus fünf wichtigen Phasen: Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Einbinden. Jede dieser Phasen ist wichtig, um ein System zu entwickeln, das zu Produktivität führt und Stresssituationen vermeidet.

Erfassen

Die erste Phase des GTD-Workflows ist das Erfassen. Hier geht es darum, alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen in einem vertrauenswürdigen System zu sammeln. Das Ziel ist es, alles aus deinem Kopf in ein zuverlässiges externes System zu übertragen, damit du dich nicht mehr an jedes Detail erinnern musst.

Dazu kannst du verschiedene Hilfsmittel wie Notizbücher, Apps, Gantt-Diagramme oder digitale Organizer verwenden. Indem du alles an einem Ort festhältst, kannst du sicherstellen, dass dir keine Aufgabe oder Idee entgeht und du dich mit klarem Kopf auf die anstehende Aufgabe konzentrieren kannst.

Kläre

Wenn du alles erfasst hast, ist der nächste Schritt die Klärung. In dieser Phase bearbeitest du jeden gesammelten Punkt, um festzustellen, was er bedeutet und welche Maßnahmen erforderlich sind. Während dieses Prozesses stellst du dir Fragen wie: "Ist das umsetzbar?" und "Was ist der nächste Schritt?".

Wenn ein Punkt umsetzbar ist, legst du die nächsten Schritte fest, um ihn voranzubringen. Wenn sie nicht umsetzbar ist, entscheidest du, ob du sie wegwirfst, für spätere Überlegungen ausbrütest oder als Referenzmaterial ablegst. Die Klärung hilft dir, ein klares Verständnis für deine Aufgaben zu bekommen und zu wissen, wie du sie effektiv angehen kannst.

Organisieren Sie

Nachdem du deine Aufgaben geklärt hast, ist der nächste Schritt das Organisieren. In dieser Phase geht es darum, deine Aufgaben nach ihrem Kontext, ihrer Dringlichkeit und ihrer Wichtigkeit zu kategorisieren und zu priorisieren. Du kannst Listen, Ordner oder digitale Tools verwenden, um deine Aufgaben in Kategorien wie "Nächste Aktionen", "Projekte", "Warten auf" und "Irgendwann/Vielleicht" einzuteilen.

Indem du deine Aufgaben organisierst, schaffst du ein strukturiertes System, mit dem du je nach aktuellem Kontext und verfügbarer Zeit schnell auf deine Aufgaben zugreifen und sie verwalten kannst. Diese Organisation hilft dir, konzentriert zu bleiben und stellt sicher, dass du immer an den wichtigsten Aufgaben arbeitest.

Reflektiere

Die Reflect-Phase ist entscheidend, um die Effektivität von GTD auch für die Zukunft und den aktuellen Moment zu erhalten. Dazu gehört, dass du deine Aufgaben und Projekte von Zeit zu Zeit überprüfst und richtig in das System eingibst, um die Zuverlässigkeit des Feedbacks zu erhöhen. Es wird empfohlen, wöchentliche Vorstellungen durchzuführen, bei denen du deine Listen je nach Leistung und zusätzlichem Wissen überarbeitest.

Die liebevoll als "Überprüfung" bezeichnete Tätigkeit ermöglicht es dir, deine Arbeit zu verwalten, Probleme zu bewerten und deine Pläne bei Bedarf zu ändern. So bleibst du immer fokussiert und weißt, dass du Fortschritte machst, während du gleichzeitig sicherstellst, dass du den Plan, den du aufgestellt hast, immer wieder überprüfst.

Engagiere

Die letzte der GTD-Phasen ist Engage. Hier arbeitest du nach der Liste der Aufgaben, die du zuvor zusammengestellt und analysiert hast. Wenn du also gut organisiert bist und deine Aktivitäten nach Prioritäten ordnest, kannst du mit der Arbeit an deinen Aufgaben beginnen und hast keinen Zweifel daran, dass du dich zur richtigen Zeit auf die wichtigsten Dinge konzentrierst.

Sie konzentriert sich auf die Phase des Handelns; sie ist eine Phase des "Wie". Nach den vorangegangenen Phasen kann man Aufgaben effizient erledigen und sie so effizient und zufriedenstellend für sich selbst abschließen.

Wichtige Werkzeuge und Techniken

Viele Komponenten und Prinzipien von GTD wurden von David Allen entwickelt, aber zu den wichtigsten gehören die folgenden Werkzeuge und Techniken. Jedes von ihnen ist entscheidend, um Aufgaben so zu planen, dass nichts durch die Maschen rutscht.

In-Tray

Das In-Tray ist der Einstiegspunkt, an dem alle Informationen, Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen verarbeitet werden, bevor sie sortiert und an einen geeigneten Platz gestellt werden. Es ist ein Ort, an dem du alles sammelst, was deine Aufmerksamkeit braucht, es dient als Aufbewahrungsort. Das In-Tray kann ein Tablett auf deinem Schreibtisch sein, eine computergesteuerte Mitteilungszentrale oder ganz praktisch ein Notizbuch.

Das Konzept besteht darin, einen bestimmten Bereich zu haben, in dem man alles, was man erhält, sofort auf einen Stapel ablegen kann. Im Fall von In-Tray sorgen seine Freigabe und seine regelmäßige Bearbeitung dafür, dass neue Aufgaben oder Ideen gut bewältigt werden, ohne die betreffende Person zu überfordern.

Nächste Aktionen

Nächste Aktionen sind die praktischen Details, wie du deine Aufgaben erledigen wirst. Sobald du weißt, was zu tun ist, zerlegst du jede Aufgabe in ihre nächste überschaubare Aktion. So vermeidest du, dass die Aufgaben zu unübersichtlich werden oder der Arbeitsumfang zu groß ist, um sie zu erledigen.

Die nächste Aktion verhindert Prokrastination, indem sie die nächste physische Aktion hervorhebt und so die Person ermutigt, die Arbeit zu beginnen und fortzusetzen. Die nächsten Aktionen können je nach Kontext kategorisiert werden, z. B. bei der Arbeit, zu Hause, am Computer und anderen. Es ist leicht zu erkennen, was man in Abhängigkeit von der aktuellen Position und den verfügbaren Hilfsmitteln tun sollte.

Projekte Liste

Dies ist einfach eine Liste, die alle deine aktiven Projekte enthält und daher auch als Projektliste bekannt ist. GTD erklärt ein Projekt als jede Aufgabe, die wahrscheinlich mehrere Schritte erfordert, bevor sie erledigt ist. Die Projektliste verhindert, dass du Aufgaben vergisst, die mehrere Schritte erfordern, und bewahrt den Überblick über die großen Ziele.

Jedes Projekt muss sein Projektmanagementziel erreichen, und es muss eine Reihe von nächsten Aktionen geben, die mit der jeweiligen Aufgabe verbunden sind. Wenn du dir die Projektliste von Zeit zu Zeit ansiehst, kannst du sicher sein, dass du auf dem richtigen Weg bist und die meisten deiner wichtigen Projekte konsequent vorantreiben kannst.

Kontexte

Kontexte sind der Aufgabenteil, der sich danach richtet, wo oder wie eine bestimmte Aufgabe ausgeführt werden kann. Anhand der Kontexte kannst du schnell und effizient alle für deine aktuelle Situation relevanten Aufgaben abrufen und sie in derselben Zone ausführen.

Gemeinsame Kontexte sind

• Telefon, wenn du einen Anruf tätigen musst
• Computer, wenn du etwas eingeben musst
• Besorgungen für Dinge, die man außerhalb von Haus und Büro erledigen muss.

Es hilft bei der Optimierung des Zeit- und Arbeitsaufwands, indem du dich einfach auf die Arbeit konzentrierst, die in den gegebenen Kontext passt.

Irgendwann/Vielleicht-Liste

Die Someday/Maybe-Liste ist ein Ort, an dem du Ideen, Aufgaben oder Projekte notieren kannst, die zum jetzigen Zeitpunkt nicht herausfordernd oder wichtig genug sind, um sie zu verwirklichen, die es aber wert sind, eines Tages umgesetzt zu werden. Mit dieser Liste kann man Hinweise für geschäftliche Entwicklungen festhalten, ohne dass man unter Druck steht, sofort zu handeln.

Wenn du von Zeit zu Zeit einen Blick auf die Someday/Maybe-Liste wirfst, kannst du dir die Ideen, die auf Eis liegen, ins Gedächtnis rufen und überlegen, wann du sie auf die aktive Liste setzen willst. Außerdem gibt es dir ein Gefühl der Sicherheit, dass deine Zukunftsträume aufgeschrieben und an einem sicheren Ort versiegelt sind.

Vorteile der Anwendung der Lehren von Getting Things Done

Die Anwendung des Wissens aus Getting Things Done bietet viele Vorteile, darunter eine bessere Konzentration, weniger Stress und eine höhere Produktivität. Wenn du alle Aufgaben und Verpflichtungen an einem Ort festhältst, musst du nicht mehr ständig darüber nachdenken, was zu tun ist oder wo du sein musst.

Dies führt zu einer höheren Produktivität, da es weniger Ablenkungen gibt und du dich auf das konzentrieren kannst, was du gerade tust. Die systematische Vorgehensweise bei der Aufteilung und Definition von Aktivitäten minimiert Spannungen und Verwirrung, da die Aufgaben verständlicher werden. Wenn du klar definierst, was zu tun ist, und einen Plan hast, verringert sich der Stress wegen vergessener Aufgaben und Fristen.

Darüber hinaus verbessert GTD die Produktivität, indem es die Arbeit in überschaubare nächste Aktionen aufteilt und für Konsistenz sorgt. Eine reflektierte und geplante Systempflege garantiert, dass deine Prioritäten mit deinen Zielen übereinstimmen, sodass du mit weniger Zeit und Ärger mehr erledigen kannst.

Fazit

Das Buch Getting Thing Done lehrt eine Technik, die die Art und Weise, wie Aufgaben und Projekte erledigt werden, bemerkenswert verändern kann. Die CCORE-Methode sorgt dafür, dass deine Aufgaben mit weniger Aufwand erledigt werden. Die GTD-Methode ist eine sehr flexible Organisationsmethode, die in vielen Lebensbereichen eingesetzt werden kann, von einfachen Aufgabenlisten bis hin zu Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagrammen.

Freue dich auf stressfreie Produktivität, begrüße das GTD-System und mache mehr aus dem, was in dir steckt.