Essentialismus für Projektmanager mit Gantt-Diagrammen

Wenn Vielbeschäftigung und viele Dinge die Norm sind, hilft Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less hilft den Lesern, sich zu konzentrieren. Das Buch rät uns, uns nur auf das zu konzentrieren, was uns hilft, unseren Beitrag zu leisten und Dinge zu vermeiden, die uns im Weg stehen. Dieser Ansatz ist wichtig für die Produktivität der Menschen und für die Organisation von Projekten in Teams und Unternehmen.

Die Verwendung von Werkzeugen wie Gantt-Diagrammen und die Arbeit in einer Projektumgebung bedeutet, dass es sich lohnt, sich auf die wichtigsten Aktionen zu konzentrieren und nicht jeder Kleinigkeit hinterherzulaufen. Hier untersuchen wir die wesentlichen Qualitäten des Essentialismus und erklären, wie sie die Ergebnisse, Zeitpläne und Abläufe im Projektmanagement erheblich verbessern können.

Die Kernphilosophie: Weniger tun, aber besser

Der Grundgedanke des Essentialismus ist, weniger zu tun und es gut zu machen. Der Versuch, alles zu erledigen, ist nicht so hilfreich wie der Versuch, die richtigen Projekte zu erledigen. Du musst klar und fokussiert sein und auch mal Nein sagen können.

Folglich sollten Projektmanager/innen:

• Achte genau darauf, was die Hauptziele des Projekts am besten erreicht.
• Funktionen, Diskussionen oder Aufgaben loswerden, die dem Produkt nicht zuträglich sind.
• Beschränke dich darauf, Gantt-Diagramme für die wichtigsten Meilensteine zu verwenden.

Mit einem essenzialistischen Ansatz verzichten Projektteams darauf, unnötige Aufgaben zu erledigen. Jede Aufgabe, die im Diagramm begonnen wird, ist wichtig und nicht überflüssig.

Die Auswahl der Probleme, die übersehen werden

McKeown weist darauf hin, dass die Wahl zwischen verschiedenen Optionen einem Unternehmen hilft, strategischer zu werden, nicht weniger. Wenn du alles auf einmal machst, wirst du nicht die besten Ergebnisse erzielen. Um wirklich erfolgreich zu sein, muss man in der Lage sein, sich von nebensächlichen Aufgaben zu lösen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Bei der Planung eines Projekts ist es daher wichtig, Ideen, Aufgaben oder Wünsche zu verwerfen, die keinen wirklichen Unterschied machen). Wenn du willst, dass dein Gantt-Diagramm Klarheit widerspiegelt, solltest du kleine oder sich wiederholende Aufgaben ausschließen. Bei einem typischen Softwareprojekt konzentriert man sich oft zuerst auf die Hauptbestandteile und hebt sich die zusätzlichen Integrationen für später auf. Das verringert die Wahrscheinlichkeit, dass zusätzliche Aufgaben hinzukommen, und trägt dazu bei, dass die Qualität stabil bleibt.

Klarheit des Ziels: Beginne mit der wesentlichen Frage

Der Essentialismus will, dass du dich zunächst einmal fragst: Was ist von all den Dingen, die ich tun kann, in diesem Moment am wichtigsten? Mit diesem Leitsatz haben Teams ein einziges Ziel, auf das sie ihre Aktivitäten ausrichten. Jede Aktivität und jede Verbindung zwischen Aufgaben und wichtigen Terminen sollte mit dem zu Beginn gewählten Hauptziel übereinstimmen.

In der Praxis bedeutet das, dass du zu Beginn eine klare Vision für das Projekt entwickelst und sie bei der Erstellung des Gantt-Diagramms zur Auswahl der Aufgaben nutzt. Jeder im Team muss sich darüber einig sein, was "Erfolg" bedeutet. Aus diesem Grund könnte ein Marketingteam aufhören, unproduktive Werbekanäle zu nutzen, und sich auf die wenigen konzentrieren, die ihre Hauptzielgruppe am besten erreichen, sodass jede Aktivität dazu beiträgt, ihr Hauptziel zu erreichen.

Die Macht des Neinsagens: Das Unwesentliche eliminieren

Eine der wichtigsten Ideen des Essentialismus ist es, Anfragen regelmäßig und sorgfältig abzulehnen. Als Projektmanager musst du dich dagegen wehren, von zu vielen Anfragen oder Ideen in die Enge getrieben zu werden. Dringende Anfragen von Interessengruppen, zusätzliche Funktionen in letzter Minute oder unproduktive Meetings können die Hauptziele eines Projekts stören. Projektmanager/innen sollten Gantt-Diagramme erstellen, die die Kernaufgaben umreißen, klären, was das Projekt beinhalten wird und was nicht, und sich auf Rahmenbedingungen stützen, die "Nein" zu Entscheidungen sagen, wenn kein klares, messbares positives Ergebnis vorliegt. Auf diese Weise spart man Zeit, Energie und Ressourcen für das, was zum Erfolg führt.

Plane weniger Meetings und konzentriere dich besser auf deine Arbeit.

In Meetings wird meist mehr Zeit verbracht, als produktiv ist. McKeown unterstreicht, dass es sehr wichtig ist, unnötige Kommunikation und Unterbrechungen zu vermeiden.

Wenn es um Projektmanagement geht:

• Anstatt die immer gleichen Statusbesprechungen abzuhalten, solltest du Dashboard-Ergebnisse nutzen und den Fortschritt deiner Aufgaben in Gantt-Diagrammen überprüfen.
• Setze in deinem Zeitplan Blöcke speziell für Arbeiten ein, die gründliche Überlegungen erfordern, z. B. Budgetierung, Planung oder Risikoanalyse.

Erlaube den Beschäftigten, bei Bedarf zusammenzuarbeiten, wenn sie unterschiedliche Zeitpläne haben. Wenn du irrelevante Meetings abschaffst, kann sich dein Team besser auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

Wesentliche Planung mit Gantt-Diagrammen

Ein Gantt-Diagramm ist mehr als eine Zeitleiste; es zeigt, welche Aufgaben am wichtigsten sind. Wenn du den Essentialismus anwendest, zeigen deine Systeme nur, was wirklich wichtig ist. Du solltest damit beginnen, essentialistische Gantt-Diagramme zu erstellen.

• Achte darauf, dass du den kritischen Pfad für dein Projekt von Anfang an festlegst.
• Sortiere deine Aufgaben so, dass du an den Dingen arbeitest, die am wichtigsten sind.
• Alle Abhängigkeiten sollten mit den wichtigsten Meilensteinen des Projekts übereinstimmen.

Bei großen Projekten versuchen viele Projektmanager/innen zu sehr, jedes potenzielle Problem abzudecken. Stattdessen solltest du deine Strategie auf die großen Ergebnisse ausrichten und bei kleineren Problemen Anpassungen zulassen. Diese Art der Planung reduziert die Anzahl der Entscheidungen und erhöht die Geschwindigkeit, mit der die Dinge erledigt werden.

Die Prinzipien des Essentialismus in der Teamarbeit

Der erste Schritt zu einer effektiven Zusammenarbeit besteht darin, sich im Klaren zu sein. Wenn jeder im Team weiß, was er zu tun hat und warum, läuft der Prozess reibungsloser ab und es gibt weniger Spannungen. Laut McKeown verhindert eine klare Abgrenzung der einzelnen Aufgaben, dass alle am gleichen Strang ziehen, und sorgt so für einen reibungsloseren Ablauf.

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Eine Möglichkeit, diese Praxis anzuwenden, besteht darin, dass der Projektleiter eine Hauptperson für jeden wichtigen Punkt oder Meilenstein in einem Gantt-Diagramm zuweist, um Überschneidungen zu vermeiden. Wenn sich die Teammitglieder auf ihre Kernkompetenzen beschränken, erhöht sich die Qualität der Arbeit und jede Phase lässt sich leichter mit den anderen verbinden. Wenn die Rollen auf diese Weise verteilt sind, laufen Projekte reibungsloser und konzentrierter ab.

Team Burnout stoppen: Schritte zum Schutz des Vermögens

Die Idee, die Energie und Kapazität deines Teams zu erhalten, stammt von McKeown und ist der Grund, warum seine Botschaft so wichtig ist. Die Hauptursache für Burnout sind zu viel Termindruck, unangemessener Stress und Aufgaben, die nicht unbedingt zu Ergebnissen führen.

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Als Lösung können Projektmanager/innen Gantt-Diagramme verwenden, um den Plan für die Aufgabenteilung zwischen ihrem Team zu sehen und zu handhaben. Kurze Pausen, um sich auszuruhen, Feedback einzuholen und über neue Ideen nachzudenken, helfen allen, gute Leistungen zu erbringen und sich weniger Sorgen zu machen. Außerdem hält es den Geist wach und aufmerksam, wenn man sich ununterbrochen Zeit für ernsthafte Aufgaben nimmt.  

Konzentriere dich auf das Wesentliche und mach es richtig

Ein Essentialist zu sein bedeutet, das zu tun, was man tun muss, und zwar so lange, wie man es tun muss. Engagiert zu bleiben bedeutet, dass du alles, was nicht zu den Projektzielen passt, regelmäßig überprüfen und streichen musst. Während das Projekt läuft, kannst du dich an diesen Plan halten, indem du jede Woche einen Blick auf das Gantt-Diagramm wirfst, unnötige Aktivitäten streichst und durch kontinuierliches Feedback Ablenkungen aufspürst und entfernst.

Wenn du wichtige Erfolge feierst, die zusätzliche Arbeit aufdecken, hilft das, die Menschen davon zu überzeugen, sich weiterhin auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Essentialismus und Agile haben beide einen kompatiblen Blickwinkel.

Auf den ersten Blick könnte der Essentialismus für sehr strukturierte Umgebungen geeignet erscheinen. Trotzdem passen seine zentralen Konzepte - sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, klar zu sein und unnötige Arbeit zu vermeiden - gut zu Agile und gemischten Projektmanagementtechniken. Beide Modelle weisen darauf hin, dass wir uns auf das Wesentliche konzentrieren und alles, was nicht hilfreich ist, entfernen sollten.

Essentialismus in der agilen Projektarbeit nutzen

Essentialismus kann dir helfen, dich während der arbeitsreichen Iterationen in agilen Umgebungen zu konzentrieren. Ein einziges Ziel pro Sprint sorgt dafür, dass sich das Team auf die wichtigsten Ergebnisse konzentriert. Du kannst unnötige Schritte entfernen, deinen Arbeitsablauf aktualisieren und deine wichtigen Ziele in einer Retrospektive bestätigen. Gantt-Diagramme können bei Agile auch unterwegs geändert werden, damit sich das Team nur auf die wichtigen Aufgaben konzentriert.

Die Funktionsweise des hybriden Projektmanagements verbessern

Bei hybriden Modellen wird die Flexibilität von agilen Teams mit der organisierten Natur des Wasserfalls kombiniert, die der Essentialismus unterstützt. Da jeder Teil des Projekts mit einem klaren Ziel verbunden ist, können Projektmanager/innen Unstimmigkeiten überwinden und unkontrollierte Änderungen vermeiden.

Es spielt keine Rolle, ob die Planung gründlich oder schnell durchgeführt wird. Essentialismus führt immer dazu, dass Teams ihre Arbeit auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und effektiver arbeiten, nicht nur schneller. Wenn sich Teams auf diese Philosophie einigen, können sie sich besser konzentrieren, besser zusammenarbeiten und Ergebnisse erzielen, die Bestand haben.

Fazit

Der Essentialismus zielt nicht nur darauf ab, uns effizienter zu machen, sondern schafft auch neue Ideen darüber, wie wir unsere Arbeit, unsere Leistungen und unsere Definition von Erfolg angehen. Da das Projektmanagement aufgrund seiner Komplexität manchmal ineffizient ist, bietet das essentialistische Denken eine gute Lösung.

Wenn du dein Gantt-Diagramm nur mit wichtigen Aufgaben füllst, ohne weitere hinzuzufügen, wird es zu einem effektiven strategischen Werkzeug. Die Dinge laufen in Projekten schneller ab. In Teams werden deutliche Unterschiede festgestellt. Wenn Projektmanager/innen weniger verfolgen, machen sie am Ende einen Unterschied.