Deep Work von Cal Newport: Den Fokus meistern, um den Projekterfolg zu maximieren

In diesem Buch geht es darum, wie wichtig es ist, in der heutigen Welt voller Ablenkungen intensiv und ohne Unterbrechung zu arbeiten. Laut Newport nimmt der Wert von intensiver Arbeit zu, aber es wird immer weniger davon gemacht.

Jeder Projektmanager, der Gantt-Diagramme verwendet, um mehrere Aufgaben zu organisieren, muss in der Lage sein, sich genau zu konzentrieren. Deep Work hilft Einzelpersonen und macht Teams und ihre Projekte genauer.

Lernen über Deep Work

Deep Work ist Arbeit, bei der du dich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrierst, um deine geistigen Fähigkeiten zu testen und zu entwickeln. Cal Newport sagt, dass Deep Work den Menschen hilft, wichtige Aufgaben schnell zu erledigen und ein tieferes Verständnis für das zu erlernen, was sie gerade lernen.

Newport unterteilt sein Handbuch in "Deep Work" (tiefe Arbeit) und "Shallow Work" (seichte Arbeit), die aus unbedachten Problemen besteht, die wir angehen, während wir von anderen Dingen abgelenkt sind. Du kannst dafür verantwortlich sein, E-Mails zu beantworten, zu gelegentlichen Meetings zu gehen oder kleine Verwaltungsaufgaben zu erledigen.

Die wichtigsten Merkmale von Deep Work

Die wichtigsten Teile der Tiefenarbeit sind es, die sie so effektiv machen. Das Gehirn kann sie nur dann optimal ausführen, wenn es durch nichts anderes unterbrochen wird. Die Beschäftigung mit Deep Work-Aktivitäten kann deine Fähigkeiten sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben verbessern. Da diese Aufgaben von Natur aus sehr schwierig sind, können sie nicht reproduziert oder automatisiert werden.

Wie es sich auf das Projektmanagement auswirkt

Der Umgang mit der Planung, das Überprüfen von Risiken und das Erstellen von Berichten erfordert intensive Arbeit im Projektmanagement. Das Aktualisieren von Gantt-Diagrammen bei Änderungen oder das Erstellen neuer Diagramme erfordert einen detaillierten Fokus, der am besten ohne Ablenkungen erreicht wird. Genauere Prognosen und Planungen für ein Projekt werden durch Tiefenarbeit ermöglicht.

Seichtes Arbeiten hat oft Konsequenzen.

Oberflächliche Arbeit kann das Gefühl vermitteln, produktiv zu sein, aber in der Regel trägt sie nicht dazu bei, das Projekt voranzubringen. Laut Newport schadet es deiner geistigen Energie, wenn du auf Nachrichten und Benachrichtigungen reagieren und ständig zwischen Aufgaben wechseln musst, und senkt die Effektivität deiner Arbeit. Obwohl sie jeden Tag einen Großteil unserer Zeit in Anspruch nimmt, dauert seichte Arbeit nicht lange und kann unseren Zeitplan belasten, wenn wir es zulassen.

Manchmal posten oder kommentieren wir wahllos und senden unerwünschte Nachrichten, was unseren Diskussionsfluss unterbrechen kann. Wenn du wahllos von einer Aufgabe zur nächsten wechselst, wird dein Geist oft zerstreut und deine Produktivität sinkt. Weil oberflächliche Arbeit eher reaktiv als proaktiv ist, bleibt weniger Zeit für strategische Pläne.

Die Rolle von Gantt-Diagrammen

Tiefgreifende Arbeit bedeutet, dass viele kurze Aufgaben zu einem Zeitplan hinzugefügt werden, was zu unnötigen Komplikationen in Gantt-Diagrammen führt. Wichtige Meilensteine und Aufgaben auf dem kritischen Pfad werden von weniger wichtigen Arbeiten verschluckt. Sorgfältiges Nachdenken hilft Projektmanagern, wichtige Zusammenhänge richtig zuzuordnen und den Fortschritt in Gantt-Diagrammen hervorzuheben. So kannst du klarer sehen und Aufgaben einfacher erledigen.

Die "Deep Work"-Hypothese und wie sie die Produktivität beeinflussen wird

Laut Newport wird die Fähigkeit, tiefgründige Arbeit zu erledigen, zu einer besonders starken Eigenschaft in einem hart umkämpften Arbeitsumfeld. Da die Zeit, die wir mit tiefgründiger Arbeit verbringen, aufgrund all der Ablenkungen immer seltener wird, wird sie letztendlich immer wichtiger. Menschen, die sich damit auskennen, werden sich Gehör verschaffen und in ihrer Karriere weiterkommen.

Auswirkungen auf das Projektmanagement

Betrachtet man Projekte aus der Sicht des Managements, hat diese Hypothese wichtige Auswirkungen. Wenn du dir zu Beginn der Planung genügend Zeit für wichtige Aufgaben nimmst, können größere Störungen bis zum Ende vermieden werden. Mit einem effektiven Zeitplan kannst du Fehlinformationen ausräumen und vermeiden, dass du dieselbe Aufgabe mehrmals erledigst.

Auch die Betrachtung des Zusammenspiels der Aufgaben in einem Gantt-Diagramm erfordert sorgfältige Überlegungen, die man am besten entwickelt, wenn man tiefgründig arbeitet.

Regel 1: Tauche ein in das, was du tust

Im Anfangskapitel seines Buches weist Newport darauf hin, dass du deinen Strategien echte Aufmerksamkeit schenken und sie befolgen musst, um tiefgreifende Arbeit zu leisten. Dieser Ansatz kommt nicht von ungefähr: Menschen brauchen Routinen und Gewohnheiten, um sich nicht ständig ablenken zu lassen.

Wie fördere ich tiefgehende Arbeit?

Mehrere Wege in Newport können dir helfen, tief zu arbeiten. Anhänger des Mönchtums werden sich lange Zeit von anderen absondern. Das passiert normalerweise nicht in Teams, aber es ist sehr hilfreich, wenn du in der Forschung oder beim Aufbau von Systemen auf Distanz arbeitest.

Ideen in Aktionen umwandeln.

Bei dieser Methode arbeitest du an manchen Tagen intensiv und triffst dich mit anderen an anderen Tagen. Bei der Rhythmischen Methode ermutige ich die Arbeitnehmer, einen ununterbrochenen Zeitblock in ihren Arbeitstag einzubauen. Die Journalistische Methode schließlich ermöglicht es, die Arbeit in die Tiefe zu gehen, wo immer es passt. Obwohl sie für viele nützlich ist, eignet sich dieses System besser für Menschen, die den Tiefenfokus bereits beherrschen.

Projektmanager/innen sollten tiefgreifende Arbeitsaufgaben direkt in ihren Gantt-Diagrammen skizzieren. Lege jede Planungs-, Dokumentations- oder Problemlösungsaufgabe auf dieselbe Weise fest, wie du eine Besprechung oder ein Stand-up planst. Das bedeutet, dass jeder das kritische Denken als etwas Wichtiges ansieht.

Regel Nr. 2: Sei glücklich, wenn du gelangweilt bist

Newport glaubt, dass Menschen, die in der heutigen Welt arbeiten, ständig auf der Suche nach neuem Input sind. Die Beschäftigung mit sozialen Medien, E-Mails oder dem Internet hat das Erledigen von Aufgaben abgelöst. Diejenigen, die sich intensiv mit ihrer Arbeit beschäftigen, müssen ihren Verstand so trainieren, dass er wenig hilfreichen Ablenkungen widerstehen kann, und das erfordert oft, einen Mangel an Stimulation zu tolerieren.

Wie kann das jeder praktizieren?

Das heißt, du planst konzentrierte Zeit, anstatt zu versuchen, dich nicht ablenken zu lassen. Lass dich nicht ständig von deinem Telefon ablenken. Entscheide dich, wann du E-Mails lesen oder chatten kannst und halte dich daran. Genau wie bei anderen Gewohnheiten hilft dir das Üben von Aufmerksamkeitsmanagement, dich zu verbessern.

Wie lässt sich das in Projekten umsetzen?

Das Gleiche gilt für Projekte. Du musst nicht jede Aufgabe in ein Gantt-Diagramm eintragen. Wenn du nachdenkst und neue Ideen in Betracht ziehst, kannst du am Ende viel bessere Ergebnisse erzielen. Wenn du dein Team dazu motivierst, Situationen gut zu analysieren und nicht einfach nur mehr Aufgaben zu erledigen, werden die Ergebnisse besser und es muss weniger Arbeit nachgeholt werden.

Regel #3: Beende Social Media

Newport weist darauf hin, dass soziale Medien zwar nützlich sind, aber in Wirklichkeit eine Illusion darstellen, die unsere Aufmerksamkeit von wichtigen Aufgaben ablenkt. Er begrüßt digitale Werkzeuge, rät aber generell dazu, sie selektiv auszuwählen, nach dem so genannten Craftsman's Tool Approach. Wenn du diesem Prinzip folgst, nimmst du nur die Werkzeuge in Anspruch, die dich im Leben oder bei der Arbeit wirklich unterstützen.

Anwendung des Craftsman-Werkzeugansatzes

Indem sie jede App oder jedes Programm überprüfen, räumen die Teams unnötige Dinge aus dem Weg und konzentrieren sich auf das, was ihnen hilft, besser zu arbeiten. Ein Beispiel: Wenn eine Plattform keine wesentlichen Aufgaben erfüllt, sollte sie nicht mehr Teil des Plans sein.

Die Relevanz beim Projektmanagement

Diese Logik ist direkt wichtig für das Management von Projekten. Viele Online-Projektseiten verfügen über hervorragende Kommunikationswerkzeuge, aber es fehlt ihnen ein klarer Fokus. Wähle Lösungen für das Projektmanagement, die die Teamarbeit erleichtern und es dem Einzelnen ermöglichen, sich auf seine Arbeit zu konzentrieren. Ein Gantt-Diagramm-Tool sollte den Teams helfen, ihre Aufgaben und Zeitpläne gut zu überblicken und sie nicht mit zu vielen Benachrichtigungen oder Tools zu bombardieren, die sie nicht nutzen werden.

Regel Nr. 4: Lege die Untiefen trocken. 

Er ist der Meinung, dass schnelle Aufträge zu bestimmten Zeiten erledigt werden sollten, damit sie deinen Zeitplan nicht überrollen. Wir sollten nach Spitzenleistungen in den Bereichen streben, die für unser Geschäft wirklich wichtig sind. Seine Art, das zu tun, ist, jede Minute seines Arbeitstages in einen Zeitplan einzutragen, um zu sehen, wie er seine Zeit verbringt.

Strategien zur Umsetzung

Er rät dazu, kleineren Papierkram, Meetings und Instant Chats einzuschränken. Sie müssen da sein, aber sie sollten nicht den Rest des Jahres bestimmen. Für Projektmanager/innen bedeutet das, dass es an der Zeit ist, zu überdenken, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird. Die Erstellung von Berichten und die Aktualisierung des Projektstatus lassen sich am besten als Ereignisse in festgelegten Zeitfenstern in deinem Gantt-Diagramm-Kalender abwickeln.

Der Systementwurf, die Budgetierung oder die Strategie sollten sich alle an der Arbeit in der Tiefe orientieren. Bessere Ergebnisse und mehr Zufriedenheit unter den Beschäftigten können erreicht werden, wenn man dieses Verhältnis umdreht.

Eine gute Kombination ist Deep Work und Gantt-Diagramme.

Die Lehren von Deep Work in ein Projekt zu integrieren, bedeutet, sie als Teil deines Zeitplans zu skizzieren. Projektmanager können Gantt-Diagramme verwenden, um Zeit für die Durchführung wichtiger Aktivitäten zu reservieren. Du kannst sie deutlich markieren, damit die Beteiligten wissen, dass sie gebraucht werden und in diesen Zeiträumen keine Termine machen.

Wenn du flache Aufgaben für bestimmte Zeiten einplanst, unterbrechen sie deine Produktivität nicht. Ein Beispiel dafür ist, dass du in der letzten Stunde deines Tages E-Mails beantwortest oder Papiere überarbeitest. Auf diese Weise können wichtige Aufgaben unsere produktivsten geistigen Minuten nutzen.

Wir könnten zum Beispiel ein Softwareeinführungsprojekt als Beispiel aus der Praxis nehmen. Wir werden uns intensiv mit der frühen Planung der Architektur und der Gestaltung des Nutzererlebnisses befassen und uns besonders viel Zeit für die sorgfältige Meldung aller Probleme und das Anhören von Feedback nehmen. Mit einem strukturierten Plan bekommt jede Phase die Aufmerksamkeit, die sie braucht.

Fazit

Deep Work hilft dir nicht nur dabei, besser zu arbeiten, sondern ist auch ein Weg, durchdacht zu arbeiten. Projektmanager, die Newports Ideen nutzen, können sich einen Vorteil verschaffen. Deine Gantt-Diagramme sind nicht mehr nur Zeitpläne, sondern helfen dir, Aufgaben mit einem klaren Fokus zu verwalten.

Wenn es dir wichtig ist, deine Fähigkeiten im Projektmanagement zu verbessern, deine Zeit zu schützen und die Ergebnisse deines Teams zu steigern, dann befolge die Ratschläge von Deep Work.