Was ist ein Projektplan?
Bevor wir zu weit gehen, lass uns einen genaueren Blick darauf werfen, was ein Projektplan ist. Dein Projektplan ist der schrittweise Prozess, den du planst, um von deinem jetzigen Standort zu einem Endziel und einem Termin (den dir dein Kunde vorgibt) zu gelangen. Dein Plan hilft dir dabei, herauszufinden, was du alles tun musst, um dieses Ziel zu erreichen, und er hilft den anderen Mitgliedern deines Teams (denn du kannst es definitiv nicht alleine schaffen) herauszufinden, was sie ebenfalls tun müssen. Je mehr du bei der Erstellung deines Plans mit ihnen zusammenarbeitest, desto besser wird er.
Wenn du einen Projektplan erstellst, legst du verschiedene Aufgaben und Teilaufgaben fest, die dein Team erledigen muss, um sein Ziel zu erreichen. Der Plan ist ein Prozess. Es ist so, als würdest du dich auf eine Reise vorbereiten und die Wegbeschreibung ausdrucken (oder auf dein Handy laden). Diese Wegbeschreibung enthält alles, was du wissen musst, um von Punkt A (wo du gerade bist) zu Punkt B (wo du ankommen willst) zu gelangen. Genauso verhält es sich, wenn du versuchst, eine Aufgabe in deinem Unternehmen zu erledigen.
Warum du einen Projektplan brauchst
Aber selbst wenn du weißt, was ein Projektplan ist, warum ist er wichtig? Was hast du von einem Projektplan? Die Wahrheit ist, dass er dir eine ganze Menge bringt. Der wichtigste ist, dass du bessere Chancen auf Erfolg hast. Indem du aufschreibst, was du erreichen willst, und die Schritte festlegst, die nötig sind, um dorthin zu gelangen, verankerst du den gesamten Prozess in deinem Gehirn und machst es wahrscheinlicher, dass du jeden dieser Schritte durcharbeitest, um von Punkt A zu Punkt B zu gelangen. Das ist der wichtigste Aspekt.
Du machst es dir auch leichter. Wenn du die einzelnen Schritte aufschreibst, für die du und der Rest des Teams verantwortlich sind, ist es für alle einfacher zu sehen, was noch zu tun ist, was bereits erledigt wurde und vieles mehr. Du kannst sehen, wie weit du kommst oder wo du im Rückstand bist. Du kannst dich auch vergewissern, dass du im richtigen Zeitplan liegst oder was du tun musst, um ihn zu verbessern. Der Projektplan stellt sicher, dass alle im Team auf derselben Seite stehen, was ein wichtiger Teil des Prozesses ist.
Schließlich sorgt ein Projektplan dafür, dass dein Kunde bekommt, was er erwartet. Mit einem Plan behältst du den Überblick über Aufgaben und Aufträge. Du erledigst die Meilensteine pünktlich und lieferst deinem Kunden die gewünschten Ergebnisse. All das macht es dir leichter, deinen Kunden zufrieden zu stellen, und das macht es für dein Unternehmen einfacher, im Geschäft zu bleiben und deinen Kunden weiterhin einen hervorragenden Service zu bieten. Je besser du planst, desto besser bist du, und das ist es, wonach deine Kunden und potenziellen Kunden suchen.
Schritte zu deinem Projektplan
Es gibt mehrere wichtige Schritte, die du beachten musst, um sicherzustellen, dass dein Projektplan auf dem richtigen Weg ist. Wir werfen einen Blick auf die zehn wichtigsten Schritte und darauf, was nötig ist, um sicherzustellen, dass dein Plan auf dem richtigen Weg ist. So kannst du sicherstellen, dass dein Team alle Projekte richtig durchführt und dass deine Kunden mit den Ergebnissen zufrieden sind. Und zehn Schritte zur Erstellung dieses Plans scheinen nicht viel zu sein, oder? Du könntest in kürzester Zeit fertig sein.
Werfen wir einen Blick auf die Schritte zur Erstellung eines großartigen Projektplans.
1. Kenne den Umfang deines Plans
Der Umfang deines Plans ist genau das, was du zu erreichen hoffst. Was ist das Endziel, das du erreichen musst? Wahrscheinlich wird es von deinem Chef, deinem Teamleiter oder deinem Kunden festgelegt. Aber wenn du nicht weißt, was du erreichen willst, wirst du es auch nicht schaffen. Und dein Plan muss allen genau erklären können, was du erreichen willst und wie du es erreichen willst. Beginne also mit einem Ziel. Von dort aus kannst du die einzelnen Schritte zum Erreichen dieses Ziels planen.
Wenn es darum geht, den Umfang des Plans festzulegen und sich darauf vorzubereiten, alles zu planen, solltest du eine gute Vorstellung davon haben, was in deinem Projekt passiert. Du solltest einige Details darüber wissen, was getan werden muss und was die verschiedenen Aspekte des Projekts beinhalten. Aber du wirst noch mehr herausfinden, wenn du die nächsten Schritte dieses Prozesses durcharbeitest. Schließlich werden wir über alles sprechen, was nötig ist, damit der Plan ein Erfolg wird.
2. Mach deine Forschung
Als Nächstes musst du dich informieren. Gehe nicht davon aus, dass dir von Anfang an alles gesagt wird, was du wissen musst. Gehe nicht davon aus, dass dein Chef, dein Teamleiter oder dein Kunde von Anfang an alles weiß. Aber du musst sicherstellen, dass du alle Fakten kennst, bevor du zu weit in die Planung einsteigst. Das beginnt mit dem, was wir Schritt zwei und Schritt drei nennen. Konzentriere dich also erst einmal darauf, alles zu recherchieren und so viel wie möglich aus den bereits vorhandenen Informationen herauszufinden.
Denke daran, dass viele der Informationen, die du brauchst, in den Unterlagen und Dokumenten enthalten sind, die du von der Person bekommst, die dir das Projekt übergibt. Das bedeutet nicht, dass diese Person alle Unterlagen gelesen hat, aber die Unterlagen helfen dir, eine solidere Grundlage für das Projekt zu schaffen und zu Schritt drei überzugehen (zu dem wir gleich noch kommen werden). Wenn du die Informationen durchgehst, die du hast, findest du Dinge wie die Ziele, die erreicht werden müssen, die Zielsetzungen oder Erwartungen und sogar, wer Teil deines Teams sein wird. Zumindest solltest du einige dieser Informationen finden.
3. Schwierige Fragen stellen
Hab keine Angst, Fragen zu stellen. Und scheue dich nicht, auch wirklich schwierige Fragen zu stellen. Alle Informationen, die du für das Projekt brauchst, sollten dir von Anfang an zur Verfügung gestellt werden. Wenn das nicht der Fall ist, musst du jeden fragen, bis du die Antworten kennst. Schließlich kannst du das Projekt nur abschließen, wenn du alles weißt, was es über das Projekt zu wissen gibt.
Erkundige dich, wer für die einzelnen Aspekte des Projekts verantwortlich sein wird. Finde heraus, wer über die verschiedenen Schritte, die du unternimmst, informiert werden muss. Frage deinen Chef, wer die einzelnen Schritte abzeichnen muss. Finde heraus, wie du Feedback bekommst oder wie du mit Problemen umgehst. Stelle sicher, dass du weißt, wann das Projekt abgeschlossen sein muss und wer es erhalten soll. Wisse, wann du niemanden erreichen kannst oder welche Probleme während des Prozesses auftreten können. Du willst so viel wie möglich über das Projekt wissen, denn das wird dich insgesamt erfolgreicher machen.
4. Beginne mit einer Gliederung
Als Nächstes solltest du eine Gliederung erstellen. Du willst dich nicht zu schnell in das Projekt stürzen, und das bedeutet, dass du nicht zu früh einen zu detaillierten Plan erstellen solltest. Erstelle stattdessen eine Gliederung, in der Dinge wie der endgültige Abgabetermin und die Meilensteine auf dem Weg dorthin aufgeführt sind (wenn diese bereits von deinem Kunden oder einem Vorgesetzten festgelegt wurden). Du willst sicherstellen, dass du einen Rahmen hast, den du dem Team vorlegen und mit dem du weiterarbeiten kannst, während du vorankommst.
In deinem Entwurf wird der Prozess zur Einholung der Genehmigung (von allen, die sie erteilen müssen) dargelegt. Es sollte auch zeigen, was wann erledigt werden muss, um verschiedene Meilensteine, Fristen und mehr zu erreichen. Vielleicht möchtest du auch ein paar Informationen über Ressourcen und Leistungen skizzieren, die du bereits kennst, sowie alles, worauf du deine Entscheidungen und deinen Plan stützt. Diese Skizze muss nicht vollständig sein, aber du solltest alle Informationen einbeziehen, die du bereits kennst. Du musst dich nicht zu sehr auf die Reihenfolge der Aufgaben festlegen, aber du kannst z. B. eine Liste der Aufgaben erstellen, von denen du bereits weißt, dass sie erledigt werden müssen.
5. Beziehe das Team mit ein
Als Nächstes sprichst du mit dem Team, das für dieses Projekt verantwortlich sein wird. Wer gehört zum Team oder wurde beauftragt, dir bei einer der Aufgaben zu helfen? Arbeite mit ihnen und dem von dir erstellten Plan zusammen, um zusätzliche Aufgaben zu finden, die erledigt werden müssen, oder um herauszufinden, welche Ressourcen und Materialien du brauchst oder wie lange die einzelnen Aufgaben dauern werden. An dieser Stelle wirst du noch mehr Informationen einholen und noch mehr schwierige Fragen stellen.
An dieser Stelle fängst du auch damit an, den Plan, den du gerade erstellt hast, zu konkretisieren. Zu jeder Aufgabe kannst du dir Notizen über den Zeitplan, die Ressourcen und die Verantwortlichen machen. Du kannst die restlichen Aufgaben, von denen du erfährst, nach und nach hinzufügen. Auf diese Weise wirst du auch mehr Unterstützung und Feedback für deine Ideen bekommen. Dein Team kann dir bei der Erstellung deines Entwurfs und im nächsten Schritt, wenn ihr mit der gemeinsamen Ausarbeitung beginnt, helfen.
6. Zeichne es aus
Als Nächstes entwirfst du dein gesamtes Projekt. Hier nimmst du die Gliederung, die du in Schritt vier erstellt hast, zusammen mit dem Feedback und den zusätzlichen Informationen, die du in Schritt fünf erhalten hast, und erstellst daraus einen detaillierten Entwurf. Lege alles auf Papier aus, wobei du jede Aufgabe in der richtigen Reihenfolge erledigst und sie markierst. Trage so viele Informationen ein, wie du kannst, und vergewissere dich, dass das Projekt, das du erstellt hast, genau ist oder zumindest so genau, wie es ohne den abschließenden Input und die Unterstützung deines Teams sein kann.
Dieser Teil des Prozesses kann eine Weile dauern, aber sorge dafür, dass du alles tust, was du kannst, um ihn auszuarbeiten. Du musst sicherstellen, dass der Entwurf so gestaltet ist, dass du ihn verstehst und dass du dich besser auf das konzentrieren kannst, was zu tun ist. Wenn du alles aufgeschrieben hast, ist es einfacher, es in das von dir gewählte Projektmanagement-System einzugeben (über das wir in Schritt sieben sprechen werden). Du hast dann alles im Blick, und da es bereits organisiert ist, ist es ein Kinderspiel, es einzurichten.
Hier wirst du dein Projektmanagement-Tool einsetzen. Auf Instagantt kannst du alle Aufgaben und Teilaufgaben eintragen, die du möchtest. Du kannst Fristen, Meilensteine, Abhängigkeiten und vieles mehr erstellen. Außerdem kannst du jede deiner Aufgaben verschiedenen Personen in deinem Team zuweisen. All das ist ganz einfach zu bewerkstelligen, und dann kannst du diese Informationen mit dem Rest des Teams teilen, damit sie Feedback geben, ihre Aufgaben überwachen und alles im Auge behalten können, was in Bezug auf die Einhaltung von Fristen oder die Kommunikation mit dem Rest des Teams passiert.
Du hast auch die Möglichkeit, alle deine Aufgaben in einem Gantt-Diagramm oder einem Kanban-Diagramm anzuzeigen. In beiden Fällen hast du eine einfache Methode, um alles zu verfolgen und den Überblick über dein Projekt zu behalten. Außerdem kannst du dieses System mit mehreren deiner anderen Systeme und Programme verknüpfen, so dass du die Informationen nur einmal eingeben musst, um sie auf allen deinen Plattformen zu sehen. Das macht es für dich viel einfacher, den Überblick zu behalten und alle, die informiert werden müssen, auf dem Laufenden zu halten.
8. Finalisiere deinen Entwurf
Hier legst du das Layout und das Design deiner Karten oder Tafeln fest. Egal, für welches System du dich entschieden hast, um dein Projekt und alle damit verbundenen Aufgaben zu organisieren, du musst es sorgfältig und vollständig durchgehen. Du musst sicherstellen, dass du alles, was du in das System eingegeben hast, noch einmal überprüfst und dass es für jeden leicht zu lesen und zu verstehen ist, was an dieser Stelle geschehen soll. So kannst du das gewünschte Ergebnis leichter erreichen.
Beachte, dass dies nicht das letzte Mal sein wird, dass du deine Tabelle oder deinen Projektplan anpasst. Du wirst noch ein paar Schritte vor dir haben. Zu diesem Zeitpunkt solltest du jedoch eine ziemlich gute Vorstellung davon haben, wie der Plan aussehen wird und wie du ihn umsetzen willst. Der Plan, den du auf deinem Instagram-Profil siehst, sollte deinen Erwartungen ziemlich nahe kommen und wie eine fertige Version deines Plans aussehen. Du solltest das Gefühl haben, dass du dein Ziel auf der Grundlage dieser Version des Plans erreichen kannst.
9. Feedback vom Team einholen
Wenn du denkst, dass du fertig bist und mit der Umsetzung des Plans beginnen kannst, ist es an der Zeit, ein letztes Mal um Feedback zu bitten. Das bedeutet nicht, dass dies das letzte Mal ist, dass du dein Team bittest, dir zu helfen, deinen Plan zu verbessern. Aber es ist das letzte Mal, bevor du mit der Umsetzung des Plans beginnst. Wende dich also an dein Team und sorge dafür, dass sie Zugang zu der von dir erstellten Instagram-Tabelle haben. Lass sie den Plan durchsehen und frage sie, was sie von dem Gesamtumfang, den Meilensteinen und ihren Aufgaben halten.
Du willst wissen, ob sie glauben, dass der Plan realistisch ist und ob er repräsentativ für das ist, was sie tun können. Wenn ja, ist das großartig und ihr könnt zum nächsten Schritt übergehen. Wenn nicht, solltest du mit den Teammitgliedern zusammenarbeiten und ihr Feedback nutzen, um herauszufinden, was du ändern musst. Auf diese Weise kannst du dein Projekt weiter vorantreiben und sicherstellen, dass es ein Erfolg wird. Das Einholen von Feedback ist ein wichtiger Schritt, um dein Team mit ins Boot zu holen und deine Ziele zu erreichen.
10. Hör nicht auf zu planen
Der letzte Schritt deines Projektplans ist fortlaufend. Du wirst nie fertig sein. Dein Projektplan mag großartig aussehen und alle Beteiligten denken, dass er ein überwältigender Erfolg sein wird. Du hast vielleicht alles recherchiert, alle Fragen gestellt, alle Rückmeldungen genutzt und einen Plan erstellt, der dir, deinem Team, deinem Chef, dem Kunden und allen anderen, denen du ihn zeigst, perfekt erscheint. Aber das ist das wahre Leben. Und nichts ist jemals wirklich perfekt.
Das bedeutet, dass dein Plan geändert werden muss. Egal, ob es sich um kleine oder große Dinge handelt, es wird einige Dinge im Projektplan geben, die einfach nicht stimmen oder die auf die eine oder andere Weise aus der Bahn geworfen werden. Jemand wird krank und kann seine Aufgabe nicht erfüllen, oder eines der Materialien, die du eigentlich verwenden wolltest, wird plötzlich vom Markt genommen und du musst einen Ersatz finden. Vielleicht gibt es ein unerwartetes Ereignis, das die Produktion für eine gewisse Zeit lahmlegt, oder ein Kunde ist eine Zeit lang nicht erreichbar. Was auch immer es ist, es wird deinen Plan durcheinander bringen. Sei also immer darauf vorbereitet, Änderungen vorzunehmen und dich weiter zu verbessern.
Letztendlich willst du sicherstellen, dass dein Projektplan so geschrieben ist, dass ihn jeder in deinem Team verstehen und ausführen kann. Noch wichtiger ist, dass er so gestaltet ist, dass die Arbeit so schnell und effizient wie möglich erledigt werden kann, ohne dass dabei die Genauigkeit leidet. Wie schaffst du das? Nun, du musst die oben beschriebenen Schritte befolgen und sicherstellen, dass du Instagram zur Verfügung hast, um loszulegen. Die Projektplanung kann ein Kinderspiel sein, wenn du das richtige System hast, das dir dabei hilft.
