Gantt-Diagramme sind eine Art Balkendiagramm, in dem alles aufgeführt ist, was für ein bestimmtes Projekt erledigt werden muss. Du kannst so viele Gantt-Diagramme erstellen, wie du möchtest, um sie mit verschiedenen Projekten zu verknüpfen, für die du verantwortlich bist. Von dort aus kannst du Aufgabenlisten und verschiedene Zuweisungen für jede Person erstellen, die an dem Projekt beteiligt ist. Die Balken stellen einzelne Aufgaben dar, die erledigt werden müssen, und sie zeigen genau an, wann der Auftrag oder die Aufgabe beginnen soll und wann sie abgeschlossen sein muss.
Noch einzigartiger an diesen Diagrammen ist, dass sie dir Zusammenhänge zwischen verschiedenen Aufgaben zeigen können. Aber diese Diagramme bieten noch viel mehr als nur das. Sie sind ideal für alle, die wissen müssen, was in einem Projekt oder bei verschiedenen Aufgaben vor sich geht. Sie zeigen alles an, was du brauchst, einschließlich der verschiedenen Aufgaben, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist, wann sie erledigt werden müssen, wer von ihnen abhängig ist, um eine Aufgabe zu erledigen, und sogar, wann sie eine Aufgabe beginnen müssen oder wann das gesamte Projekt abgeschlossen sein muss.
Wer muss Gantt-Diagramme sehen?
Wer muss die Tabelle für das Projekt sehen, an dem du gerade arbeitest? Nun, da gibt es eine ganze Reihe von Personen auf dieser Liste, je nach Größe des Projekts. Zunächst einmal muss jeder, der an dem Projekt arbeitet, diese Tabelle sehen können. So können sie sehen, wofür sie verantwortlich sind und wann sie es erledigen müssen. So können sie sich gegenüber dem Rest des Teams besser verantworten, weil jeder weiß, was er zu tun hat und wann er es erledigen muss (oder nicht).
Jeder, der für diese Leute verantwortlich ist, sollte die Tabelle ebenfalls sehen können. Du als Projektleiter solltest die Tabelle sehen können. Alle anderen Manager/innen und Führungskräfte in deinem Team, die Mitglieder des Projektteams haben, sollten ihn sehen können, wenn sie ihre Teammitglieder einchecken. Zumindest sollten sie das können, wenn sie für diesen Teil ihres Teams verantwortlich sind. Wenn du jemanden aus der Buchhaltung abziehst, um an einem Projekt zu arbeiten, aber sein/ihr Vorgesetzter in keiner Weise involviert ist, braucht er/sie vielleicht keinen Zugriff auf die Tabelle. Wenn es sich jedoch um Arbeit handelt, die von der gesamten Abteilung erledigt wird, solltest du den Manager mit einbeziehen.
Jeder, der über dir als Projektleiter steht, sollte ebenfalls regelmäßig einen Blick auf diese Tabelle werfen. Du solltest sicherstellen, dass deine Vorgesetzten bis hin zu demjenigen, der für das Projekt beim Kunden verantwortlich ist, sich über den Fortschritt informieren können. Außerdem muss jeder, der an dem Projekt beteiligt ist, es sehen können. Das gilt auch für den Kunden, mit dem du an dem Projekt arbeitest. So können sie besser informiert bleiben.
Vorbereitungen für die Erstellung eines Gantt-Diagramms
Bevor du eine Tabelle erstellen kannst, musst du einige wichtige Informationen zusammenstellen. Hier trägst du alles zusammen, um sicherzustellen, dass du nicht wieder aufstehen musst, wenn du dich hinsetzt und anfängst, die Dinge zu ordnen. Schließlich willst du dich nicht an die Arbeit setzen und feststellen, dass dir einige der wichtigsten Elemente fehlen. Das sind die Dinge, die du brauchst, um das System zu erstellen, und du solltest erst dann zum nächsten Schritt übergehen, wenn du dies getan hast.
Kenne deine Ergebnisse: Möglicherweise musst du dich mehrmals mit dem Kunden treffen, um zu wissen, was er von dir erwartet. Möglicherweise musst du dich auch mit höherrangigen Managern und Führungskräften in deinem Team treffen. Das wird dir helfen herauszufinden, was am Ende geliefert werden muss.
Kenne deinen Abgabetermin: Du musst auch den festen Abgabetermin für das Gesamtprojekt kennen sowie alle anderen Fristen, die mit den Meilensteinen zusammenhängen, die du auf dem Weg dorthin erreichen willst. All diese Fristen und die zugehörigen Leistungen sollten schriftlich festgehalten werden.
Kenne deine Aufgaben: Kenne die verschiedenen Aufgaben, die erledigt werden müssen. Das bedeutet, dass du die zu erbringenden Leistungen in Teilaufgaben zerlegst und diese wiederum in Teilaufgaben und so weiter, bis du alles aufgeschrieben hast.
Kenne deine Abhängigkeiten: Wenn es bestimmte Aufgaben gibt, die erledigt werden müssen, bevor andere Aufgaben erledigt werden können, musst du dich auch um diese kümmern. Wisse, wo diese Abhängigkeiten auftreten, und notiere sie, damit du bei der Erstellung des Diagramms vorbereitet bist.
Kenne dein Team: Wer wird mit dir an diesem Projekt arbeiten? Welche Personen wirst du einsetzen und wie wirst du sie einsetzen? Du solltest dich auf jede Person vorbereiten, die dir helfen wird, und du musst wissen, dass sie dir zur Verfügung steht.
Kenne deine Aufgaben: Du solltest dir jede Person in deinem Team und jede Aufgabe, für die dein Team verantwortlich ist, genau ansehen. Dann solltest du dir überlegen, wie du das Ganze organisieren willst und wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist.
Ein Gantt-Diagramm erstellen
Bist du bereit, eine dieser Karten zu erstellen? Nun, du solltest wissen, dass das nicht kompliziert sein muss. Manche Leute erstellen diese Art von Diagrammen in Microsoft Project, Microsoft Excel oder Google Sheets. Diese Arten von Diagrammen sind jedoch relativ einfach gestaltet. Andererseits sind sie, obwohl sie sehr grundlegende Informationen enthalten, schwieriger auszuführen und können ein hohes Maß an Geschick in diesen Programmen erfordern. Hier könnte ein Programm wie InstaGantt genau das Richtige für dich sein.
Mit diesem Programm erstellst du zunächst ein Projekt auf der Plattform. Von dort aus kannst du dem gesamten Projekt verschiedene Personen zuweisen oder du kannst sofort mit der Erstellung einzelner Aufgaben beginnen. Du hast die Freiheit, so viele Aufgaben zu erstellen, wie du willst, und sie dann verschiedenen Personen zuzuweisen. Du kannst Gesamtaufgaben erstellen und diese in Teilaufgaben untergliedern. Du kannst Aufgaben erstellen, die von anderen Aufgaben abhängig sind, und du kannst die gewünschten Fristen und Starttermine festlegen.
Von dort aus kannst du das gesamte Diagramm allen Personen zugänglich machen, die es brauchen, und sie können ihre Aufgaben einsehen. Sie können sogar mit anderen Personen über Fragen, Kommentare und Bedenken direkt im Projekt sprechen, damit alle sehen können, was vor sich geht. Außerdem können sie Aufgaben als erledigt markieren und Informationen übermitteln, die für die nächste Aufgabe benötigt werden. All das macht es für dich und alle Projektbeteiligten viel einfacher, den Überblick darüber zu behalten, was passiert ist und was noch passieren muss, um das Ziel zu erreichen.
Es gibt viele verschiedene Vorteile, die Gantt-Diagrammersteller in deinem Unternehmen und bei der Durchführung deiner Projekte bieten. Das Wichtigste ist, dass du ein System findest, das für dein Team geeignet ist. Dann wirst du von all diesen Vorteilen profitieren und vielleicht sogar noch von einigen mehr.
1. Halte alles organisiert: Du wirst genau wissen, was zu tun ist und was bereits getan wurde. Du kennst die verschiedenen Aufgaben im Projekt und bist auf dem Weg dorthin besser informiert. Alles ist so organisiert und klar formuliert, dass es für alle einfacher ist.
2. Alle müssen Rechenschaft ablegen: Jeder kennt die Aufgaben, die er zu erledigen hat, und auch der Rest des Teams ist informiert. Das macht es wahrscheinlicher, dass sie ihre Aufgaben pünktlich erledigen. Schließlich warten alle anderen und schauen zu.
3. Halte alle auf dem Laufenden: Jeder weiß, was wann passiert, und das macht es einfacher zu wissen, wann du mit deinem Projekt beginnen kannst, wenn du von jemand anderem abhängig bist. Außerdem ist es so viel einfacher für alle, zu zeigen, was sie tun.
4. Einfaches Teilen von Informationen: Du kannst Kommentare, Feedback und sogar Dateien direkt im System teilen. Das macht es für alle einfacher, die benötigten Informationen zu teilen und Ordner und Dateien zu erstellen, auf die jeder nach Bedarf zugreifen kann, um seinen Teil der Arbeit zu erledigen.
5. Erhalte Antworten auf Fragen: Wenn du Fragen oder Bedenken hast, kannst du sie einfach in der Gruppe stellen und bekommst schnell eine Antwort. Es gibt auch Möglichkeiten, private Nachrichten zu versenden und Antworten von bestimmten Teammitgliedern zu erhalten.
6. Halte den Kunden auf dem Laufenden: Der Kunde kann sich jederzeit darüber informieren, was vor sich geht und ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, anstatt mit dem Team hin und her zu kommunizieren oder zu versuchen, jemanden im Unternehmen zu erreichen.
7. Anpassungsfähigkeit: Diese Art von Diagrammen gibt dir alle Freiheiten, die du brauchst, damit du jeden Aspekt des Projekts und die Kontrolle über das Projekt an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Du entscheidest, wie das Diagramm organisiert und angezeigt wird.
8. Projekte duplizieren: Wenn du dasselbe Projekt mehrmals durchführen musst oder ein Projekt mit sehr ähnlichen Aufgaben hast, kannst du Aufgaben duplizieren, Projekte als Vorlagen speichern und sogar ganze Projekte kopieren, um neue Projekte zu erstellen, damit du schneller loslegen kannst.
9.Planen - Du kannst jederzeit sehen, was dein Team gerade macht und sicherstellen, dass es genug Aufgaben bekommt, um beschäftigt zu sein, aber nicht so viele, dass es überfordert ist. Das wird dazu beitragen, dass jeder in deinem Team das tut, was er für das Unternehmen tun muss.
Die Vorteile von Gantt-Diagrammen
Du kannst ein Gantt-Diagramm mit Excel oder anderen Programmen erstellen, aber du wirst nicht die Art von Freiheit und Anpassungsmöglichkeiten haben, die du mit einem InstaGantt-Diagramm hast. InstaGantt bietet dir die oben genannten Vorteile und zusätzliche Anpassungsfunktionen, mit denen du dein Diagramm in etwas ganz Besonderes verwandeln kannst. Du bekommst ein System, das dir hilft, den Überblick über dein Team, deine Aufgaben und alles andere zu behalten.
Wenn du bereit bist, Gantt-Diagramme für dein Unternehmen zu nutzen oder sie einfach nur ausprobieren willst, solltest du dich bei uns informieren. Du kannst eine kostenlose Testversion ausprobieren, mit der du einfache Diagramme erstellen und den Prozess testen kannst. So kannst du sicherstellen, dass du weißt, was du bekommst und wie es für dich funktionieren wird. Du kannst deine Teamerfahrung und deine Projektmanagementerfahrung verbessern, wenn du auf die Tools achtest, die dir helfen sollen. Instagantt und Gantt-Diagramme sind im Allgemeinen dazu gedacht, dir genau dabei zu helfen. Du musst nur wissen, wie du sie optimieren kannst.
