Wie man einen Projektbrief schreibt

Was ist ein Projektmanagement-Brief?

Fangen wir mit den Grundlagen an und gehen wir durch, was ein Projektbriefing eigentlich ist. Ein Projektbriefing ist eine Möglichkeit, deinem Kunden genau zu sagen, was du ihm anbietest. Wenn du ein Projektbriefing erstellst, beschreibst du das Projekt oder den Plan, den du durchführen wirst, von den einzelnen Schritten bis hin zum Endziel, also dem Ergebnis, das der Kunde wahrscheinlich haben möchte. Dein Projektbrief kann außerordentlich detailliert und mehrere Seiten lang sein, oder er kann breiter gefasst sein und nur eine oder zwei Seiten umfassen.
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Normalerweise willst du einen Brief, der ziemlich detailliert ist. Das bedeutet, dass darin alle Aspekte des Projekts beschrieben werden, von den Zielen über die zu erbringenden Leistungen bis hin zu den verschiedenen Meilensteinen, den Prozessen, den Ressourcen, dem Zeitplan, dem Umfang des Projekts und vielem mehr. Im Allgemeinen wird dein Kunde umso zufriedener sein, je detaillierter dein Briefing ist. Außerdem stellt das sicher, dass alle Beteiligten wissen, was tatsächlich getan werden soll (und was nicht) und wie lange es dauern wird.

Warum du einen Projektbrief brauchst

Sobald du weißt, was ein Projektbriefing ist, musst du verstehen, warum du überhaupt eines brauchst, richtig? Nun, das haben wir bereits angesprochen. In einem Projektbriefing erfährt der Kunde genau, was du tun wirst und wie du es tun wirst. Er weiß genau, wie lange die einzelnen Schritte dauern werden, wann er mit Meilensteinen rechnen muss und was du auf dem Weg dorthin von ihm erwartest. Kurz gesagt, es stellt sicher, dass jeder im Projektteam versteht, was vor sich geht.
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Du willst sicherstellen, dass dein Kunde nicht mehr von dir erwartet, als du zu liefern gedenkst. Er will sichergehen, dass er alles bekommt, was er für den vereinbarten Preis erwartet. Wenn du ein Projektbriefing erstellst, erfüllst du diese beiden Ziele. Du und dein Kunde werden viel zufriedener sein, denn ihr seid besser informiert und wisst, worum es geht. Es besteht nicht die Gefahr, dass am Ende jemand unzufrieden ist, weil die Dinge nicht so gemacht wurden, wie er es erwartet hat.

Wann erstellst du einen Projektbrief?

Wann erstellst du also die Projektbeschreibung? Du könntest ein allgemeines Projektbriefing erstellen (eines der kurzen Briefings, die wir bereits erwähnt haben), bevor du den Auftrag bekommst. Das kann ein Teil deiner Präsentation beim Kunden sein, wenn du versuchst, den Auftrag von Anfang an zu gewinnen. Die kurze Projektbeschreibung gibt einen groben Überblick darüber, was der Kunde von deiner Arbeit erwarten kann. Es ist eine gute Möglichkeit, die Dinge zusammenzufassen, damit sie etwas haben, das sie mit anderen Angeboten vergleichen können.
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Sobald du den Auftrag erhalten hast, solltest du mit der Arbeit an der detaillierten Projektbeschreibung beginnen. Du solltest den Kunden wissen lassen, wie lange es dauern wird (was nicht sein sollte), alles zusammenzustellen. Dann solltest du sicherstellen, dass du alles, was du kannst, im Detail aufzählst. Möglicherweise musst du die Dinge auch mit deinem Team und deinem Kunden durchgehen, um sicherzustellen, dass du alle Details kennst. Nachdem du dich mit dem Kunden getroffen hast, musst du vielleicht Dinge überarbeiten oder ändern, um sicherzustellen, dass alles so gemacht wird, wie der Kunde es erwartet (und du es erwartest). Aber das Briefing muss fertig sein, bevor du mit der Arbeit beginnst.

Wie erstellt man einen Projektbrief?

Die letzte Frage, die du dir wahrscheinlich stellst, ist, wie du das Projektbriefing erstellen willst. Zum Glück ist das nicht so kompliziert, wie du vielleicht gedacht hast. Es wird zwar etwas Zeit in Anspruch nehmen, aber der Aufwand wird sich lohnen. Du musst nur sicherstellen, dass du dir die nötige Zeit dafür nimmst und dass du mit allen Personen zusammenarbeitest, die im Team sein werden, wenn du das Projekt tatsächlich beginnst.

Vorbereitung des Entwurfs

Das erste, was du für dein Projektbriefing brauchst, sind Informationen über das Projekt selbst. Denn wie willst du ein gutes Briefing erstellen, wenn du nicht einmal weißt, was mit dem Projekt passiert? Wer ist daran beteiligt? Was ist das Endziel? Wie funktioniert die Teamarbeit? Was erwartet der Kunde? Was erwartet das Team? Wer ist für die Entscheidungen verantwortlich? All diese Fragen können überwältigend erscheinen, aber sie sind nur ein Teil der Fragen, die du dir stellen musst, um dein Projektbriefing zu erstellen.

Das bedeutet, dass du das wissen musst:

• Endgültige Ergebnisse/Gesamtziel
• Team-Prozess
• Team Aufstellung
• Erwartungen der Kunden
• Erwartungen des Teams
• Wer ist auf der Seite des Kunden für die Entscheidungsfindung zuständig?
• Wer ist für die Entscheidungsfindung auf der Projektseite zuständig?
• Wann werden Meilensteinleistungen erwartet
• Abhängigkeiten
• Zeit für Kundenanfragen zur Überprüfung von Meilensteinergebnissen
• Fristen

Wenn du all diese Dinge weißt, bist du besser darauf vorbereitet, den Brief in einem Format zu verfassen, das für alle verständlich ist. Denn wenn du der Einzige bist, der ihn versteht, nützt er dir nicht viel.

Auslegen

Als Nächstes fängst du an, deinen Projektplan zu erstellen, und dabei kann dir ein Gantt-Diagramm sehr nützlich sein. Das Projektbriefing ist in der Regel ein Dokument mit schriftlichen Informationen, wie ein Bericht. Aber ein Zeitplan, der dem Bericht vorangestellt wird oder dir beim Verfassen des Berichts hilft, ist viel einfacher, als einen Bericht aus lauter kleinen Notizen zu verfassen, die du dir überall notiert hast, um den Überblick zu behalten.
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Wenn du mit einem Gantt-Diagrammersteller ein Gantt-Diagramm erstellst, kannst du alle wichtigen Informationen, die in deinen Bericht einfließen sollen, auflisten. Du legst die verschiedenen Aufgaben fest, die erledigt werden müssen, wann sie beginnen und enden sollen, wer für sie zuständig ist, welche Unteraufgaben damit verbunden sind, welche Abhängigkeiten bestehen und was du sonst noch möchtest. Du kannst sogar die Meilensteine, die erreicht werden müssen, und die Fristen für jeden Meilenstein, jede Leistung und das Ende des Projekts festlegen. Auf diese Weise hast du alles, was mit dem Projekt zu tun hat, an einem Ort.
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Noch besser: Dein Gantt-Diagramm kann so angepasst werden, dass alles farblich gekennzeichnet, in einer für dich sinnvollen Reihenfolge angeordnet, mit verschiedenen Überschriften versehen und vieles mehr ist. All das macht es dir und deinem Team leichter zu verstehen, was das Diagramm aussagt und die verschiedenen Aufgaben zu finden, die an sie delegiert wurden. Jeder, der für das Projekt oder einen Teil davon verantwortlich ist, kann jederzeit nachsehen, woran er arbeiten soll und wann der Abgabetermin für diesen Teil des Projekts ist.
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Und nicht nur das, alle können auch über das Diagramm selbst miteinander kommunizieren. Wenn du oder jemand anderes eine Frage hat, musst du also nicht nach einer externen Kommunikation suchen. Alles kann direkt über dasselbe Projektmanagementsystem erledigt werden. Und zwar durch Chatten, Hinterlassen von Notizen und mehr. Wenn du oder deine Kollegen etwas aktualisieren müssen, kann das auch direkt in der Tabelle geschehen, ohne dass du dafür einen komplizierten Prozess durchlaufen musst. Außerdem können Aktualisierungen in der Tabelle vermerkt werden, so dass du immer weißt, wie weit das Projekt fortgeschritten ist.

Verwendung deines Gantt-Diagramms

Wenn du ein Gantt-Diagramm erstellt hast, wird es dir viel leichter fallen, die Projektbeschreibung zu erstellen. Denn die Informationen, die du brauchst, liegen dann direkt vor dir. Du schaust dir alle Informationen in der Zeitleiste genau an und kannst dann damit beginnen, die Dinge zu konkretisieren, damit sie für den Kunden leichter zu verstehen sind. Natürlich musst du auch einige zusätzliche Informationen hinzufügen, um sicherzustellen, dass der Entwurf wirklich klar ist.
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Ein Online-Gantt-Diagramm hilft dir zwar dabei, die Informationen zu ordnen und den Überblick über deine Arbeit zu behalten, aber es enthält nicht alle Details, die dein Kunde vielleicht wissen möchte, z. B. wie die Leistungen erbracht werden, was der Kunde tun muss, um das Projekt voranzubringen und so weiter. Wenn du mit dem Projektbriefing beginnst, kannst du zunächst den Zeitplan festlegen und dann im Laufe des Projekts weitere Details einfügen. Wenn du das getan hast, wirst du feststellen, dass du einen ziemlich guten Rahmen für das Briefing hast.

Die Sache in die Hand nehmen

Sobald du bereit bist, die Dinge so detailliert wie möglich zu beschreiben, solltest du dir ein paar wichtige Fragen stellen. Du musst beantworten, warum dieses Projekt durchgeführt wird. Du musst verstehen, welche Ziele der Kunde letztendlich verfolgt und wie du sie erreichen willst. Du musst wissen, wann du kleinere Meilensteine und Leistungen auf dem Weg dorthin erreichen wirst. Du musst wissen, wer an jedem Teil der Aufgabe arbeitet, wann die kleineren Meilensteine beginnen und enden, wann das endgültige Projekt beginnt und endet und wie du und der Kunde beurteilen werden, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.
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Du musst dem Kunden viele Fragen beantworten, z. B. wer für die Rückmeldung an den Kunden verantwortlich ist, wie schnell er mit Antworten rechnen kann, an wen er sich bei Fragen oder Problemen wenden soll und welche Art von Notfallplan du für Notfälle oder Probleme auf dem Weg hast. Je mehr Fragen du für den Kunden beantworten kannst, bevor du überhaupt anfängst, desto weniger Verwirrung und Herausforderungen wirst du während der Projektarbeit haben, was wiederum weniger Kopfschmerzen für dich bedeutet.
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Wenn du all diese Details ausgearbeitet hast, wirst du deinem Kunden ein umfassendes Projektbriefing vorlegen können. Denk aber daran, dass du vielleicht noch an einigen Details arbeiten musst. Das bedeutet, dass du auch nach der Erstellung des Briefings und der Besprechung mit deinem Kunden vielleicht noch einige Bereiche optimieren musst. Das erste Briefing, das du erstellst, basiert auf den Informationen, die du bisher weißt, aber das bedeutet nicht, dass du sofort alles weißt. Es kann sein, dass du und dein Kunde noch etwas verhandeln müsst.

Die richtige Software finden

Wie fängst du also mit deinem Projektbriefing an? Und wie stellst du den Zeitplan zusammen, der dir bei deinem Briefing helfen wird? Dann solltest du dir Instagram ansehen, um mehr über deine Möglichkeiten und die Funktionen zu erfahren, die dir das Leben erleichtern werden.