Erstellen deines Projektplans
Hat dein Projekt einen Plan? Wahrscheinlich denkst du, dass du einen Projektplan hast, oder zumindest den Anschein eines Plans. Du denkst vielleicht, dass du alles im Griff hast und genau weißt, was du tun wirst, aber das ist nicht unbedingt der Fall. Es kann sogar sein, dass du dein Projekt einfach in Angriff nimmst, ohne den Plan zu erstellen, den du brauchst, um ans Ziel zu kommen. An dieser Stelle wirst du ein wenig Hilfe brauchen. Wir werden dir erklären, was ein richtiger Plan ist und wie du ihn erstellst und anwendest.
Was ist ein Projektplan?
Beginnen wir damit, was ein Projektmanagementplan überhaupt ist. Es ist ganz einfach, denn es ist ein System, das die Ziele, Schritte und den Umfang des Projekts, an dem du arbeiten wirst, genau und vollständig definiert. Wenn du also bereits ein Projekt hast, bist du schon auf halbem Weg, den Plan zu erstellen, den du brauchst, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Und es liegt ganz bei dir, zu entscheiden, was in diesen Plan aufgenommen werden soll.
Deinen Plan schreiben
Der nächste Schritt ist, den Plan aufzuschreiben. Natürlich ist es eine gute Idee, einen Plan zu erstellen, aber wenn du ihn nicht aufschreibst, stehen die Chancen gut, dass du etwas vergisst oder jemand anderes nicht weiß, was er tun muss, um seine Aufgaben zu erfüllen. Da hilft es, alles aufzuschreiben. So wird alles klar, ohne dass du es mehrmals erklären musst. Das ist schon mal ein guter Anfang, meinst du nicht? Und es wird euch allen helfen, erfolgreicher zu sein.
Schritt Eins
Der erste Schritt besteht darin, den Umfang des Plans zu bestimmen. Was musst du tun, damit dein Projekt ein Erfolg wird? Was ist dein Ziel? Soll es eine Werbekampagne für den neuen Kunden sein, den du gerade gewonnen hast? Vielleicht soll ein neues Produkt entwickelt werden, das einem bestimmten Bedarf entspricht. Egal, was es ist, der Umfang deines Plans sollte festlegen, was dein "Endprodukt" sein wird und wann es fertig sein muss. Du solltest das Ende kennen, bevor du die Mitte festlegst.
Schritt Zwei
Schritt zwei ist eine ganze Menge Recherche. Wir wissen, dass du nicht gerne viel recherchierst, aber das ist ein wichtiger Teil des Prozesses, denn du musst nicht nur das Ziel des Projekts kennen, sondern auch wissen, was dein Kunde sucht. Was erwartet er von dir? Außerdem musst du wissen, mit wem du zusammenarbeiten wirst und wie sie am besten in einem Team arbeiten. All diese Informationen sorgen dafür, dass du auf die Ausführung des Plans vorbereitet bist, bevor du ihn in die Tat umsetzt.
Schritt Drei
Schritt drei ist das Stellen von Fragen. Du willst wissen, wie die Dinge gemacht werden müssen, wer sie machen wird und welche Risiken und Chancen bestehen. Du wirst so viele Fragen wie möglich stellen, um das Projekt vollständig zu verstehen, damit du einen Plan erstellen kannst, der alle Fragen des Kunden und auch deine eigenen genau beantwortet. Achte darauf, dass du in diesem Teil nichts unter den Tisch fallen lässt. Du musst sowohl deinen Kunden als auch alle anderen Teammitglieder befragen, um sicherzugehen, dass alles richtig gemacht wird.
In Schritt vier geht es um den Umriss deines Plans. Hier entwirfst du eine sehr grobe Vorstellung davon, wie die Dinge aussehen werden. Achte darauf, dass du nichts überstürzt, aber auch nicht zu viel nachdenkst, denn du wirst wahrscheinlich noch viele Änderungen vornehmen, bevor du den endgültigen Plan fertig hast. In diesem Teil schreibst du auf, was das endgültige Ziel ist und welche Aufgaben dafür erledigt werden müssen. Schreibe auf, wie viel Zeit du für diese Aufgaben brauchst, welche Ressourcen du für die Ausführung brauchst und was du für das Budget oder andere Dinge brauchst.
Im fünften Schritt bindest du dein Team weiter in das Projekt ein. Hier besprichst du mit ihnen die Ziele deines Projekts und was du tun musst, um diese Ziele zu erreichen. Du musst mit ihnen zusammenarbeiten, um einige der Ideen, die du für deinen Plan hast, durchzugehen und herauszufinden, was sie davon halten. Um ein guter Projektmanager oder auch nur eine gute Führungskraft in diesem einen Projekt zu sein, musst du ihre Gedanken und Ideen berücksichtigen. Indem du mit ihnen darüber sprichst, förderst du die Kommunikation von Anfang an.
In Schritt sechs erstellst du eine formellere und endgültige Version des Projektplans. Fühle dich nicht zu sehr überfordert, denn du kannst später immer noch Änderungen vornehmen, aber diese Version sollte so gut wie möglich sein. Recherchiere alles, damit dieser Plan eingehalten werden kann, wenn alles klappt, und sei nachsichtig mit dir, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Die richtige Gantt-Diagrammsoftware kann hier einen großen Unterschied machen, denn du kannst verschiedene Aufgaben zuweisen, Jobs einrichten, die erledigt werden müssen, und sogar mit Abhängigkeiten und mehr arbeiten. Schau dir InstaGantt an, um mehr darüber zu erfahren, wie du die Hilfe bekommst, die du brauchst, um deinen ultimativen Plan zu erstellen.
In Schritt sieben fängst du an, deinen Plan auszuführen. In diesem Schritt schickst du den Projektplan, den du mit InstaGantt(Gantt-Chart-Maker)erstellt hast, an alle Teammitglieder und an alle anderen, die auf dem Laufenden gehalten werden müssen (z. B. deinen Chef). Du willst sicherstellen, dass alle ihre Aufgaben und Aufträge kennen und dass sie sofort mit der Arbeit beginnen. Du willst keinen tollen Plan, der vor sich hin dümpelt, weil niemand etwas tut.
In Schritt acht bittest du eine letzte Person, einen genauen Blick auf deinen Projektplan zu werfen. Bitte sie, die Details durchzugehen und alles noch einmal genau durchzulesen. Du willst sichergehen, dass du nicht aus Versehen deine Finanzperson Sally mit einer Aufgabe betraut hast, die eigentlich von deiner juristischen Person Suzy erledigt werden sollte, oder dass du nicht den falschen Namen für den Kunden oder die falsche Frist angegeben hast. Die andere Person sollte einen Überblick über das Projekt haben und in der Lage sein, dich auf Probleme hinzuweisen (z. B. auf die Tatsache, dass Matt für eine Woche in den Urlaub fährt, obwohl du ihn für einen wichtigen Teil des Projekts eingetragen hast).
Im neunten Schritt teilst du dem gesamten Team und allen, die für die Aufgabe verantwortlich sind, den Plan mit. Du schickst ihn an sie und möchtest sichergehen, dass sie ihn durchlesen und jede ihrer Aufgaben verstehen. Ermutige sie, sich gegenseitig oder dich zu fragen, wenn sie mehr Hilfe brauchen oder etwas nicht verstehen. Du möchtest, dass alle den Plan verstehen und dass sie sofort mit der Umsetzung des Projekts beginnen. Nur so wird das Ergebnis erreicht. Das ist auch der Punkt, an dem du die Dinge mit deinem Kunden durchgehen solltest, um sicherzustellen, dass ihr die Fristen und Ergebnisse richtig einhaltet, bevor ihr beginnt.
Schritt zehn ist das Ende und hier musst du offen für Änderungen sein und flexibel mit Dingen umgehen, die vielleicht nicht nach Plan laufen. Du solltest offen dafür sein, was wann getan werden muss. Du musst bereit sein, Dinge anzupassen und mit deinem Team zusammenzuarbeiten, wenn es nötig ist, z. B. wenn ein Notfall eintritt und jemand eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigen kann oder wenn es länger dauert, eine Aufgabe richtig zu erledigen, als erwartet, oder sogar, wenn der Kunde schwer zu erreichen ist und du keine endgültige Zustimmung bekommst. Sei bereit, den Plan bei Bedarf zu ändern.
Was gehört in deinen endgültigen Plan?
Gehen wir ein wenig zurück, damit wir sicherstellen können, dass dein endgültiger Plan genau so ist, wie du ihn brauchst, ja? Wenn du mit einem Gantt-Diagramm arbeitest, kannst du alles direkt in der Projektmanagement-Software erstellen. Du beginnst mit Dingen wie dem Namen des Kunden, dem spezifischen Projekt und dem Termin, bis zu dem es geliefert werden muss. Das sind die grundlegenden Informationen, die dir dabei helfen, dieses Projekt von anderen Projekten zu unterscheiden, an denen du oder jemand anderes in deinem Büro vielleicht gerade arbeitet. Achte darauf, dass du auch abteilungsübergreifende Codes oder Markierungen verwendest.
Als Nächstes erstellst du Meilensteine und bestimmte Punkte, die geliefert werden müssen. Für jeden dieser Punkte kannst du Überschriften und Unteraufgaben erstellen, die erledigt werden müssen. Scheue dich nicht, mehrere Ebenen zu erstellen, um sicherzustellen, dass du alles abdeckst. Dann stelle sicher, dass jede Person in deinem Team weiß, wer für die Aufgaben verantwortlich ist. Du kannst sie sogar jemandem zuweisen und diese Person direkt im System benennen. Auf diese Weise weiß jeder im Team, dass Sara für die finanzielle Leistung zuständig ist, bevor Mark mit dem künstlerischen Konzept beginnen kann.
Du solltest alle Ressourcen angeben, die für die einzelnen Aufgaben benötigt werden, damit jeder weiß, was er braucht, bevor er beginnen kann, und wer für die verschiedenen Ressourcen zuständig ist. Du solltest auch alles klären, was entweder im System oder persönlich verwirrend klingt, und du solltest die Termine eintragen, an denen die Person an dieser Aufgabe arbeiten sollte. Lege ein Start- und ein Enddatum fest, damit die Person dem Rest des Teams nicht zu weit voraus ist und euch nicht ausbremst.
