Ein Gantt-Diagramm ist eine Art von Zeitplan oder Balkendiagramm, mit dem du den Zeitplan für dein Projekt erstellen kannst. Dazu werden die Aufgaben auf der vertikalen Achse und die Zeitintervalle auf der horizontalen Achse dargestellt. Für jede Aufgabe werden Balken erstellt, die den Beginn und das Ende der Aufgabe im Zeitintervall darstellen. Diese Aufgaben können dann je nach Bedarf an unterschiedliche Längen, Start- und Endzeiten und sogar Abhängigkeiten angepasst werden.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie diese Diagramme verwendet werden können, und auch viele verschiedene Möglichkeiten, wie sie angepasst werden können. Noch wichtiger ist, dass sie in verschiedenen Arbeitsbereichen und von Einzelpersonen verwendet werden können, um ihre eigenen Bedürfnisse zu verfolgen, oder von großen Unternehmen und Konzernen, um ihre größten Projekte zu verfolgen.
Es gibt kaum etwas, was diese Art von Diagramm nicht kann, und vielleicht ist das der Grund, warum du (und so viele andere) daran interessiert bist, was man mit ihnen machen kann und wo sie herkommen. Schauen wir uns also einmal genauer an, was du über den Ursprung dieser Karten wissen möchtest, die es schon seit über 100 Jahren gibt.
Wo alles anfing
Die Gantt-Diagramme stammen von einem Mann namens Henry Gantt, der 1861 geboren wurde und 1919 starb. Aber erst ein paar Jahre vor seinem Tod hat er diese einzigartigen (und äußerst nützlichen) Diagramme entwickelt. Irgendwann zwischen 1910 und 1915 erstellte Henry Gantt die ersten Balkendiagramme zur Darstellung eines Projektplans. Das war der Anfang der Gantt-Diagramme, aber noch lange nicht das Ende.
Der erste Vorläufer dieser Karten stammt aus dem Jahr 1896 von Karol Adamiecki, der sie Harmonogramme nannte. Er veröffentlichte sie zwar erst viele Jahre später (1931), aber auch nur auf Polnisch. Das hat dazu geführt, dass seine Arbeit an dieser Art von Diagrammen nicht oft anerkannt wird.
Im Jahr 1912 veröffentlichte ein anderer Mann namens Harmann Schurch ein Diagramm, das man als Gantt-Diagramm für ein Bauprojekt bezeichnen könnte. Diese Art von Diagrammen war zu dieser Zeit nicht neu. Sie wurden in Deutschland sogar regelmäßig verwendet, aber dieses Diagramm entsprach noch nicht dem, was wir heute unter Gantt-Diagrammen verstehen. Es gab zum Beispiel keine Abhängigkeiten. Ganz zu schweigen davon, dass es ein rein statisches Diagramm war, das auf ein Stück Papier gedruckt wurde.
Henry Gantt entwickelte seine Version etwa zur gleichen Zeit. Aber erst im Ersten Weltkrieg wurden sie häufiger verwendet. Es waren zwar immer noch statische Diagramme, aber sie wurden von den Vereinigten Staaten für den Krieg verwendet. Aber auch andere Unternehmen und Projektmanager begannen, sie einzusetzen.
Aber es war sehr zeitaufwändig, sie zu erstellen und bei Bedarf zu ändern. Bei den Diagrammen musste ein komplett neues Diagramm erstellt werden, wenn sich etwas ändern sollte. Oder es mussten Blöcke verwendet werden, damit sie leicht verschoben werden konnten.
Die Vereinigten Staaten waren zu dieser Zeit nicht die einzigen, die sie einsetzten. 1929 wurden sie von Walter Polakov, einem Mitarbeiter von Gantt, in der Sowjetunion eingeführt. Sie begannen, die Diagramme zur Erstellung ihres ersten Fünfjahresplans zu verwenden. Und dann kamen die Personal Computer auf.
Es war in den 1980er Jahren, als immer mehr Menschen einen Computer besaßen, und als das geschah, verbreiteten sich diese Diagramme wirklich. Sie mussten nicht mehr komplett von Hand neu gezeichnet werden, um eine Änderung vorzunehmen. Es gab Programme, mit denen man Gantt-Diagramme erstellen konnte, die sich leichter ändern ließen.
Und dann, 10 Jahre später, in den 1990er Jahren, erstellten die Menschen Gantt-Diagramme über webbasierte Anwendungen. Damit änderte sich die Art und Weise, wie diese Diagramme verwendet wurden, denn sie boten den Menschen eine völlig neue Möglichkeit, Informationen aufzuzeichnen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Gantt-Diagramme werden nie wieder dieselben sein, denn jetzt stehen sie der breiten Masse zur Verfügung, und zwar auf ganz andere Weise als je zuvor.
Verwendungszwecke für Gantt-Diagramme
Jetzt, wo du weißt, woher sie kommen, was kannst du mit ihnen machen? Die Wahrheit ist, dass man mit Gantt-Diagrammen eine Menge anstellen kann. Alles, was du brauchst, ist ein Projekt, das du verfolgen musst, und schon hast du viele verschiedene Möglichkeiten. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche du tätig bist, wie groß dein Team ist oder wie detailliert du vorgehen willst. All diese Dinge können mit Gantt-Diagrammen erledigt werden.
Wenn wir es auf den grundlegendsten Aspekt herunterbrechen, sind Gantt-Diagramme nützlich für Projekte, die du erstellen willst und die mehrere Schritte und/oder ein großes Team haben, das für sie verantwortlich ist. Diese Diagramme bieten eine visuelle Darstellung all dessen, was getan werden muss, und erleichtern es dir und dem gesamten Team, jede Aufgabe ordnungsgemäß, innerhalb des richtigen Zeitrahmens, mit den richtigen Ressourcen und unter Beteiligung der richtigen Teammitglieder zu erledigen. All das macht es möglich, mehr zu erreichen und als Unternehmen erfolgreicher zu sein.
Mit diesen Karten kannst du viele verschiedene Dinge tun, zum Beispiel:
- Verstehe, was mit deinen Projekten passiert. Du kannst sehen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, welche Aufgaben es im Projekt gibt, Fristen, Abhängigkeiten, Prozentsatz der Fertigstellung und vieles mehr für jeden Aspekt jedes Projekts. Auf diese Weise tappst du nie im Dunkeln, wie die Dinge laufen.
- Kommuniziere mit deinem gesamten Team. Du musst keine Meetings einberufen, um alle persönlich zu treffen und herauszufinden, was los ist oder wie ihr Teil des Projekts läuft. Du musst auch nicht verschiedene Teammitglieder ausfindig machen, um zu sehen, ob sie ihre Aufgaben erledigen. Du kannst alles direkt in der Tabelle sehen.
- Ressourcen richtig zuweisen. Wenn du zu viele Ressourcen hast, die für zu viele verschiedene Aufgaben verwendet werden, kann es passieren, dass du dich zu sehr auspowerst. Aber du kannst all diese Informationen in deinem Gantt-Diagramm sehen, um sicherzustellen, dass die Ressourcen richtig eingesetzt werden.
- Messung des Projektfortschritts. Da du sehen kannst, wer wofür verantwortlich ist und wie viel von jedem Projekt bereits umgesetzt wurde, kannst du erkennen, wie gut das Projekt insgesamt läuft und was noch getan werden muss, um erfolgreich zu sein.
- Auswertung von Aktivitäten und Abhängigkeiten. Mit dieser Art von Diagramm kannst du sehen, welche Aufgaben von anderen abhängig sind und wo verschiedene Tätigkeiten von mehr als einer Person ausgeführt werden. Du kannst auch einige dieser Überschneidungsbereiche beseitigen und sicherstellen, dass die für die Abhängigkeiten Verantwortlichen ihre Aufgaben ordnungsgemäß ausführen.
- Zeitmanagement üben. Weil du sehen kannst, was in jedem Projekt passiert, und weil du die Zeit, die jede Aufgabe braucht, leicht überwachen kannst, kannst du neue Wege lernen, um diesen Prozess zu verbessern und sicherzustellen, dass er beim nächsten Mal noch schneller oder besser erledigt wird.
- Arbeit mit entfernten Teammitgliedern. Wenn du mit dieser Art von System arbeitest, müssen nicht alle Teammitglieder im Büro sein. Denn alle können das Projekt und die Aufgaben sowie ihre Zuständigkeiten direkt online einsehen.
- Verantwortlichkeit schaffen. Jedes Mitglied deines Teams ist für seine eigenen Aufgaben verantwortlich, und jeder weiß, welche Aufgaben das sind, wenn du einen solchen Plan erstellst. So sind alle deine Mitarbeiter/innen viel stärker dafür verantwortlich, was getan werden muss. Und es stellt sicher, dass sie es auch durchziehen.
- Höhere Flexibilität. Wenn du einmal Änderungen an deinem Plan vornehmen musst, kannst du das ganz einfach mit einem Gantt-Diagramm tun. Diese Diagramme können per Drag & Drop verschoben werden, so dass du Aufgaben verschieben, Fristen oder Starttermine ändern kannst und vieles mehr, wann immer es nötig ist.
- Erhöhte Transparenz. Genau wie bei der Rechenschaftspflicht wird jeder sehen, was mit diesen Karten passiert und wie sie umgesetzt werden. Das bedeutet, dass sie kein Problem damit haben werden, zu sehen, wer was tut und ob die verschiedenen Aufgaben so erledigt werden, wie sie es sollten.
Nutze Instagantt für deine Gantt-Diagramme
Wenn du dich für Gantt-Diagramme interessierst und glaubst, dass sie dir und deinem Team helfen können, dein Ergebnis zu verbessern, dann liegst du absolut richtig. Gantt-Diagramme sind eine großartige Möglichkeit, um zu verfolgen, was in deinem Unternehmen und in jedem deiner Projekte getan wird. Sie sind auch eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder in deinem Team das tut, was er tun muss, und dass er weiß, was er zu tun hat. Aber du willst das beste System haben.
Instagantt bietet dir all die verschiedenen Vorteile, über die wir bereits gesprochen haben, und noch mehr. Du wirst vor allem die Tatsache lieben, dass du viele verschiedene Integrationen zwischen Instagantt und allen anderen Systemen, die du bereits nutzt, hast. Du musst dir keine Gedanken darüber machen, wie du mehrere Programme gleichzeitig verwendest oder Informationen an verschiedenen Orten aktualisierst, denn Instagantt ist mit Dutzenden von verschiedenen Diensten verknüpft, so dass du alles aus einer Hand bekommst. Auf diese Weise musst du deine Daten nur einmal aktualisieren und sie sind auch auf Instagantt sofort einsatzbereit.
Wenn es um die Erstellung von Diagrammen geht, willst du etwas, das so einfach wie möglich ist, denn du hast nicht viel Zeit, um ein System zu erstellen, das allen sagt, was sie zu tun haben. Instagantt macht alles so einfach wie möglich, damit du die benötigten Diagramme einrichten kannst und jeder so schnell wie möglich an seinen Aufgaben arbeiten kann. Das macht es nicht nur für dich als Projektmanager einfacher, sondern auch für alle Mitglieder deines Teams. Was könnte besser sein als das?
Wenn du bereit bist, ein System in deinem Unternehmen einzuführen, mit dem alle in Echtzeit zusammenarbeiten und sehen können, wofür sie zuständig sind, dann ist Instagram genau das Richtige für dich. Du wirst von der Einfachheit, dem Fehlen einer Lernkurve und vielem mehr begeistert sein. Ganz zu schweigen davon, dass du mit den Ergebnissen mehr als zufrieden sein wirst, wenn dein Team Projekte viel einfacher und schneller umsetzt. Das wird sich positiv auf deinen Gewinn auswirken.
Alles, was du tun musst, ist ein Konto einzurichten, um loszulegen, und auch das ist ganz einfach. Du kannst sogar ein kostenloses Konto einrichten, um es auszuprobieren, oder gleich ein kostenpflichtiges Konto einrichten, mit dem du unbegrenzte Projekte und Zugriff auf alle Funktionen von Instagram hast. Dein ganzes Team wird im Handumdrehen einsatzbereit sein und du wirst mehr als froh sein, dass du dich entschieden hast, diesen Dienst auszuprobieren. Vor allem, wenn du siehst, wie sehr es allen helfen wird, den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten.
