Wie man ein Gantt-Diagramm in Microsoft Project erstellt

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Gantt-Diagramme sind ein einziges Dokument, in dem alle Aufgaben aufgeführt sind, die erledigt werden müssen, damit dein Projekt erfolgreich ist. Du kannst jede Aufgabe erstellen, die Reihenfolge festlegen, in der sie erledigt werden muss, einen Gesamtzeitplan erstellen, Meilensteine auf dem Weg dorthin festlegen, Zwischentermine sowie Start- und Endtermine festlegen und so ziemlich alles andere, was dir einfällt.

Es können sogar Aufgaben erstellt werden, die Abhängigkeiten aufzeigen, wenn eine Aufgabe vor einer anderen erledigt werden muss. Sie können sogar bestimmten Personen oder Personengruppen zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass sie richtig erledigt werden und jeder seine Aufgabe kennt. So weißt du (und alle anderen), an wen du dich wenden musst, wenn ein bestimmter Teil des Projekts nicht rechtzeitig fertig wird oder wenn du auf etwas wartest. Du kannst mit dieser Tabelle sogar zeigen, wie viel von einer Aufgabe und wie viel vom Gesamtprojekt fertiggestellt ist.

Wie erstellt man ein Gantt-Diagramm in Microsoft Project?

Wenn Gantt-Diagramme so toll sind, willst du doch sicher auch wissen, was man damit machen kann, oder? Du willst wissen, wie du sie erstellen kannst, damit dein ganzes Team von Anfang an auf dem richtigen Weg ist. Die gute Nachricht ist, dass sie super einfach zu erstellen sind. Und es gibt sogar verschiedene Möglichkeiten, wie du sie mit unterschiedlichen Diensten und Programmen erstellen kannst. Aber für den Moment gehen wir davon aus, dass du Zugang zu Microsoft Project hast und schauen uns an, was du tun musst, um dein erstes Diagramm zu erstellen.

Schritt 1: Liste deiner Aufgaben

Um dein Diagramm zu erstellen, musst du zunächst die verschiedenen Aufgaben festlegen, die im Rahmen deines Projekts erledigt werden müssen. Du solltest dir also genau überlegen, was alles erledigt werden muss. Denn je nach Projekt kann die Aufgabenliste ziemlich lang sein. Du willst sichergehen, dass du nichts vergisst, denn Microsoft Project verlangt, dass du alles von Anfang an auflistest.

Du solltest auch versuchen, deine Aufgabenliste in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen. Das heißt, wenn Aufgabe A vor Aufgabe B erledigt werden muss, solltest du sie in dieser Reihenfolge in deine Aufgabenliste eintragen. So wird sichergestellt, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden, wenn du das Diagramm erstellst.

Um deine Aufgaben aufzulisten, fängst du ein neues Projekt an und fügst die Aufgaben einfach in eine Tabelle ein, die wie eine Excel-Tabelle aussieht. Du kannst jede Aufgabe benennen, wie du willst, und sie immer wieder neu auflisten. An dieser Stelle kannst du auch herumspringen und deine Aufgaben bearbeiten und in verschiedene Bereiche einfügen, bis du alles in der gewünschten Reihenfolge aufgelistet hast. Du kannst auch Unteraufgaben erstellen, um einige Dinge miteinander zu verbinden.

Schritt 2: Lege deine Termine fest

Im nächsten Schritt legst du das Start- und Enddatum für dein Projekt fest. Sobald du das getan hast, kannst du den gesamten Zeitplan erstellen. Deshalb ist es wichtig, dass du diese Daten so schnell wie möglich einträgst, aber nicht bevor deine Aufgabenliste fertig ist. 

Das Gute daran ist, dass es ganz einfach ist, dieses Datum einzustellen. Du klickst einfach auf das Feld "Startdatum" und wählst das gewünschte Datum aus. Dasselbe kannst du auch für das Enddatum tun. Wenn du dir nicht ganz sicher bist, welches Datum du brauchst, kannst du auch eine "Dauer" für deine Aufgabe angeben, z. B. 60 Tage, 2 Monate, ein Jahr usw. Das System berechnet dann das Enddatum anhand deines Startdatums und der Dauer.

Als Nächstes legst du das Start- und Enddatum für deine Aufgaben fest. Du kannst auch Meilensteine für verschiedene Projekte festlegen, die abgeschlossen werden müssen. Die gute Nachricht ist, dass auch das ganz einfach ist. Du musst dafür nur eine Aufgabe in deiner Tabelle erstellen. Dort setzt du die "Dauer" auf Null und das System legt sie automatisch als Meilenstein fest oder du erstellst eine Zeile und wählst dann die Schaltfläche zum Festlegen eines Meilensteins. Du kannst sogar deine Aufgaben mit dem Meilenstein verknüpfen.

Schritt 3: Du bist fertig

Und schon hast du ein Gantt-Diagramm. Ja, es sind nur ein paar Schritte nötig, und schon bist du startklar. Das heißt aber nicht, dass du damit fertig bist. Es gibt noch einige Möglichkeiten, dein Diagramm zu ergänzen und zu verbessern, aber du kannst sofort loslegen und das, was du erstellt hast, mit deinem Team teilen, wenn du das möchtest.

Zusätzliche Hinweise

Zunächst einmal solltest du wissen, dass dein Diagramm im mpp-Format erstellt wird, damit du es wieder in Microsoft Project hochladen kannst und vieles mehr. Achte auf dieses Format, wenn du dein Diagramm mit anderen teilen oder an andere versenden willst. Nicht jeder kann diese Art von Datei möglicherweise öffnen.

Schablonen erstellen

Als Nächstes hast du die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen oder zu importieren. Das ist toll, wenn du oft dieselbe Art von Projekt hast oder wenn du kleine Änderungen vornehmen willst, ohne bei Null anfangen zu müssen. Mit Vorlagen kannst du ein paar Bereiche ausfüllen oder aktualisieren und so eine Menge Zeit und Mühe sparen. Du musst nur sicherstellen, dass du die Vorlage als Vorlage und nicht als normales Blatt speicherst. 

1. Wählen Sie "Datei".
2. Wählen Sie "Optionen".
3. Wählen Sie "Speichern".
4. Wähle "Vorlagen speichern".
5. Wähle "Als Vorlage speichern".
6. Wählen Sie "Datei".
7. Wähle "neu
8. Wählen Sie "persönlich".
9. Wähle die gewünschte Vorlage aus. 
10. Lege dein Startdatum fest
11. Wählen Sie "Erstellen".
12. Beginne mit dem Aktualisieren deiner neuen Karte
    

Exportieren und Teilen

Wenn du dein Diagramm exportieren musst, kannst du das ganz einfach tun. Das ist wichtig, denn die anderen Mitglieder deines Teams müssen das Diagramm sehen und wissen, was sie tun sollen. Das heißt, du musst die Informationen an sie weiterleiten können, um Feedback oder andere Informationen zu erhalten. 

Vergewissere dich, dass die Mitglieder deines Teams oder alle, denen du die Informationen mitteilst, Microsoft Project haben, damit sie es öffnen können. Dann speicherst du dein Diagramm auf deinem Computer oder einem anderen Gerät. Du kannst das Diagramm zwar nicht direkt über Microsoft Project versenden, aber du kannst es trotzdem weitergeben.

Du brauchst ein Programm eines Drittanbieters, das Microsoft Project-Dateien lesen und verwenden kann (denk daran, dass es sich um mpp-Dateien handelt). Du kannst dein Diagramm in das Programm hochladen und es dort speichern. Dann kannst du das Diagramm bearbeiten, anpassen oder einfach nur ansehen. Du kannst das Projekt auch über das Programm versenden und freigeben, aber du brauchst trotzdem die richtigen Programme, um es herunterzuladen oder anzusehen.

Drucken deiner Tabelle

Wenn du die Karte ausdrucken möchtest, um eine physische Kopie zu haben, kannst du das ebenfalls tun. Du solltest deine Karte direkt in ein Programm eines Drittanbieters hochladen, damit du alle Funktionen nutzen und sicherstellen kannst, dass du das gewünschte Format druckst. Von dort aus kannst du sogar in eine PDF-Datei exportieren, damit du besser sehen kannst, was du brauchst.

Sobald du deine Karte exportiert hast, kannst du sie im PDF-Format ansehen und dann deine Druckeinstellungen festlegen. Von dort aus kannst du sie ausdrucken und mit ihr machen, was du willst. Natürlich erhältst du die besten Funktionen und Möglichkeiten, wenn du dein Diagramm bearbeitest.

Wie du das Beste aus deinen Gantt-Diagrammen machst

Microsoft Project bietet dir die Grundlagen für Gantt-Diagramme. Und du kannst damit einige der Dinge erreichen, die du brauchst. Du bekommst ein einfaches Diagramm und kannst es bearbeiten, um deine Aufgaben im Griff zu behalten. Aber es gibt eine Menge Dinge, die du verpassen wirst.

Microsoft Project bietet einfach nicht viele fortschrittliche Funktionen für diejenigen, die detailliertere Diagramme benötigen oder an umfangreichen Projekten arbeiten. Außerdem ist die Einrichtung von Microsoft Project sehr zeit- und arbeitsaufwändig. Und wenn du dann nur wenige Funktionen hast ... bietet es dir und deinem Team nicht alles, was du brauchst. Was kannst du also tun? 

Als Erstes suchst du dir eine Plattform, die dir die Arbeit erleichtert, und steigst ein.

Warum du Instagram brauchst

Wenn es um Gantt-Diagramme geht, weißt du vielleicht gar nicht, was du alles machen kannst und solltest. Aber wir können dir dabei helfen. Instagantt bietet dir alle Funktionen, die du brauchst, um Gantt-Diagramme zu erstellen und dein ganzes Team im Handumdrehen mit ins Boot zu holen. 

Mit Instagantt ist das Erstellen von Aufgaben einfacher denn je. Du kannst für jedes Projekt so viele oder so wenige Aufgaben erstellen, wie du willst, und dann Dinge wie Starttermine, Fristen, Abhängigkeiten und vieles mehr festlegen. Du kannst sogar Notizen hinzufügen, jede Aufgabe einer Person oder Gruppe zuweisen, Fragen stellen und alles andere, was du brauchst.

Sobald du Aufgaben erstellt hast, kannst du sie ganz einfach bearbeiten und aktualisieren, während du unterwegs bist. Außerdem kannst du mit deinem Team in Echtzeit zusammenarbeiten, um verschiedene Dinge, die mit deinen Aufgaben und Projekten passieren, zu besprechen. Außerdem kannst du Dinge farblich kennzeichnen, Vorlagen erstellen, Aufgaben und Meilensteine hinzufügen, löschen oder verschieben und dein Instagantt-Konto mit deinen anderen Lieblingsdiensten verknüpfen.

Mit Instagantt hast du alles, was du brauchst, um dein Projekt dieses Mal und auch jedes andere Mal auf die Reihe zu bekommen. Alles, was du tun musst, ist loszulegen und du wirst schnell sehen, warum es ein großartiges Programm für dich ist, mit dem du alles erreichen kannst, was du für dein Unternehmen brauchst. Ganz gleich, ob du einen kleinen oder einen großen Betrieb führst, Instagantt kann dir helfen.

Außerdem bekommst du bei Instagantt vollen Zugang zu allen Funktionen zu einem festen Preis. Du kannst den Dienst für fünf Projekte kostenlos ausprobieren, mit vollem Zugang. Dann zahlst du nur für die Anzahl der Personen, die du hast, ohne dich um Gruppen kümmern zu müssen (z. B. 10 bis 20 oder 20 bis 50) und ohne dich um die "Bonusfunktionen" kümmern zu müssen, die manche Systeme berechnen.

Bei Instagantt zahlst du einen Preis pro Person, die Zugang erhält. Und dieser Preis beinhaltet den Zugang zu 100% der Funktionen, die über den Dienst verfügbar sind. Das heißt, du zahlst keinen Aufpreis, nur um zusätzlichen Zugang zu erhalten.

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Fazit

Wenn es um die Erstellung von Gantt-Diagrammen geht, sollte sie so einfach und effizient wie möglich sein. Wir glauben, dass du immer in der Lage sein solltest, die Qualität, die du suchst, und die Benutzerfreundlichkeit, die du brauchst, zu bekommen. Deshalb ist Instagantt stolz darauf, dir alles, was du suchst, an einem Ort zu bieten. Nimm dir eine Minute Zeit, um den Service und alles, was er zu bieten hat, auszuprobieren. Du wirst beeindruckt sein, wie viel einfacher es für dein Team ist, in den Tagen, Wochen, Monaten und länger, die es braucht, um alle deine Projekte zu verwirklichen, auf Kurs zu bleiben.