Wenn du schon länger im Geschäft bist, ist dir das bestimmt schon mal passiert. Vor allem, wenn du mit Kunden außerhalb deines Unternehmens zusammenarbeitest. Und wenn du es nicht bei der Arbeit erlebt hast, hast du es mit Sicherheit auch zu Hause, in deinem Privatleben, erlebt, oder? Was tust du also dagegen? Was kannst du dagegen tun? Nun, wenn du keine Strategie hast, tust du dir wahrscheinlich keinen Gefallen. Deshalb werden wir über Veränderungsmanagement sprechen und darüber, was du tun kannst, um sicherzustellen, dass du es richtig machst.
Was ist überhaupt Change Management?
Wenn wir über Veränderungsmanagement sprechen, ist dir vielleicht nicht ganz klar, was das genau ist. Also lass uns einen Moment zurückgehen und schauen, was es bedeutet und was du wissen musst.
Änderungsmanagement ist ein Prozess, den du anwendest, wenn du dein Projekt änderst, indem du entweder den Umfang, das Budget, die Ressourcen, den Zeitplan oder die Anforderungen oder eine beliebige Kombination davon änderst. Es bezieht sich auch auf den gesamten Prozess, d.h. die Feststellung eines Änderungsbedarfs, die Dokumentation der Änderung und die tatsächliche Durchführung der Änderung.
Du kannst eine große oder eine kleine Änderung an einem Projekt vornehmen. Du kannst viele verschiedene Dinge ändern oder nur ein oder zwei kleinere. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie du dies tun kannst und wie du es im Laufe deines Unternehmens tun musst. Aber du musst sicherstellen, dass du es auf die richtige Weise tust.
Änderungswünsche helfen deinem Unternehmen und deinen Projekten, mit den Anforderungen eines sich ständig verändernden Marktes Schritt zu halten. Wenn du Projektpläne erstellst und dich immer nur an den ursprünglichen Plan hältst, wirst du nicht in der Lage sein, dich an die Bedürfnisse der Kunden oder des Marktes insgesamt anzupassen. Und das wird dir definitiv nicht helfen, wenn es darum geht, dein Unternehmen am Laufen zu halten.
Wie du dich um einen Änderungsantrag kümmerst
Was tust du also, wenn dein Chef oder dein Kunde eine Änderung verlangt? Hast du eine Richtlinie aufgestellt? Weißt du, was du tun musst, um sicherzustellen, dass alles mit rechten Dingen zugeht? Wenn nicht, dann solltest du weiter lesen, denn wir gehen auf die wichtigsten Änderungen ein, die du vornehmen könntest und solltest, und wie du sie durchführen solltest.
Wenn eine Änderung beantragt wird, musst du als Erstes sicherstellen, dass sie tatsächlich notwendig ist. Schau dir das Projekt selbst und dann die beantragte Änderung an. Wird die Änderung tatsächlich das gewünschte Ergebnis bringen? Welche Auswirkungen wird sie auf den Rest des Projekts oder andere Aspekte des Projekts haben? All das und noch viel mehr wirst du wissen wollen.
Du solltest mit den Stakeholdern und deinem gesamten Team darüber sprechen, worum es sich bei der Änderung handelt, warum sie beantragt wird, ob sie dir helfen wird, deine Ziele zu erreichen (oder es dir sogar ermöglicht, sie zu erreichen) und welche Herausforderungen sich aus der Änderung ergeben. Dann kannst du entscheiden, was die Änderung für dich bedeutet, vor allem im Hinblick auf die Kosten und den Zeitaufwand, zwei wichtige Faktoren des Projektmanagements.
Du solltest einen Plan aufstellen, wie du die Änderung durchführst und was sich (abgesehen von der geforderten Änderung) ändern muss, damit sie umgesetzt werden kann. Wenn du alles genau aufschreibst und dir so viele Anregungen wie möglich einholst, bekommst du eine schlüssige Vorstellung davon, was du tun musst, damit es funktioniert. Und du kannst es auch deinem Chef oder Kunden mitteilen.
Einen Antrag auf Projektänderung stellen
Wenn eine Änderung erforderlich ist oder wenn du denkst, dass sie die Dinge in deinem Projekt verbessern würde, solltest du einen offiziellen Antrag stellen, um die notwendigen Änderungen vorzunehmen. Sprich nicht einfach mit ein paar Leuten und sag ihnen, sie sollen die Änderung vornehmen. Schreibe alles auf, was dein Team wissen muss, damit es (und du) die Änderung von Grund auf beurteilen kann.
Dein offizieller Antrag sollte Folgendes enthalten:
Projektname - Schreibe den Namen des Projekts auf, auf das du dich beziehst. Das macht es einfacher, alle aktuellen Unterlagen herauszuholen und das richtige Team zusammenzubringen, um den Antrag zu prüfen.
Beantragt von - Wer bist du? Oder wer stellt den Antrag, das Projekt in irgendeiner Weise zu ändern? Du solltest hier einen Namen angeben, weil es wichtig sein kann, wer die Änderung beantragt hat (zum Beispiel ist ein Kundenantrag fast immer eine erforderliche Änderung).
Name der Anfrage - Gib der Anfrage einen Namen, damit sie leichter von anderen Anfragen unterschieden werden kann, die du im Laufe des Projekts stellen könntest.
Anforderungsnummer - Genauso brauchst du eine Nummer für die Änderungsanforderung, da du wahrscheinlich während der gesamten Projektlaufzeit mehrere Änderungsanfragen haben wirst.
Beschreibung der Änderung - Was wird eigentlich beantragt? Was ist die Änderung, die die antragstellende Partei tatsächlich möchte? Dieser Teil bezieht sich nicht auf die anderen Dinge, die geändert werden müssen, um dem Antrag gerecht zu werden, sondern nur auf die ursprünglich gewünschte Änderung.
Grund für die Änderung - Warum möchte die antragstellende Partei die Änderung vornehmen? Es kann sich dabei um ästhetische Gründe oder persönliche Vorlieben handeln, es kann aber auch ein schwerwiegenderer oder wichtigerer Grund sein. Die Kenntnis des Grundes wird sich auch darauf auswirken, ob die Änderung bewilligt wird.
Auswirkung der Änderung - Wenn du diese Änderung vornimmst, was bedeutet das für das Team, den Rest des Projekts oder etwas anderes? Was muss sich sonst noch ändern, damit du diese Änderung vornehmen kannst? Du willst wissen, was sonst noch betroffen sein wird, damit du einen genauen Plan machen kannst.
Vorgeschlagene Maßnahme - Was schlägst du vor, um die geforderte Änderung umzusetzen oder einen Kompromiss für die geforderte Änderung zu finden? Scheue dich nicht, hier wirklich ins Detail zu gehen und jeden einzelnen Schritt zu erläutern, der für den Erfolg notwendig ist.
Verbundene Kosten - Wie viel wird es kosten, diese Veränderung einzuleiten und durchzuführen? Das sind die Kosten, die zusätzlich zu den Kosten des Projekts vor der Änderung anfallen. Dieser Abschnitt kann dir und allen anderen Projektverantwortlichen dabei helfen, den Stakeholdern und Kunden zu erklären, was es kosten wird, die geforderte Änderung durchzuführen.
Zeitaufwand - Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Zeit, die für die Durchführung dieser Änderung benötigt wird. Wie viel Zeit wird benötigt, um einen neuen Plan zu erstellen und neue Materialien oder zusätzliche Teammitglieder hinzuzuziehen? Wie viel Zeit wird benötigt, um die zusätzliche Arbeit tatsächlich zu erledigen? Dies muss auch den Interessenvertretern und Kunden, die solche Anfragen stellen, mitgeteilt werden.
Genehmigt von - Wer genehmigt all diese Informationen? Wenn du sie den Interessengruppen und/oder dem Kunden vorgelegt hast, brauchst du jemanden, der die Änderung trotz der in diesem Dokument enthaltenen Informationen genehmigt. Lass dir mindestens eine Unterschrift von einer Person geben, die befugt ist, diese Entscheidungen zu treffen, sowie ein Datum, an dem sie die Änderung genehmigt hat.
Warum du ein offizielles Formular brauchst
Brauchst du wirklich ein offizielles Formular für das Änderungsmanagement? Wir würden sagen, dass du es auf jeden Fall brauchst. Schließlich ist es schon schwer genug, eine Änderung vorzunehmen, aber ohne eine ordentliche Dokumentation darüber, was sie für dein Team bedeutet oder wer sie genehmigt hat? Das wird dir am Ende nur noch mehr Probleme bereiten. Du wirst dich damit abmühen müssen, alles zu erledigen oder dich überhaupt daran zu erinnern, was zu tun ist.
Ein Formular für Änderungsanträge ermöglicht es allen, ihre Anträge auf die gleiche Weise einzureichen. Niemand muss herumwühlen, um herauszufinden, was er schreiben soll oder welche Informationen benötigt werden. Niemand muss sich Gedanken darüber machen, wo das Formular abgelegt wurde oder ob es genehmigt wurde oder nicht. Und du musst dir definitiv keine Sorgen machen, wenn dich später jemand fragt, ob der Antrag genehmigt wurde.
Ein offizielles Formular macht das Ganze für alle Beteiligten viel einfacher. Es legt fest, wer den Antrag stellt, was geändert werden muss und warum, wie die Änderung durchgeführt wird, was sonst noch geändert wird und - vielleicht am wichtigsten - wer die Genehmigung erteilt hat. Auf diese Weise wird niemand in Schwierigkeiten geraten, wenn er die Änderung so umsetzt, wie es ihm aufgetragen wurde.
Wie man es sich leichter macht
Das hört sich alles nach einer Menge Arbeit an und es wird kompliziert sein, aber es kann noch viel komplizierter werden, wenn du kein Projektmanagement-System hast, das dir hilft, alles zu organisieren. Mit Instagantt musst du dich um nichts kümmern, denn du kannst dein Projekt so einrichten, wie du es möchtest, und dann kannst du es ohne viel Zeit, Mühe und Verwirrung auf eine Million verschiedene Arten ändern.
Auf Instagram kannst du alle deine Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um sie an Änderungen anzupassen. Wenn du bestimmte Aufgaben streichen musst, kannst du das ganz einfach tun. Wenn neue Aufgaben Priorität haben oder sich Fristen ändern, können diese ebenfalls verschoben werden. Generell kannst du dein gesamtes Projekt so oft wie nötig anpassen und umgestalten.
Du kannst auch einen Blick auf alle deine Zeitpläne werfen, um zu sehen, wie lange dein aktueller Plan dauern wird und was sich ändert, wenn du etwas Neues in den Plan einbaust. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass du einen genauen Plan dafür erstellst, was sich ändern wird und was passieren wird, wenn du etwas Neues einführst.
Noch besser ist, dass jeder im Team und sogar deine Stakeholder und Kunden genau sehen können, was mit deinem Projekt passiert. Sie können sehen, wie es jetzt aussieht, und du kannst ihnen auch zeigen, wie es aussehen wird, wenn du Änderungen vornimmst, um die gewünschten Änderungen umzusetzen. Auf diese Weise können sie fundiertere Entscheidungen treffen und auch bei kleineren Änderungen mit einbezogen werden.
Schließlich kannst du dich mit deinem gesamten Team austauschen und Feedback zu den verschiedenen Änderungen einholen. Jeder kann mitarbeiten und seinen Beitrag leisten. Jeder kann seine eigenen Fristen und Zeitpläne ändern, um besser zu berücksichtigen, was getan werden muss und wie es getan werden soll. Darüber hinaus kannst du sogar Nachrichten hin- und herschicken und Dokumente und mehr direkt in das System einfügen.
Wenn du Veränderungen in deinen Projekten durchführst, willst du sicherstellen, dass alle wissen, was passiert, und dass alle die richtigen Entscheidungen treffen, die den Bedürfnissen des Teams entsprechen. Wie kannst du also sicherstellen, dass du genau das tust? Du brauchst ein Formular für Änderungsanträge und auf jeden Fall ein Projektmanagement-System, das für dich geeignet ist.
