Business Process Mapping, ein ultimativer Leitfaden, den du kennen musst

Ein Unternehmen braucht die volle Aufmerksamkeit, um sich voll und ganz zu entfalten, und das ist nur möglich, wenn das ganze Team in der gleichen Weise und mit dem gleichen Geist arbeitet. Wenn du dein Team nicht über den Plan und den Prozess für den Start und die Fortsetzung eines Projekts informierst, wirst du nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen können. Deshalb ist eine Dokumentation unbedingt erforderlich, um die Abläufe im Unternehmen zu dokumentieren, damit du bessere und effektivere Geschäftsstrategien entwickeln kannst, um wunderbare Ergebnisse zu erzielen. 

Das ist nur möglich, wenn du die Probleme herausfindest und die Stränge analysierst, die erweitert und verbessert werden müssen. Das kannst du tun, indem du der Geschäftsprozessanalyse folgst. 

Ein Leitfaden zum Business Process Mapping:

Bei der Geschäftsprozessanalyse handelt es sich um eine visuelle Darstellung des Arbeitsplans eines Unternehmens, die die einzelnen Schritte des Geschäftsprozesses und die Mitglieder des Teams, die an diesem Prozess beteiligt sind, aufzeigt. Man kann sagen, dass es sich dabei um eine Dokumentation eines Geschäftsprojekts handelt, die die Konsequenzen der Schritte aufzeigt, die während des Prozesses durchgeführt werden.

 Die Abbildung eines Geschäftsprojekts umfasst die Schritte von der Herstellung des Produkts bis zu seiner Verpackung und seiner Auslieferung mit maximaler Kundenzufriedenheit. Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist ein einfacher Prozess, wenn du weißt, wie man ihn durchführt, denn du kannst ihn mit Hilfe von Symbolen in einer Datei oder Software darstellen. 

Wesentliche Elemente des Business Mapping 

Alles, was existiert, sei es in Form von Materialien oder Annahmen, enthält einige Teile oder Elemente, um es zu organisieren und zu beherrschen. Um bessere Ergebnisse zu erzielen, musst du dich also auf die wesentlichen Komponenten der Geschäftsprozessanalyse konzentrieren. Die folgenden vier Elemente musst du in deine Strategie für die Geschäftsprozessanalyse einbeziehen, damit sie effektiv und ergebnisorientiert ist. 

1. Mit der Menge der Symbole

Du kannst verschiedene Symbole verwenden, um eine perfekte Karte für deinen Geschäftsprozess zu erstellen. Es ist wichtig, dass du die spezifischen Schlüsselsymbole kennst, die du in den Mapping-Prozess einfügst.  

2. Gemeinsame Nutzung von Techniken zur Abbildung von Geschäftsprozessen 

Du kannst auch einige Techniken einbeziehen, um eine aussagekräftige Geschäftsprozessabbildung zu erstellen, z.B. einige Software und Anwendungen. 

3. Datenerhebung und Anordnung 

Auch die Datenerhebung ist ein Schlüsselelement bei der Erstellung der Prozesslandkarte. 

4. Zeichenwerkzeuge verwenden 

Du kannst verschiedene Werkzeuge wie Symbole und Kartierungsarten für eine optimale Dokumentation verwenden.

Unterschiedliche Wege der Geschäftskartierung 

Für eine effektive Geschäftsprozessabbildung kannst du verschiedene Arten der Prozessabbildung verwenden, die den Prozess auf brillante Weise unterteilen und auf einfache Weise erklären, damit du jeden Schritt besser verstehst und er auch für dein Team leichter zu erreichen ist. Hier sind verschiedene Arten der Geschäftsprozessabbildung. 

Flussdiagramme verwenden 

Die einfachste Art der Geschäftsprozessabbildung ist die Verwendung von Flussdiagrammen, die deine Arbeit durch die Darstellung von Pfeilen leicht verständlich machen. Es gibt verschiedene Arten von Flussdiagrammen, z. B. grundlegende Flussdiagramme, Entwicklungsflussdiagramme und detaillierte Flussdiagramme. Diese Flussdiagramme sind die geradlinige grafische Darstellung des Prozesses. Sie lassen sich leicht auf Papier oder am Computer erstellen und sind während des Prozesses einfach zu verfolgen. So kannst du diese Art der Geschäftsprozessabbildung leicht umsetzen und die Analyse durchführen.

Datenflussdiagramm erstellen 

Es ist ähnlich wie ein einfaches Flussdiagramm, aber komplexer als dieses, da es verschiedene Wege einschlagen kann, um die Folgen des Prozesses zu verfolgen. Dieses Datenflussdiagramm hilft nicht nur dabei, den Überblick über die Abfolge der Aufgaben zu behalten, sondern auch, die unnötigen Dinge von den notwendigen zu trennen, indem die Blöcke durch Pfeile verbunden werden. 

Wertstromkarte verwenden 

Diese Art der Prozessabbildung eignet sich am besten für komplizierte Prozesse, bei denen viele Dinge in Zusammenarbeit mit anderen Dingen zu tun sind, die vielleicht parallel ausgerichtet sind oder darauf warten, dass sie an der Reihe sind. Du kannst eine Wertestromlinienkarte verwenden, um die Prozessthemen herauszufinden. Das Schöne an dieser Karte ist, dass sie so flexibel ist, dass du Informationen oder Schritte beliebig ein- oder ausschließen kannst. 

Aufschlüsselung des Prozesses nach SIPOC-Diagramm 

Das SIPOC-Diagramm ist die flexibelste aller Arten von Mapping-Prozessen. Es ist sehr hilfreich, um den Prozess zu vereinfachen, denn du kannst den Prozess in einzelne Schritte unterteilen, um den Überblick zu behalten. Das SIPOC-Diagramm umfasst verschiedene Schritte wie Lieferanten, Input, Prozesse, Output und Kunden. 

Sollten wir uns für den Business Mapping Prozess entscheiden?

Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmens, da sie dir hilft, alle Informationen und erforderlichen Daten zu definieren. Es gibt also viele Gründe, die für eine Geschäftsprozessanalyse sprechen, zum Beispiel 

• Du kannst einen Plan erstellen, um mit den Geschäftsprojekten fortzufahren
• Du kannst dein Wissen und deinen Plan auch auf einfache Weise an dein Team weitergeben
• Es hilft dir, die großen Brocken der Geschäftsprojekte zu identifizieren 
• Es hilft dir auch, den besten Weg zu finden, die beste Dokumentation zu erstellen. 
• Du kannst eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit mit deinem Team aufbauen. 

Nicht nur persönliche, sondern auch Teamziele lassen sich leicht erreichen, wenn du die oben beschriebene Strategie auf organisierte Weise befolgst. Du wirst die Schritte nicht bereuen, die du unternommen hast, indem du diesen Prozess befolgst, deine Verantwortung ernst nimmst und die besten Praktiken anwendest, um den größtmöglichen Vorteil zu erzielen. 

Die wichtigsten Grundsätze des Business-Mapping-Prozesses 

Du kannst deine Geschäftsstrategien verbessern, indem du die Methode des Business Process Mapping anwendest und die wichtigen Prinzipien befolgst. Diese Grundsätze sind notwendig, um einen effektiven Plan oder eine Dokumentation zu erstellen, die du entweder auf Papier oder in einer Software befolgen kannst und die zu den von dir erwarteten Ergebnissen führt. Deine Geschäftsprozessabbildung sollte die folgenden Grundprinzipien enthalten, um das beste Ergebnis zu erzielen.

• Zunächst einmal solltest du ein definiertes Ziel für dein Unternehmen oder ein bestimmtes Projekt haben, das du in Angriff nehmen willst
• Du solltest dich dafür entscheiden, ein starkes, gut kommunizierendes und geschicktes Team zusammenzustellen. 
• Bevor du deinen Tee erstellst, musst du die Parameter oder Eigenschaften festlegen, anhand derer du nach den Mitarbeitern suchst, die den Anforderungen entsprechen. 
• Du musst dich für den einfachen und leichten Typ und den Business Mapping-Prozess entscheiden, der den Anforderungen deines Geschäftsprojekts entspricht.
• Als nächstes solltest du dir über jeden Schritt, den du mit dieser Dokumentation planst, im Klaren sein.
• Gehe nie vom Input zum Output. Behalte dein Ziel als Startpunkt
• Es ist von Vorteil, verschiedene Software zu verwenden, um mit Hilfe von Vorlagen eine effektive Strategie zu entwickeln.

Zu beachtende Schritte beim Business-Mapping-Prozess 

Jeder Prozess oder sogar eine einfache Methode, etwas zuzubereiten, selbst eine Tasse Tee, braucht ein Rezept, das man befolgt, um es schmackhaft und effektiv zu machen, sonst ruiniert es den Geschmack deines Mundes und deines Geistes, wie du es erwartet hast. Achte also auf die wichtigen Schritte, um ein Rezept mit "Wow-Faktor" zuzubereiten und deine Erwartungen in Erfüllung gehen zu lassen. Die folgenden Schritte können dir dabei helfen, eine effektive Strategie für die Abbildung von Geschäftsprozessen in deinem Unternehmen zu entwickeln. 

• Identifizierung des Prozesses, den du planen willst 

Zuerst musst du dir den Prozess genau ansehen, den du für dein Team planen und abbilden willst, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Das bedeutet, dass du erst über den Output und dann über den Input nachdenken musst. Du musst dein Wissen und deine Absichten einbringen, damit du den Prozess, den du abbilden willst, erklären kannst. 

• Baue ein mutiges und geschicktes Team auf 

Danach erstellst du eine Liste mit den Aufgaben, die du deinen Teammitgliedern zuweisen willst, sammelst die gewünschten Ergebnisse und suchst nach den Mitarbeitern oder dem Team mit den passenden Fähigkeiten. Entscheide dich nicht für ein Team mit unpassenden Fähigkeiten, das für die Aufgaben, die du ihm zuweisen willst, unbrauchbar ist. 

• Sammle die erforderlichen Informationen 

Sammle jetzt die Daten und Informationen über den Prozess, den du abbildest, um starke Strategien zu entwickeln. 

• Vergiss nicht, die Kunden zu identifizieren.

Wenn du zum Beispiel ein Produkt vorbereitest, wie kannst du dann die Käufer oder Kunden vernachlässigen, für die du das Produkt herstellst? Das ist sinnlos, wenn du dich nicht auf die Verbraucher ausrichtest und keinen Produkt- oder Dienstleistungsplan erstellst. 

• Erstelle eine Liste mit den Aufgaben, die du deinen Teammitgliedern zuweisen wirst 

Verteile die Aufgaben unter deinen Teammitgliedern je nach ihren Fähigkeiten und gib ihnen eine Frist für die Erledigung.

• Behalte den Überblick über die Schritte, die du und dein Team befolgen 

Überlasse den Prozess nicht einem automatisierten System, sondern schaue dir jede Aktivität oder Aufgabe vor und nach ihrer Erledigung genau an, 

Inwiefern ist der Business Mapping-Prozess für dich von Vorteil?

Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist nur dann von großem Vorteil, wenn du ihre Grundsätze beachtest und die richtige Art der Dokumentation befolgst. Hier sind einige grundlegende und allgemeine Vorteile der Geschäftsprozesskartierung.

• Es hilft dabei, die Kluft zwischen Führungskraft und Beschäftigten zu überbrücken, indem es sie zu guten Kommunikatoren macht. 
• Es hilft dir, deine Führungsqualitäten in den Griff zu bekommen. 
• Es macht die Dokumente auch einfach zu lesen und zu verstehen, aber nicht für alle. Nur der Bauherr und der Partner können die Details aus diesem Kartierungsstil entnehmen. 
• Es gibt dir Selbstvertrauen und Zufriedenheit in Bezug auf deine Teammitglieder, da du die Leistung jedes Einzelnen im Auge behältst.
• Es hilft dir auch, den Zeitrahmen für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe festzulegen.

Fazit 

Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist nicht nur hilfreich, wenn es darum geht, die erforderlichen Schritte für einen Geschäftsprozess festzulegen, sondern sie ist auch von Vorteil, wenn das Team zusammenarbeitet und die flexible Abbildung von Geschäftsprozessen erstellt wird, um einen geeigneten Weg einzuschlagen, wenn sich einige als nutzlos erweisen.