Jedes Projekt beginnt mit einer Liste von Dingen, die erledigt werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Listen helfen natürlich dabei, Aufgaben zu erledigen, und sie fördern auch das Vertrauen in die Fähigkeit der Menschen, Dinge zu verwirklichen. Im Projektmanagement kann ein Aktionsplan dir und deinem Team helfen, ein gemeinsames Ziel zu erreichen, indem er für Struktur, Ziele und Verantwortlichkeit sorgt.
Ein Aktionsplan kann als ein Dokument definiert werden, das eine vorgeschlagene Strategie in Form eines Plans von Schritten auflistet, die zum Erreichen eines bestimmten Ziels erforderlich sind. Es handelt sich im Wesentlichen um eine Liste von Aufgaben, die erledigt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen, indem die spezifische Vorgehensweise, die benötigten Ressourcen, der Zeitplan und die Teammitglieder oder Abteilungen, die zur Erreichung des Ziels benötigt werden, klargestellt werden. Im Projektmanagement können Aktionspläne äußerst nützlich sein, da viele Teams sie als Rahmen für das Denken, Brainstorming und die Festlegung, wie ein Projekt - oder eine Phase eines Projekts - auf effektive Weise abgeschlossen werden soll, nutzen. Einer der großen Vorteile der Arbeit mit Aktionsplänen ist, dass durch die Festlegung und Auflistung der einzelnen Schritte sichergestellt wird, dass nichts übersehen wird und keine Schritte unter den Tisch fallen. Indem du den Aktionsplan dokumentierst und auflistest, legst du außerdem den Zeitplan, die benötigten Ressourcen und die Personen fest, die an der Umsetzung der Strategie beteiligt sein müssen.
Wie man einen Aktionsplan entwirft
Wenn du einen Aktionsplan entwirfst oder erstellst, musst du daran denken, dass du den Prozess der Zielerreichung in umsetzbare Aufgaben oder Schritte unterteilen willst, die auf einem Zeitplan. Für jedes Ziel müssen der Zweck und die durchführbaren Schritte festgelegt werden. Indem du das Vorherige festlegst, erhältst du Klarheit darüber, welche Abteilung oder welches Mitglied deines Teams für die Durchführung und den Abschluss dieser spezifischen Aufgaben verantwortlich sein sollte.
Mit anderen Worten: Aktionspläne müssen Folgendes beinhalten:
Wer ist wofür zuständig - Das bezieht sich auf die spezifischen Verantwortlichkeiten und die Gesamtverantwortung.
Wann - Der Zeitplan, die Zeitleiste und die Dauer für den gesamten Plan.
Die Reihenfolge - Das bezieht sich auf die Reihenfolge und die Abhängigkeit der Aufgaben.
Das Wie - Oder eher die technischen und finanziellen Aspekte des Plans.
Der Grund - Der Grund bezieht sich auf die Festlegung von Zielen und die Auswahl von Indikatoren, mit denen der Fortschritt der Aktion verfolgt werden kann.
Wenn du einen Aktionsplan entwirfst und erstellst, solltest du Folgendes berücksichtigen: Konzentriere dich zunächst auf die Prioritäten und schreibe sie auf. Danach nimm dir die Zeit, um zu überlegen, wer die Aufgabe in Angriff nehmen soll, und weise jede Aktivität einer Person zu. Bitte alle, sich weiterhin zu beteiligen und erledigte Aufgaben zu markieren, damit du über das Ergebnis und den Fortschritt informiert bist. Besprecht unbedingt alle anstehenden oder verspäteten Aufgaben, damit ihr eventuelle Verzögerungen in eurem Plan vorhersehen könnt.
Was sind die wichtigsten Inhalte eines Aktionsplans?
Ein gut ausgeführter Aktionsplan kann sich als hervorragendes Instrument für Teams erweisen, weil er den Menschen helfen kann, sich auf detaillierte, spezifische Aufgaben und Entscheidungen zu konzentrieren, die auf das Erreichen der größeren Ziele ausgerichtet sind. Sie können Teams helfen, indem sie sie auf dem Boden der Tatsachen halten. Um einen effektiven Aktionsplan zu erstellen, sollte also Folgendes beachtet werden:
Nenne die wichtigsten Aktivitäten, die wichtigsten Elemente.
Unterteile diese Aktivitäten in überschaubare Aufgaben.
Kläre die Reihenfolge und die Abhängigkeiten zwischen diesen Aufgaben.
Schätze den Beginn, die Dauer und den vollständigen Abschluss der Aufgaben.
Erstelle einen klaren Zeitplan.
Definiere alle Meilensteine.
Analysiere die vorhandenen Kapazitäten und Ressourcen und stelle fest, ob etwas fehlt.
Verteile die Aufgaben auf dein Team.
Markiere erledigte Aufgaben.
Überprüfe deine Fortschritte.
Einen Zeitplan für deinen Aktionsplan erstellen
Die Arbeit mit Aktionsplänen hat viele Vorteile. Sie helfen Teams dabei, eine Vorgehensweise zu skizzieren und Projekte durchzuführen. Durch die Organisation von Informationen und das Festlegen von Zielen wird es einfacher, Anweisungen zu befolgen und sich auf das Erreichen von Zielen zu konzentrieren. Projektmanagement-Software, wie z.B. Instagantt(Gantt Chart Maker), kann für die Erstellung von Aktionsplänen verwendet werden, vor allem weil sie Platz für Phasen, Aufgaben, Zeitpläne und die Überwachung der Fortschritte bietet. Außerdem verbessern sie die Teamarbeit, weil sie eine Online-Zusammenarbeit ermöglichen. Mit Instagantt kannst du Aktionspläne in wenigen Minuten erstellen und verwalten. Das Wichtigste dabei ist, dass du den Überblick über die verschiedenen Aktivitäten und den Gesamtfortschritt deines Plans behältst. Dank des Gantt-Diagramms kannst du nicht nur Aufgaben hinzufügen und Verantwortlichkeiten zuweisen, sondern auch einen klaren Zeitplan für deine Arbeit erstellen.
