Entendendo a alocação de recursos
Quando se trata de executar um projeto bem-sucedido, você quer ter certeza de que possui as ferramentas, os recursos financeiros e os indivíduos certos para ajudá-lo a realizar o projeto. No mundo dos negócios, nós nos referimos a todos esses itens coletivamente como recursos. Isso significa que você precisa de uma alocação adequada de recursos para garantir que cada etapa de um determinado projeto seja concluída no tempo certo. Vamos usar este artigo para discutir os diferentes aspectos da alocação de recursos e o que significa utilizar essa técnica nos projetos em que você está trabalhando.
O que é alocação de recursos?
Bem, para simplificar, a alocação de recursos consiste em designar as pessoas certas para trabalhar nas tarefas necessárias para concluir um projeto. Portanto, se você vai precisar de designers, redatores, trabalhadores da construção civil ou outros indivíduos para trabalhar no projeto, esses são alguns dos seus recursos. Se você precisar que eles tragam seus softwares, hardwares e outras ferramentas para realizar essas tarefas, esses também são recursos. Tempo e dinheiro também podem ser considerados recursos. A partir daí, você deve atribuir todos esses itens às tarefas necessárias para concluir o projeto completo. Você está atribuindo as ferramentas necessárias ou alocando seus recursos.
A importância da alocação de recursos
O aspecto mais importante da alocação de recursos é que você terá tudo onde precisa e quando precisa. Afinal, se você precisa que a contadora da empresa o ajude com os dados financeiros específicos do seu projeto, mas ela está trabalhando em outra tarefa em outro lugar, você não está alocando seus recursos adequadamente. Se você precisa de uma sala de reuniões para realizar uma grande discussão, mas todas estão reservadas, você também não alocou seus recursos adequadamente. É por isso que é tão importante fazer essas coisas o mais cedo possível.
A melhor maneira de você conseguir alocar recursos é fazer um plano antes mesmo de começar a executar um projeto. Você deve ser capaz de se sentar com uma ou duas outras pessoas para criar um plano baseado no projeto. Esse plano precisa ser detalhado o suficiente para especificar quem precisa trabalhar nele, quanto dinheiro está disponível para trabalhar nele e quanto tempo está disponível para trabalhar nele. A partir daí, você pode começar a entrar em contato com essas pessoas ou com a empresa para garantir que todos os itens ou pessoas de que você precisa estejam disponíveis.
Depois de alocar recursos para o seu projeto, isso significa que esses recursos não podem ser retirados de você (ou, pelo menos, não deveriam). Isso tornará muito mais fácil para você realizar a tarefa. Agora, na maioria dos casos, um gerente de projeto ou um gerente de programa (ou ambos) estarão envolvidos no processo de alocação de recursos. Eles se certificarão de que tudo seja atribuído corretamente e que também seja feito corretamente. No entanto, é importante que você interaja com todas as pessoas que serão necessárias para o projeto para garantir que elas possam trabalhar nas tarefas necessárias.
6 aspectos que afetam negativamente sua alocação de recursos
E se você não conseguir fazer com que tudo funcione da maneira certa? E se você tiver dificuldades no processo de alocação de seus recursos? Bem, a verdade é que vários fatores diferentes podem dificultar a alocação de recursos. Portanto, vamos analisar um pouco mais de perto alguns desses aspectos que você deve observar.
1. Alterações no cronograma
Uma das primeiras coisas que geralmente muda quando se trata de qualquer projeto é o cronograma. Você pode acabar tendo um gerente de projeto ou gerente de programa que decide que o projeto precisa ser concluído mais cedo (como ontem). Ou você pode ter um cliente que, de repente, está com muita pressa para concluir o projeto. Ou talvez uma das peças do quebra-cabeça tenha demorado mais do que o esperado e agora todos os outros precisam trabalhar mais rápido para concluir sua parte. E, é claro, a parte deles começou mais tarde, o que significa que eles podem não ter a mesma disponibilidade que tinham inicialmente (o que nos leva a outro ponto mais adiante).
2. Alterações de escopo
O escopo do projeto é outro aspecto que pode alterar os recursos que estão sendo alocados. Se o escopo do projeto que está sendo solicitado mudar, é bem possível que as pessoas necessárias para trabalhar nele também mudem. Novas tarefas e novas necessidades tornarão essencial o uso de ferramentas adicionais. Isso pode alterar o que você solicitou originalmente como recursos para o seu projeto e pode atrapalhar todo o projeto se esses recursos não estiverem imediatamente disponíveis.
3. Alterações na disponibilidade de recursos
Se você não tiver os recursos certos para realizar o trabalho, também terá alguns problemas para alocar tudo. Talvez as pessoas de que você precisa para esse projeto simplesmente não estejam disponíveis no momento em que você precisa delas. Se esse for o caso, você precisará encontrar novas pessoas ou reorganizar o cronograma do próprio projeto. Isso pode dificultar para os gerentes de projeto ou gerentes de programa a realização do trabalho ou a garantia de que outra pessoa possa realizar o trabalho.
4. Dependências de tarefas
Se houver uma parte do projeto que precisa ser concluída antes que a próxima parte do projeto possa ser concluída, isso significa que há uma dependência. Mas e se a parte A do projeto demorar uma semana a mais do que o planejado? Agora você precisa que a parte B seja feita mais tarde. E isso pode não ser possível com a equipe original que você montou. E se a equipe responsável pela parte B tiver outro projeto que precisa ser feito agora? Talvez eles tenham reservado você para a única semana que tinham disponível, mas agora que você está atrasado, eles simplesmente não conseguem fazer isso funcionar? Agora você tem que descobrir uma maneira de contornar a outra programação deles ou mudar a equipe que você planejou.
5. Urgência geral
Você precisa entender quais são os aspectos mais urgentes. Você precisa concluir essa tarefa imediatamente? É comum que um projeto que chega primeiro seja deixado de lado em favor de um projeto totalmente diferente que precisa ser concluído. Se esse for o caso, talvez você precise realocar alguns de seus funcionários para que eles possam trabalhar no projeto mais novo ou seu projeto pode perder pessoas porque seu gerente acredita que o outro projeto é mais importante e aloca sua equipe para essa área.
6. Trabalho em equipe
Toda a sua equipe precisa ser capaz de trabalhar em conjunto. Não se trata apenas de garantir que sua equipe possa trabalhar em pequenos grupos. Toda a equipe, todos os responsáveis pelo projeto, precisam ser capazes de trabalhar juntos e realizar o projeto juntos. Isso nem sempre é fácil, especialmente quando você está reunindo pessoas que talvez não trabalhem juntas com frequência. Se esse for o caso, você deve se certificar de que está formando uma equipe e descobrindo maneiras de garantir que todos possam se dar bem.
Como fazer isso funcionar para seu projeto
Quando você estiver pronto para iniciar o processo, é importante saber exatamente qual é o objetivo geral do projeto. Converse com o cliente e com qualquer pessoa diretamente responsável pela entrega do projeto. Essas são as pessoas que terão mais informações e poderão decidir sobre o objetivo final. A partir daí, caberá aos gerentes de projeto ou gerentes de programa definir todos os detalhes.
Você precisará trabalhar com os responsáveis por cada departamento para descobrir quais pessoas serão melhores para cada uma das tarefas que precisam ser realizadas. Se precisar de alguém que possa trabalhar no desenvolvimento, você deverá conversar com o chefe do departamento de desenvolvimento e descobrir quem é a melhor pessoa para esse tipo de projeto ou tarefa. Você deverá repetir esse processo para cada tarefa que precisa ser concluída, mas certifique-se de fornecer ao chefe do departamento o máximo de informações possível. Uma pessoa excelente em marketing para restaurantes pode não ser a melhor pessoa quando se trata de marketing para o setor automotivo.
Você também deve conversar com essas pessoas para ter certeza de que elas têm espaço suficiente para assumir uma tarefa adicional. Se elas disserem que não têm, você deve voltar ao chefe do departamento. Talvez haja uma maneira de realocar algumas de suas outras tarefas para abrir espaço para essa tarefa. Caso contrário, converse com o chefe do departamento para obter outra sugestão de quem pode realizar a tarefa ou de quem você deve abordar em seguida.
Quando você conseguir alocar as pessoas para a sua equipe, converse com elas sobre as especificidades dos resultados que você precisará. A partir daí, eles e você poderão elaborar um cronograma realista para cada tarefa que precisa ser concluída e também poderão elaborar um orçamento realista para cada parte do projeto. Em seguida, caberá a você elaborar o cronograma e o orçamento gerais que poderão ser apresentados ao gerente que está acima de você ou ao cliente.
Se esses cronogramas ou orçamentos não funcionarem, esse é o momento de discutir o assunto com os outros envolvidos e descobrir as melhores maneiras de cortar algumas áreas para que tudo dê certo, de modo que o projeto seja bem feito e todos fiquem satisfeitos com os resultados.
Planejando para o pior
Para garantir que o seu projeto seja bem-sucedido, você também precisa planejar problemas ao longo do caminho. Alguns desses problemas são as coisas sobre as quais falamos acima com as interações que ocorrerão, mas sempre há outras coisas que você deve observar mais de perto e planejar da melhor forma possível.
Agendamento de tarefas
- Atrasos do cliente - quantas vezes você já teve um cliente que demorou mais do que o planejado para analisar algo? Talvez tenha sido algo pequeno, como decidir o tamanho da fonte ou a cor do plano de fundo. Talvez tenha sido algo grande, como autorizar um aumento no orçamento. Não importa o que tenha acontecido, você deve se certificar de que está planejando os atrasos.
- Atrasos pessoais - E se alguém da sua equipe, de quem você depende, tiver uma emergência pessoal e não puder fazer o trabalho no prazo ou nem mesmo fazê-lo? Talvez você precise esperar por essa pessoa ou talvez precise realocar essa tarefa para outra pessoa. De qualquer forma, isso pode causar um atraso na realização das tarefas.
- Atrasos na entrega - Talvez a tarefa para a qual você orçou 10 horas não seja concluída em 10 horas e precise de 12, 20 ou até mais. Não há como prever o que acontecerá quando você estiver trabalhando com tecnologia ou com pessoas criativas, portanto, você pode descobrir que há áreas em que surgem problemas.
Não importa o que esteja acontecendo, você deve ter certeza de que conhece seus recursos e que está planejando os recursos certos ao longo do caminho. Você deve se certificar de que está planejando para emergências e para coisas que vão atrasá-lo ao longo do caminho, mas também é essencial que você seja realista em primeiro lugar. A alocação de recursos é uma parte importante do processo quando se trata da sua empresa, e somente se você fizer isso corretamente na primeira vez é que poderá esperar que as coisas sejam feitas da maneira que os clientes esperam, e os gráficos de Gantt são ótimas ferramentas para gerenciá-los.
