Capire l'allocazione delle risorse
Quando si tratta di gestire un progetto di successo, devi assicurarti di avere gli strumenti, le risorse finanziarie e le persone giuste per portare a termine il progetto. Nel mondo degli affari, ci riferiamo a tutti questi elementi collettivamente come risorse. Ciò significa che è necessaria un'adeguata allocazione delle risorse per garantire che ogni fase di un determinato progetto venga completata nel giusto tempo. In questo articolo parleremo dei diversi aspetti dell'allocazione delle risorse e di cosa significa utilizzare questa tecnica nei progetti a cui stai lavorando.
Che cos'è l'allocazione delle risorse?
In parole povere, l'allocazione delle risorse consiste nell'assegnare alle persone giuste i compiti necessari per completare un progetto. Quindi, se hai bisogno di designer, scrittori, operai edili o altre persone che lavorino al progetto, queste sono alcune delle tue risorse. Se hai bisogno che portino con sé il software, l'hardware e altri strumenti per portare a termine le attività, anche queste sono risorse. Anche il tempo e il denaro possono essere considerati risorse. A questo punto devi assegnare tutti questi elementi alle attività necessarie per portare a termine il progetto. Stai assegnando gli strumenti necessari o allocando le risorse.
L'importanza dell'allocazione delle risorse
L'aspetto più importante dell'allocazione delle risorse è che avrai tutto a disposizione dove ti serve e quando ti serve. Dopotutto, se hai bisogno che la contabile dell'azienda ti aiuti con i dati finanziari specifici del tuo progetto, ma lei sta lavorando a un altro compito altrove, non stai allocando correttamente le tue risorse. Se hai bisogno di una sala riunioni per ospitare un'importante discussione, ma sono tutte prenotate, anche in questo caso non hai allocato correttamente le tue risorse. Ecco perché è così importante fare queste cose il prima possibile.
Il modo migliore per allocare le risorse è fare un piano prima ancora di iniziare a realizzare un progetto. Dovresti essere in grado di sederti con una o due altre persone per creare un piano basato sul progetto. Questo piano deve essere abbastanza dettagliato da specificare chi deve lavorarci, quanto denaro è disponibile per lavorarci e quanto tempo è disponibile per lavorarci. Da lì, puoi iniziare a contattare queste persone o l'azienda per assicurarti che tutte le cose o le persone di cui hai bisogno siano disponibili.
Una volta assegnate le risorse al tuo progetto, significa che quelle risorse non possono esserti sottratte (o almeno, non dovrebbero esserlo). Questo ti renderà molto più facile portare a termine il compito. Ora, nella maggior parte dei casi, un project manager o un program manager (o entrambi) saranno coinvolti nel processo di allocazione delle risorse. Si assicureranno che tutto venga assegnato in modo corretto e che venga svolto correttamente. Tuttavia, è importante interagire con tutte le persone necessarie al progetto per assicurarsi che possano lavorare ai compiti richiesti.
6 aspetti che influiscono negativamente sull'allocazione delle risorse
E se non riuscissi a far funzionare tutto nel modo giusto? E se ci sono problemi nel processo di allocazione delle risorse? La verità è che diversi fattori possono rendere più difficile l'allocazione delle risorse. Diamo quindi un'occhiata più da vicino ad alcuni di questi aspetti che dovresti tenere sotto controllo.
1. Modifiche alla linea temporale
Una delle prime cose che spesso cambiano quando si tratta di un progetto è la tempistica. Potresti ritrovarti con un project manager o un program manager che decide che il progetto deve essere realizzato prima (ad esempio ieri). Oppure potresti avere un cliente che improvvisamente ha una gran fretta di concludere il progetto. O forse uno dei pezzi del puzzle ha richiesto più tempo del previsto e ora tutti gli altri devono lavorare più velocemente per portare a termine la loro parte. E naturalmente la loro parte è iniziata più tardi, il che significa che potrebbero non avere la stessa disponibilità iniziale (il che ci porta a un altro punto più avanti).
2. Modifiche all'ambito
L'ambito del progetto è un altro aspetto che può modificare le risorse assegnate. Se l'ambito del progetto richiesto cambia, è del tutto possibile che cambino anche le persone necessarie per lavorarci. Nuovi compiti e nuove esigenze renderanno necessario l'utilizzo di ulteriori strumenti. Questo può cambiare le risorse inizialmente richieste per il progetto e potrebbe far saltare l'intero progetto se tali risorse non sono immediatamente disponibili.
3. Cambiamenti nella disponibilità delle risorse
Se non disponi delle risorse giuste per portare a termine il lavoro, avrai anche qualche problema nell'assegnare tutto. Forse le persone di cui hai bisogno per questo progetto non sono disponibili nel momento in cui ne hai bisogno. In questo caso, dovrai trovare nuove persone oppure dovrai riorganizzare la tempistica del progetto stesso. Questo può rendere difficile per i project manager o i program manager portare a termine il lavoro o garantire che qualcun altro possa farlo.
4. Dipendenze dei compiti
Se una parte del progetto deve essere realizzata prima che la parte successiva possa essere realizzata, significa che c'è una dipendenza. Ma cosa succede se la parte A del progetto richiede una settimana in più rispetto a quanto previsto? Ora hai bisogno che la parte B venga realizzata più tardi. E questo potrebbe non essere possibile con il team originale che hai messo insieme. Perché se il team responsabile della parte B ha un altro progetto da realizzare? Forse ti hanno prenotato nell'unica settimana disponibile, ma ora che sei in ritardo non riescono a farlo funzionare? Ora devi trovare un modo per aggirare i loro altri impegni o cambiare il team che hai pianificato.
5. Urgenza complessiva
Devi capire quali sono gli aspetti più urgenti. Hai bisogno di portare a termine questo compito immediatamente? Spesso capita che un progetto che arriva per primo venga messo da parte a favore di un progetto completamente diverso che deve essere completato. In questo caso, potresti dover riassegnare alcune persone in modo che possano lavorare al progetto più recente oppure il tuo progetto potrebbe perdere persone perché il tuo manager ritiene che l'altro progetto sia più importante e assegna il tuo team a quell'area.
6. Lavoro di squadra
Tutto il tuo team deve essere in grado di lavorare insieme. Non si tratta solo di assicurarsi che il team possa lavorare insieme in piccoli gruppi. L'intero team, tutti coloro che sono responsabili del progetto, devono essere in grado di lavorare insieme e di portare a termine il progetto insieme. Questo non è sempre facile, soprattutto quando si tratta di riunire persone che non lavorano spesso insieme. In questo caso, devi assicurarti di fare team building e di trovare un modo per far sì che tutti vadano d'accordo.
Come farlo funzionare per il tuo progetto
Quando sei pronto per iniziare il processo, è importante sapere esattamente qual è l'obiettivo generale del progetto. Parla con il cliente e con i diretti responsabili del progetto. Sono queste le persone che dispongono di maggiori informazioni e che potranno decidere l'obiettivo finale. Da lì, spetterà ai project manager o ai program manager definire tutti i dettagli.
Dovrai collaborare con i responsabili di ogni reparto per capire quali persone saranno le migliori per ogni compito da svolgere. Se hai bisogno di qualcuno che lavori allo sviluppo, devi parlare con il responsabile del reparto di sviluppo e scoprire chi è la persona migliore per questo tipo di progetto o compito. Dovrai ripetere questo processo per ogni compito che deve essere portato a termine, ma assicurati di fornire al responsabile del reparto tutte le informazioni possibili. Una persona bravissima nel marketing per i ristoranti potrebbe non essere la persona migliore quando si tratta di marketing per il settore automobilistico.
Dovrai anche parlare con queste persone per assicurarti che abbiano abbastanza spazio sul loro piatto per occuparsi di un compito aggiuntivo. Se ti dicono di no, torna dal capo reparto. Potrebbe esserci un modo per riallocare alcune delle loro altre mansioni per fare spazio a questo compito. In caso contrario, dovrai parlare con il capo reparto per avere un altro suggerimento su chi può svolgere il compito o su chi dovresti contattare successivamente.
Quando avrai assegnato le persone al tuo team, assicurati di parlare con loro delle specifiche dei risultati che ti serviranno. Da lì, insieme a te, sarai in grado di stabilire una tempistica realistica per ogni attività da completare e di stabilire un budget realistico per ogni parte del progetto. A questo punto, spetterà a te definire la tempistica e il budget complessivi da presentare al manager che ti sovrasta o al cliente.
Se queste tempistiche o questi budget non funzionano, è il momento di discuterne con le altre persone coinvolte e trovare il modo migliore di tagliare alcune aree per far sì che il progetto venga realizzato bene e che tutti siano soddisfatti dei risultati.
Pianificare per il peggio
Per assicurarti che il tuo progetto vada bene, devi anche pianificare i problemi che si presenteranno lungo il percorso. Alcuni di questi sono quelli di cui abbiamo parlato sopra con le interazioni che si verificheranno, ma ci sono sempre altri aspetti che dovrai esaminare più da vicino e pianificare al meglio.
Pianificazione delle attività
- Ritardi del cliente - quante volte ti è capitato che un cliente impiegasse più tempo del previsto per esaminare qualcosa? Magari si trattava di qualcosa di piccolo, come decidere la dimensione del carattere o il colore dello sfondo. Forse si trattava di qualcosa di grande, come l'autorizzazione a un aumento del budget. Indipendentemente da ciò che è successo, devi assicurarti di pianificare i ritardi.
- Ritardi personali - Cosa succede se qualcuno del tuo team da cui dipendi ha un'emergenza personale e non è in grado di portare a termine il lavoro in tempo o addirittura per niente? Potresti doverlo aspettare o potresti dover riassegnare il compito a qualcun altro. In ogni caso, questo può causare un ritardo nella realizzazione del lavoro.
- Ritardi nella consegna - Forse il compito per il quale hai preventivato 10 ore non viene svolto in 10 ore e ne servono 12 o 20 o anche di più. Non si può sapere cosa succederà quando si lavora con la tecnologia o con i creativi, quindi è possibile che si verifichino dei problemi.
Indipendentemente da ciò che sta accadendo, devi essere sicuro di conoscere le tue risorse e di pianificare le risorse giuste lungo il percorso. Devi assicurarti di pianificare per le emergenze e per le cose che potrebbero ritardare il tuo cammino, ma è anche essenziale che tu sia realistico. L'allocazione delle risorse è una parte importante del processo quando si tratta della tua attività ed è solo facendola bene la prima volta che puoi sperare di portare a termine le cose come i tuoi clienti si aspettano e i diagrammi di Gantt sono ottimi strumenti per gestirli.
