Comprendre l'allocation des ressources
Lorsqu'il s'agit de mener à bien un projet, tu dois t'assurer que tu as les bons outils, les bonnes finances et les bonnes personnes pour t'aider à mener à bien le projet. Dans le monde des affaires, nous appelons tous ces éléments collectivement des ressources. Cela signifie que tu as besoin d'une répartition adéquate des ressources pour t'assurer que chaque étape d'un projet particulier est achevée dans le temps imparti. Dans cet article, nous allons discuter des différents aspects de l'affectation des ressources et de ce que signifie l'utilisation de cette technique dans le cadre des projets sur lesquels tu travailles.
Qu'est-ce que l'allocation des ressources ?
Pour faire simple, l'allocation des ressources consiste à affecter les bonnes personnes aux tâches nécessaires à la réalisation d'un projet. Ainsi, si tu as besoin de concepteurs, de rédacteurs, d'ouvriers du bâtiment ou d'autres personnes pour travailler sur le projet, ce sont là quelques-unes de tes ressources. Si tu as besoin qu'ils apportent leurs logiciels, leur matériel et d'autres outils pour accomplir ces tâches, il s'agit également de ressources. Le temps et l'argent peuvent également être considérés comme des ressources. À partir de là, tu dois affecter tous ces éléments aux tâches nécessaires pour mener à bien l'ensemble du projet. Tu attribues les outils dont tu as besoin ou tu alloues tes ressources.
L'importance de l'allocation des ressources
L'aspect le plus important de l'allocation des ressources est que tu auras tout là où tu en as besoin et quand tu en as besoin. Après tout, si tu as besoin de la comptable de l'entreprise pour t'aider avec des données financières spécifiques pour ton projet mais qu'elle travaille sur une autre tâche ailleurs, tu n'as pas correctement réparti tes ressources. Si tu as besoin d'une salle de réunion pour organiser une grande discussion mais qu'elles sont toutes réservées, alors tu n'as pas non plus correctement réparti tes ressources. C'est pourquoi il est si important de faire ces choses le plus tôt possible.
La meilleure façon d'allouer les ressources est de faire un plan avant même de commencer à exécuter un projet. Tu devrais pouvoir t'asseoir avec une ou deux autres personnes pour créer un plan autour du projet. Ce plan doit être suffisamment détaillé pour préciser qui doit travailler sur le projet, combien d'argent est disponible pour travailler sur le projet et combien de temps est disponible pour travailler sur le projet. À partir de là, tu peux commencer à contacter ces personnes ou l'entreprise pour t'assurer que toutes les choses ou les personnes dont tu as besoin seront disponibles.
Une fois que tu as alloué des ressources à ton projet, cela signifie que ces ressources ne peuvent pas t'être retirées (ou du moins, qu'elles ne devraient pas l'être). Cela va te permettre d'accomplir ta tâche beaucoup plus facilement. Dans la plupart des cas, un chef de projet ou un directeur de programme (ou les deux) sera impliqué dans le processus d'allocation des ressources. Ils vont s'assurer que tout est attribué correctement et que le travail est bien fait. Il est cependant important d'interagir avec toutes les personnes nécessaires au projet pour s'assurer qu'elles peuvent travailler sur les tâches requises.
6 aspects qui ont un impact négatif sur l'allocation de tes ressources
Que se passe-t-il si tu n'arrives pas à tout faire fonctionner correctement ? Et s'il y a des difficultés dans le processus d'allocation de tes ressources ? Eh bien, la vérité est que plusieurs choses différentes peuvent rendre l'allocation des ressources plus difficile. Voyons donc de plus près ce que sont certains de ces éléments que tu devrais examiner.
1. Modifications du calendrier
L'une des premières choses qui changent souvent lorsqu'il s'agit d'un projet est le calendrier. Tu peux te retrouver avec un chef de projet ou un responsable de programme qui décide que le projet doit être terminé plus tôt (comme hier). Il se peut aussi qu'un client soit soudain très pressé de faire avancer les choses. Ou peut-être que l'une des pièces du puzzle a pris plus de temps que prévu et que tous les autres doivent maintenant travailler plus vite pour terminer leur partie. Et bien sûr, leur partie a commencé plus tard, ce qui signifie qu'ils n'ont peut-être pas la même disponibilité qu'au départ (ce qui nous amène à un autre point plus bas).
2. Modifications du champ d'application
La portée du projet est un autre aspect qui peut modifier les ressources allouées. Si la portée du projet demandé change, il est tout à fait possible que les personnes requises pour y travailler changent également. De nouvelles tâches et de nouveaux besoins vont rendre indispensable l'utilisation d'outils supplémentaires. Cela peut modifier ce que tu avais demandé à l'origine comme ressources pour ton projet et peut compromettre tout le projet si ces ressources ne sont pas immédiatement disponibles.
3. Changements dans la disponibilité des ressources
Si tu n'as pas les bonnes ressources pour faire le travail, tu auras aussi des problèmes pour tout répartir. Peut-être que les personnes dont tu as besoin pour ce projet ne sont tout simplement pas disponibles au moment où tu en as besoin. Si c'est le cas, tu devras soit trouver de nouvelles personnes, soit réorganiser le calendrier du projet lui-même. Cela peut compliquer la tâche des chefs de projet ou des directeurs de programme qui doivent faire le travail ou s'assurer que quelqu'un d'autre peut le faire.
4. Dépendances des tâches
Si une partie du projet doit être réalisée avant que la partie suivante puisse être réalisée, cela signifie qu'il y a une dépendance. Mais que se passe-t-il si la partie A du projet prend une semaine de plus que prévu ? Tu as maintenant besoin que la partie B soit réalisée plus tard. Et ce n'est peut-être pas possible avec l'équipe initiale que tu as constituée. En effet, que se passe-t-il si l'équipe responsable de la partie B a un autre projet à réaliser ? Ils t'ont peut-être réservé la seule semaine disponible, mais maintenant que tu as pris du retard, ils n'arrivent pas à s'arranger. Tu dois maintenant trouver un moyen de contourner leur autre emploi du temps ou de changer l'équipe que tu avais prévue.
5. Urgence générale
Tu dois comprendre quels sont les aspects les plus urgents. As-tu besoin d'accomplir cette tâche immédiatement ? Il arrive souvent qu'un projet qui arrive en premier soit mis de côté au profit d'un tout autre projet qui doit être achevé. Si c'est le cas, tu devras peut-être réaffecter certains de tes employés pour qu'ils puissent travailler sur le nouveau projet, ou ton projet pourrait perdre des employés parce que ton responsable estime que l'autre projet est plus important et affecte ton équipe à ce domaine à la place.
6. Travail d'équipe
Toute ton équipe doit pouvoir travailler ensemble. Il ne s'agit pas seulement de s'assurer que ton équipe peut travailler ensemble en petits groupes. Toute l'équipe, toutes les personnes responsables du projet, doivent être capables de travailler ensemble et de réaliser le projet ensemble. Ce n'est pas toujours facile, surtout lorsque tu rassembles des personnes qui ne travaillent pas souvent ensemble. Si c'est le cas, tu dois veiller à renforcer l'esprit d'équipe et à trouver des moyens de faire en sorte que tout le monde s'entende bien.
Comment l'utiliser pour ton projet
Lorsque tu es prêt à commencer le processus, il est important de savoir exactement quel est l'objectif global du projet. Parle avec le client et avec toute personne directement responsable de la réalisation du projet. Ce sont ces personnes qui auront le plus d'informations et qui pourront décider de l'objectif final. À partir de là, ce sera aux chefs de projet ou aux responsables de programme de régler tous les détails.
Tu devras travailler avec les responsables de chaque service pour déterminer quelles personnes seront les mieux placées pour chacune des tâches à accomplir. Si tu as besoin de quelqu'un qui peut travailler sur le développement, tu dois parler au chef du service de développement et découvrir qui est la meilleure personne pour ce type de projet ou de tâche. Tu devras répéter ce processus pour chaque tâche à accomplir, mais assure-toi de donner au chef de service autant d'informations que possible. Quelqu'un d'excellent en marketing pour les restaurants n'est peut-être pas la meilleure personne lorsqu'il s'agit de marketing pour l'automobile.
Tu devras également parler à ces personnes pour t'assurer qu'elles ont assez de place dans leur assiette pour prendre en charge une tâche supplémentaire. S'ils disent que ce n'est pas le cas, retourne voir le chef de service. Il est peut-être possible de réaffecter certaines de leurs autres tâches pour faire de la place à cette tâche. Si ce n'est pas le cas, tu devras parler au chef de service pour obtenir une autre suggestion de personne capable d'accomplir la tâche ou de personne que tu devrais approcher ensuite.
Lorsque tu auras réparti les personnes de ton équipe, assure-toi de leur parler des spécificités des résultats dont tu auras besoin. À partir de là, elles et toi pourrez établir un calendrier réaliste pour chaque tâche à accomplir, ainsi qu'un budget réaliste pour chaque partie du projet. Ce sera ensuite à toi d'établir le calendrier et le budget globaux que tu pourras présenter au responsable qui est au-dessus de toi ou au client.
Si ces calendriers ou ces budgets ne fonctionnent pas, c'est le moment d'en discuter avec les autres personnes concernées et de trouver les meilleurs moyens de faire des coupes dans certains domaines pour que tout se passe bien et que tout le monde soit satisfait des résultats.
Prévoir le pire
Pour que ton projet se déroule bien, il faut aussi prévoir les problèmes en cours de route. Certains d'entre eux sont ceux dont nous avons parlé plus haut avec les interactions qui vont avoir lieu, mais il y a toujours d'autres choses que tu voudras examiner de plus près et planifier le mieux possible.
Planification des tâches
- Retards des clients - Combien de fois as-tu vu un client prendre plus de temps que prévu pour revoir quelque chose ? Il s'agissait peut-être d'une petite chose, comme décider de la taille de la police ou de la couleur de l'arrière-plan. Il s'agissait peut-être de quelque chose de plus important, comme l'autorisation d'augmenter le budget. Quoi qu'il en soit, tu dois t'assurer que tu prévois les retards.
- Retards personnels - Que se passe-t-il si un membre de ton équipe dont tu dépends a une urgence personnelle et n'est pas en mesure de faire le travail à temps ou même de le faire tout court ? Il se peut que tu doives l'attendre ou que tu doives réattribuer cette tâche à quelqu'un d'autre. Dans tous les cas, cela peut entraîner un retard dans l'accomplissement des tâches.
- Retards de livraison - Peut-être que la tâche pour laquelle tu avais prévu un budget de 10 heures n'est pas réalisée en 10 heures et qu'il en faut 12, 20 ou même plus. Il est impossible de savoir ce qui va se passer lorsque tu travailles avec des technologies ou des personnes créatives, alors il se peut que des problèmes surviennent dans certains domaines.
Peu importe ce qui se passe, tu dois t'assurer que tu connais tes ressources et que tu planifies les bonnes ressources en cours de route. Tu dois t'assurer que tu prévois les situations d'urgence et les choses qui vont te retarder en cours de route, mais il est également essentiel que tu sois réaliste en premier lieu. L'allocation des ressources est une partie importante du processus lorsqu'il s'agit de ton entreprise, et ce n'est qu'en le faisant bien du premier coup que tu peux espérer faire les choses comme tes clients l'attendent, et les diagrammes de Gantt sont d'excellents outils pour les gérer.
