I progetti sono di tutte le dimensioni e forme, questo è un dato di fatto. Quando si gestiscono progetti di grandi dimensioni, gestire tutti i tipi di compiti e di fasi può essere molto difficile e opprimente; per questo motivo è sempre una buona idea organizzare i compiti in più livelli e visualizzare questi elementi in maniera visiva. Nella gestione dei progetti, questa pratica è nota come Work Breakdown Structure.
Definizione della struttura di ripartizione del lavoro
Una Work Breakdown Structure (WBS) può essere definita come una suddivisione di un progetto orientata ai risultati, che si concentra sull'organizzazione dei compiti in livelli multipli e compiti più piccoli e sulla visualizzazione grafica degli elementi risultanti.
Nella gestione dei progetti, una struttura di ripartizione del lavoro rappresenta un elemento chiave perché aiuta a organizzare il lavoro di un team in sezioni gestibili e a identificare tutto ciò che deve essere realizzato prima di completare un progetto.
Perché usare una struttura di ripartizione del lavoro?
Questo approccio basato sulle deliverable aiuta i project manager a lavorare con un quadro molto più dettagliato delle attività, delle deliverable e delle milestone che devono essere realizzate durante il ciclo di vita di un progetto. In altre parole, la creazione di una struttura di ripartizione del lavoro può aiutarti a decostruire il lavoro da svolgere in elementi più piccoli e dettagliati.
Quando i progetti sono più grandi, la creazione di una WBS può aiutarti a gestire la complessità di un numero elevato di attività e sottoattività. Inoltre, fornendo una migliore visibilità, può aiutarti ad assicurarti che ogni compito venga svolto al momento giusto.
Quali sono gli elementi chiave di una struttura di ripartizione del lavoro?
Gerarchia. Una struttura di ripartizione del lavoro è una "scomposizione gerarchica" del lavoro totale che deve essere svolto durante il progetto. Ciò significa che ogni attività "figlia" ha una relazione gerarchica con l'attività madre. Sommando i compiti "figli", si ottiene un quadro chiaro del "genitore" o del compito principale.
Elementi esclusivi. Ogni elemento deve essere esclusivo e non deve mai sovrapporsi. Dovrai inoltre seguire la regola del 100%, che si riferisce al fatto che ogni livello della struttura deve essere completato al 100% fino al livello "padre".
Risultati. Quando crei una WBS, tieni presente che si tratta di un grafico orientato ai risultati. Devi concentrarti sui risultati da raggiungere piuttosto che sulle semplici attività necessarie per realizzarli.
Quando crei una struttura di ripartizione del lavoro, è fondamentale avere una chiara comprensione degli obiettivi e delle finalità del progetto. Questo ti aiuterà a identificare i deliverable di alto livello (compiti principali) e a suddividerli in fasi e compiti più piccoli ed eseguibili.
Comprendendo i tuoi compiti, sarai in grado di valutare ogni compito e di stimare i costi e le risorse necessarie per completarli. Inoltre, comprendendo i tuoi obiettivi e i tuoi compiti, avrai un'idea più precisa del tempo che tu e il tuo team impiegherete per portarli a termine e ti sarà molto più facile creare una tabella di marcia e un programma per il tuo lavoro, migliorando le tue possibilità di successo, ma mantenendo allo stesso tempo un approccio realistico.
Crea una struttura di ripartizione del lavoro con Instagantt
Pensa a una WBS come a una risorsa che ti aiuterà a organizzare il lavoro, a capire gli obiettivi e a visualizzare graficamente le attività.
Creare una struttura di ripartizione del lavoro utilizzando Excel o PowerPoint può essere un approccio comune e semplice, ma questi strumenti possono arrivare solo fino a un certo punto e hanno un uso limitato. Non ci sarebbe un modo per assegnare facilmente i compiti a persone diverse o per visualizzare i compiti accanto alle loro scadenze, solo per citare un paio di aspetti negativi. Ed è proprio qui che un software per diagrammi di Gantt come Instagantt può aiutarti.
Struttura di ripartizione del lavoro
Instagantt è specializzato nella creazione di grafici di Gantt di grande impatto visivo in un paio di minuti. Con pochi clic, sarai pronto per iniziare a creare i tuoi compiti e sottocompiti, creare dipendenze tra di essi e assegnarli ai tuoi collaboratori. Inoltre, stabilendo scadenze chiare, ti assicurerai che il tuo team non rimanga indietro con nessun compito.
