Modello di tracciamento dei problemi per i project manager

Tracciamento dei problemi 

Nella gestione dei progetti, un problema è qualcosa che potrebbe danneggiare il progetto nel suo complesso. Può riferirsi a qualcosa che si sta verificando o a qualcosa che si verificherà in un futuro prevedibile, ma comunque sia, un problema è qualcosa di cui vorrai occuparti al più presto perché, se non lo fai, può avere un impatto negativo sul tuo progetto.

Per definizione, i problemi sono diversi dai rischi nella gestione dei progetti. Anche se i rischi possono avere un impatto su un progetto, un problema richiede un'attenzione immediata. I rischi, invece, sono problemi futuri e potenziali che possono essere evitati.

Vantaggi del tracciamento dei problemi

La capacità di identificare e tenere traccia dei problemi determinerà il successo del tuo progetto. Una volta identificati i problemi, puoi procedere a definire la priorità di ciascuno di essi e assegnarli alle persone giuste affinché inizino a lavorarci.

Tracciando tutti i problemi in arrivo, permetti al tuo team di creare un piano d'azione per risolverli, il che può anche aiutare a individuare nuovi possibili scenari e rischi che potrebbero danneggiare il progetto.

Componenti principali di un modello di tracciamento dei problemi

I problemi possono variare; possono essere di diverso tipo e di diversa gravità. Ma una cosa è certa: organizzare i problemi, dare priorità a quelli più critici e standardizzare il processo per risolverli può giovare all'esito del progetto. Inoltre, utilizzando un modello per tenere traccia dei problemi, ti assicurerai di documentare l'intero processo.

Quali sono quindi gli elementi più importanti che dovresti monitorare?

1. Numero di emissione: dovrai tenere traccia di diverse emissioni e, etichettandole, sarai in grado di distinguerle dalle altre.
2. Descrizione del problema: Il tuo team dovrà capire di cosa tratta il problema, quindi descrivilo per esteso. Qual è l'impatto potenziale del problema?
3. Azione richiesta: Descrivi l'azione necessaria per risolvere il problema. 
4. Stato: Il problema è aperto, in corso, bloccato o risolto? Rendilo facile da capire per tutti.
5. Categoria: La categorizzazione è fondamentale, quindi definisci il tipo di problema che stai affrontando. 
6. Priorità: Questi problemi sono critici? Contrassegnali come ad alta priorità. Possono aspettare che vengano affrontati quelli più critici? Assegna una priorità bassa o media a ciascuno di questi problemi.
7. Proprietario: dopo aver identificato un problema, è fondamentale assegnarlo a un membro del team. Questa persona deve seguire il problema finché non viene risolto. 
8. Data di creazione: La data in cui è stato segnalato il problema.
9. Data di scadenza: la data in cui il problema deve essere risolto per rispettare le consegne del progetto.
10. Data di chiusura: La data in cui il problema è stato chiuso o risolto.

Tracciamento dei problemi semplice ed efficace

I modelli di tracciamento dei problemi sono un modo eccellente per i project manager di fornire ai membri del loro team un documento che include informazioni importanti e che tiene traccia di dettagli completi e critici. Quando sorgono dei problemi, la loro corretta gestione è fondamentale per poter procedere con il percorso previsto dal progetto. Può anche avere un impatto diretto sull'esito del progetto.

Tracciare i problemi con Excel può avere molto senso per molti project manager, ma la verità è che si tratta di un'opzione limitata e la sua efficacia può arrivare solo fino a un certo punto. Excel non permette all'utente di assegnare facilmente i problemi a diversi proprietari o di visualizzare i problemi accanto alle loro scadenze. Inoltre, essendo un documento statico, la gestione delle modifiche o l'aggiornamento del loro avanzamento può essere un compito difficile. Ed è proprio qui che un software di diagrammi di Gantt come Instagantt può aiutarti.

Instagantt è specializzato nella creazione di grafici Gantt di grande impatto visivo. grafici Gantt in un paio di minuti. Con pochi clic, sarai pronto per iniziare a creare e tracciare i problemi, assegnare le priorità e assegnarli al tuo team per una corretta gestione. Inoltre, stabilendo scadenze chiare, ti assicurerai che il tuo team non rimanga indietro nella chiusura o nella risoluzione dei problemi.

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Modello gratuito di tracciamento dei problemi