Come pianificare un webinar di successo: Guida passo dopo passo

Cos'è un webinar

Se sei un'agenzia, un consulente, un marketing manager o un project manager, i tuoi clienti (o potenziali tali) possono beneficiare della tua esperienza. E a volte un webinar è l'occasione perfetta per condividere le tue preziose conoscenze e coinvolgere il tuo pubblico.

Un webinar può essere definito come un tipo di conferenza online. Si tratta di un evento che può essere tenuto virtualmente, ovvero a cui partecipa esclusivamente un pubblico online. Altri termini utilizzati in alternativa ai webinar sono eventi web, webcast, seminari online, conferenze web ed eventi virtuali. 

Uno dei motivi per cui i webinar sono diventati così popolari è che permettono ai relatori di entrare in contatto con i partecipanti. Se ben pianificata ed eseguita, l'interazione durante un webinar può essere molto potente. Soprattutto se il pubblico è numeroso, puoi utilizzare diversi metodi di interazione come chat, sondaggi, indagini o domande dinamiche. 

Perché i webinar sono così efficaci

Con l'aumento dei casi di coviding e l'affermarsi dell'era del lavoro da casa, i webinar hanno visto una rinascita dell'utilizzo ovunque. Il motivo per cui funzionano così bene è che sono un'eccellente forma di comunicazione in cui partecipanti e relatori condividono informazioni in tempo reale. I webinar possono essere utilizzati per qualsiasi tipo di attività: istruzione, scienza, settore legale, marketing e settore sanitario. 

Quali sono i vantaggi della pianificazione dei webinar 

Questi eventi virtuali consentono ai presentatori di condividere documenti, idee, appunti, video o presentazioni con i partecipanti. I partecipanti possono variare da potenziali clienti a studenti, a colleghi del settore o a clienti. Ma l'opportunità più importante che i webinar offrono è che ti permettono di educare e coinvolgere il tuo pubblico. I webinar possono anche aiutare a:

• Generare nuovi contatti.
• Educare un pubblico su un'attività specifica.
• Promuovi la consapevolezza e costruisci l'autorità nel tuo settore.
• Formare i nuovi dipendenti. 
• Dimostra il tuo prodotto ai potenziali clienti. 
• Fai conoscere ai nuovi clienti il tuo prodotto o servizio.

Come pianificare un webinar - Guida passo passo

Come per ogni progetto, il collante per il successo di ogni aspetto è un'ottima pianificazione. Fortunatamente, ci sono delle fasi che puoi pianificare, monitorare ed eseguire durante il ciclo di vita di un webinar che ti aiuteranno a garantire un buon risultato. Scopriamo le fasi che devi seguire per rendere il tuo prossimo webinar un grande successo. 

• Scegli l'argomento e fissa gli obiettivi. Prima di ogni altra cosa, devi trovare un argomento che sia in sintonia con il tuo pubblico. Una volta trovato un argomento adatto, seleziona il tuo obiettivo principale e concentrati su quell'idea. Ad esempio, generare nuovi contatti. 

• Recluta i relatori per il tuo webinar. A seconda dell'argomento, dovrai selezionare il relatore, uno degli elementi chiave del tuo webinar. Questa persona dovrebbe essere un esperto del tuo argomento e, idealmente, dovrebbe essere in grado di preparare e tenere una presentazione coinvolgente. 

• Seleziona un organizzatore/facilitatore. Questa persona è responsabile dello sviluppo dell'argomento, del marketing dell'evento, della gestione della lista di registrazione, della moderazione delle domande del pubblico, della risoluzione dei problemi e dell'esecuzione del webinar durante il suo intero ciclo di vita.

• Determina il formato del webinar. Ci sono diversi formati tra cui puoi scegliere. Il formato più comune è quello con un solo relatore, in cui una persona parla, fa una dimostrazione e risponde alle domande del pubblico. Esiste anche il famoso panel di discussione moderato, in cui ci sono più relatori e un moderatore che facilita la discussione. Oppure, il webinar in stile intervista, in cui un intervistatore pone una serie di domande predeterminate selezionate dall'organizzatore. 

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• Pianifica le immagini. L'audio e le immagini sono elementi cruciali del tuo webinar e aiutano a trasmettere il messaggio. Quando lavori alla tua presentazione, dovresti sempre considerare di aggiungere: una diapositiva introduttiva che ricordi al pubblico l'argomento e l'ora di inizio del webinar, una diapositiva che presenti ogni presentatore, includendo il titolo di lavoro e l'organizzazione, e una rapida panoramica dell'agenda del webinar e degli argomenti che verranno trattati.

• Scegli uno strumento per i webinar. Zoom è diventato uno dei più popolari strumenti per webinar ed eventi virtuali, ma ci sono molti strumenti diversi che possono aiutarti. Devi considerare alcuni aspetti come il numero di persone che parteciperanno, il costo, le funzioni di cui avrai bisogno e la possibilità di registrare l'evento. 

• Organizza una sessione di pratica. È sempre una buona idea programmare una sessione di prova qualche giorno prima del webinar. L'obiettivo è quello di fare una prova con tutti i partecipanti per risolvere eventuali domande irrisolte o problemi tecnici. Assicurati che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda ed esegui un controllo visivo e delle attrezzature.

Crea la tua lista di controllo per i webinar con Instagantt

Poiché i webinar si basano su molti compiti diversi, è importante gestire le informazioni nel modo giusto. Creare un elenco di attività e seguirle è fondamentale per il successo del tuo webinar. E se vuoi che questo processo sia davvero efficace, devi utilizzare gli strumenti giusti. La buona notizia è che puoi pianificare e organizzare i tuoi webinar con Instagantt, un software di diagrammi di Gantt online software di diagrammi di Gantt per gestione dei progetti che aiuta i team di tutto il mondo a pianificare, coordinare, programmare ed eseguire i loro progetti dall'inizio alla fine. 

I team possono affidarsi a Instagantt per creare grafici di Gantt dall'aspetto professionale in pochi minuti. Visualizzando ciò che è importante, i team possono gestire facilmente il loro lavoro e avere una visione d'insieme di attività, scadenze, risorse, budget e altro ancora, in un'unica posizione centralizzata. 

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Modello di lista di controllo per webinar