Riflessioni sulle riunioni: Condividi esperienze preziose con il tuo team
Quando si tratta di gestire progetti e team, c'è sempre spazio per imparare e migliorare. Una riunione di riflessione è un'occasione perfetta per discutere il lavoro e le esperienze al fine di imparare e comprendere diversi tipi di competenze e diversi modi di pensare, gestire e pianificare.
Una riunione di riflessione è una sessione speciale che ha lo scopo di aiutare i membri del team a imparare insieme, riflettendo su un progetto o un'esperienza recente e condividendola con gli altri. È un modo semplice e informale per alimentare la creatività e condividere le conoscenze discutendo di argomenti che esulano dai compiti quotidiani.
Meeting Reflections crea uno spazio per diversi tipi di conversazione per chiarire come le persone pensano e sentono al di là delle esigenze di gestione del progetto. Queste sessioni permettono al tuo team di parlare di come si approccia al lavoro in un ambiente più rilassato.
Di solito, durante queste riunioni, una persona assume il ruolo di "discente" e condivide un'esperienza recente che sarà utile a tutti gli altri. Il resto del team parteciperà ponendo domande relative al proprio lavoro, alle proprie esperienze, ai propri valori e alle proprie iniziative. Il discente designato condividerà qualcosa di significativo: potrebbe trattarsi di un problema particolare che ha risolto, di una situazione difficile legata a un progetto, di una conversazione con un cliente che lo ha aiutato a capire e risolvere un problema o di un libro che ha letto di recente. I membri del team possono poi riflettere su questa esperienza attraverso delle domande.
Chi può trarre beneficio da una riunione di riflessione
A differenza di altri tipi di riunioni o sessioni di brainstorming, una riunione di riflessione non richiede alcuna formazione o attrezzatura speciale. Durante questa attività le domande vengono poste liberamente, il che si traduce in un approccio molto più personale per scoprire e comprendere la visione, i sentimenti, l'atteggiamento e i fattori motivazionali di un team.
Indipendentemente dal tipo di lavoro svolto dal tuo team, tutti possono trarre beneficio dalle riflessioni sulle riunioni. Queste sessioni mirano a capire come il tuo team apprende nuove competenze, a documentare le osservazioni chiave e a capire come applicare le nuove competenze per lo sviluppo futuro. Le riflessioni sulle riunioni permettono ai compagni di squadra di condividere nuove informazioni su una serie di argomenti, tra cui le tecniche di risoluzione dei problemi.
Come gestire una riunione di riflessione
Per prima cosa è importante capire i ruoli. Vediamo alcuni dei ruoli più comuni quando si pianifica e si svolge una sessione di riflessione di una riunione.
Cronometrista: Scegli qualcuno che si occupi del cronometraggio durante lo svolgimento della conversazione e delle domande.
Studente: La persona che condivide la sua preziosa esperienza di apprendimento.
Schizzofrenico: La persona designata a prendere appunti e a trarre idee da ogni punto di apprendimento della sessione.
Facilitatore: Se il gruppo è numeroso, potresti designare qualcuno come facilitatore. In questo modo potrai assicurarti che tutti abbiano la possibilità di partecipare e di esprimersi.
Ora mettiamoci al lavoro. Ecco alcuni dei modi migliori per avviare le sessioni di riflessione delle tue riunioni.
1. Preparazione. Decidi prima dell'incontro come il discente condividerà la sua esperienza con il gruppo e adatta il programma in base alle necessità. Puoi far presentare il discente al gruppo, che è il modo più semplice per condividere informazioni con un gruppo e richiede una preparazione minima. Puoi anche scegliere di condurre un'intervista con il discente, ma tieni presente che ciò richiederà un certo livello di preparazione per garantire il giusto dialogo e lasciare il tempo necessario per le domande.
Alcune di queste domande sono eccellenti per rompere il ghiaccio e possono aiutare a guidare la conversazione:
Qual è stata l'esperienza/informazione che vuoi condividere?
Come ne sei stato influenzato come partecipante o come osservatore?
Come pensi che ti abbia cambiato?
Ti ha spinto a continuare a cercare opportunità di apprendimento in quell'area?
Per quale aspetto del lavoro del team ritieni che questo sia particolarmente rilevante?
2. Rispondete con domande, osservazioni o consigli in gruppo. Dopo che il discente ha finito di parlare, chiedi a ogni persona del gruppo di condividere un'osservazione o di fare una domanda per approfondire ciò che ha appena sentito. Più le domande sono specifiche, meglio è. Chi prende appunti nel gruppo deve essere pronto a scrivere le intuizioni.
3. Decidere le azioni da intraprendere. A questo punto, l'addetto agli appunti dovrebbe fare un riassunto verbale della riunione. Ora, come team, potete decidere di dare seguito alle idee emerse durante la sessione. Lo scopo di questa fase è quello di esprimere apprezzamento sia al discente che agli ascoltatori, oltre che di confermare i passi successivi.
4. Follow-up. Dopo la riunione, assicurati di inviare il resoconto della riunione in un'e-mail. Questa e-mail deve contenere i punti di azione discussi.
Modello di riflessione sulle riunioni
Ora che hai capito come gestire una sessione di riflessione di una riunione, è importante lavorare con gli strumenti giusti. Un software di gestione dei progetti online come Instagntt può aiutarti fornendo una piattaforma semplice e alla portata di tutti. Instagantt è un software di diagrammi di Gantt online per gestione dei progetti che aiuta i team di tutto il mondo a pianificare, coordinare, programmare ed eseguire i loro progetti, dall'inizio alla fine. Questo include la pianificazione, l'esecuzione e la documentazione delle riflessioni sulle riunioni.
I team possono affidarsi a Instagantt per gestire il proprio lavoro in modo efficiente grazie alla possibilità di visualizzare le informazioni rilevanti relative al progetto con il diagramma di Gantt , come le scadenze, le risorse e il budget, e di conservare attività, conversazioni e documenti in un'unica posizione centralizzata.
