Cos'è il diagramma di Gantt e i suoi vantaggi per la gestione dei progetti

 Può essere molto utile quando si tratta di tracciare un progetto enorme in piccole tappe e obiettivi. Stai cercando di sapere "cos'è il diagramma di Gantt" o "come funziona"? In questo articolo ti spiegheremo tutto ciò che devi sapere.

Che cos'è il diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt è uno strumento di gestione dei progetti noto come diagramma di Gantt. Aiuta a pianificare e programmare progetti piccoli e grandi semplificandone la complessità. La gestione di un progetto con un diagramma di Gantt è suddivisa in attività e tempistiche e presentata come un grafico a barre orizzontali.

Il grafico a barre mostra le attività più piccole con le loro tempistiche, i programmi, le dipendenze e le scadenze. In questo modo, ogni membro del team ha un'idea più precisa delle dipendenze del progetto e dei suoi compiti specifici.

Perché il diagramma di Gantt è utile nella gestione dei progetti

La gestione dei progetti può diventare estremamente complessa e complicata, a seconda della loro portata. I progetti di grandi dimensioni di solito necessitano di più team che lavorino simultaneamente su un unico obiettivo. Ciò significa che l'intero progetto verrà suddiviso in molte parti più piccole da assegnare a diversi team e dipendenti. In un contesto così complesso, il diagramma di Gantt offre alcuni vantaggi pratici, tra cui:

Gestione più semplice per i team più grandi con più parti interessate

Gestire il progetto e tutti gli stakeholder allo stesso tempo può essere complicato per i project manager. Con il diagramma di Gantt diventa tutto più semplice. Il diagramma di Gantt permette di suddividere l'intero progetto in parti più piccole che possono essere definite come tappe fondamentali per i team e gli individui.

Allo stesso tempo, a tutti gli stakeholder possono essere assegnati i loro ruoli specifici, rendendo la gestione estremamente semplice per tutti. In questo modo, il diagramma di Gantt mantiene tutti sulla stessa pagina e la comunicazione diventa più efficiente.

È facile controllare l'intero progresso con un solo sguardo

Il diagramma di Gantt è dotato di funzioni come la percentuale completa. Mostra l'avanzamento di ogni attività e dell'intero progetto. In questo modo è più facile per gli stakeholder, come i dirigenti e i clienti, controllare i progressi con un solo sguardo. La rappresentazione visiva e la personalizzazione degli elementi aiutano molto.

Traccia le dipendenze tra le diverse attività

Nei progetti più grandi, diverse attività e tappe dipendono da più di un team/dipendente. Ad esempio, se un reparto lavora alla produzione e l'altro all'imballaggio, il reparto imballaggio dipenderà dal reparto produzione.

Esistono centinaia di esempi di questo tipo anche nel settore del software. Tracciare queste dipendenze è estremamente importante per ottenere la massima efficienza nella pianificazione di un progetto. Il diagramma di Gantt rende questo monitoraggio estremamente facile.

Migliore gestione delle risorse per i project manager

Il diagramma di Gantt migliora tutto, dalla gestione delle risorse hardware e della logistica alla gestione delle risorse umane. Con un diagramma di Gantt, diventa chiaro quando qualcosa verrà utilizzato attivamente e quando no. In questo modo, i project manager possono lavorare per assegnare i diversi compiti che dipendono da queste risorse e gestire meglio tutte le risorse.

Quali sono i componenti principali di un diagramma di Gantt?

Prima di scoprire cos'è il diagramma di Gantt e come usarlo, devi conoscere i componenti importanti del diagramma di Gantt. Saperlo ti aiuterà a comprendere meglio e a progettare il diagramma di Gantt quando lavorerai da solo. Di seguito sono elencati alcuni dei componenti chiave di un diagramma di Gantt.

Colonne

Il componente più utilizzato di un diagramma di Gantt sono le colonne. L'intero diagramma di Gantt si basa su queste colonne.

Nome dell'attività

La cosa successiva è il nome dell'attività che viene assegnato individualmente a ogni attività dell'intero progetto.

Data e ora

Poi ci sono la data e l'ora. È la parte in cui vengono specificate cose come la data di inizio e di fine prevista, specificando la durata prevista del lavoro sul progetto. Questa parte indica anche quanti giorni verranno impiegati per lavorare su un compito specifico.

Sforzo pianificato

Lo sforzo pianificato è un altro componente integrante del diagramma di Gantt. Indica gli sforzi e i lavori da svolgere nell'ambito dell'implementazione. Copre l'intero tempo di lavoro e il tempo di attesa. Ad esempio, un modulo richiede 1 ora e l'altro richiede 1 ora per lo sviluppo.

Tuttavia, l'installazione e la connessione richiedono 4 ore. Quindi, l'impegno previsto sarà di 2 ore, ma la durata prevista sarà di 6 ore.

Percentuale di completamento

È la componente di un diagramma di Gantt in cui la persona che sta lavorando a un compito indica la sua ipotesi calcolata in termini di percentuale di lavoro completata e di quella rimanente.

Assegnato

Assegnato è la colonna che indica il nome della persona o del team assegnato a quella specifica attività. I progetti più grandi di solito hanno i nomi dei team, mentre i compiti individuali più piccoli hanno i nomi dei membri del team.

Dipendenze delle attività

L'ultimo componente chiave di un diagramma di Gantt mostra le dipendenze delle attività nella colonna collegata. Indica quali attività dipendono l'una dall'altra e quali hanno diversi tipi di relazioni. Invece di rintracciare manualmente le dipendenze, l'utilizzo della funzione dipendenze del diagramma di Gantt rende il monitoraggio estremamente semplice e facile.

I passi per creare un diagramma di Gantt personalizzato

Creare un diagramma di Gantt non è un processo complesso, ma rende i progetti complessi più semplici. Un diagramma di Gantt ha un asse orizzontale che contiene le informazioni sulla tempistica, mentre un asse verticale contiene le informazioni sulle attività. Creare un diagramma di Gantt significa solo inserire le informazioni nel grafico: ecco come fare:

1. Pianifica prima di creare il diagramma di Gantt

Per prima cosa, dovrai pianificare l'intero progetto e scegliere tutti i componenti chiave da aggiungere al carrello. Per sapere quali componenti scegliere per aggiungerli al diagramma di Gantt, puoi consultare la parte precedente di questo articolo. Inizia a prendere nota di tutti i componenti chiave di quel progetto e, una volta terminati tutti i componenti, puoi passare alla parte successiva.

2. Usa uno strumento per creare il tuo diagramma di Gantt.

Per iniziare questa fase, devi innanzitutto selezionare uno strumento per la creazione del diagramma di Gantt. Microsoft Excel offre funzioni e modelli per la creazione manuale di diagrammi di Gantt che rendono il tuo lavoro molto più semplice. Tuttavia, se vuoi un'esperienza migliore, prova alcuni strumenti e modelli online o un software dedicato alla creazione di diagrammi di Gantt.

Una volta scelta l'opzione, compila tutte le informazioni e imposta i tuoi requisiti, come le notifiche e la gestione del team. A questo punto, avrai finito di creare il tuo diagramma di Gantt.

Suggerimenti per collaborare con il tuo team utilizzando il diagramma di Gantt

Cos'è il diagramma di Gantt? Conosci tutte le nozioni di base per crearlo e usarlo? È probabile che ti sfuggano i modi più efficienti per utilizzare il diagramma di Gantt e collaborare con il tuo team. Ora che sai cos'è il diagramma di Gantt, ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a rendere più efficiente la collaborazione tra team con il diagramma di Gantt.

1. Assegna i compiti ai membri del tuo team

Invece di assegnare i compiti ai team, assegna i compiti ai singoli membri del team all'interno di ogni squadra. Questo deve essere fatto in base alla disponibilità e alla capacità dei singoli di svolgere quel compito. Se assegni compiti specifici a membri specifici del team, questi sapranno automaticamente qual è il loro ruolo nel progetto e la collaborazione sarà efficiente.

2. Personalizza i tuoi grafici

La maggior parte degli strumenti e dei software per la creazione di diagrammi di Gantt prevedono opzioni di personalizzazione. Quindi, cerca queste opzioni e personalizza le cose a tuo piacimento, se necessario. Puoi usare colori diversi per persone o team diversi. In questo modo sarà più efficiente per te assegnare i compiti e tenere traccia dei progressi. Allo stesso modo, per i team e i membri del team sarà più facile determinare i compiti assegnati.

3. Assicurati di includere gli allegati nel diagramma di Gantt.

I diagrammi e i grafici di Gantt hanno la possibilità di allegare file e note. Inoltre, puoi aggiungere commenti su diverse parti del grafico. Quindi, ogni volta che hai bisogno di allegare uno di questi elementi, dovresti farlo. In questo modo, non dovrai mai fornire nulla a nessuno oltre al grafico stesso.

4. Impostazione degli avvisi

I grafici offrono una funzione di avviso via e-mail che segnala ogni aggiornamento apportato al grafico. In questo modo, chiunque effettui un aggiornamento invierà la notifica alle parti interessate e gli avvisi istantanei garantiranno una migliore collaborazione.

5. Rimani aggiornato con il diagramma di Gantt.

Infine, puoi andare alla pagina delle attività del diagramma di Gantt e avrai una visione di tutto ciò che riguarda tutti coloro che lavorano alle attività e le informazioni sui singoli che lavorano alle loro attività. Con le informazioni aggiornate su tutti, la collaborazione del team sarà molto più semplice.

Conclusione

Che cos'è il diagramma di Gantt? Quali sono i suoi vantaggi? Come funziona? Speriamo che tu abbia le risposte a queste domande e a tutte le altre cose importanti sul diagramma di Gantt. Quindi, se stai per lavorare non un progetto e vuoi gestirlo in modo efficiente, puoi anche creare un diagramma di Gantt. Permette di pianificare in modo efficiente il progetto e di distribuire correttamente i compiti senza sovraccaricare i tuoi dipendenti.