Che cos'è una dichiarazione di lavoro (SOW)? Definizione ed esempi

Che cos'è una dichiarazione di lavoro?

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Lo Statement of Work è un documento unico che ti aiuta a definire tutto ciò su cui stai lavorando. Invece di dover passare in rassegna una dozzina di moduli e documenti diversi per trovare informazioni come i compiti, la tempistica e le consegne, questo è un unico documento che mette tutto in un unico posto. In questo modo sarà molto più facile per te e per tutto il tuo team tornare indietro e vedere cosa sta succedendo quando ne hai bisogno, o controllare le cose se ti sembra di esserti perso.
Questa è la prima cosa su cui devi lavorare, piuttosto che creare altri fogli di calcolo o sistemi di tracciamento. Avete bisogno di una Dichiarazione di Lavoro per capire cosa state accettando di fornire al vostro cliente e cosa lui sta accettando per quanto riguarda le scadenze e il lavoro che si aspetta. Una volta che tutti voi avete un'idea di ciò che deve arrivare, le cose saranno molto più facili per tutti i partecipanti, perché avrete sempre qualcosa a cui fare riferimento in caso di necessità.

Cosa c'è nella tua dichiarazione di lavoro?

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Introduzione :

Questoè il punto in cui farai esattamente questo, presentando il progetto e le persone che ci lavoreranno in modo da avere sempre una rapida panoramica di tutto con un solo sguardo ai tuoi documenti.

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Scopo

Perchéstai creando questo progetto? Devi sapere qual è l'obiettivo generale del progetto, in modo da sapere cosa farai per raggiungerlo. Senza uno scopo, è difficile conoscere i passi successivi o il modo in cui il tuo team può lavorare.

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Ambito di applicazione

‍Qualisono i compiti che devono essere portati a termine nell'ambito del progetto? Non è questo il punto in cui dovrai definirli singolarmente, ma vorrai sapere quanto è esteso (o meno) il progetto. Non devi andare al di là di ciò che è effettivamente necessario.

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Dove

Dovesi svolgerà il progetto? Lo realizzerai in loco con il cliente? Lavorerai in remoto? Si tratta di un progetto che viene realizzato nella tua struttura e poi consegnato al cliente? Spiega dove si svolgerà il lavoro.

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Attività

Questoè il punto in cui dovrai suddividere i diversi compiti che svolgerai per il cliente. Potresti dover suddividere i compiti in molti o in pochi. Potresti aver bisogno di sottoattività o addirittura di sottoattività. Tutto questo va bene.

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Pietre miliari

‍Qualisono le pietre miliari che devi raggiungere per essere sicuro di essere in regola con il progetto? Dove vorresti raggiungere alcuni dei compiti più importanti o i punti più importanti del progetto e segnarli su un calendario?

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Prodotti da consegnare

‍Cosadevi fornire al cliente nel corso del progetto o anche quando hai finito? Questi sono i deliverable e devi sapere cosa ti aspetti di fornire e cosa il cliente si aspetta da te in ogni momento.

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Programma

Crea un calendario degli eventi e di tutte le cose che devi fare per assicurarti di essere in regola. Quando dovrai svolgere i vari compiti, quando dovranno essere consegnati i risultati, quando dovranno essere raggiunte le tappe fondamentali? Tutto questo dovrebbe essere scritto.

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Standard

Quali sono gli standard richiesti perché il progetto sia considerato completato o perché determinati prodotti siano considerati completi? Quali sono i test da effettuare per assicurarsi che tutto sia conforme a questi standard o ai requisiti del codice?

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Successo

Che cosa si intende per successo? Cosa deve essere fatto affinché l'intero team e il cliente ritengano che il progetto sia riuscito e che si possa continuare con un altro progetto o che il progetto sia completo?

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Requisiti

Quali sono le attrezzature necessarie o altre esigenze che si accompagnano alla creazione di questo progetto? Di cosa hai bisogno per assicurarti che tutto sia fatto correttamente e per assicurarti che sia completato secondo le specifiche? Devi assicurarti di avere tutte queste attrezzature.

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Pagamenti

Quanto verrai pagato per il progetto? Quando verrai pagato? Se i pagamenti saranno effettuati a scaglioni, quando saranno inviati? Come verranno effettuati i pagamenti? Cosa bisogna fare per poter effettuare il pagamento?

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Altro

In questa sezione dovrai inserire tutte le informazioni aggiuntive di cui hai bisogno per tenere traccia del progetto e che potrebbero non rientrare nelle altre categorie che abbiamo già menzionato. Aggiungi in questa sezione qualsiasi altra cosa che tu o il cliente abbiate bisogno di sapere.

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Chiusura

Questo è il punto in cui dovrai concludere il progetto. Proprio come nel caso di un saggio, devi fare un breve riassunto di ciò che hai discusso, di come consegnerai le informazioni o i risultati al cliente e di quando il progetto sarà completato. In questo modo sarà più facile per tutti rimanere al corrente della situazione.

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Perché ne hai bisogno?

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Ci sono diversi motivi per cui questo tipo di informazioni è importante e per cui averle tutte in un unico posto lo sarà ancora di più. Con un capitolato d'oneri, avrai tutto ciò che ti serve in un unico posto. Probabilmente dovrai tenere traccia di alcune (se non di tutte) queste informazioni anche in altri luoghi, ma saprai sempre dove guardare per assicurarti che le cose vadano nel modo giusto.

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La tua dichiarazione di lavoro deve essere discussa e approvata da tutti coloro che sono coinvolti nel progetto ai massimi livelli. Ciò significa che il project manager, il cliente e persino i tuoi supervisori o capi dovrebbero essere coinvolti in questa dichiarazione. Dovreste esaminarla tutti insieme per assicurarvi che sia una rappresentazione accurata di ciò che deve essere fatto e di come deve essere fatto. Se lo è, allora sei a posto e non avrai problemi ad andare avanti con il resto del tuo lavoro. Se non lo è, saprai che è arrivato il momento di tornare al tavolo da disegno per ottenere ciò che ti serve.

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Una volta che il documento è stato approvato da tutti e che tutte le informazioni sono state inserite in esso, avrai qualcosa che potrai consultare in qualsiasi momento. Se il cliente vuole mettere in discussione qualcosa o se il tuo team non è sicuro di quello che deve fare, puoi sempre tirare fuori la Dichiarazione di Lavoro e fare riferimento ad essa. Potrai indicare tutte le sezioni e tutte le informazioni che sono state inserite nel documento e vedere dove sono le risposte e cosa si deve fare.

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Se sei il project manager, sarà molto più facile definire tutte le specifiche e le informazioni di cui hai bisogno per il progetto se disponi di uno Statement of Work. Questo ti aiuterà a definire tutti i diversi compiti e sottocompiti che devono essere completati nell'ambito del progetto, in modo da poterli inserire in un formato più facile da tenere sotto controllo per tutti. Dopotutto, la Dichiarazione di Lavoro è ottima per registrare le nozioni di base, ma hai bisogno di un modo che possa essere gestito più facilmente piuttosto che un singolo documento.

Scrivere la tua dichiarazione di lavoro

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La stesura di questo documento non deve essere difficile, ma può richiedere molto tempo. Dopo tutto, dovrai scrivere un unico documento che contiene tutte le informazioni sul tuo progetto. Sarà lungo, approfondito e piuttosto esteso. Per non parlare del fatto che dovrai fare molte ricerche e collaborare con diverse persone per ottenere un buon risultato. E si spera che tu riesca a farlo al primo tentativo per accelerare il processo.

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Assicurati che quando inizi a scriverlo tu sia il più specifico possibile. Devi fornire subito tutte le informazioni di cui disponi (e ottenere le risposte a quelle che non hai). In questo modo le tue pratiche saranno molto più complete ed efficienti per tutti i soggetti coinvolti. Per non parlare del fatto che in futuro nessuno sarà confuso e nessuno potrà tornare indietro e dire che qualcosa era (o non era) nel briefing del progetto. Sarà tutto lì.

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Tuttavia, non devi scrivere questo documento in una serie di saggi o paragrafi. Puoi infatti scriverlo con molte informazioni contenute in tabelle, grafici, diagrammi, immagini e altro ancora. Anzi, è una buona idea farlo perché questi elementi spezzeranno le informazioni e le renderanno più facili da leggere. Inoltre, ti permetteranno di consultare più facilmente alcune informazioni. Se riesci a trovare il grafico di cui hai bisogno, è più facile che tu riesca a capire cosa devi fare.

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Infine, assicurati di far approvare sempre la tua Dichiarazione di Lavoro. Se scrivi tutto nel modo in cui pensi che debba essere fatto o nel modo in cui pensi che il cliente voglia, ma non lo fai mai firmare, non saprai mai se sei nel giusto. Almeno, non fino a quando non inizierai a consegnare le consegne o il progetto finale e il cliente non sarà soddisfatto. Questo non aiuterà né te né il tuo cliente nel lungo periodo. Quindi, assicurati di mostrargli la tua dichiarazione di lavoro una volta completata e lavora insieme per assicurarti che sia esattamente ciò che si aspettava o di cui ha bisogno.

Per concludere

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Quando lavori a qualsiasi tipo di progetto per un cliente, vuoi essere sicuro che sia fatto bene. Vuoi essere sicuro di essere sulla strada giusta, di essere sulla stessa lunghezza d'onda e molto altro ancora. Tutto questo può essere fatto elaborando il tuo capitolato d'oneri il prima possibile. Poi, puoi prendere la dichiarazione dei lavori e usarla per creare un sistema di monitoraggio dei compiti e dei progressi con ogni membro del team attraverso un diagramma di Gantt. Questo processo ti aiuterà ad assicurarti che tutto venga portato a termine come concordato.
Quando sei pronto a creare un diagramma di Gantt, assicurati di dare un'occhiata a Instagantt per aiutarti nel percorso. Il processo è semplice e potrai impaginare in modo facile e veloce tutto ciò che deve essere fatto in pochissimo tempo.

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