La gestione dei progetti è fondamentale per il successo di un'azienda. Ma molti si chiedono cosa faccia un manager e cosa si debba imparare per diventare un project manager di successo. I project manager sono responsabili della pianificazione, dell'organizzazione e del controllo di progetti specifici per le loro aziende. I project manager hanno il potenziale per cambiare la traiettoria dell'azienda supervisionando vari progetti e portandoli a termine con successo.
A proposito di cosa fa un project manager, le mansioni esatte dei manager dipendono dall'organizzazione, dal flusso del mercato e del settore e dal tipo di progetto che il manager sta gestendo. Tuttavia, ci sono alcuni compiti comuni che ogni project manager deve svolgere. I loro compiti sono i seguenti.
- Pianificazione di ciò che è necessario fare per portare a termine il progetto con successo e qual è il ruolo di ciascuno.
- Calcolare i rischi connessi al progetto e trovare soluzioni per ridurli il più possibile.
- Assicurarsi che la qualità del progetto sia all'altezza degli standard
- Motivare il team a lavorare con impegno ed efficienza
- Assicurati che il progetto sia in linea con i tempi previsti
- Controllare il progetto e fornire aiuto se qualcuno ne ha bisogno
- Assicurarsi che il progetto venga portato a termine con i risultati desiderati
Questi sono i processi del project manager a cui i manager devono tornare in vari momenti del ciclo di vita del progetto. Il project manager svolge così tanti compiti che, invece di chiedersi cosa fa il project manager, la domanda giusta sarebbe cosa non fa il project manager.
Compiti e responsabilità del project manager
Di seguito sono elencati alcuni compiti che il project manager deve svolgere. Può essere una risposta adeguata alla domanda Cosa fa un project manager.
Pianificazione del progetto
Un project manager è responsabile della pianificazione dell'intero progetto in base ai risultati definiti da tutti gli stakeholder. Il project manager si assicura che il completamento del progetto sia collegato all'obiettivo strategico più grande e ottiene denaro da tutti gli investitori e gli stakeholder garantendo il successo del progetto.
Il project manager si occupa della gestione del progetto rispettando le scadenze e le istruzioni date. Definisce il ruolo di ognuno e assegna i compiti al suo team. Decide come raggiungere i vari obiettivi nel corso dell'intero progetto. Questa pianificazione è molto importante perché su di essa si baserà l'intero progetto.
Raccogliere le risorse
Dopo aver pianificato l'intero progetto, hai bisogno dei mezzi per realizzarlo secondo il tuo piano definitivo. Hai bisogno di denaro, tempo e manodopera per completare il progetto.
- Il project manager deve gestire le risorse e deve essere intelligente.
- L'intero successo del progetto dipende da una buona gestione delle risorse. Il software del diagramma di Gantt aiuta a farlo.
- La gestione delle risorse è molto difficile e complicata perché le risorse sono sempre limitate.
Devi lavorare su ciò che ti viene dato e i project manager devono trovare il modo di utilizzare le risorse nel modo più efficiente. Se prendono una decisione sbagliata sull'utilizzo delle risorse, l'intero progetto può fallire.
Buona gestione del progetto
Molte persone rispondono alla domanda su cosa facciano i project manager con la gestione del progetto. La gestione del progetto è uno dei tanti compiti del project manager.
- Per quanto tu abbia pianificato un progetto in modo intelligente, i problemi sorgeranno man mano che lo porterai avanti.
- Prima o poi le cose si discosteranno dal tuo programma.
Ma i bravi manager sanno come gestire queste situazioni perché si aspettano già l'inaspettato. Hanno fatto abbastanza ricerche sulla gestione del rischio e sanno che tipo di complicazioni possono sorgere e hanno già la risposta. Hanno la responsabilità di far navigare la nave nella giusta direzione. Questo è il nocciolo della risposta alla domanda "Che cosa fa un project manager?
Motivare il team di progetto
Il project manager deve anche motivare il proprio team a dare il meglio di sé, oltre a concentrarsi su tempistiche, budget e risorse.
Il project manager deve conoscere bene i membri del suo team per motivarli a lavorare in modo efficiente. Deve controllare i conflitti che sorgono tra i diversi membri del team e assicurarsi che tutti siano soddisfatti di ciò che fanno e che si sentano apprezzati.
Se il team non è adeguatamente motivato, sorgeranno diversi problemi inutili e il ritmo del progetto sarà molto lento. È quindi molto importante motivare il team di tanto in tanto.
Realizzazione del progetto
La responsabilità principale del project manager è quella di consegnare il progetto in tempo.
- Può sembrare facile, ma ci sono molti fattori da cui dipende il successo del progetto.
- Il manager deve assicurarsi che la pianificazione, l'approvvigionamento e la gestione di tutti i risultati del progetto siano completati in tempo.
- Deve anche fare i conti con i problemi inaspettati che si presentano e deve risolverli molto rapidamente.
Una volta completato il progetto, i bravi manager organizzano delle riunioni per assicurarsi che tutto sia andato come previsto e che il progetto sia stato un successo. Inoltre, esaminano le cose che avrebbero potuto fare meglio e le implementano nei progetti futuri.
I compiti che i project manager devono svolgere:
Di seguito sono elencati alcuni compiti che i project manager devono svolgere regolarmente.
Bilancio
La definizione del budget è uno dei compiti più importanti del project manager. Deve assicurarsi che il progetto venga completato entro un determinato budget.
- Per i progetti su piccola scala, devi rivedere il budget settimanalmente o in alcuni casi mensilmente per assicurarti di non superare il limite di spesa stabilito.
- I progetti su piccola scala sono facili da gestire con qualsiasi tipo di budget.
- Ma nei progetti di grandi dimensioni, il project manager deve rivedere il budget ogni giorno per assicurarsi che non stia esagerando con i soldi.
Ci sono molti aspetti che devi tenere a mente per assicurarti che il progetto non superi gli stanziamenti.
Team building
I project manager conoscono l'importanza del team giusto per ogni specifico progetto e costruiscono il team più adatto al progetto.
- Persone diverse hanno punti di forza e debolezze differenti e scegliere lo stesso team per ogni progetto non è la soluzione ideale.
- Devi pensare a ogni membro del team per svolgere al meglio il lavoro.
Dopo aver scelto il team giusto, devi assicurarti che sia adeguatamente motivato e felice. I bravi manager fanno diversi esercizi per aumentare il morale del team e per assicurarsi che sia pronto a dare il meglio di sé nel lavoro. Anche fornire loro degli incentivi è un'ottima opzione.
Comunicare tra i team
I project manager fungono anche da collegamento per assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che il progetto si muova nella giusta direzione.
- Se c'è un conflitto tra i diversi team o membri, i project manager devono diffondere la situazione e assicurarsi che tutti si concentrino sul completamento del progetto nei tempi previsti.
- Se c'è una cattiva comunicazione tra i team o ci sono problemi tra i membri del team, questo può influenzare notevolmente le prestazioni dei team e la qualità del progetto diminuirà.
Per questo motivo, per il project manager è un compito molto importante tenere tutti al corrente del progetto.
Cosa fa un project manager ogni giorno?
Il lavoro del project manager è molto veloce e ogni giorno è diverso. Ogni giorno deve affrontare nuovi problemi e assicurarsi che nulla influisca sulla tabella di marcia del progetto. A seconda delle diverse fasi del progetto, le responsabilità quotidiane del project manager sono le seguenti.
- Decidere l'ambito del progetto incontrando i leader e tutte le parti interessate.
- Decidere il budget del progetto e, se il progetto richiede più denaro, chiedere al team finanziario di fornirglielo.
- Pianifica l'intero progetto in anticipo e fissa le tappe e gli obiettivi per completare il progetto nei tempi previsti.
- Comunicare con i membri del team e monitorare lo stato di avanzamento del progetto, assicurandosi che gli obiettivi e le milestone vengano raggiunti nei tempi stabiliti.
- Tieni presente i problemi che possono sorgere durante le varie fasi del progetto e cerca di trovare le soluzioni a questi problemi.
- Svolgi riunioni giornaliere o il più spesso possibile per verificare l'avanzamento del progetto.
- Ridistribuisci i compiti tra i membri del tuo team e assicurati che nessuno lavori al di sopra o al di sotto delle proprie capacità.
- Fornisci aiuto ai membri del team che hanno difficoltà nel loro lavoro.
Questa è la risposta alla domanda su cosa fanno i manager regolarmente. I project manager svolgono diversi compiti quotidianamente e se stai pensando di diventare project manager o manager di qualsiasi tipo devi sapere che si tratta di un lavoro molto impegnativo e che sarai responsabile dell'intero progetto e anche del tuo team.
Conclusione
Cosa fa un project manager? Lo abbiamo visto in dettaglio sopra. Nel successo di ogni organizzazione, i project manager svolgono un ruolo fondamentale. Si occupano dell'intero progetto e si assicurano che venga portato a termine con successo entro le scadenze previste. I diagrammi di Gantt sono ottimi strumenti per gestire le scadenze. Le organizzazioni non sopravvivono se non hanno il project manager giusto.
