Quando si tratta di gestire un progetto, sai che ci sono persone che sono ancora più coinvolte e responsabili di altre. Ci sono persone che hanno un interesse in ciò che accade nel progetto. E questi sono gli stakeholder del progetto.
Vediamo più da vicino chi sono e cosa fanno. E perché è necessario averli nel tuo progetto per garantirne il successo. Dopo tutto, vuoi essere sicuro di fare tutto il possibile per la tua azienda.
Gli stakeholder del progetto
In primo luogo, gli stakeholder del progetto sono persone che sono investite nel progetto in qualche modo. Potresti pensare a uno stakeholder come a qualcuno che ha un investimento finanziario in qualcosa. Ma non è questo il caso quando si parla di gestione di un progetto. Gli stakeholder sono invece persone come i dipartimenti della tua azienda, il tuo cliente, il team che ti aiuta a realizzare il progetto e così via. Sono le persone che hanno il compito di aiutarti a passare dal punto in cui ti trovi ora al completamento del progetto.
Se guardi alla definizione vera e propria di stakeholder, si tratta di qualcuno che è attivamente coinvolto nel progetto. Può trattarsi di un individuo o di un'intera organizzazione. E significa che la persona o l'organizzazione in questione sarà influenzata dal modo in cui il progetto viene portato a termine e dal fatto che venga completato o meno. Quindi, non hanno una partecipazione finanziaria (di solito) ma hanno qualcosa da perdere se qualcosa va storto. E hanno qualcosa da guadagnare se le cose vanno bene. Hanno un interesse nel progetto nel suo complesso.
Tieni presente che alcuni dei tuoi stakeholder saranno estremamente ovvi. Altri sono un po' meno ovvi. Non solo, ma alcuni di loro hanno un interesse maggiore nel progetto rispetto ad altri. Alcuni potrebbero avere un ruolo importante nel progetto ma un ruolo minore nel prendere le decisioni. Oppure qualcuno potrebbe avere un ruolo minore nel progetto ma un ruolo importante nel prendere le decisioni. Devi sapere chi sono queste persone e quali sono le loro responsabilità nei confronti del team nel suo complesso. In questo modo potrai fare in modo che tutti siano all'altezza del compito che devono svolgere.
Tipi di stakeholder
In realtà possiamo considerare due diversi tipi di stakeholder in qualsiasi progetto a cui stai lavorando. I primi sono gli stakeholder interni, gli altri sono gli stakeholder esterni. Tieni presente che si tratta di persone molto importanti. Indipendentemente dal tipo di stakeholder di cui stai parlando, devi prestare attenzione a ciascuno di loro e capire di cosa hanno bisogno e come ottenerlo. Devi anche pensare a come si relazionano con il resto del team per far sì che tutto fili liscio.
Gli stakeholder interni sono quelli che si trovano all'interno della tua azienda. Sono i membri del team che lavorano con te al progetto. Sono anche le persone che hanno il compito di assicurarsi che il progetto venga portato a termine. Si tratta di project manager, manager e leader dell'organizzazione, dirigenti e così via. In pratica, chiunque sia all'interno dell'azienda e abbia un qualche tipo di interesse nel progetto complessivo sarà considerato uno stakeholder interno. Queste sono le persone con le quali è più facile lavorare e assicurarsi che ricevano i benefici di cui hanno bisogno da questo processo.
Gli stakeholder esterni sono le persone che non fanno parte della tua organizzazione ma che hanno un interesse in ciò che sta accadendo. Si tratta di clienti o investitori. Potrebbero essere anche fornitori che attendono pagamenti o persone che utilizzano il tuo prodotto o servizio. Sono persone che saranno influenzate dagli stakeholder interni e da ciò che fanno. Sono anche le persone che ti permettono di continuare a far crescere la tua attività perché hai bisogno di persone che acquistino o utilizzino i tuoi prodotti e servizi e che siano disposte a investire in te e in ciò che vuoi offrire.
Cosa devi fare
Se sei il project manager, il tuo compito è quello di assicurarti che le cose vengano fatte bene per il tuo progetto. Questo include assicurarsi che tutti i tuoi stakeholder sappiano cosa sta succedendo durante l'intero processo. Devono essere ben informati e devono essere coinvolti (nella misura in cui è previsto che lo siano) nel progetto a cui stai lavorando. Dovrebbero essere al corrente di tutto ciò che sta accadendo e sapere cosa deve essere fatto e quando. Ma devono anche essere felici, quindi assicurati di lavorare per rendere felici gli stakeholder durante il percorso.
Conduci un'analisi delle parti interessate
Una volta che sai chi sono i tuoi stakeholder, puoi procedere con l'analisi degli stakeholder. In questo modo potrai capire meglio chi sono i soggetti coinvolti e come sono coinvolti. Si tratta sicuramente di un passo importante che ti permetterà di assicurarti che tutto il tuo team sia in sintonia in ogni fase del processo. Quindi, come si conduce un'analisi completa degli stakeholder? La analizzeremo più da vicino in questo momento.
1. Conosci i tuoi stakeholder
La prima cosa da fare è stilare un elenco di tutte le persone che sono considerate stakeholder della tua azienda. Ricorda che avrai stakeholder interni ed esterni. Inoltre, ricorda che gli stakeholder sono presenti in tutto il processo. Anche se qualcuno non porta forniture fino alla fine del progetto, è comunque considerato uno stakeholder ed è importante inserirlo nella lista. Non vuoi perdere qualcuno o non capire l'impatto che potrebbe avere sul progetto, perché questo potrebbe farti sbagliare in seguito.
2. Stabilisci le tue priorità
Quali degli stakeholder che hai identificato saranno i più importanti? Metti in ordine le persone più importanti per l'esito del progetto e quelle meno importanti. I responsabili delle decisioni più importanti o più apprezzate dovrebbero essere in cima alla lista. Quelli che hanno una responsabilità nel progetto, ma non sono grandi decisori, andranno in fondo alla lista. Non avranno un ruolo così importante nel progetto, ma sono comunque importanti e devi includerli.
3. Sapere di cosa hanno bisogno
Devi assicurarti di capire bene non solo chi sono i tuoi stakeholder, ma anche cosa si aspettano da questo progetto. Stanno fissando obiettivi e standard per il progetto? Sono simili ai tuoi o sono diversi? Che tipo di domande, preoccupazioni o aspettative hanno? Come puoi assicurarti che tu e tutti i tuoi stakeholder siate sulla stessa lunghezza d'onda su ciò che vuoi e su ciò di cui hai bisogno quando si tratta di questo investimento?
La prima cosa da fare è parlare con tutti i tuoi interlocutori. Vuoi sapere tutte queste cose e altre ancora, in modo da assicurarti che il tuo progetto vada a buon fine. Ricorda che non tutti gli stakeholder avranno gli stessi interessi o le stesse aspettative nei confronti del tuo progetto. Il tuo compito, in qualità di project manager, è quello di gestire le aspettative e assicurarti che tutti lavorino per lo stesso obiettivo. Devi assicurarti che comprendano il tipo di risultato che stai cercando di ottenere e che lavorino per raggiungere tale risultato.
4. Gestisci il tuo team
Dopo aver fatto tutte queste cose, dovrai comunque sapere come gestire il tuo team. Devi capire cosa è necessario fare in ogni momento dell'attività o del progetto. Inoltre, se da un lato vuoi rendere felici i tuoi interlocutori e tenere conto delle loro opinioni, dall'altro devi assicurarti di prendere le decisioni giuste. A volte questo significa ignorare il resto del team o prendere una decisione che non è gradita a tutti. In qualità di project manager devi assicurarti di prendere le decisioni giuste anche se sono impopolari.
5. Scrivi le responsabilità
Per gestire davvero il tuo team come si deve, è una buona idea mettere per iscritto le responsabilità di ognuno. Questo ti aiuterà a sapere chi deve fare cosa e quando. Inoltre, farà capire al tuo team e a tutti coloro che sono coinvolti che stai prendendo le cose sul serio e che vuoi qualcuno che porti a termine il lavoro. Inoltre, in questo modo ogni individuo saprà quali sono le sue responsabilità e non ci sarà confusione tra le persone su chi è responsabile di cosa.
È molto facile farsi trascinare dalla routine e perdere qualcosa che dovrebbe essere il tuo lavoro. Scrivendo tutte le responsabilità che ogni persona ha, sarà più facile per loro tenere traccia anche degli incarichi che gli sono stati assegnati. Potresti anche stabilire un ordine di priorità, in modo che sappiano quali sono i compiti che devono essere svolti più velocemente o che necessitano di maggiore cura e attenzione per i dettagli. Da lì, potresti elencare gli altri compiti più piccoli che sono tenuti a portare a termine, in modo che tu possa tenere sotto controllo la situazione.
6. Mantenere la comunicazione
Quando si tratta di lavorare con i tuoi interlocutori, non puoi adottare un approccio unico e definitivo. Ciò significa che non puoi incontrarli una sola volta e poi andare in un'altra direzione pensando che le cose andranno bene. Invece, assicurati di lavorare con loro e di programmare momenti regolari in cui puoi interagire con queste persone e assicurarti di tenerle sotto controllo (e che anche loro lo facciano con te). Interagendo regolarmente con il tuo team, sarai in grado di individuare il problema prima che diventi grave.
È facile che la mancanza di comunicazione si trasformi in un grosso problema per qualsiasi tipo di progetto a cui stai lavorando, sia esso grande o piccolo. Se non parli con le persone di cui ti fidi per portare a termine il lavoro insieme a te, come farai a portare a termine le cose? Assicurati invece di parlare regolarmente con queste persone e che siate tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Questo ti aiuterà a portare a termine il lavoro più velocemente e ad assicurarti di seguire il tuo sistema di gestione dei progetti.
Quando devi prepararti ad avviare un sistema di gestione dei progetti, hai bisogno di un programma che ti aiuti. Instagantt offre grafici di Gantt che aiuteranno te e tutto il tuo team a non perdere il controllo. Questo servizio ti fornisce tutti i grafici e le linee temporali di cui hai bisogno per definire programmi, attività, scadenze e altro ancora. Questo è importante quando si tratta di ottenere il meglio per i tuoi interlocutori, un aspetto di cui devi assolutamente occuparti.
Se non hai degli stakeholder, ti stai muovendo da solo e questa non è mai una buona idea, soprattutto per una startup. Quindi, cerca qualcuno (o alcuni qualcuno) che possa essere interessato a provare un metodo di gestione dei progetti completamente nuovo.
