Tutto quello che devi sapere sulla Matrice di Gestione del Tempo

Tutti noi svolgiamo alcuni compiti nella nostra vita professionale e personale. Nella vita privata non dobbiamo rispondere a nessuno, mentre nella vita professionale dobbiamo rispondere alla nostra organizzazione o al nostro capo. Dobbiamo pensare in modo pratico e organizzarci per portare a termine i nostri compiti.

Quando parliamo di progetti, seguiamo una tempistica durante la quale dobbiamo completare un determinato compito o lavoro. Il project manager deve conoscere la matrice di gestione del tempo. Adottando una matrice di gestione del tempo, non solo può svolgere il suo lavoro in tempo, ma può anche adottare l'abitudine di essere organizzato.

Matrice di gestione del tempo: Un modo per gestire i compiti senza problemi

Molte aziende di successo seguono le sette abitudini di Stephen Covey e adottano la matrice della gestione del tempo per ottenere una formula di successo. La gestione del tempo non consiste solo nell'annotare l'ora di inizio e di fine. Si tratta di decidere il tempo e di utilizzarlo in modo produttivo per portare a termine i compiti nei tempi previsti.

 La matrice di gestione del tempo ti aiuta a organizzare i compiti, a classificarli e a svolgerli in base alla loro importanza e urgenza. Se inizi un progetto, non dividerlo in piccoli pezzi e iniziare a lavorare sulla materia prima. Non riuscirai a portarlo a termine nel modo giusto.

Osserviamo la natura, che ci mostra come tutto sia organizzato e programmato, e niente si intromette. Non credi che anche noi abbiamo bisogno di alcuni trucchi per organizzarci e affrontare in modo proattivo qualsiasi situazione in caso di lavori urgenti?

Dobbiamo classificare le cose che richiedono la tua attenzione e continuare a lavorarci sopra in modo continuativo e fare in tempo solo le cose urgenti. I quattro quadranti che seguono ti aiuteranno a organizzare i compiti, soprattutto nella tua vita professionale, e ti permetteranno di scegliere quello giusto per primo.

Quadrante 1: Metti al primo posto

Il primo quadrante riguarda i compiti urgenti e importanti. Abbiamo diverse categorie di compiti che dobbiamo svolgere in tempo e che sono anche importanti. Questi compiti necessitano di una rapida attenzione. In caso contrario, potremmo subire gravi perdite.

Ad esempio, se stessi conducendo con calma una riunione importante nel tuo ufficio e all'improvviso sentissi un allarmante rumore di fuoco. Cosa preferiresti fare? Continuerai la tua riunione o chiederai di cercare gli estintori per domare l'incendio? È il momento di decidere cosa è importante e urgente.

Questa emergenza richiede maggiore attenzione e devi lavorare su di essa rispetto alla riunione. Puoi rimandare la riunione per un'altra, ma non puoi fare in modo che l'incendio si propaghi prima di te.

Quadrante 2: Pianificazione delle grandi rocce

Nel secondo quadrante, invece, troverai i compiti e le attività importanti che di solito fanno parte degli obiettivi a lungo termine. Questi compiti necessitano di una pianificazione a lungo termine per poter raggiungere il tuo obiettivo alla fine di un certo periodo.

Ad esempio, se stai lavorando a un progetto e un progetto lungo di solito non ha una data e un giorno precisi, puoi decidere un periodo di tempo come un anno o sei mesi. Pianificherai il progetto di conseguenza utilizzando grafici di Gantt mensili e un'altra lista giornaliera di cose da fare. Non è necessario rispettare una scadenza precisa, ma un tempo prestabilito. Potrei includere il mantenimento della tua salute, le passeggiate, l'esercizio fisico, il mantenimento delle relazioni, ecc.

Quadrante 3: Distrazioni che richiedono attenzione

Nel terzo quadrante, metti i compiti che sono urgenti ma non importanti. Abbiamo bisogno di fare cose che non sono importanti ma urgenti, quindi le mettiamo nel terzo quadrante. Ad esempio, dobbiamo pagare le bollette, oppure dobbiamo trovare il tempo per rispondere a una chiamata in ufficio quando siamo con la famiglia dopo l'ufficio. Devi definire le tue attività urgenti ma non importanti.

Quadrante 4: Eliminare gli sprechi

Se parliamo del quadrante 4, si tratta di cose che di solito sono una perdita di tempo, ma che continuiamo a fare. Queste cose fanno parte della nostra vita, come usare i social media sul telefono, guardare la TV o giocare. Non possiamo eliminarle del tutto, ma le mettiamo nel quadrante 4 e cerchiamo di passarci meno tempo possibile. Quindi, puoi chiamare questo quadrante la pattumiera dei tuoi compiti.

Modi per gestire la matrice di gestione del tempo

Quando conosci una matrice di gestione del tempo, devi sapere come usarla in modo efficace. Ecco quindi alcuni consigli per utilizzare o gestire la matrice di gestione del tempo.

- Inserisci i compiti con le scadenze

Prima di giocare con la matrice di gestione del tempo, devi avere ben chiara la scadenza dei compiti assegnati. Per prima cosa, devi stilare un elenco dei compiti che svolgerai nel corso del mese, ogni giorno o dopo una pausa. Non dimenticare di scrivere la scadenza davanti a ogni compito. In questo modo potrai sapere quali compiti hanno una scadenza ravvicinata e sono anche importanti. In questo modo migliorerai anche la tua capacità di pianificazione.

- Identifica le tue grandi rocce.

Il passo successivo nell'utilizzo della matrice di gestione del tempo è quello di organizzare le cose in modo da poter estrarre le cose o i compiti importanti. Supponiamo di mettere a caso pietre di tutte le dimensioni nel barattolo. Riusciamo a ricavare il massimo spazio per loro?

Mai, il posto sarebbe basso per loro. Se dividiamo i sassi in grandi e piccoli, li mettiamo nel vaso, iniziando da quelli grandi. Vedrai più spazio nel vaso e tutti i sassi saranno disposti correttamente senza problemi. Allo stesso modo, se mettiamo i nostri compiti nella giusta categoria ordinandoli in sassi grandi e piccoli, possiamo portarli a termine facilmente.

- Sii attento

Quando lavori a un progetto, devi essere attento e responsabile. Se osservi le cose in profondità e le smisti con saggezza, riuscirai a portarle a termine in perfetto ordine senza incorrere in difetti.

- Impara a dire di no alle cose meno importanti

Abbiamo molte cose da fare intorno a noi, che possono essere professionali, personali o legate alle relazioni. A volte siamo presi da una routine frenetica e sprechiamo le nostre energie in cose meno importanti o che non fanno parte del nostro lavoro. Sì, è una buona cosa fare un favore agli altri, ma quando non sei disponibile, dovresti dire di no invece di lavorare su cose che non puoi fare o che non sono sotto il tuo controllo. Non è un problema dire di no a cose meno importanti. Risparmierai energia e tempo.

- Controlla il tuo punteggio ogni settimana.

Abbiamo fissato i nostri obiettivi con delle scadenze. Pensi che riuscirai a raggiungerli se non li tieni sotto controllo? No, non è possibile perché non sai se stai seguendo la giusta direzione o meno. Devi tenere sotto controllo e bilanciare i risultati che hai stabilito per una settimana o un mese.

Supponiamo che tu voglia perdere peso di circa 5 kg in due mesi. Svilupperai un piano d'azione che preveda quanti bicchieri d'acqua bere ogni giorno, quanto tempo dedicare a una passeggiata ed evitare di mangiare cibo spazzatura.

Ogni giorno devi verificare le tue prestazioni guardando il tuo piano d'azione, se lo hai seguito o meno.

- Identifica le aree carenti.

Ora cerca il prossimo passo produttivo: identificare le mancanze dietro il tuo obiettivo. Puoi identificarle osservando il tabellone del tuo obiettivo ed essendo deciso. Ti mostrerà quante volte hai evitato il tuo piano e quanta concentrazione ti serve.

Quali sono i vantaggi di utilizzare una matrice di gestione del tempo?

La matrice di gestione del tempo è come una bacchetta magica che può trasformare le tue giornate e le tue prestazioni se rimani fermo. Devi imparare e concentrarti sulla matrice di gestione del tempo in base ai tuoi impegni e trovare le soluzioni migliori. Ecco alcuni vantaggi della matrice di gestione del tempo.

- Ti aiuta ad essere organizzato

Quando segui questo bellissimo strumento, diventi organizzato. Ti occupi a fondo delle cose che devi fare e hai la mente per ordinarle di conseguenza. In questo modo, non sarai confuso sulla giusta collocazione delle cose.

- Ti fa capire cosa è più importante.

Quando impariamo a conoscere i quattro quadranti per la categorizzazione dei compiti, possiamo sistemarli meglio nel quadrante pertinente conoscendone l'importanza e l'urgenza.

- Sviluppare le capacità di pianificazione

Ora conosci i tuoi doveri e le tue responsabilità e come li adempierai. Pianificherai le tue settimane per il lavoro in ufficio, per la famiglia, per gli amici e per te stesso. Svilupperai presto la capacità di pianificazione e questo aumenterà le possibilità di produttività.

Osservazioni finali:

Una matrice di gestione del tempo è una metodologia per pianificare i tuoi compiti in base alla loro importanza e alla loro scadenza, in modo da poterli svolgere al momento giusto. Quattro quadranti ti aiuteranno a categorizzare i compiti e a sviluppare le capacità di pianificazione per una vita professionale e personale felice e soddisfacente.