5 fasi di gestione del progetto che dovresti conoscere per seguire i tuoi progetti.

Non è un compito facile; un project manager deve considerare diversi aspetti allo stesso tempo, come il budget, il risultato, il feedback dei clienti e molte altre cose. La gestione dei progetti è un'abilità che permette di tenere traccia di un progetto suddividendolo in diverse fasi per soddisfare le richieste dei clienti ed è il motivo principale per cui un'azienda ottiene la sostenibilità sul mercato.

5 gestione del progetto fasi da conoscere:

Ecco alcune delle 5 fasi di gestione del progetto che dovresti conoscere.

1. Avvio del progetto

Prima di finalizzare il piano del progetto, è necessario affrontare alcuni punti di partenza. Il team di gestione, il proprietario e gli stakeholder si riuniscono per condividere le loro idee e finalizzare l'obiettivo, il nome e lo scopo del progetto.

I contratti scritti vengono firmati come accordo tra un'azienda e gli stakeholder per garantire l'accordo di un progetto. Vengono effettuati gli studi necessari per raggiungere l'obiettivo prefissato e decidere le strategie giuste per soddisfare le richieste degli stakeholder.

Vengono effettuati alcuni test per verificare se il progetto che sta per essere avviato è fattibile o meno, se porterà a dei profitti e se creerà una buona reputazione nel pubblico. Viene assunto un team forte e qualificato per portare a termine il progetto nei tempi previsti. Questa prima e importantissima fase della gestione del progetto si occupa di diverse chiavi per il successo del progetto.

Definisce il motivo per cui questo progetto è importante

La fase di avvio di un progetto spiega le ragioni per cui avviare il progetto e la sua importanza per il team. Vengono sviluppati documenti importanti e obbligatori per stabilire l'allineamento delle fasi. Gli aspetti commerciali vengono discussi in dettaglio con il team di gestione e gli stakeholder e anche il rischio finanziario.

Una stima dell'idoneità di un progetto

In seguito, viene effettuata una stima dell'idoneità del progetto in relazione alle leggi del paese e alle possibilità di profitto. Questo aiuta a valutare se il progetto sarà fruttuoso o meno, confrontandolo con le moderne richieste commerciali del mercato.

Sviluppare una carta del progetto

Dopo questa stima, viene redatta una carta del progetto, un tipo di documentazione che definisce gli obiettivi di un progetto in modo molto chiaro, viene sviluppato un elenco di compiti formali e viene programmato il tempo per lavorare al progetto per tutti i membri del team.

Selezione della squadra

Il passo successivo è la selezione dei membri del team. Vengono selezionate persone esperte e qualificate per la corretta esecuzione del progetto.

Assegnazione dei ruoli

Dopo aver selezionato un team qualificato, il project manager condivide una tabella di marcia e specifica i compiti individuali assegnando a ciascun membro mansioni specifiche.

È una fase molto importante e fondamentale quando si parla di 5 fasi di gestione del progetto.

2. Intento a realizzare un piano solido

Dopo aver discusso a caldo con il consiglio di amministrazione e aver approvato il progetto, arriva la fase successiva e cruciale della gestione del progetto: lo sviluppo di un piano solido per garantire il successo del progetto.

Prima di rendere funzionale un progetto, è necessario elaborare un piano per raggiungere gli obiettivi del progetto. A questo scopo, si seguono diverse fasi come

Sviluppare una lista di cose da fare

Quando inizi a lavorare a un progetto, devi avere ben chiari i compiti quotidiani che dovrai svolgere regolarmente. Gli studiosi di economia dicono che un piano scritto è obbligatorio e fondamentale per il successo, perché ti permette di ricordare i tuoi compiti.

Quindi, prima di tutto, fai una lista di cose da fare in forma scritta e non. Sii determinato nel tuo lavoro e guida i membri del tuo team nella giusta direzione comunicando bene con loro.

Creare diagrammi di Gantt personali e di squadra

È necessario rendere conto a te stesso, in modo da poter analizzare se hai raggiunto i tuoi obiettivi settimanali o mensili. Per avere un'analisi chiara del tuo lavoro, crea un diagramma di Gantt prima di iniziare a lavorare e programma i compiti che dovrai svolgere quotidianamente o una volta alla settimana.

Il project manager dovrebbe sviluppare diagrammi di Gantt sia per l'intero team che per i singoli individui e controllarli settimanalmente o mensilmente per avere un'analisi cristallina del completamento dei compiti e fare il necessario se qualche compito è mancante.

Trovare le grandi rocce

Quando hai sviluppato una lista delle cose da fare e un diagramma di Gantt, è molto facile classificare il tuo lavoro. Trova i compiti più importanti e urgenti e concentrati su di essi. Le pietre grandi rappresentano i compiti non permanenti ma importanti da svolgere prima di rispettare una scadenza.

I grandi scogli possono essere cambiati dopo il completamento di ognuno di essi e devi cambiare i tuoi paradigmi per affrontare i diversi grandi scogli del tuo progetto.

Pianifica un budget

La gestione di un progetto ha successo quando il piano per far fronte alle spese è solido. Il responsabile finanziario e il suo team presentano una stima dei costi da investire nel progetto in corso. Questo costo stabilito per un progetto fa sì che il team sia determinato a rispettare il budget pur utilizzando risorse limitate.

Valutazione del rischio

È importante avere un controllo e un equilibrio sui rischi che possono comparire durante la lavorazione del tuo progetto. Devi avere un piano per valutare i rischi che possono essere prevedibili o meno e trovare immediatamente una soluzione per evitare danni enormi.

3. Attuare il piano

Dopo aver elaborato i piani e completato molte pratiche burocratiche, si arriva alla fase di lavoro. I piani sviluppati a livello di consiglio di amministrazione verranno messi in pratica. Si tratta di una fase di lavoro vera e propria che ha una durata molto lunga rispetto a tutte le altre fasi.

Durante questa fase, il project manager deve essere più attento e preoccupato per il progetto, che verrà valutato dopo la sua esecuzione.

Questa fase comprende le responsabilità di un project manager, come ad esempio

Tenere traccia dei membri del team

Ora la responsabilità sulle spalle del project manager aumenta e richiede azioni efficaci per tenere d'occhio le prestazioni dei membri del team, assicurandosi che ogni membro del team sia in possesso dei propri doveri e svolga il proprio compito nello stesso modo in cui è stato istruito.

Valutazione dei rischi e gestione

A questo punto, il progetto può essere soggetto a diversi rischi legati al budget, alla qualità o ad altro. Il project manager ha la responsabilità di valutare i rischi e di risolverli in tempo.

La sostenibilità del budget

Il project manager si assicura che i membri del team rispettino il budget e non lo superino. Se è necessario apportare modifiche al budget, è necessario discuterne prima dell'implementazione.

Mantenere la qualità del prodotto

La qualità dei prodotti di un'azienda determina la sua posizione sul mercato e la rende rinomata presso il pubblico. Per questo motivo, è obbligatorio essere aggiornati sulla qualità dei prodotti forniti.

Avere una buona comunicazione con il team

Una buona comunicazione è necessaria per il successo di un progetto, in quanto crea fiducia e un ambiente positivo che migliora l'efficienza dei lavoratori.

Questa è un'altra fase importante delle 5 principali fasi di gestione del progetto.

4. Indagare e valutare i processi

Dopo l'esecuzione di un piano, la consegna dei prodotti aziendali e la presenza in pubblico, è il momento di analizzare i risultati. Puoi farlo

Verifica dello stato di realizzazione degli obiettivi

In questa fase il team di gestione del progetto controlla che il percorso che sta seguendo lo porti o meno all'obiettivo stabilito nella fase iniziale. In caso contrario, il project manager ha la responsabilità di controllarlo e di riportarlo sulla strada giusta.

Confronto tra il piano di bilancio e le spese effettive

Il project manager confronta il costo previsto del progetto con le spese effettuate dal team e analizza se sta andando bene o meno. Se la risposta è negativa, la situazione è allarmante e può causare problemi al project manager, ma può essere risolta grazie a una buona comunicazione con gli investitori e gli stakeholder.

Valutare le prestazioni e tenere sotto controllo il budget e altri elementi misurabili è un vantaggio per un project manager che vuole gestire il progetto in modo semplice ed efficace.

5. Intimare i risultati

La fase finale di un progetto, che riveste la stessa importanza delle altre fasi, è la comunicazione dei risultati del progetto. Si tratta di una fase di follow-up della gestione del progetto. In questa fase, i risultati vengono misurati e confrontati con il piano.

È responsabilità del project manager esaminare il risultato e verificare la puntualità della consegna al cliente, trovare le ambiguità e suggerire i modi per correggere i punti deboli se ne trova qualcuno. È la fase di chiusura; i contratti vengono completati e si festeggia il successo del progetto. Vengono espletate le formalità relative ai documenti finali e i contratti vengono risolti dopo il completamento.

Il project manager presenta una revisione finale organizzando una riunione o una festa di celebrazione e illustra i punti chiave più importanti, dimostrando di aver rispettato il budget, di aver rispettato le tempistiche e di aver raggiunto l'obiettivo fissato durante la prima fase prima di implementare la gestione del progetto.

Pensieri finali:

Queste sono le 5 fasi della gestione del progetto. Se vuoi che il progetto abbia successo e stai per iniziare a lavorare in un'azienda come project manager, devi sviluppare competenze di project management e seguire le cinque fasi della gestione del progetto per ottenere i risultati desiderati.

Sviluppa un diagramma di Gantt per consentire a te e al tuo team di essere in regola e puntuali con risultati di alta qualità.