Le riunioni Agile sono uno degli elementi chiave della gestione Agile, in quanto utilizzano i principi della cooperazione efficiente e del processo decisionale rapido. Le riunioni Agile corrette permettono al team di rimanere su un terreno comune e di lavorare per raggiungere gli obiettivi del progetto. Questo team comprende lo Scrum Master, il Product Owner e il team di sviluppo, in quanto è trasparente e tiene traccia dei progressi.
Esistono diversi tipi di riunioni agili, tra cui la pianificazione dello sprint, lo scrum giornaliero, la revisione dello sprint e la retrospettiva dello sprint. Ogni riunione aiuta a mantenere i team allineati, a reagire prontamente alle nuove condizioni e ad applicare progressi costanti e coerenti. Se lavori nella gestione dei progetti, ecco tutto quello che devi sapere sulle riunioni Agile.
Membri chiave delle riunioni Agile
Ogni riunione agile ha più partecipanti. Sapere chi parteciperà alla tua riunione agile e preparare l'ordine del giorno di conseguenza può rendere le tue riunioni più efficaci. Infatti, ognuno di questi membri svolge ruoli diversi. Ecco quindi quali sono i membri chiave delle riunioni agili e i loro ruoli.
Team di sviluppo
Il team di sviluppo nelle riunioni Agile è composto da esperti che si occupano dello sviluppo del prodotto. È sulla base di queste consegne che gli altri mostrano ciò che è stato prodotto come previsto in ciascuno degli sprint. Durante le riunioni, le loro opinioni sono fondamentali perché conoscono il progetto più a fondo, ciò che è stato fatto, ciò che può essere migliorato e i problemi affrontati.
Scrum Master
Lo Scrum Master supervisiona il processo di riunione Agile e garantisce che nulla ostacoli il flusso del processo e venga lasciato in sospeso. Sono utili per il team perché queste liste di controllo ricordano che le discussioni si svolgono nell'ambito dello sprint in corso.
A differenza di un normale manager, lo Scrum Master incoraggia l'autonomia delle persone e l'ottimizzazione dei processi. La sua funzione è fondamentale per garantire che le riunioni siano più puntuali e soprattutto necessarie, in cui il team si siede per riflettere su successi e difetti.
Responsabile di progetto
Il project manager è responsabile della gestione dell'avanzamento dell'intero progetto e del rapporto tra tempo, risorse e portata. Mentre i team eseguono le attività quotidiane, il project manager rimane responsabile delle attività strategiche. Durante le riunioni, si interessa dell'abstract più ampio, dei contenuti e di altre questioni.
Questi problemi includono il calendario per l'implementazione delle strategie di comunicazione con gli altri stakeholder piuttosto che i problemi di sviluppo. Significa essere in un certo senso un gatekeeper, che guida il progetto ma rimane fedele ai principi di Agile.
Proprietario del prodotto e altri stakeholder
Il Product Owner è responsabile delle esigenze del cliente e del backlog del prodotto. Partecipa a molte riunioni, tra cui la pianificazione degli sprint e la revisione, per assicurarsi che il progetto sia utile al team.
Altre persone possono essere i clienti o i dirigenti che partecipano alle revisioni per dare il contributo necessario ad accertare che il prodotto in fase di sviluppo sia adatto alle loro esigenze aziendali. Si assicurano che il progetto abbia rispettato la tabella di marcia e che stia mantenendo le sue promesse.
Diversi tipi di riunioni Agile
Quando lavori nella gestione dei progetti, puoi lavorare con 4 diversi tipi di riunioni agili. Ognuno di questi tipi è leggermente diverso per quanto riguarda gli obiettivi e le modalità di svolgimento. Di seguito troverai i dettagli sui 4 tipi di riunioni agili che devi conoscere.
Pianificazione dello sprint
La pianificazione dello sprint si concentra sulla definizione degli obiettivi del progetto da raggiungere nello sprint successivo. Ciascuno dei team di sviluppo, lo Scrum Master e il Product Owner negoziano le priorità. Insieme, stabiliscono i limiti di tutto ciò che può essere realizzato nello sprint.
È responsabilità del Product Owner perfezionare il backlog del prodotto e le attività per stimare gli sforzi necessari sono eseguite dal team. Questo è l'incontro che rende tutti consapevoli del focus e degli obiettivi dello sprint prima di iniziare a lavorarci.
Stand-up quotidiano
Lo stand-up che si svolge ogni giorno è breve e dura solo quindici minuti. Ogni membro del team deve riferire brevemente ciò che è stato fatto, ciò che deve essere fatto oggi e quali problemi ha riscontrato. Lo Scrum Master si assicura che i problemi vengano affrontati.
Questa riunione è efficace per mantenere il team sulla stessa lunghezza d'onda e assicura che ci sia almeno uno scambio di comunicazioni in un giorno e che tutti i problemi vengano risolti sul posto. In questo modo si può evitare che il team si allontani da una direzione prescelta nell'arco di un singolo sprint utilizzando discussioni più lunghe.
Recensione Sprint
La revisione dello sprint è un processo che si svolge verso la fine di ogni sprint scelto. Agli stakeholder viene mostrata la progressione del lavoro svolto dal team di sviluppo. Il Proprietario del Prodotto verifica se il risultato ha raggiunto l'obiettivo o se soddisfa semplicemente le aspettative.
I lettori offrono commenti e parlano di possibili modifiche. Questo incontro garantisce che le aziende possano valutare i progressi compiuti grazie alla trasparenza.
Retrospettiva dello Sprint
La retrospettiva di sprint riguarda il processo del team. Lo Scrum Master modera questa riunione verso la fine di uno sprint. I membri del team possono pensare in termini di successo e fallimento.
Dopo aver completato lo sprint in corso, si parla di come prepararsi per quello successivo. Questo incontro garantisce un costante miglioramento delle prospettive e rende il team più efficace nella risoluzione dei problemi futuri.
Come rendere più efficaci le riunioni Agile?
L'uso dei diagrammi di Gantt può essere un modo efficace per migliorare le attività di gestione dei progetti. Tuttavia, quando devi condurre delle riunioni Agile, devi assicurarti di fare ogni passo in modo corretto. I consigli degli esperti riportati di seguito possono aiutarti a prendere le decisioni giuste per condurre riunioni Agile efficaci:
Mantenere le riunioni Agile brevi e focalizzate
Le riunioni Agile devono essere brevi per consentire ai partecipanti di concentrarsi e lavorare in modo efficace. Non divagare, rimani sull'obiettivo del programma e completa solo i compiti necessari. In questo modo, le riunioni brevi contribuiscono anche a ridurre al minimo il tempo necessario per prendere decisioni.
Preparati alla riunione con il backlog
Il project manager dovrebbe seguire l'avanzamento del backlog di prodotto prima di procedere alla riunione. Inoltre, consente al team di considerare le varie priorità e di organizzare al meglio il lavoro. Un backlog preparato si traduce in riunioni più efficienti e in una migliore comprensione di ciò che deve essere fatto successivamente.
Imposta l'ordine del giorno della riunione in modo da essere chiaro sugli obiettivi
È necessario stabilire un ordine del giorno per controllare il flusso della riunione. È vantaggioso perché non permette di creare un comitato d'insieme con persone che discutono di tutto ciò che riguarda l'ambito del progetto. In questo modo, le persone vengono informate su quello che dovrebbe essere lo scopo della riunione.
Lavorare per raggiungere l'obiettivo principale della riunione
Mantieni la discussione specificamente attinente allo scopo della riunione. Per pianificare, rivedere o risolvere alcuni problemi, resta in linea con l'obiettivo. Questo significa anche che le riunioni vengono utilizzate per guidare il cambiamento, per far progredire il modo di fare le cose.
Offri un feedback frequente
Assicurati di fornire un feedback frequente durante la riunione in qualità di project manager. È utile rivedere gli elementi evidenziati per un'ulteriore discussione e una successiva correzione. I membri del team si sentono liberi di condividere qualsiasi problema che il team deve affrontare e questo aiuta ad adattarsi rapidamente alle condizioni.
Ascolta il team per avere le sue intuizioni
Insegna a tutti i membri del team a esprimere idee e/o dubbi. Per ottenere soluzioni utili, è molto utile farsi ascoltare perché aiuta a incoraggiare tutti a fare gioco di squadra. Controlla che tutti abbiano la stessa voce ascoltata e considerata.
Concludere chiarendo i dubbi e riassumendo
Riassumi le azioni e le decisioni nella fase conclusiva della riunione e rispondi alle domande che potrebbero essere rimaste senza risposta. In questo modo ci si assicura che tutte le persone capiscano cosa si deve fare in seguito e si evita la confusione.
Implementando questi punti, ogni project manager può rendere più efficaci le sue riunioni agili.
Conclusione
L'uso delle riunioni Agile come metodo è molto diffuso nel mondo moderno della gestione dei progetti grazie alle opportunità di applicare la flessibilità e la rotazione al lavoro in team. Tutte le riunioni Agile non hanno una struttura rigida. Tuttavia, a volte è utile seguire un diagramma di Gantt come in un progetto tradizionale.
In questo modo, le riunioni sono brevi e dirette e, nel condurle, i project manager garantiscono la produttività. Il feedback sui problemi e la loro risoluzione e gli ordini del giorno chiari portano alla loro risoluzione e quindi all'avanzamento del progetto. In effetti, riunioni di successo per i team possono portare all'efficienza e a flussi ideali nei progetti.
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