कार्य विश्लेषण संरचना
जब किसी परियोजना को निष्पादित करने की बात आती है, तो सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक कार्य टूटने की संरचना है। यह एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा परियोजना को वास्तव में तोड़ा जा सकता है और बेहतर ढंग से समझा जा सकता है और साथ ही बेहतर निष्पादित किया जा सकता है। लेकिन क्या आप पूरी तरह से समझते हैं कि इस प्रकार की संरचना क्या है और यह कैसे काम करती है? हम सभी चरणों और इसके साथ जाने वाली प्रक्रिया के बारे में बात करने जा रहे हैं। आप अपनी कंपनी के भीतर परियोजनाओं को बहुत आसानी से पूरा करने में सक्षम होंगे यदि आप जानते हैं कि कार्य टूटने की प्रक्रिया का अधिकतम लाभ कैसे उठाया जाए।
वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर क्या है
सबसे पहले, आइए थोड़ा और गोता लगाएँ कि वास्तव में कार्य टूटने की संरचना क्या है। इस प्रकार की संरचना में आपकी परियोजना पर करीब से नज़र डालना और वहां से काम करना शामिल है। एक बार जब आप जानते हैं कि परियोजना स्वयं क्या है, तो आपको यह समझने की आवश्यकता होगी कि उस परियोजना को सफल मानने के लिए क्या आवश्यक है। यहीं से ब्रेकडाउन आता है। आपको परियोजना को छोटे चरणों में तोड़ने की आवश्यकता है। जानिए क्या पूरा करने की जरूरत है, किस समय और कैसे करने की जरूरत है। इसलिए, आप अपनी परियोजना के भीतर कार्य बनाने जा रहे हैं और फिर, यदि आवश्यक हो, तो आप उप-कार्य बनाने जा रहे हैं।
इस संरचना के भीतर आपको यह भी जानना होगा कि सब कुछ कब पूरा किया जाना चाहिए, यही वह जगह है जहां संरचना का हिस्सा आता है। आप एक शेड्यूल भी बना रहे हैं। साथ ही, आपको पता होना चाहिए कि परियोजना के साथ-साथ चलने वाले प्रत्येक विभिन्न चरणों, कार्यों और डिलिवरेबल्स को प्रदान करने में कितना खर्च आएगा। जब तक आप इस संरचना को बना रहे हैं, तब तक आपको परियोजना को आवश्यक विनिर्देशों के अनुसार पूरा करने के लिए जो कुछ भी करने जा रहा है, उसकी ठोस समझ होनी चाहिए।
वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर की जरूरत किसे है?
इसका उत्तर यह है कि जो कोई भी अपनी परियोजना निष्पादन प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना चाहता है, उसे कार्य विश्लेषण संरचना की आवश्यकता होती है। इस प्रकार की प्रणाली किसी भी व्यक्ति के लिए चीजों को आसान बनाने जा रही है जिसे एक परियोजना बनाने की आवश्यकता है और इसका उपयोग केवल उन लोगों द्वारा करने की आवश्यकता नहीं है जो पूरे सिस्टम के प्रभारी हैं। जबकि प्रबंधक, बॉस, टीम लीडर और अन्य उच्च शक्ति वाले व्यक्ति इस संरचना का उपयोग कार्यों को सौंपने और टीम के साथ बातचीत करने में मदद करने के लिए कर सकते हैं, व्यक्ति इन प्रक्रियाओं का भी उपयोग कर सकते हैं।
टीम लीडर, संगठन के किसी भी स्तर पर, इस संरचना का उपयोग किसी परियोजना में प्रत्येक कार्य और उप-कार्य को निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं। वहां से, वे इस संरचना का उपयोग प्रत्येक कार्य को सौंपने और यह निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं कि उनके लिए कौन जिम्मेदार होगा। यह किसी ग्राहक या संगठन के भीतर एक उच्च स्तर के व्यक्ति को कुछ पिच करने की प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। लेकिन कंपनी के लिए काम करने वाले व्यक्तिगत लोगों के बारे में क्या? यह उनके लिए कैसे काम कर सकता है?
वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर का उपयोग पूरी तरह से किसी भी चीज़ को तोड़ने के लिए किया जा सकता है जिस पर आप काम कर रहे हैं। यदि आपको पूरा करने के लिए कोई कार्य दिया जाता है, तो संभावना है कि आपके पास उस अंतिम असाइनमेंट तक पहुंचने के लिए कई छोटे कार्य हैं। यदि आपको रीमॉडेलिंग प्रोजेक्ट के लिए बाथरूम डिजाइन करने की आवश्यकता है, तो आपको सबसे पहले अपना शोध करने और अंतरिक्ष के आकार और नलसाजी और विद्युत के लेआउट को जानने की आवश्यकता है। आपको उपलब्ध बजट को जानने की जरूरत है और आपको निर्माण सामग्री और उन टुकड़ों के लिए लागत का अनुमान लगाने की आवश्यकता होगी जिन्हें संरचना में जाने की आवश्यकता होगी। विभिन्न चरणों को पूरा करना आपके लिए भी उपयोगी हो सकता है, इसलिए आप एक कदम भी नहीं छोड़ते हैं।
कोई भी इस प्रकार की संरचना का उपयोग अधिक सामंजस्यपूर्ण प्रणाली बनाने के लिए कर सकता है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि किसी परियोजना पर काम करते समय वे चरणों को याद नहीं कर रहे हैं। यहां तक कि फ्रीलांसर भी इस संरचना के साथ काम कर सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे अपने समय का उचित बजट बना रहे हैं। आप एक चार्ट बना सकते हैं कि आप जिस सामग्री या वितरण योग्य पर काम कर रहे हैं, उसे बनाने में क्या लगेगा। वहां से, आप बजट बना सकते हैं कि प्रत्येक कार्य क्या लायक है और अपने समय और प्रयासों के लिए ऑफ़र बना सकते हैं।
यह क्यों काम करता है
तो, यह आपकी प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण कदम क्यों है? खैर, कुछ चीजें हैं जो आपको पता होनी चाहिए और कुछ महत्वपूर्ण कारण हैं जो आपको इस प्रक्रिया का उपयोग करना चाहिए। पहला यह सुनिश्चित करना है कि आप जानते हैं कि वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है। जब आप एक कार्य विश्लेषण संरचना बनाते हैं तो आप शीर्ष टुकड़े, अंतिम वितरण योग्य के साथ शुरू कर रहे हैं, और इसे छोटे डिलिवरेबल्स में तोड़ रहे हैं जब तक कि आप व्यक्तिगत कार्यों और उप-कार्यों तक नहीं पहुंच जाते जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता होती है। इसका मतलब है, जब आप इस प्रणाली का उपयोग करते हैं, तो आप इसमें शामिल किसी भी चरण को भूल नहीं पाएंगे।
इसके बाद, आपको उस समयरेखा की बेहतर समझ होगी जिसकी आपको आवश्यकता है। क्योंकि आप प्रत्येक चरण में टूट रहे हैं, आप जानते हैं कि उन चरणों को कितना समय लेना चाहिए और आप जानते हैं कि कौन से कार्य एक साथ पूरे किए जा सकते हैं और आपकी टीम एक-दूसरे की प्रतीक्षा कर रही है। यह आपको इस बात की बेहतर समझ देता है कि क्या हो रहा है और यह सुनिश्चित करता है कि आप उस समय सीमा से अभिभूत नहीं होंगे जो आपने सोचा था कि जब तक आप परियोजना के बीच में गहरे नहीं हो जाते, तब तक यथार्थवादी था।
आपको उस विशिष्ट बजट की बेहतर समझ भी होगी जिसकी आपको आवश्यकता है, क्योंकि फिर से, आपको आवश्यक कार्यों की बेहतर समझ होगी। जैसा कि आप प्रत्येक कार्य को देख सकते हैं और आवश्यक आपूर्ति और उपकरणों के साथ-साथ आपके द्वारा बनाई जा रही टीम के आकार का मूल्यांकन कर सकते हैं, आपके पास यथार्थवादी बजट बनाने का एक बेहतर मौका होगा। यह आपकी कंपनी को खुश करने वाला है और यह ग्राहक को खुश करने वाला है।
आखिरकार, आप किसी को भी छोटा नहीं करने जा रहे हैं यदि आपके पास इस बात का बेहतर विचार है कि पहली बार में क्या चार्ज करना है।
अंत में, आप यह जानने जा रहे हैं कि उस टीम को कैसे बनाया जाए जिसे आपको कार्यों को निष्पादित करने की आवश्यकता है। यदि आप उन सभी कार्यों और असाइनमेंट को जानते हैं जिन्हें आपकी परियोजना के लिए किए जाने की आवश्यकता है, तो आप यह जानने जा रहे हैं कि आपके संगठन में उन कार्यों के लिए किसे जिम्मेदार होना चाहिए। फिर, आप प्रत्येक कार्य को सही व्यक्ति को असाइन कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि यह आपकी अपेक्षा के अनुसार किया जा रहा है। यह इसमें शामिल सभी लोगों के लिए बेहतर परिणाम देने जा रहा है क्योंकि वे सभी परियोजना के बारे में जल्दी सूचित कर रहे हैं, भले ही उनके कार्य की थोड़ी देर के लिए आवश्यकता न हो।
कार्य विश्लेषण संरचना निष्पादित करने के लिए कैसे
ठीक है, तो अब हम जानते हैं कि यह महत्वपूर्ण है और हम जानते हैं कि ऐसे कई क्षेत्र हैं जहां यह आपके जीवन को आसान बनाने जा रहा है, लेकिन आप इसे कैसे शुरू करने जा रहे हैं? सौभाग्य से, यह शुरू करने के लिए एक आसान प्रक्रिया है और इससे पहले कि आप इसे जानते हों, आप इसे अपनी नींद में कर सकते हैं। आखिरकार, यह आपकी कार्य संरचना को अनुकूलित करने का पूरा बिंदु है, है ना? आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपको आगे बढ़ने वाली उसी प्रक्रिया का पालन करने में कोई समस्या नहीं होगी, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप आगे क्या काम कर रहे हैं।
1. अंतिम लक्ष्य को जानें
चरण एक यह जानने जा रहा है कि आपकी परियोजना का अंतिम लक्ष्य क्या है। अपने ग्राहक या अपने बॉस से बात करें (यदि वे आपके लिए क्लाइंट के साथ बातचीत कर रहे हैं) और परिभाषित करें कि आपकी परियोजना का दायरा क्या है और आप वहां कैसे जा रहे हैं। फिर, अपनी टीम के साथ चर्चा करना शुरू करें और पता लगाएं कि उस अंतिम लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आपकी टीम को कौन सी अलग-अलग चीजें प्रदान करने की आवश्यकता है। उस बिंदु तक पहुंचने के लिए किन वस्तुओं या सेवाओं की आवश्यकता है?
2. आवश्यक कार्यों को जानें
इसके बाद, आप अपनी टीम के साथ उन विभिन्न कार्यों के बारे में बात करने जा रहे हैं जो यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं कि अंतिम लक्ष्य तक पहुंचने के लिए सभी आइटम या सेवाएं प्रदान की जाती हैं। यह वह जगह है जहां आप चीजों को और भी तोड़ने जा रहे हैं और कार्य और उप-कार्य बना रहे हैं। आपकी टीम और आपको यह पता लगाने में सक्षम होना चाहिए कि कार्य क्या हैं, उन्हें ठीक से कैसे करना है और पूरी प्रक्रिया को यथासंभव सरल बनाने के लिए क्या है। आप समयरेखा के बारे में यथासंभव यथार्थवादी होने की कोशिश कर रहे हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप एक सटीक विचार प्राप्त करने के लिए वह सब कुछ शामिल कर सकते हैं जो आप कर सकते हैं।
3. कार्यों को निष्पादित करने का तरीका जानें
वहां से, आप चीजों को और भी नीचे तोड़ने जा रहे हैं। आपके पास अपनी सूची में कम से कम तीन स्तर के अंक होने चाहिए। आपका अंतिम लक्ष्य शीर्ष पर होना चाहिए। इसके तहत डिलिवरेबल्स होना चाहिए जो उस अंतिम लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए प्रदान किए जाने की आवश्यकता है। उन डिलिवरेबल्स में से प्रत्येक के तहत ऐसे कार्य होने चाहिए जिन्हें वहां पहुंचने के लिए प्रदर्शन करने की आवश्यकता है। और उन के तहत उप-कार्य होने चाहिए, जहां यह कदम आता है। आपके पास उप-कार्य होने चाहिए जो वास्तव में सफल होने के लिए आपकी परियोजना की आवश्यकता के आधार पर उतरते हैं।
4. इसे सेट करें
अब आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपकी पूरी टीम द्वारा सब कुछ पढ़ना और समझना आसान हो। यदि आप इसे अपने पहले रूप में छोड़ देते हैं तो यह नहीं हो सकता है। यहीं पर InstaGantt आपकी मदद कर सकता है। जब आप उन सभी कार्यों को पूरा करने के लिए तैयार होते हैं जिनकी आपकी परियोजना को आवश्यकता होती है, तो आप इसे इन चार्टों के साथ कर सकते हैं जो न केवल आपको जितने चाहें उतने कार्य और उप-कार्य बनाने की अनुमति देंगे, बल्कि आपको उन कार्यों और समय सीमा को असाइन करने में भी मदद करेंगे जो आपको अंतिम लक्ष्य प्राप्त करने के लिए प्रत्येक व्यक्ति के लिए आवश्यक हैं।
5. ग्राहक के साथ चर्चा करें
एक बार जब आप यह सब पता लगा लेते हैं और आप जानते हैं कि इसमें कितना समय लगने वाला है, इसकी लागत कितनी है और सभी को क्या करने की आवश्यकता है, तो ग्राहक से बात करने का यह एक अच्छा समय है। वह सब कुछ प्राप्त करने के लिए बजट और समयरेखा सहित योजना को लेआउट करें जिसे वे पूरा करना चाहते हैं। वहां से, आप यह देख पाएंगे कि क्या सब कुछ फिट बैठता है जो वे चाहते हैं। आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप अंतिम लक्ष्य को समझते हैं और यह कि बजट और समयरेखा उनकी जरूरत के अनुरूप होगी। यदि नहीं, तो आप चरण 6 पर आगे बढ़ें। यदि ऐसा है, तो चरण 7 पर आगे बढ़ें।
6. योजना में सुधार करें
यदि ग्राहक को छोटे बजट या छोटी समयरेखा की आवश्यकता है, तो आपको अपनी योजना के कुछ क्षेत्रों में कटौती करनी होगी। यदि वे अधिक पूरा करने या अधिक प्राप्त करने के लिए बजट या समयरेखा का विस्तार करने के इच्छुक हैं, तो आपको योजना के कुछ क्षेत्रों में जोड़ने की आवश्यकता है। यह वह चरण है जहां आप कुछ समायोजन करना शुरू करने जा रहे हैं और आपको क्लाइंट के साथ थोड़ा और आगे और पीछे जाना होगा। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके पास सब कुछ इस तरह से रखा गया है जो उनके लिए और आपके लिए काम करता है।
7. विवरण बाहर मांस
यदि ग्राहक को सब कुछ स्वीकार्य है, तो यह वह जगह है जहां आप समयसीमा और समय सीमा निर्धारित करने में गोता लगाने जा रहे हैं। आप होने वाले विभिन्न कार्यों में से प्रत्येक के लिए बजट भी निर्धारित करने जा रहे हैं। आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप प्रत्येक कार्य को किसी व्यक्ति को सौंपें ताकि हर कोई जान सके कि वे किसके लिए जिम्मेदार हैं। फिर, प्रत्येक व्यक्ति से व्यक्तिगत रूप से बात करें और उन्हें बताएं कि वे किन कार्यों के लिए जिम्मेदार हैं और उन्हें कब तक पूरा करना है। उन्हें चार्ट दिखाएं और सुनिश्चित करें कि वे जानते हैं कि इसे कैसे संचालित करना है ताकि वे विभिन्न कार्यों को पूरा करते समय चेक इन कर सकें।
समाप्ति
अंत में, एक कार्य टूटने की संरचना किसी भी संगठन में एक बड़ा अंतर बनाती है और यह किसी भी कार्य प्रणाली में एक बड़ा अंतर बनाती है। प्रक्रिया को ठीक से निष्पादित करके, एक आदर्श गैंट चार्ट सिस्टम बनाना संभव है जो वास्तव में काम को सही तरीके से करने में मदद करता है। आपको इस तरह से समयरेखा या बजट को कम आंकने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी, और यह एक खुशहाल टीम और एक खुशहाल ग्राहक के लिए भी बनाता है। आखिरकार, कोई भी यह नहीं बताना चाहता कि उनकी परियोजना अधिक बजट वाली है या समय सीमा बनाने का कोई तरीका नहीं है। और यही वह संरचना है जो आपको बचने में मदद करने जा रही है।
