सर्वोत्तम प्रक्रियाएं क्या हैं?
अनिवार्य रूप से, सर्वोत्तम अभ्यास उन चीजों को करने के विशिष्ट तरीके हैं जो आप हर बार करते हैं ताकि आपको हमेशा एक ही परिणाम मिले। वे समय बचाने वाले हैं और वे प्रभावशीलता के लिए बेहतर हैं क्योंकि आपने पहले ही उनका परीक्षण कर लिया है और आप जानते हैं कि वे काम करते हैं। जब आप सर्वोत्तम प्रथाओं का उपयोग करते हैं तो आप यह सुनिश्चित कर रहे हैं कि चीजें ठीक उसी तरह से की जाएं जैसे उन्हें हर बार होना चाहिए। आप यह भी सुनिश्चित कर रहे हैं कि हर कोई जानता है कि वे प्रथाएं क्या हैं और कुछ कैसे किया जाना चाहिए ताकि कोई भ्रम न हो। आप प्रक्रिया को तेज कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि यह एक ही समय में अच्छी तरह से किया गया है।
आपकी सर्वोत्तम प्रक्रियाएं
तो, बस सबसे अच्छी प्रथाएँ क्या हैं जिन्हें आपको अभ्यास में लाना चाहिए? हम 10 के बारे में बात करने जा रहे हैं जो आपकी सूची में होना चाहिए, लेकिन ध्यान रखें कि आप अपने व्यवसाय में कुछ अतिरिक्त सर्वोत्तम प्रथाओं को रखना चाह सकते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रकार का व्यवसाय चला रहे हैं, लेकिन आपकी कंपनी की जरूरतों के आधार पर आप अधिक क्षेत्र-विशिष्ट प्रथाओं को लागू करना शुरू कर सकते हैं जो यह सुनिश्चित करेंगे कि टीम में हर कोई काम करता है जिस तरह से यह होना चाहिए और जब यह होना चाहिए।
आइए उपलब्ध कुछ परियोजना प्रबंधन सर्वोत्तम प्रथाओं पर एक नज़र डालें, ताकि आप अपने और अपनी टीम के लिए सबसे उपयुक्त का चयन कर सकें:
1. सब कुछ लिख लें
सबसे पहली चीज जो आपको करने की ज़रूरत है वह यह सुनिश्चित करें कि आप उस परियोजना के बारे में सब कुछ लिख लें जिस पर आप काम करने जा रहे हैं। जब आप परियोजना के दायरे सहित सभी विवरणों को लिख सकते हैं, तो कौन किन टुकड़ों के लिए जिम्मेदार है, रास्ते में क्या करने की आवश्यकता है और इसी तरह आप सफलता के लिए खुद को स्थापित करने जा रहे हैं। इसका मतलब यह है कि इसमें शामिल सभी लोगों को पता चल जाएगा कि वास्तविक कार्यों के लिए जिम्मेदार लोगों से लेकर उन लोगों तक क्या किया जा रहा है जो आपके समाप्त होने पर अंतिम उत्पाद प्राप्त करने जा रहे हैं।
चीजों को लिखना एक गैंट चार्ट के साथ किया जा सकता है, जो आपको सभी विभिन्न आवश्यकताओं, निर्भरताओं और समय सीमा को पूरा करने में मदद करेगा। साथ ही आपके पास प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए सब कुछ अनुकूलित करने की क्षमता है।
2. सभी से अनुमान इनपुट प्राप्त करें
जब आप लागत के साथ-साथ एक समयरेखा के लिए एक अनुमान बनाते हैं, तो आपको इसे कभी भी अपने दम पर नहीं करना चाहिए। यहां तक कि परियोजना प्रबंधक के रूप में भी किसी से भी और हर किसी से इनपुट प्राप्त करना आवश्यक है जो आप टीम के भीतर कर सकते हैं। विभिन्न लोगों से बात करें जो परियोजना के प्रत्येक पहलू के लिए जिम्मेदार होने जा रहे हैं और सुनिश्चित करें कि उनमें से प्रत्येक जानता है कि वे क्या करने वाले हैं। यह उन्हें आपको अधिक सूचित विचार देने में सक्षम करेगा कि पहेली के प्रत्येक टुकड़े में कितना समय लगेगा और सामग्री और श्रम लागत क्या होने वाली है।
जितना अधिक आप अपनी पूरी टीम को यह सुनिश्चित करने के लिए एक स्थिति में लाते हैं कि वे जानते हैं कि क्या हो रहा है, आपके द्वारा दिए गए उद्धरण उतने ही सटीक होंगे। यह पूरी तरह से बेहतर दिखने वाला है जब यह उन लोगों की बात आती है जिनके साथ आप काम कर रहे हैं और क्लाइंट को यह बताने देते हैं कि क्या चल रहा है।
3. जिम्मेदारियों पर विशिष्ट रहें
जब आप किसी को बताते हैं कि उन्हें क्या करने की आवश्यकता है, तो आपको यथासंभव विशिष्ट होना चाहिए। आप गलत तरीके से किए जा रहे प्रोजेक्ट के भीतर परियोजनाओं या कदमों को जोखिम में नहीं डालना चाहते हैं और इसका मतलब है कि आपको टीम के प्रत्येक सदस्य को यह बताने की आवश्यकता है कि वे किसके लिए जिम्मेदार हैं। जब आप उन्हें बताते हैं कि उन्हें क्या करने की आवश्यकता है और आप प्रत्येक विभिन्न पहलुओं को स्पष्ट करते हैं, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि यह ठीक से किया जा रहा है। इससे उनके लिए आपको सटीक समयसीमा देना भी आसान हो जाएगा।
उसके ऊपर, उन्हें सही निर्देश देने और यथासंभव निर्देशों के विस्तृत होने का मतलब है कि वे इसे पहली बार सही तरीके से करने जा रहे हैं। एआई शेड्यूलिंग सहायक प्रत्येक चरण के लिए समय संपत्ति के साथ रोडमैप निर्दिष्ट करने में मदद कर सकता है और कौशल और समय उपलब्धता से संबंधित सबसे सक्षम टीममेट को व्यक्तिगत नौकरियां सौंप सकता है। इसका मतलब है कि आपकी टीम के भीतर चल रहे काम को कम करना। इसका मतलब यह भी है कि ग्राहक अंतिम उत्पाद से खुश होने वाला है।
4. प्रगति से अवगत रहें
परियोजना प्रबंधक के रूप में आप परियोजना को समय पर पूरा करने के लिए जिम्मेदार हैं। भले ही आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपकी टीम का प्रत्येक सदस्य अपने हिस्से के लिए जिम्मेदार है और प्रत्येक व्यक्ति सर्वोत्तम मानकों को धारण कर रहा है, आप अंततः जिम्मेदार होंगे। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप जानते हैं कि हर समय क्या हो रहा है। इसका मतलब है कि आपकी टीम जो प्रगति कर रही है और उन क्षेत्रों से अवगत होना जहां वे पीछे पड़ रहे हैं। वहां से, आप उन्हें अपनी गति बनाए रखने, गति को तेज करने या अपनी ज़रूरत की किसी भी चीज़ को बढ़ाने के लिए प्रोत्साहित करने में सक्षम होंगे।
हर समय प्रगति के बारे में जागरूक होने से आप सफलता के बेहतर स्तर के लिए खुद को और अपनी टीम को स्थापित करने जा रहे हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप जानते हैं कि जब चीजें उस तरह से काम नहीं कर रही हैं जिस तरह से उन्हें करना चाहिए और आप बाद में सड़क पर अंधे होने के बजाय तुरंत कार्रवाई कर सकते हैं।
5. स्कोप क्रीप के लिए देखें
जब एक टीम का संचालन करने और किसी परियोजना को निष्पादित करने की बात आती है, तो उन चीजों को ढूंढना आसान होता है जो संक्षिप्त का हिस्सा नहीं हैं जो जोड़ने के लिए समझ में आता है। हो सकता है कि आप परियोजना में एक छोटा सा खंड जोड़ना शुरू करें क्योंकि यह समझ में आता है। या हो सकता है कि ग्राहक आपको कुछ ऐसा जोड़ने के लिए कहता है जो एक बड़ी बात की तरह प्रतीत नहीं होता है, इसलिए आप करते हैं। ये सभी चीजें स्कोप रेंगने का हिस्सा हैं। केवल वही करने के बजाय जो आप पर मूल रूप से आरोप लगाया गया था, आप मूल रूप से सहमत होने की तुलना में बहुत अधिक हो रहे हैं और आपको अब भुगतान नहीं किया जा रहा है।
जब स्कोप रेंगने की बात आती है तो सबसे महत्वपूर्ण बात यह पहचानना है कि आप क्या कर रहे हैं। पहचानें कि आपने परियोजना में कितने 'अतिरिक्त' डाले हैं और सुनिश्चित करें कि आपको उनके लिए ठीक से मुआवजा दिया जा रहा है। या कम से कम सुनिश्चित करें कि आप बिना किसी अतिरिक्त मुआवजे के लिए किए जा रहे अतिरिक्त के बारे में जानते हैं।
6. परियोजना के बाद मूल्यांकन करें
एक बार परियोजना पूरी हो जाने के बाद आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप पूरी प्रक्रिया का मूल्यांकन करें। मूल्यांकन करें कि परियोजना कैसे निकली, रास्ते में हर कदम कैसे काम करता है, और इसी तरह। सुनिश्चित करें कि आप प्रक्रिया के प्रत्येक अलग-अलग चरणों पर ध्यान दे रहे हैं और आप जानते हैं कि प्रत्येक ने कैसे काम किया या काम नहीं किया। आपको यह मूल्यांकन करने की आवश्यकता है कि क्या आपके पास समय और बजट पर एक अच्छा अनुमान था या यदि आप उन कारकों में से एक या दोनों के ऊपर या नीचे आए थे।
प्रत्येक परियोजना के बाद मूल्यांकन करके, आपको यह देखने का एक बेहतर मौका मिलेगा कि गलतियाँ कहाँ की गई थीं और कहाँ चीजें अच्छी तरह से की गई थीं। फिर, आपके पास बहुत आसान समय होने वाला है और परिवर्तन करना (जिसके बारे में हम केवल एक मिनट में बात करेंगे)।
7. सभी को सूचित रखें
अपनी पूरी टीम को सूचित करना हमेशा महत्वपूर्ण होता है कि क्या हो रहा है। आप पा सकते हैं कि टीम का कोई व्यक्ति ऐसी बैठक के लिए नहीं था जहाँ एक महत्वपूर्ण अवधारणा पर चर्चा की गई थी या किसी व्यक्ति को गलती से समूह ईमेल में भुला दिया गया था। या हो सकता है कि किसी ने ध्यान नहीं दिया या जो कुछ हो रहा था उस पर ध्यान नहीं दिया। सभी को सूचित करके और यह सुनिश्चित करके कि हर कोई हमेशा एक ही पृष्ठ पर है, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप जिस परियोजना पर काम कर रहे हैं वह ठीक से किया गया है। यदि आप ध्यान नहीं दे रहे हैं या किसी को सूचित नहीं किया गया है, तो रास्ते में गलतियाँ हो सकती हैं।
सभी को सूचित रखने का अर्थ है उन्हें प्रारंभिक परियोजना के बारे में बताना, परियोजना के प्रत्येक चरण, क्या हो रहा है इसका ट्रैक कैसे रखें, और बहुत कुछ। इसका अर्थ है उन्हें परिवर्तनों, मील के पत्थर, समय सीमा, और परियोजना के अपने हिस्से के माध्यम से प्राप्त करने और पूरी परियोजना को समय पर पूरा करने के लिए प्रासंगिक किसी भी चीज़ के बारे में अपडेट करना।
8. एक जोखिम प्रतिक्रिया टीम शुरू करें
एक जोखिम प्रतिक्रिया टीम होने से आपके लिए जो हो रहा है उसके शीर्ष पर बने रहना बहुत आसान हो जाता है। यदि कभी कोई समस्या होती है तो आपके पास एक टीम होती है जो तुरंत कार्यभार संभाल सकती है। ये ऐसे लोग होने चाहिए जिन्हें आपात स्थिति की देखभाल करने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है और जो कोई फर्क नहीं पड़ता कि क्या हो रहा है और समस्या को हल करने के लिए समस्या का अर्थ समझ सकते हैं। जोखिम प्रतिक्रिया टीम होने से कुछ प्रयास हो सकते हैं क्योंकि इसे स्थापित करने के लिए प्रशिक्षण और समय की आवश्यकता होती है, लेकिन एक बार आपके पास होने के बाद आप लाभ को पहचान लेंगे।
आप चाहते हैं कि यह टीम किसी प्रोजेक्ट के दौरान किसी भी समय आपकी और आपकी बाकी टीम की मदद के लिए उपलब्ध हो। बस ध्यान रखें कि वे वही हैं जिन्हें आप कॉल करना चाहते हैं यदि कुछ करने की आवश्यकता है या यदि कोई गलती की जाती है और उसे ठीक करने की आवश्यकता होती है।
9. सब कुछ एक साथ रखें
जब किसी प्रोजेक्ट को चलाने की बात आती है तो आपको अपने सभी गियर को एक साथ रखने की आवश्यकता होती है। इसलिए, यदि आपके पास किसी विशिष्ट परियोजना के लिए कागजी कार्रवाई और दस्तावेज़ीकरण है, तो सुनिश्चित करें कि यह सब एक ही स्थान पर है। यदि आपके पास परियोजना या चित्र, रेखाचित्र, आरेख, या किसी अन्य चीज़ के लिए प्रोटोटाइप और मॉडल हैं, तो आपको उन्हें यथासंभव एक ही स्थान पर रखना चाहिए। अब, अलग-अलग टीमें होंगी जिन्हें इन सामग्रियों तक पहुंच की आवश्यकता होगी, जिसका अर्थ है कि कुछ को विभिन्न विभागों या सुविधा के क्षेत्रों में रखा जा सकता है। यह तब तक स्वीकार्य है जब तक हर कोई जानता है कि प्रत्येक आइटम कहां मिल सकता है।
जितना संभव हो सके वस्तुओं को एक साथ रखने से आपके और टीम के लिए आपके प्रोजेक्ट के साथ क्या हो रहा है, इसके शीर्ष पर बने रहना बहुत आसान हो जाता है। यदि आपको लगातार परियोजना के विभिन्न हिस्सों या अलग-अलग कागजात की खोज करनी है, तो आप केवल अपने आप को अभिभूत पाएंगे और चीजों को अपनी इच्छानुसार करने में असमर्थ होंगे।
10. प्रक्रिया को अपडेट करें
अंत में, परियोजना समाप्त होने के बाद और आपकी वर्तमान प्रक्रिया का मूल्यांकन करने सहित अन्य सभी चरणों से गुजरने के बाद, यह उन परिवर्तनों को देखना शुरू करने का समय है जो किए जा सकते हैं और किए जाने चाहिए। विचार करें कि आप वर्तमान में क्या कर रहे हैं और जब आप इस प्रक्रिया से गुजरे तो यह कैसे काम किया या नहीं किया। विचार करें कि आप कहां सुधार कर सकते हैं और आपको किस प्रकार के सुधार करने चाहिए। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप सभी विभिन्न चरणों में शीर्ष पर हैं।
परिवर्तन करना और अपनी प्रक्रिया को अपडेट करना आपको अधिक प्रभावी और अधिक कुशल बनाना चाहिए। आप पूरी तरह से अलग सर्वोत्तम प्रथाओं के साथ भी आ सकते हैं जिन्हें आप लागू करना चाहते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि इस बिंदु से अपने लक्ष्यों और अपनी योजनाओं के बारे में व्यापक होना चाहिए।
निष्कर्ष समय
इन तकनीकों और योजनाओं में से प्रत्येक को गति में डालकर आप अपने व्यवसाय का निर्माण और सुधार शुरू कर पाएंगे। आप अपनी परियोजनाओं को अधिक पूरी तरह से और निश्चित रूप से उच्च स्तर पर निष्पादित करने में सक्षम होंगे। साथ ही, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि शुरू से अंत तक हर कोई एक ही पृष्ठ पर है। इस बारे में कोई चिंता नहीं है कि किसे क्या करने की आवश्यकता है या किसी प्रक्रिया को कैसे पूरा करने की आवश्यकता है। आप अपने व्यवसाय के सभी पहलुओं में सर्वोत्तम प्रक्रियाओं का उपयोग कर सकते हैं। वास्तव में, उन्हें केवल परियोजनाओं को निष्पादित करने के तरीके से संबंधित नहीं होना चाहिए। आप जो कुछ भी करते हैं उसके लिए आप इस प्रकार के अभ्यास सेट कर सकते हैं।
फोन का जवाब देने, संदेशों को नीचे लेने, ग्राहकों से संपर्क करने और बहुत कुछ करने का एक विशिष्ट तरीका होने से आपकी टीम और आपके व्यवसाय के भीतर सभी को यह समझने में मदद मिलेगी कि एक समय से अगले समय तक क्या हो रहा है। यह सभी को काम पर बने रहने में मदद करेगा और सभी को अपने कार्यों को सही तरीके से करने में मदद करेगा। और यह प्रक्रिया का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह सर्वोत्तम प्रथाओं का पूरा कारण है।
