आपने पोस्टमार्टम बैठकों या अभ्यासों के बारे में सुना होगा, जिसके दौरान टीमें किसी परियोजना की सफलताओं और विफलताओं पर चर्चा करती हैं। लेकिन प्री-मॉर्टम बैठकों के बारे में क्या? इस प्रकार की बैठकें एक नई परियोजना शुरू करने से पहले आयोजित की जाती हैं और वे प्रबंधकों और टीम के सदस्यों को यह सोचने में मदद करते हैं कि किसी परियोजना में क्या हो सकता है (अच्छा और बुरा), और विशिष्ट परिदृश्यों के लिए योजना बनाएं।
पोस्टमार्टम बैठकें सर्वविदित हैं। वे आमतौर पर इसके पूरा होने के बाद एक परियोजना में शामिल लोगों से प्रासंगिक जानकारी एकत्र करके आयोजित किए जाते हैं और वे परियोजना के विभिन्न पहलुओं का मूल्यांकन करके किए जाते हैं। और इस प्रक्रिया के दौरान, परियोजना प्रबंधक और टीम के सदस्य देखते हैं कि क्या अच्छा हुआ और साथ ही क्या इतना अच्छा नहीं हुआ।
पोस्टमार्टम बैठकों के साथ समस्या यह है कि वे तथ्यों के बाद आयोजित की जाती हैं। और जब पिछली गलतियों से सीखना और योजना के अनुसार काम करने वाले उन कार्यों को दोहराने से बचने के लिए बहुत मददगार होता है, तो यह एक नई परियोजना का संचालन करते समय कुछ परिदृश्यों और जोखिमों से बचने के लिए भी बेहद मददगार होगा। सौभाग्य से, एक पूर्व-मृत्यु बैठक एक टीम को इकट्ठा करने, जोखिमों पर चर्चा करने और वास्तविकता बनने से पहले उन जोखिमों को प्रबंधित करने और कम करने की योजना बनाने का एक शानदार तरीका है ।
प्री-मॉर्टम मीटिंग के क्या फायदे हैं?
प्री-मॉर्टम और पोस्टमार्टम। इसका मतलब यह नहीं है कि एक दूसरे से बेहतर है। वास्तव में दोनों अभ्यासों के लाभ हैं। अंतर केवल इतना है कि, एक पूर्व-मृत्यु में, टीम कल्पना करती है कि परियोजना विफल हो गई है। और यह नकारात्मक लग सकता है, लेकिन वास्तव में, यह रणनीति टीमों को परिदृश्यों का विश्लेषण करने और विफलता के बिंदु से पीछे की ओर काम करने का अधिकार देती है, जिसका एकमात्र उद्देश्य यह निर्धारित करना है कि विफलता का कारण क्या है, और इससे बचने के लिए क्या किया जा सकता था।
प्री-मॉर्टम मीटिंग आयोजित करने से आपकी परियोजनाओं को अलग-अलग लाभ मिल सकते हैं। आइए उनमें से कुछ की समीक्षा करें:
वे एक परियोजना शुरू करने से पहले नए दृष्टिकोण और संभावित मुद्दों की पहचान करने में मदद करते हैं।
वे सभी को आवाज देकर टीम संचार को बढ़ावा देते हैं।
वे यह सुनिश्चित करके दक्षता में सुधार करते हैं कि हर कोई आपकी परियोजना के विभिन्न पहलुओं पर चर्चा करने पर केंद्रित है, जो मुद्दों में बदलने से पहले संवेदनशील मुद्दों को पकड़ने में मदद करेगा।
प्री-मॉर्टम मीटिंग कैसे करें
जब सही ढंग से किया जाता है, तो एक पूर्व-मृत्यु एक संकट को रोकने में काफी मदद कर सकती है। लेकिन ऐसा नहीं है, यह एक जटिल प्रक्रिया होनी चाहिए। इसके विपरीत, यह एक अपेक्षाकृत सरल प्रक्रिया हो सकती है जब आप कुछ जमीनी नियमों का पालन करना सुनिश्चित करते हैं:
तैयार होना। सुनिश्चित करें कि शुरू करने से पहले आपकी टीम को परियोजना योजना के बारे में जानकारी दी गई है।
निर्बाध समय को अलग रखें, कम से कम कुछ घंटे। आपकी टीम को पूरी तरह से इस पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होना चाहिए।
सभी हितधारकों को उपस्थित होना चाहिए। आप किसी भी संभावित ब्लाइंड स्पॉट से बचना चाहेंगे, इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक हितधारक को आमंत्रित करना सुनिश्चित करें कि आप हर दृष्टिकोण को शामिल कर रहे हैं।
नोट्स लें और समीक्षा करें। इस समय के दौरान, कई विचार तैर रहे होंगे, और इसलिए नोट्स लेने का महत्व है। किसी को नोट्स लेने का प्रभारी होना चाहिए ताकि बाद में इस जानकारी की समीक्षा की जा सके और आवश्यकतानुसार संशोधित किया जा सके।
अब, प्रक्रिया। सबसे पहले, टीम को एक साथ लाएं और हर संभावना पर मंथन करें कि परियोजना विफल क्यों हुई। यहां कुछ बुनियादी प्रश्न दिए गए हैं:
इस परियोजना के साथ क्या गलत हो सकता है?
हमें अपनी समय सीमा याद करने का क्या कारण हो सकता है?
हमारी परियोजना को समय पर क्या रखेगा? यदि यह विफल रहता है तो क्या होता है?
क्या होगा यदि हम जिस सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं वह नीचे चला जाए?
क्या होगा यदि सबसे महत्वपूर्ण व्यक्ति हम पर वापस आ जाए?
इस बिंदु पर लक्ष्य उन चीजों की पूरी तरह से संपूर्ण सूची बनाना है जो गलत हो सकती हैं।
इस चरण के दौरान केवल एक चीज की अनुमति नहीं है प्रस्तावित समाधान।
अब, आप अपनी समस्याओं की पूरी सूची की समीक्षा करना चाहेंगे और ध्यान केंद्रित करने के लिए अपनी शीर्ष 10 समस्याओं का चयन करना चाहेंगे। लेकिन उन्हें कैसे चुनें? उन मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करना सुनिश्चित करें जो आपकी परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण महसूस करते हैं, उन समस्याओं को चुनें जो होने की संभावना है, साथ ही उन समस्याओं को त्यागने के लिए जिन पर आपका कोई नियंत्रण नहीं है।
प्री-मॉर्टम टेम्प्लेट
प्री-मॉर्टम प्रबंधकों और टीम के सदस्यों के लिए यह सोचने के लिए एक महान उपकरण है कि एक परियोजना में क्या हो सकता है, अच्छा और बुरा, और विभिन्न परिदृश्यों के लिए तैयार करने के लिए। उन्हें तैयारी की आवश्यकता होती है लेकिन अच्छी खबर यह है कि इसे एक जटिल प्रक्रिया होने की आवश्यकता नहीं है। आपको बस यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपके पास सही लोगों को एक साथ लाने का एक तरीका है और आपके पास एकत्र करने के लिए आवश्यक जानकारी को व्यवस्थित करने का एक अच्छा तरीका है। और निश्चित रूप से, योजना बनाने और योजना को क्रियान्वित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक गैंट चार्ट बनाना है।
प्री-मॉर्टम मीटिंग आयोजित करते समय गैंट चार्ट बहुत मददगार हो सकते हैं।Instagantt जैसा एक ऑनलाइन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर आपकी प्री-मॉर्टम मीटिंग के दौरान जो चर्चा की गई थी, उसकी योजना बनाने, संचालन करने और स्टोर करने में आपकी मदद कर सकता है ताकि आप बाद में सड़क पर इस जानकारी की समीक्षा कर सकें। आप अपने समस्याग्रस्त परिदृश्यों के साथ-साथ उनके समाधानों को आसानी से वर्गीकृत करने में सक्षम होंगे। सबसे महत्वपूर्ण बात, आप अपनी टीम के साथ सहयोग और अनुवर्ती कार्रवाई करने में सक्षम होंगे, जिससे वे इस प्रक्रिया में सक्रिय रूप से भाग ले सकेंगे। इस तरह, प्रत्येक हितधारक के लिए जानकारी उपलब्ध हो जाती है, और आप डेटा को फिर से देख सकते हैं जितना आपको चाहिए।
