एक प्रभावी पोस्टमार्टम मीटिंग कैसे चलाएं

पोस्टमार्टम मीटिंग क्या है?

एक परियोजना के पूरा होने के बाद उसमें शामिल लोगों से प्रासंगिक जानकारी एकत्र करके और परियोजना के विभिन्न पहलुओं का मूल्यांकन करके पोस्टमार्टम बैठक आयोजित की जाती है। इस प्रक्रिया के दौरान, आप यह देखने जा रहे हैं कि क्या अच्छा हुआ और साथ ही क्या इतना अच्छा नहीं हुआ। 

आमतौर पर, किसी परियोजना का संचालन करते समय कुछ चीजें योजना के अनुसार नहीं होती हैं। और यहां तक कि अगर आप समय पर और बजट के तहत समाप्त करने का प्रबंधन करते हैं, तो हमेशा एक संभावना है कि आपकी परियोजना के कुछ पहलुओं में सुधार किया जा सकता था। अपने काम का आकलन करने का सबसे अच्छा तरीका एक प्रोजेक्ट पोस्ट-मॉर्टम मीटिंग आयोजित करना है, जहां विचार सभी विभिन्न पहलुओं पर जाना है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि जो चीजें अच्छी तरह से हुईं वे अगली बार भी होती रहें और जो चीजें नहीं हुईं अगली बार के लिए सुधार किया जाए।

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पोस्टमार्टम मीटिंग के क्या फायदे हैं?

पोस्ट-मॉर्टम आपकी टीम, आपके हितधारकों और आपके ग्राहकों को काफी हद तक लाभान्वित कर सकता है क्योंकि यह आपको किसी परियोजना के समाप्त होने के बाद उसके सभी पहलुओं का विश्लेषण और सुधार करने में मदद करता है। इस कारण से, उन्हें एक लक्जरी के रूप में नहीं माना जाना चाहिए। और भले ही वे समय और संसाधन लेते हैं, सच्चाई यह है कि पोस्टमार्टम बैठकें परियोजना के जीवन-चक्र का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, और उन्हें छोड़ना चुनना आपकी टीम और आपकी कंपनी के लिए भविष्य के परिणामों को नुकसान पहुंचा सकता है।

पोस्टमार्टम बैठकों के कुछ सबसे आम लाभ हैं:

• दक्षता में सुधार: अपने काम की समीक्षा करके आप केवल परियोजना और उन विभिन्न पहलुओं पर चर्चा करने से लाभ उठा पाएंगे, जिनसे आपको गुजरना पड़ा। आप यह सुनिश्चित करने में सक्षम होंगे कि आप अधिक कुशल और अधिक प्रभावी हैं जब एक समान परियोजना या यहां तक कि एक अलग परियोजना अगली बार सुधार के क्षेत्रों की पहचान करके आती है। 

• टीम संचार को बढ़ावा दें: एक-दूसरे से बात करने और सुनने से, आप अपनी टीम को एक साथ करीब लाने में मदद करेंगे और हर किसी की जागरूकता में सुधार करेंगे कि हर कोई क्या कर रहा है।

• टीम के मनोबल में सुधार: चर्चा करके कि आप कहाँ सफल हुए, आप अपनी टीम के प्रयास का जश्न मनाएंगे। आपकी टीम जो पूरा किया गया था उसके बारे में बेहतर महसूस करने जा रही है और वे वहां वापस आने और यह सब फिर से करने के बारे में खुश होने जा रहे हैं।

• गलतियों से सीखें: अपनी परियोजना की समीक्षा करने से आपको यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि क्या गलत हुआ और सुनिश्चित करें कि यह फिर से नहीं होता है। मुद्दों पर चर्चा करके, आप और आपकी टीम बुरे से निपटने के अधिक रचनात्मक और प्रभावी तरीकों का पता लगा सकते हैं, और भविष्य में इन मुद्दों से कैसे बचा जा सकता है। चाहे आपको छोटी-मोटी समस्याएं हों या बड़ी, उन चीजों का मूल्यांकन करना महत्वपूर्ण है जो गलत हुईं और भविष्य के लिए सुधार और बेहतर अवसरों के साथ आए। 

• बंद करें: पोस्टमार्टम मीटिंग आयोजित करना भी आधिकारिक तौर पर एक परियोजना को समाप्त करने और सभी को अंतिम कहने का अंतिम मौका देने का एक सहयोगी तरीका है। लेकिन यह जश्न मनाने का भी एक अच्छा समय है: इसलिए, एक बार सब कुछ चर्चा हो जाने के बाद, जो पूरा हो चुका है उसका आनंद लेने के लिए समय निकालें।

• जानकारी साझा करें: अपनी टीम और कंपनी के बाकी सदस्यों के साथ मीटिंग के परिणाम को साझा करने से बाकी सभी को यह समझने में मदद मिलेगी कि आपकी परियोजना अच्छी तरह से क्यों चली (या ऐसा क्यों नहीं हुआ)। बाकी कंपनी के साथ पारदर्शी होना भी संगठनात्मक संचार को बेहतर बनाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है और यह तालमेल बनाने और मनोबल बढ़ाने में मदद करता है।

पोस्टमार्टम के घटक

एक प्रभावी पोस्टमार्टम बैठक आयोजित करते समय, अच्छा संगठन सफलता की कुंजी है। इसलिए, निम्नलिखित प्रमुख बातों को पहले से ध्यान में रखना एक अच्छा विचार है ताकि आपके पास हमेशा दिशा और एजेंडा की भावना हो। निम्नलिखित प्रश्नों को संबोधित करें:

• परियोजना के दौरान क्या सही हुआ जिसे हम भविष्य में दोहरा सकते हैं?
• क्या गलत हुआ, और भविष्य में हम इससे कैसे बच सकते हैं?
• अगली बार हमें अलग तरीके से क्या करना चाहिए?

इसके अलावा, ध्यान रखें कि पोस्टमार्टम बैठक के दौरान विश्लेषण किए जा रहे डेटा में विभिन्न स्रोतों से इनपुट शामिल होंगे, जिसमें परियोजना टीम से प्रतिक्रिया और परियोजना के परिणामों का मूल्यांकन शामिल है। विश्लेषण के परिणामों में निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:

• संबोधित करने के लिए मुद्दों की एक पूरी सूची 
• महत्वपूर्ण मुद्दे जिन्होंने परियोजना को वापस पकड़ लिया
• सफलताएं जिन्होंने परियोजना में मदद की 
• सबक जिन पर कार्रवाई की आवश्यकता है
• प्रत्येक कार्रवाई आइटम को कार्यान्वित करने के लिए जवाबदेह व्यक्ति

पोस्टमार्टम टेम्पलेट

पोस्टमार्टम मीटिंग आयोजित करना आसान लगना चाहिए, और जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, आप अपनी योजना को अनुकूलित कर सकते हैं लेकिन यहां शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह है।

• एक दिन चुनें कि पूरी टीम स्पष्ट कार्यक्रम के साथ मौजूद हो। लक्ष्य यह है कि सभी को देखा और सुना जा सके।
• प्रत्येक सदस्य को उच्च-स्तरीय विचार देने की अनुमति दें कि परियोजना कैसे चली गई या भविष्य में क्या सुधार किया जा सकता है। 
• एकत्र किए गए किसी भी विश्लेषण को प्रस्तुत करें और चर्चा करें। एकत्र किए गए डेटा में समय सीमा, बजट, इंप्रेशन आदि शामिल हो सकते हैं।
• अगले प्रोजेक्ट के लिए एक साथ लक्ष्य निर्धारित करें। इस परियोजना पर काम करते समय सबक लें और चर्चा करें कि अगली परियोजना को और बेहतर बनाने के लिए नए निष्कर्षों को लागू करने के लिए आप आगे क्या कर सकते हैं।
• बैठक का पालन करें। इसमें शामिल सभी लोगों के साथ साझा करना महत्वपूर्ण है कि क्या सीखा और चर्चा की गई है।

एक अच्छी तरह से अभ्यास परियोजना पोस्टमार्टम वास्तव में किसी भी टीम की मदद कर सकता है। और अच्छी खबर यह है कि यह उतना मुश्किल नहीं है जितना आप सोच सकते हैं। आपको बस यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपके पास सही लोगों को एक साथ लाने का एक तरीका है और आपके पास एकत्र करने के लिए आवश्यक जानकारी को व्यवस्थित करने का एक अच्छा तरीका है। और निश्चित रूप से, योजना बनाने और निष्पादित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक गैंट चार्ट का निर्माण करना है। 

पोस्टमार्टम मीटिंग करते समय गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर बहुत मददगार हो सकता है। Instagantt जैसा एक ऑनलाइन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर आपकी पोस्ट-मॉर्टम मीटिंग के दौरान जो चर्चा की गई थी, उसकी योजना बनाने, संचालन करने और स्टोर करने में आपकी मदद कर सकता है। आप अपनी सफलताओं के साथ-साथ अपने सुधार बिंदुओं को आसानी से वर्गीकृत करने में सक्षम होंगे। सबसे महत्वपूर्ण बात, आप अपनी टीम के साथ सहयोग और अनुवर्ती कार्रवाई करने में सक्षम होंगे, जिससे वे इस प्रक्रिया में सक्रिय रूप से भाग ले सकेंगे। इस तरह, जानकारी अभी और भविष्य में भी सभी के लिए उपलब्ध हो जाती है।

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पोस्टमार्टम मीटिंग का उदाहरण