परियोजनाएं विभिन्न चरणों से गुजरती हैं। परियोजना प्रबंधक प्रस्तावों पर ध्यान केंद्रित करते हैं और वे अपनी परियोजनाओं को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए कड़ी मेहनत करते हैं, लेकिन जिस प्रक्रिया को पूरा करने के लिए जोर दिया जाता है, उसके लिए बाकी परियोजना जीवन-चक्र के समान ध्यान देने की आवश्यकता होती है क्योंकि यह वह चरण है जो व्यवस्थित रूप से टीमों को परियोजना के परिणामों को समझने में मदद करेगा।
परियोजना बंद होने से परियोजना के जीवनचक्र के अंतिम चरण को संदर्भित किया जाता है। इसमें कई पूर्वनिर्धारित प्रक्रियाओं का पालन करना शामिल है जो औपचारिक रूप से परियोजना को अंतिम रूप देने की ओर ले जाती हैं, जिसमें भुगतान, हस्ताक्षर, अनुमोदन और बहुत कुछ शामिल हो सकते हैं।
एक बार परियोजना समाप्त हो जाने के बाद, औपचारिक दस्तावेज़ीकरण का उपयोग यह इंगित करने के लिए किया जाता है कि परियोजना प्रबंधक को परियोजना के समग्र प्रदर्शन के संबंध में क्लाइंट या हितधारकों से स्वीकृति मिल गई है । एक परियोजना समापन दस्तावेज़ यह भी बताता है कि प्रारंभिक उद्देश्यों, योजना, समय-सीमा और बजट की तुलना में परियोजना ने कितना अच्छा प्रदर्शन किया है।
परियोजना बंद करने की प्रक्रिया का महत्व
परियोजना समापन समग्र परियोजना चक्र का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, और इसे सावधानीपूर्वक किया जाना चाहिए, मुख्यतः इसलिए क्योंकि एक बार विश्लेषण पूरा हो जाने पर, यह परियोजना प्रबंधकों को किसी भी ढीले सिरे को बांधने में मदद करेगा, और यह टीमों को उनके अनुभव से सीखने में भी सक्षम करेगा , फायदे और नुकसान, उच्च और निम्न, लाभ और कमियों को सूचीबद्ध करके, और इस जानकारी को संदर्भ के रूप में उपयोग करने के लिए, भविष्य के प्रयासों की दक्षता में वृद्धि करेगा।
दूसरे शब्दों में, परियोजना समापन के लिए किसी परियोजना पर लागू होने पर निम्नलिखित कारकों के संयोजन की आवश्यकता होती है:
आश्वासन कि काम पूरा हो गया है।
पुष्टि कि सभी सहमत उद्देश्यों और डिलिवरेबल्स को प्राप्त और निष्पादित किया गया है।
एक परियोजना के पूरा होने की औपचारिक स्वीकृति, जिसके लिए हितधारकों से साइन-ऑफ की आवश्यकता होती है।
परियोजना बंद करने के लिए मुख्य कदम
आरंभ करने से पहले, ध्यान रखें कि आप जिस लक्ष्य को प्राप्त करने का प्रयास कर रहे हैं, वह आपके प्रोजेक्ट के संपूर्ण जीवनचक्र से लेकर किसी भी प्रासंगिक जानकारी को एकत्र करके महत्वपूर्ण तथ्यों का दस्तावेजीकरण करना है। इस चरण में कई अलग-अलग चरणों का पालन किया जाना चाहिए ताकि किसी परियोजना को ठीक से लपेटा जा सके। यहाँ मुख्य प्रमुख तत्व हैं:
दोबारा देखें। प्रोजेक्ट के दायरे, आवश्यकताओं और डिलीवरेबल्स पर दोबारा गौर करना एक बेहतरीन अभ्यास है। इससे आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि हर कार्य तदनुसार पूरा किया गया है।
कागजी कार्रवाई। आपको हितधारकों के साथ-साथ शामिल किसी भी तीसरे पक्ष से अनुमोदन और हस्ताक्षर प्राप्त करने की आवश्यकता होगी। सुनिश्चित करें कि भुगतान का निपटान हो गया है और किसी भी बकाया चालान, शुल्क या कमीशन को संसाधित करें। यह परियोजना में शामिल सभी लोगों की संतुष्टि सुनिश्चित करेगा और यह गारंटी देगा कि आपका बजट और लागत विश्लेषण बिंदु पर होगा।
संसाधन। यह एक औपचारिक प्रक्रिया है जिसके द्वारा आप अपनी टीम को परियोजना से मुक्त करते हैं। इसमें बाहरी टीमें भी शामिल हो सकती हैं (यदि आपने उपकरण, तकनीक, हार्डवेयर आदि को आउटसोर्स किया हो)।
सूचना और दस्तावेज़ीकरण। अब समय आ गया है कि आप अपने निष्कर्षों और अपने अनुभव को दस्तावेज़ित करें। पिछली बैठकों से उपयोगी साबित हो सकने वाले हर दस्तावेज़ और किसी भी प्रासंगिक डेटा को संग्रहित करें। प्रोजेक्ट योजनाएँ, प्रस्ताव, मीटिंग मिनट, व्यावसायिक आवश्यकताएँ, अनुबंध, वित्तीय दस्तावेज़ और बहुत कुछ शामिल करें। आपका दस्तावेज़ीकरण भविष्य की परियोजनाओं के लिए मूल्यवान जानकारी प्रदान करेगा।
प्रोजेक्ट क्लोजर मीटिंग आयोजित करें। यह आपकी टीम के लिए एक महत्वपूर्ण कदम है, इसे नज़रअंदाज़ न करें। अपनी टीम को इकट्ठा करें और उन्हें प्रोजेक्ट के बारे में फीडबैक देने के लिए आमंत्रित करें; अच्छी और बुरी चीज़ों के बारे में। इसमें शामिल सभी लोगों को शामिल करें और एक अंतिम प्रोजेक्ट मीटिंग आयोजित करें जिसमें आप परिणाम पर चर्चा कर सकते हैं, सबक तलाश सकते हैं और उत्कृष्ट प्रयासों को स्वीकार कर सकते हैं। पोस्टमार्टम मीटिंग आयोजित करने का एक बड़ा लाभ यह है कि, आखिरकार, जब आप डेटा पर वापस जाते हैं, तो आपको इस बात की पूरी समझ होगी कि प्रोजेक्ट को सफल बनाने के लिए क्या करना पड़ा और आपको किन पहलुओं को बदलने पर विचार करना चाहिए। आखिरकार, प्रोजेक्ट आते रहेंगे और आपको प्रत्येक अनुभव से सीखना चाहिए।
हमने परियोजना समापन के महत्व पर विस्तार से चर्चा की है; यह प्रत्येक परियोजना के जीवन-चक्र का अंतिम चरण है जो परियोजना प्रबंधकों और टीमों को उनके कार्य-सफर के परिणाम और प्रदर्शन का दस्तावेजीकरण, संग्रह, विश्लेषण और चर्चा करने में सक्षम बनाता है।
लेकिन, क्या कोई ऐसा उपकरण है जो आपको प्रक्रिया को अंतिम रूप देने में मदद कर सकता है और सही चरणों का पालन कर सकता है जिसमें एक परियोजना को बंद करना शामिल है? इसका जवाब हां है। Instagantt आपको यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि आप कोई महत्वपूर्ण कदम न चूकें। इसके अलावा, हमारे मुफ्त टेम्पलेट का उपयोग करके, आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आप सही जानकारी का दस्तावेजीकरण करेंगे और समय और कागजी कार्रवाई की बचत करेंगे।
प्रोजेक्ट क्लोजर गैंट चार्ट उदाहरण
यदि आपके पास सही सहायता नहीं है तो किसी प्रोजेक्ट को बंद करना नेविगेट करने के लिए एक कठिन सड़क हो सकती है। ऐसे कई संसाधन हैं जिन्हें किसी परियोजना के पूरा होने की औपचारिक स्वीकृति प्राप्त करने के लिए एकत्र करने की आवश्यकता होती है। हमारा प्रोजेक्ट क्लोजर टेम्प्लेट आपको प्रक्रिया को सही तरीके से प्रबंधित करने में मदद करेगा।
