आमने-सामने की बैठकें: लाभ, प्रश्न, टिप्स और टेम्पलेट
प्रबंधकों के पास अपनी टीम के सदस्यों को सफल होने में मदद करने के लिए अलग-अलग उपकरण होते हैं, लेकिन एक-पर-बैठकें सबसे आम, सरल और प्रभावी टूल प्रबंधकों में से एक हैं जिनका उपयोग प्रबंधक यह सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं कि उनकी टीम के सदस्य उत्पादक हो रहे हैं और ईमानदार प्रत्यक्ष रिपोर्ट बना रहे हैं। हालांकि, एक-पर-एक बैठकों की प्रभावशीलता सुनिश्चित करने के लिए, उन्हें संरचना की आवश्यकता होती है।
एक-पर-एक बैठकें प्रबंधकों और कर्मचारियों के लिए प्रदर्शन, व्यक्तिगत विकास, परिणामों और आगामी परियोजनाओं पर चर्चा करने के लिए एक समर्पित स्थान हैं। वे प्रबंधकों के लिए एक शक्तिशाली उपकरण हैं क्योंकि वे उन्हें एक विशिष्ट अवधि में विभिन्न विषयों के माध्यम से प्रसारित करने की अनुमति देते हैं, जो इस बात पर निर्भर करता है कि आप क्या प्राथमिकता देना चुन रहे हैं।
एक-एक-बैठकों का उपयोग न केवल परिचालन कार्य-केंद्रित प्रश्नों के लिए किया जाना चाहिए क्योंकि वे प्रबंधकों को अपनी टीम के सदस्य की भलाई, विकास, कैरियर आकांक्षाओं और संरेखण जैसे अन्य पहलुओं को कवर करने की अनुमति देते हैं। यदि आपने अतीत में एक-पर-एक बैठकें आयोजित की हैं, और आपको लगता है कि आपने वास्तव में उनसे मूल्य प्राप्त नहीं किया है, तो आपको अपने मूल सिद्धांतों की जांच करने की सबसे अधिक संभावना है। एक अच्छी आमने-सामने की बैठक संरचना की कमी आसानी से प्रबंधकों को अपने समय का अधिकतम लाभ उठाने से रोक सकती है, क्योंकि सच्चाई यह है कि प्रत्येक बैठक से पहले और उसके दौरान आवश्यक कदम उठाए बिना, आपकी बैठकों को उनकी वास्तविक क्षमता से कम होना आसान है।
आमने-सामने की बैठकें क्यों होती हैं?
सामान्य तौर पर, एक-पर-एक बैठकें प्रबंधकों और उनके कर्मचारियों को एक टीम के रूप में बेहतर कार्य करने में मदद करती हैं: वे प्रबंधकों को प्रतिक्रिया प्रदान करने में सक्षम बनाते हैं और साथ ही, वे कर्मचारियों को उन चीजों पर चर्चा करने की अनुमति देते हैं जो वे करना या बदलना चाहते हैं। अधिकांश प्रबंधक किसी परियोजना की स्थिति की जांच करने के लिए अपने एक-पर-एक का उपयोग करते हैं, लेकिन वे पारस्परिक मुद्दों की खोज करने के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण भी हैं, इससे पहले कि वे एक समस्या में विकसित हो सकें और संगठन में कर्मचारी के भविष्य में बाधा डाल सकें।
यह कहना सुरक्षित है कि आमने-सामने की बैठकें प्रबंधकों को अपने कर्मचारियों को सफल होने में मदद करने की अनुमति देती हैं। प्रबंधक इस समय का उपयोग कैरियर पथों पर चर्चा करने, युक्तियों को साझा करने और उन परियोजनाओं को असाइन करने के लिए भी कर सकते हैं जो वास्तव में उनके कर्मचारी हितों के अनुरूप हैं।
आमने-सामने बैठक प्रश्न
प्रभावी आमने-सामने विभिन्न विषयों के माध्यम से प्रसारित होते हैं, हालांकि, कई प्रश्न आपकी बैठक के लिए एक मूल्यवान संदर्भ प्रदान करते हैं। ये प्रश्न हर बैठक के दौरान पूछने के लिए महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे यह समझने में मदद करते हैं कि कर्मचारी कार्य-जीवन और भलाई के रूप में कैसे कर रहे हैं। ये महत्वपूर्ण प्रश्न हैं जो आप पूछ सकते हैं:
1. आज सब कुछ कैसा चल रहा है?
2. पिछले सप्ताह के बारे में सबसे प्रासंगिक बातें क्या थीं?
3. इस सप्ताह आपके दिमाग में क्या है?
4. इस सप्ताह आपकी क्या योजनाएं और प्राथमिकताएं हैं?
ये विशिष्ट चेक-इन प्रश्न हैं, लेकिन ऐसे महान संरेखण प्रश्न भी हैं जो आप नियमित रूप से कर्मचारियों से इस बात पर चर्चा करने के लिए कह सकते हैं कि वे अपनी नौकरी और संगठन से कितने जुड़े हुए हैं:
पूछें कि क्या कंपनी में सामने आई किसी विशेष स्थिति से जुड़े किसी हालिया बदलाव के बारे में प्रश्न हैं।
कंपनी कहां जा रही है, इस बारे में विश्वास के स्तर के बारे में पूछें।
इस बारे में पूछें कि कंपनी कहां जा रही है, इसके बारे में वे कैसा महसूस करते हैं।
यहां भी महान प्रश्न हैं जो आप अपनी एक-पर-एक बैठकों के दौरान तालमेल बनाने, प्राथमिकताएं निर्धारित करने और कर्मचारियों का समर्थन करने के लिए पूछ सकते हैं, चाहे वे दूरस्थ रूप से काम करें या नहीं:
क्या कोई अपडेट या स्थितियां हैं जिनके बारे में हमें बात करनी चाहिए?
क्या आपको लगता है कि कंपनी दूरस्थ कर्मचारियों का प्रभावी ढंग से समर्थन करती है?
क्या आपको लगता है कि हमारी निर्णय लेने की प्रक्रियाओं में वे शामिल हैं जो दूरस्थ रूप से काम करते हैं?
आप दिन के दौरान विकर्षणों का प्रबंधन कैसे करते हैं? क्या यह आपके लिए एक चुनौती है?
आप अपनी हाल की जीत पर क्या विचार करेंगे?
क्या कोई विशेष चीजें या कार्य हैं जिन्हें आप अलग तरीके से कर सकते थे?
अगली बार जब हम मिलेंगे तब तक आप किस पर ध्यान केंद्रित करेंगे?
क्या आप इस समय किसी बाधा का सामना कर रहे हैं?
क्या टीम संस्कृति में सुधार के लिए हम कुछ कर सकते हैं?
क्या आपके पास मेरे लिए प्रतिक्रिया है?
इस समय आपके कैरियर के लक्ष्य क्या हैं?
क्या आप हमारी टीम के संचार के स्तर से खुश हैं?
मुद्रण योग्य कर्मचारी एक-पर-एक मीटिंग टेम्पलेट
हमने Instagantt में एक टेम्प्लेट बनाया है जो आपको अपनी आमने-सामने की बैठकों की संरचना करने की अनुमति देता है।इसका उपयोग करना और अपडेट करना बहुत आसान है, और, इस ऑनलाइन परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके, आप आसानी से अपनी आमने-सामने की बैठकों की योजना बना सकते हैं और अपडेट कर सकते हैं, और अपने कर्मचारी के प्रदर्शन के आधार पर रिपोर्ट भी बना सकते हैं।
आप एक मूल टेम्पलेट बना सकते हैं जो आपको योजना बनाने और जल्दी से जानकारी एकत्र करने की अनुमति देता है। प्रबंधकों के लिए, यह बहुत अच्छी बात है क्योंकि यह मैनुअल काम के घंटों बचाता है। गैंट चार्ट का उपयोग करके, आप जितने चाहें उतने टेम्पलेट बना सकते हैं, इस जानकारी को कहीं से भी एक्सेस कर सकते हैं, इसे साझा कर सकते हैं या इसे छवि, पीडीएफ या एक्सेल के माध्यम से प्रिंट कर सकते हैं।
आप अपडेट, जीत, प्रदर्शन और चुनौतियों पर नज़र रख सकते हैं। आप इस जानकारी का लाभ उठाने और अपनी टीम के प्रदर्शन और स्थिति का त्वरित अवलोकन प्राप्त करने के लिए कर्मचारी के नाम या परियोजनाओं को रंग-कोड कर सकते हैं। इसके अलावा, एक ही स्थान पर इस जानकारी पर नज़र रखकर, आप हमेशा यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि यह आपके लिए सुलभ है और जब भी आपको इसकी आवश्यकता हो, इसका विश्लेषण करें।
